Kvartaali Alman kanssa

Nyt on takana muutama ensimmäinen yhteinen kuukausi Alma-järjestelmän kanssa - tai eihän tässä yhteydessä sovi puhua kirjastojärjestelmästä, vaan kirjaston palvelualustasta, LSP ei ILS. Mitä on opittu?

Winston lupasi sota-aikaan verta, hikeä ja kyyneliä. Taidettiin saada noita kaikkia viime syksynä ja nyt alkuvuodesta Alman kanssa, joskin myös onnistumisen iloa ja ahaa-elämyksiä. Jos ei mitään muuta ole tarttunut, niin uusia asioita on ainakin opittu. Yllättävän hankalaksi tämä järjestelmänvaihdos taas osoittautui, vaikka aineistot ja asiakkaat sinänsä siirtyivätkin näppärästi vanhasta uuteen.

Syksyllä 2019 valmistautumista

Todella paljon työtä tehtiin kuitenkin vanhassa järjestelmässämme kesän ja syksyn 2019 aikana, jolloin tietueita ja asiakastietoja pyöritettiin lähinnä erilaisilla makroilla suuntaan ja toiseen. Painetun aineiston hallinta vei alkuvaiheessa paljon työaikaa, niin ylläpidossa kuin varsinaisessa asiakaspalvelussakin. Alman saimme käyttöömme test loadin jälkeen jo syys-lokakuun vaihteessa, se olikin helpottava asia, kun muutoksia pääsi testaamaan omalla aineistolla ja asiakkailla. Monia asioita ja ominaisuuksia hiottiin, laina-aikoja ja myöhästymismaksuja fiksailtiin koko syksy. Mielenkiintoisia ja erittäin hyödyllisiä olivat Ex Libriksen workshopit (itsekin 7 päivää), joissa käytiin toiminnallisuuksia läpi ja tehtiin myös määrityksiin muutoksia.

Joulukuu oli jännää aikaa, kun kuun alussa laitettiin Voyagerin kuvailu ja hankinta pois, vain lainausta pyöritettiin. Kaikenlaista tiedostoa ja listausta toimitettiin, ja lopulta siis pysyimme aikataulussa. Tässä vaiheessa projektin osalta vauhti vain kiihtyi, ja niin tuntui välillä kiihtyvän myös Ex Libriksen projektiväki. SAMKin kahden hengen Alma-tiimiläisistäkin saattoi välillä savu nousta ja muu henkilöstö lähestyi meitä huomattavasti normaalia varovaisemmin.

Ja sitten se käyttöönotto sujui heittämällä…

Alman migraation eli varsinaisen production loadin saimme joululahjaksi aatonaattona. Päällisin puolin Alman käyttöönotto sujui aikataulussa, eli kun kirjastomme avattiin 7.1. niin pystyimme hoitamaan lainaustoiminnot ja myös Finnassa onnistui varaukset ja muut asiakastoiminnallisuudet.

Yllätys oli melkoinen, kun kaikki aineistomme ja asiakkaamme olivat siirtyneet nätisti Almaan, jopa suurin osa huomautuksista oli mennyt nätisti oikeille paikoilleen. Sen sijaan asiakkaille saattoi lähteä kohtuullisen paljon epämääräisiä eräpäivä- ja muita huomautuksia.

… Joitain pieniä haasteita ehkä kuitenkin

Ensimmäisen viikon palvelupisteiden päivystykset aiheuttivat pelonsekaisia tunteita, varsinkin kun olimme automaattiemme kanssa täysin eri linjoilla. Lähinnä varausten kanssa on vietetty erikoisia hetkiä, kun SIP2-tuki ei ole ihan samoilla linjoilla Alman ja automaattiemme toimittajan välillä. Samoin se Alman perusjuttu, että varaukset kohdistuvat aina kokoelman kaikkiin niteisiin (ei siis yksittäisiin) aiheutti automaattien kanssa mietittävää. Pärjäämme kuitenkin näiden kanssa ja määrityksiä on edelleen korjailtu sekä Almassa että automaateissa.

SAMK päätti säilyttää Finnan asiakasliittymänä, vaikka Primo on meilläkin rinnalla. Meidän tapauksessa järjestelmänvaihto ei tuonut asiakkaille välttämättä kovin suuria muutoksia. Finnan näkymissä saatiin ihan uusia ominaisuuksia mm. asiakkaiden sähköpostikirjautuminen (SAMKin ulkopuoliset asiakkaat). SAMKin opiskelijat ja henkilökunta kirjautuvat Finnassa SAMK-tunnuksella. Verkkoaineistojen osalta emme enää käytä SFX-palvelua kokotekstiaineistojen linkityksiin, vaan se korvattiin Alman toiminnallisuuksilla. Seuraavaksi sitten PCI korvataan CDI:llä, sen pitäisi tapahtua tämän vuoden aikana.

