Kolmesta yhdeksi: Alman käyttöönotto Tampereen yliopiston kirjastossa

Joulun kynnyksellä 2019 kahdeksan korkeakoulukirjastoa siirtyi ensimmäisenä Suomessa Ex Libriksen Alma-kirjastojärjestelmään. Almaan siirrettiin kuitenkin kymmenen Voyager-tietokantaa, koska Tampereella yhdistettiin Almaan siirtymisen myötä aiemmat Tampereen ammattikorkeakoulun (TAMK), Tampereen yliopiston (TaY) ja Tampereen teknillisen yliopiston (TTY) tietokannat yhteen Almaan.

Taustalla oli näiden kolmen korkeakoulukirjaston yhdistyminen uuden Tampereen yliopiston kirjastoksi vuoden 2019 alussa. Fuusiota oli valmisteltu yhtämittaisesti jo vuoden 2017 lopulta saakka ja kirjastonkin verkkopalveluita yhdistetty, otettu käyttöön mm. uudet verkkosivut, uusi yhteinen SFX ja uusi yhteinen etäkäyttö-proxy.

Kirjastolla oli kuitenkin yhä kolme erillistä Voyager-tietokantaa, joiden yhdistämistä kyllä pohdittiin vuoden 2018 alkupuolella, mutta päädyttiin siihen, että yhteiseen tietokantaan mennään uuden kirjastojärjestelmän myötä. Tähän vaikutti se, että vaikka Ex Libris oli vielä muutama vuosi aikaisemmin yhdistänyt Voyager-tietokantoja Suomessa, he eivät enää tällaista palvelua tarjonneet. Ja vaikka Suomessa oli muutama Voyager-kanta yhdistetty ihan omin voiminkin (Turussa ja Lahdessa), tätä pidettiin sen verran riskaabelina kolmen tietokannan tapauksessa, ettei siihen ryhdytty.

Kilpailutuksen tuloksena kaupallisen järjestelmän hankkimiseen päätyneet kirjastot tekivät vuoden 2019 alussa päätöksen Ex Libriksen kanssa Alma-kirjastojärjestelmän käyttöönotosta. Alun perin Ex Libriksen aikataulussa kaikki kirjastot, joilla piti yhdistää tietokantoja (Tampereen lisäksi Oulun yliopisto ja AMK sekä Lappeenranta-Lahti), oli sijoitettu käyttöönoton toiseen aaltoon, joka alkaisi syksyllä 2019 ja päättyisi syyskesällä 2020.

Tätä aikataulua pidettiin hankalana Tampereella, jossa piti 2019 opetella operoimaan etenkin lainauksessa kolmen Voyagerin kanssa, joiden päällä oli yksi Finna-hakuliittymä, jo poistunut TuniLib (tuni.finna.fi), joka oli alunperinkin väliaikaisratkaisu. Lisäksi yliopistopuolella oli kahden aiemman yliopiston peruna uusi yhteinen Summon-hakuliittymä nimeltä Andor, jossa ei kuitenkaan ollut TAMKin painettuja aineistoja.

Tämän vuoksi Tampere kinusi itsensä toisesta aallosta ensimmäiseen, jonka käyttöönotto alkoi maaliskuussa 2019, ja lisäksi ensimmäisen aallon kirjastot saivat läpi toivomuksensa, että Alma olisi käytössä jo joulukuulla, eikä tammikuun lopulla, mikä oli alkuperäinen, hankala pidetty aikataulu.

Kolme tietokantaa – no problem!

Ex Libriksen kanssa selvisi, että se, mitä pidimme Alman käyttöönoton isoimpana haasteena, eli kolmen tietokannan yhdistäminen, ei loppujen lopuksi ollut se työläin asia, sillä Ex Libris oli tehnyt asian helpoksi itselleen ja tavallaan meille: Piti määritellä missä järjestyksessä tietokannat ladataan Almaan. Oli ilmeistä, että yliopistopuolen Voyagerit, jotka olivat olleet jo Lindassa pitkään, oli syytä ladata ensin, ja näistä ensin isompi ja monialaisempi, eli vanhan Tampereen yliopiston Voyager, sitten entisen Teknillisen yliopiston Voyager ja viimeisenä TAMKin Voyager.

Tämä tarkoitti sitä, että jos jokin bib-tietue tulee Almaan ensin TaY:n Voyagerista 035a-kentällä, jossa on Melinda-ID, se jämähtää sinne, ja vaikka sama nimeke samalla Melinda-ID:llä tulisi TTY:ltä ja/tai TAMKista, niin se ei enää vaikuta mitenkään tuohon Almaan latautuneeseen bibbiin. Siihen ainoastaan yhdistetään muut holdingsit ja itemit. Sama juttu asiakkaiden kohdalla, joiden tuplatarkistuksen perusteena oli Voyagerin Institution ID -kenttä, eli Tampereella lähinnä henkilötunnus: Ensimmäinen asiakastietue ao. ID:llä jää Almaan ja muut saman asiakkaan tietueet eivät pääosin vaikuta siihen, lähinnä kirjastokortteja saattoi tulla useampi (näitä oli joulukuussa n. 800 asiakkaalla) ja samaten tilastointiryhmät ja huomautukset kumuloituivat ja asiakastietueeseen kyllä yhdistettiin mahdolliset lainat, maksut ja kesken olevat varaukset kolmesta tietokannasta.

