LIBER 2020 Online: Kansainvälistä konferenssihuumaa laiturinnokassa

Perinteikäs tutkimuskirjastojen LIBER -konferenssi on järjestetty jo lähes viidenkymmenen vuoden ajan. Tänä keväänä perinteen jatkumisen turvaaminen edellytti hyppyä etäkonferenssin järjestämisen maailmaan. Millainen kokemus etäkonferenssi oikein oli, mitä tapahtumasta jäi mieleen ja vieläkö konferensseihin kannattaa tilanteen salliessa matkustaa?

Poikkeuskevät 2020 perui tai siirsi lähes kaikki ammatilliset konferenssit ja tapahtumat, joten innostus oli suurta, kun tieto LIBERin järjestämisestä verkkokonferenssina tuli. Etänä järjestettävä LIBER oli osallistujille maksuton, mutta kuhunkin sessioon tuli ilmoittautua etukäteen, jonka jälkeen sai oman ”pääsylippunsa” tapahtumaan. Ohjelmassa oli muutamia työpajoja sekä useita luentotilaisuuksia. Luennoille paikkoja oli tarjolla runsaasti, kun taas työpajoissa osallistujamäärä oli ymmärrettävästi pienempi ja ne täyttyivätkin nopeasti. Tapahtuman aikataulutuksessa oli huomioitu verkko-osallistumisen edellyttämä taukojen tarve ja päivät olivat kohtuullisen mittaisia, vaikka sessioita olisikin ottanut samalle päivälle useamman. Seuraavassa muutamia poimintoja LIBER -viikon mielenkiintoisimmista esityksistä. 

Työpajasta vinkkejä kouluttamiseen

Yksi konfferenssipäivistä oli varattu työpajoille, joita järjestettiin yhteensä kuusi. Social Sciences & Humanities Open Cloudin (SSHOC) ja CLARINin järjestämässä työpajassa käytiin läpi molempien järjestäjien tarjoamia palveluja ja resursseja sekä esiteltiin hyviä käytänteitä erityisesti verkkokoulutusten järjestämiseen. Osa käytännön vinkeistä olivat jo tulleet itselle kevään aikana tutuksi, kuten pariopettajuus, jossa toinen voi seurata chattia toisen opettaessa, sekä erilaisten aktivoivien kysymysten ja äänestysten toimivuus. Myös uusia ajatuksia tuli, kuten esitykseen liittyvien kysymysten kerääminen anonyymisti erilliselle muistitaululle chatin sijaan ja etätapahtumien visualisointi kartan muotoon painettujen tapahtumien tapaan, koska verkossakin oikean paikan ja ajan sekä osoitteen löytäminen voi olla haastavaa. 

Etäkonferensseissa käytettäviä työskentelytapoja tulee suunnitella tapahtuman toivotun luonteen mukaisesti. Jos tavoitteena on vuorovaikutus yleisön kanssa sekä yhteinen tiedonluonti, tulee hyödyntää erilaisia aktivointikeinoja laajemmin, ja tavoiteltaessa puhtaasti tietoa välittävää sessiota riittää usein luentojen loppuun varattu aika kysymyksille. Työpajassa myös muistutettiin, että verkkotyöpajan tai -konferenssin järjestäminen ei ole helpompaa kuin fyysisen tapahtuman järjestäminen. Lisäksi on huomioitava, että epämuodollisten kahvipyötäkohtaamisten jäädessä pois, tulee tapahtuman luonteeseen ja tavoitteisiin keskittyä perinteistä konferenssiä huolellisemmin ja mahdollistaa tavoitteiden täyttyminen myös verkossa oikein valittujen työskentelymuotojen kautta. 

Miten kirjastoa kannattaa markkinoida?

Keynotepuhujan Dr. Christine Koonzin puheenvuoron aiheena oli markkinoinnin määritteleminen, joka ensi alkuun voi tuntua jollei täysin vieraalta, niin ainakin hieman kaukaa haetulta. Puheen alettua kävi kuitenkin hyvin nopeasti ilmi, että viestinnästähän tässä paljolti puhutaan, vaikkakin markkinoinnin viitekehyksen kautta. Christine muistutti, että kirjastollakin tulisi olla selkeä ja napakka visio ja missio josta viestiä sekä ulkoisesti että myös sisäisesti. Kun taas toimitaan sosiaalisessa mediassa, käytössä olevien kanavien tulisi olla valvottuja, arvioituja ja kohdennettuja parhaan tuloksen saavuttamiseksi. 

Lisäksi puheenvuorossa kannustettiin kirjastoja tutustumaan asiakkaidensa tarpeisiin kysymällä ja selvittämällä rohkeasti mitä asiakkaat haluavat ja tarvitsevat, jotta palveluiden kehitys painottuu oikeisiin asioihin. Ellei käyttäjädataa ole jo tarjolla, sitä kannattaa kerätä itse. Kevyt tapa selvittää asiakkaiden erilaisia toiveita on nopeat, muutaman kysymyksen haastattelut esimerkiksi kirjastotilassa, jossa kysytään asiakkailta pari helppoa kysymystä, kuten miksi tulit, mitä löysit ja jäitkö kaipaamaan jotain? Tällaisiin kysymyksiin on usein helppo saada vastaukset, eikä asiakkaalta vaadita esimerkiksi kyselylomakkeen täyttämisen vaivaa. Lopuksi Christine painotti, että markkinointi (tai viestintä) ei voi olla irrallinen tehtävä, vaan sen tulee olla osa kaikkia toimintoja. 