Uusi kielikin tuli opittua sivutuotteena, Alma-englanti eroaa kivasti Voyager-englannista. Samalla kehitetään uusia yhteistyökuvioita ja uusien kumppanien kanssa – onhan Alma-kirjastoja Suomessakin n. 20 ja Ruotsissa saman verran, Norjassa yli 100 eli pohjoismaistakin yhteistyötä on mahdollisuus lisätä järjestelmätasolla.

Muutoksia prosesseihin

Selkeä uudistus entiseen verrattuna on ylläpidon näkökulmasta järjestelmien määrän väheneminen, kun Alman sisällä hallinnoidaan asioita keskitetysti. Almaan on myös integroitavissa paljon erilaisia korkeakoulujen toimintoja, aika näyttää (ja mitä) otetaanko noista jotakin käyttöön.

Metadatan kuvailu mullistui Almaan mentäessä. Emme enää työskentele suoraan Melindassa/Alephissa, vaan kaikki kuvailu tehdään Almassa - ainakin siinä vaiheessa, kun integraatio saadaan lopullisesti kuntoon. Alma-Melinda -integraatio toimii niin, että haemme Almassa tietueen ja joko ”import” tai ”merge” -toiminnoilla tuomme sen omaan tietokantaamme. Muokkaukset tehdään omassa Almassa ja sitten tietue viedään takaisin Melindaan ”contribute”-toiminnolla. Tätä kirjoitettaessa low tagien lisääminen Melindaan ei vielä toimi, muuten kuitenkin sujuu näppärästi. Myös muista tietokannoista saadaan tietueita Alman sisällä, joten BookWhere jne. jäivät luultavasti historiaan. Tietenkin nurkan takana odottaa jo Alman Metadata Editor -osuuden uudistaminen ja vanhasta muistista jotkut kuvailutyöt sujuvat vielä helpommin entisillä työkaluilla.

Järjestelmän hankinnan alkuvaiheessa eli tarjouskilpailussa painottui sähköisten aineistojen hallinta. Se onkin osoittautunut Alman vahvimmaksi alueeksi ja tulee jatkossa selkeästi helpottamaan näiden hallintaa. Tässä vaiheessa ei vielä paljon helpotusta ehkä ole, kun joudumme määrittelemään asioita uudestaan ja vasta opettelemme ominaisuuksien hyödyntämistä, mutta tulevaisuudessa kylläkin. Almassa verkkoaineistoja hallinnoidaan SFX:stä tutulla tavalla: ylätasolla on Collection, sen alle määritellään Service ja itse verkkokirjan tiedot ovat Portfoliossa. Etäkäyttöä hallinnoidaan entisen proxyn sijaan Alman LinkResolverilla. Verkkokirjojen siirto kokoelmien alle on SAMKissa parhaillaan menossa, sillä tavalla saamme nopeutettua aineistojen käsittelyä.

Alman integroitavuus korkeakoulun muihin järjestelmiin oli myös hankintavaiheessa iso asia. Ensimmäisenä toteutettiin omien opiskelijoiden tietojen siirto Loki-järjestelmästä Almaan, tämäkin tehtiin hyvässä yhteistyössä eri Alma-kirjastojen kesken. SAMKissa siis asiakkaiden muuttuneet tiedot siirtyvät joka aamu Almaan, kirjaston tehtäväksi jää käytännössä vain kirjastokortin lisääminen ja henkilöllisyyden tarkastaminen. Tähänkin on edelleen luvassa parannusta Tuudon käyttöönoton myötä.

Kannattiko vaihtaa

No, vaihtoehtojahan ei ollut, koska Voyagerista piti päästä eroon. Kohaa ei meille haluttu alun alkaenkaan, sillä ei olisi saatu juurikaan muutosta aikaiseksi. Toisaalta valintaa ei oikeasti tarvinnut edes näiden kahden välillä tehdä, kun siinä vaiheessa noudatimme Tampere-yhteensopivaa linjaa.

Kirjastohenkilöstön kanssa keskusteltaessa on tullut selväksi, että Alman kanssa eniten on takuttu painetun aineiston lainauksen kanssa. Sen sijaan kokemukset verkkoaineistojen käsittelystä ovat positiivisia.

Alman kanssa pystymme toimimaan hyvin tulevat vuodet. Palvelualustan ideologian mukaisesti siihen saadaan integroitua monia muitakin ominaisuuksia ja palveluja, näitä varmasti tutkimme tarkasti jatkossa. Myös yhteistyö varmasti tiivistyy tulevaisuudessa, kun saamme loputkin Alma-kirjastot mukaan käyttäjiksi ja sitä kautta voimme ehkä yhdessä ottaa uusia ominaisuuksia käyttöön. Pohjoismainen yhteistyö on luonnollinen lisä Alma-yhteisölle.