Kuraattoreista konsulteiksi

Torstaina pidetyn session “Libraries as Open Innovators and Leaders” mielenkiintoisimman esityksen tarjosivat Dr. Coen Wilders ja Martine Pronk Utrechtin yliopiston kirjastosta, jossa perinteistä kirjastotyötä on lähdetty uudelleenrakentamaan avoimen tieteen periaatteiden ympärille. Mylläyksen taustalla on jo vuosia jatkunut muutos tiedon hakemisessa: tutkijat ja opiskelijat käyttävät yhä enemmän tiedonhaussaan internetiä kirjaston tarjoamien hakukoneiden sijaan. Asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin vastaaminen on vaatinut uudenlaista asennetta kirjastotyöhön, jonka on suuntauduttava entistä enemmän ulospäin kirjastosta ja keskityttävä tuloksiin ennemmin kuin tapaan, jolla niihin päästään: sillä, mistä ja miten asiakkaan tarvitsema tieto löytyy, ei ole merkitystä – pääasia että se löytyy, oli lähteenä sitten kirjaston tarjoama tietokanta tai Google Scholar.

Utrechtin visio tulevaisuuden kirjastoammattilaisen roolista on selkeä: experts on making scientific information FAIR in a world that is increasingly more open and digital. Samalla painopiste siirtyy paikallisesta kohti globaalia: kun vuonna 2012 keskiössä oli kirjaston paikallisten kokoelmien tarjoaminen oman hakukoneen kautta, on fokus nyt vuonna 2020 maailmanlaajuisessa tarjonnassa ja sen saattamisessa asiakkaiden ulottuville. Samalla työn painopiste on siirtynyt paikallisen kokoelman kuratoinnista globaalin tieteellisen tiedon konsulteiksi, jotka auttavat ja tukevat yliopiston henkilöstöä ja opiskelijoita läpi koko tutkimusprosessin. Muutoksen mahdollistamiseksi on jotain täytynyt jättää vähemmälle, ja Utrechtissa on päädytty karsimaan paikallisiin kokoelmiin ja niiden löydettävyyteen liittyvistä räätälöidyistä palveluista.

Muutos näkyy myös johtamiskulttuurissa: vastuuta on annettu yhä enemmän suoraan asiantuntijatiimeille, joille määritellään vuosittain vastuut ja tavoitteet. Näiden saavuttaminen on tiimien itsensä ratkottava.  Tämä vastuun jalkauttaminen auttaa osaltaan tuomaan visiot ja strategiat konkreettiseksi osaksi jokaisen työtä. Asetettujen tavoitteiden toteutumista myös seurataan: yhtenä esimerkkinä esityksessä mainittiin kirjaston vuosittainen posterinäyttely, johon jokainen tiimi tekee omista saavutuksistaan ja tavoitteistaan posterin. Aika hieno tapa saada samalla kirjastossa tehtyä monipuolista työtä laajemmin näkyväksi!

Työnkuvan muutos kuraattoreista konsulteiksi ei tapahdu itsestään, vaan vaatii kirjastolaisilta uudenlaista osaamista ja asennetta liittyen mm. verkostoitumiseen, yhteistyötaitoihin ja ylipäätään kirjastosta ulospäin suuntautumiseen. Samalla se vaatii myös organisaation, jolla on selkeä jaettu visio ja työkalut tukea henkilöstöään visioon pääsemiseksi. Muutosvastarinta ei ole vieras ilmiö Utrechtissakaan ja yksi esityksessä mainituista haasteista liittyykin juuri siihen, miten saadaan kaikki sitoutumaan uudistuksiin. Onkin mielenkiintoista seurata, miten Utrecht kunnianhimoisessa visiossaan onnistuu.

Etäkonferenssi, uusi normaali?

Tapahtuman ohjelma oli mielenkiintoinen ja onkin hienoa, että tilaisuudet myös tallennettiin ja ne ovat katsottavissa avoimesti verkossa. Tämä onkin ehdoton etäkonferenssin vahvuus ja joustavoittaa osallistumismahdollisuutta entisestään. Konferenssin käyttöön valittu verkkokokoustyökalu soveltui hyvin esitysten tarpeisiin ja mahdollisuus antaa osallistujille aplodeja toi mukaan hieman perinteistä konferenssifiilistä. Myös etäosallistujien kysymykset esitettiin kirjallisesti, mikä helpotti keskustelun seuraamista, kun erilaiset aksentit ja mahdolliset kuuluvuusongelmat loistivat poissaolollaan. 

Etäkonferenssi kerää pisteet myös saavutettavuuden näkökulmasta: kaikille avoin ja ilmainen konferenssi mahdollistaa osallistumisen periaatteessa jokaiselle, jolla on käytettävissään nettiyhteys. Perinteiset konferenssimatkat osallistumismaksuineen ja muine kuluineen eivät ole ilmaisia, mikä pahimmillaan estää osallistumisen kokonaan, tai ainakin pakottaa tarkasti valitsemaan, mihin konferenssiin kannattaa panostaa. Unohtaa ei pidä myöskään ympäristönäkökulmaa - ilmasto kiittää, kun lentomatkustelun sijaan osallistujat pysyvät kotimaissaan.

Onko perinteisten konferenssien aika siis nyt ohitse? Ihan täydellinen ei etäkonferenssikaan kuitenkaan ollut. Verkostoituminen ja epäviralliset kohtaamiset jäivät puuttumaan, vaikka esimerkiksi sosiaalisessa mediassa konferenssi jonkin verran näkyikin. Myös tietynlainen omasta ympäristöstä irrottautuminen ja sitä kautta syntyvät uudet ajatukset ja näkökulmat jäivät hieman pienempään rooliin. Yhtä kaikki, etäkonferenssi toi pitkään eristyksen kevääseen sitä kaivattua yhteisöllisyyttä ja konferenssifiilistä, olkoonkin se verkon välityksellä.