TAMKissa oli vielä erityiskysymyksenä Tampereen Musiikkiakatemian aineisto, johon liittyi kymmeniätuhansia osakohteita, joista etukäteen tiedettiin, että osan näistä linkitys emojulkaisuihin ei tule toimimaan, koska niissä käytettiin emon Almassa epästandardia 035$9-osakenttää, mutta näiden annettiin mennä testiloadiin syyskuussa, jotta nähtäisiin miten ne käyttäytyivät. No, osan linkitykset eivät toimineet Almassa eikä sen omassa asiakasliittymässä Primossa, mutta näitä sitten korjailtiin seuraavien viikkojen aikana muuttamalla 035-kentän 9-osakentät a-osakentiksi.

Testiload meni muuten loppujen lopuksi hyvin, eli ne kolme tietokantaa eivät loppujen lopuksi olleet mikään suuri ongelma, kun hyväksyi sen, että pääsääntöisesti kukin nimeke ja asiakas tuli vain yhdestä tietokannasta. Toki esim. bib-tietueiden osalta tässä menetettiin kyllä informaatiota etenkin asiasanojen ja myös esim. linkkien muodossa.

Alma saatiin lopulta käyttöön päivää ennen jouluaattoa. Joulukuun ohjelma oli varsin tiivis, kuun alussa piti Voyagerin bib-data ja SFX:n data luovuttaa tuotantoloadiin ja se tuli joulukuun puolivälin jälkeen tarkistettavaksi, mihin annettiin pari päivää aikaa, minkä jälkeen luovutettiin asiakas- ja lainadata tuotantoloadiin. Ne valmistuivat sunnuntaina ennen joulua, joten ne sitten tarkistettiin viikonloppuhommina ja seuraavana päivänä Ex Libris luovutti Alman ”avaimet käteen”.

Tämä oli kuitenkin vasta alkua, Alma on varmastikin markkinoiden laajin kirjastojärjestelmä ja siinä on paljon opeteltavaa. Voyagerissa manuaalit olivat client-kohtaisia, Almassa kaikki sen sijaan on yhdessä käyttöliittymässä, ja erilaista Alma-dokumentaatiota tuntuu riittävän loputtomiin.

Hyvää yritettihin, Primoa pukkas

Sen lisäksi, että teimme Tampereella jotain mitä Suomessa ei tulla enää todennäköisesti tekemään, eli siirsimme kolme aiempaa tietokantaa Almaan, olimme ensimmäisten mukana ottamassa myös käyttöön uutta asiakasliittymäohjelmistoa, eli Ex Libriksen omaa, Alman hakuliittymäksi suunniteltua Primoa. Tampereella yliopistot olivat jo aiemmin käyttäneet ProQuestin Summon-ohjelmistoa, jota ei ollut mahdollista käyttää enää Alman kanssa.

Tampereella päätettiin alunperinkin käyttää Primoa, ja ensimmäisestä aallosta halukkaiksi ilmaantui myös kaksi muuta isoa yliopistokirjastoa, eli Turku ja Itä-Suomi. Viisi muuta ensimmäisen aallon kirjastoa pysyi Finnassa, jonka Kansalliskirjasto kyllä onnistui integroimaan ilmeisen onnistuneesti Alman kanssa syksyllä 2019. Finna-kirjastoilla oli myös verkkomaksu käytössä heti kuten aiemminkin Finnassa. Primo-kirjastoilla se piti kehittää, mikä työ on tehty lähinnä Turun yliopistossa.

Primosta on tullut jonkin verran kielteistäkin palautetta, mutta osittain se liittyy siihen, että hakusysteemi ylipäätään vaihtui. Itse olen ollut jo pitkään täysin ”assimiloitunut” eli tottunut Primon käyttöön. Myös esim. musiikkikirjastomme on ollut tyytyväinen Primoon, koska siinä haku toimii tarkemmin kuin Finnassa, joka ymmärsi suomen kielen erilaisia taivutusmuotoja, mikä ei aina ollut toivottu ominaisuus. Primossa taas pitää erikseen katkaista hakusanat, jos haluaa sanan eri taivutusmuotoja mukaan.

Tampereella vietiin myös ensimmäinen Theseus-kokoelma Primoon. Tämä onnistui ihan Alman testiloadin aikaisen konfiguraatiolomakkeen avulla, jossa tosin oli oletuksena välilehti vain yhdelle julkaisuarkistolle. Tampereella oli kuitenkin kaksi, eli Trepo, joka oli otettu käyttöön uudelle yliopistolle kesällä 2019, sekä mainittu TAMKin Theseus. Nämä saatiin ihan hyvin haettavaksi Primoon. Theseuksen osalta puutteena oli ehkä se, että julkaisut ovat siellä vain ”publications”, kun taas yliopiston puolella ne oli eroteltu tarkemmin eri aineistotyyppeihin.

Tampereen uudessa Primossa, brändinimeltään Andorissa https://andor.tuni.fi voi hakea koko sen sisällöstä, tai voi hakea kirjaston kokoelmista, mikä vastaa lähinnä Finnan perushakua, siis kirjaston painetut aineistot, e-kirjat, e-lehdet, julkaisuarkisto. Lisäksi on erillinen haku keskitetystä indeksistä, joka on vielä sama Primo Central Index eli PCI kuin Finnassakin, sekä julkaisuarkistoista. Primossa on siis kuitenkin mahdollista hakea kerralla näistä kaikista. Tämä hakutulosten ”blendaus” tuli Finnaan vasta Alman myötä.

Miltä nyt tuntuu? Tuntuu siltä, että Alman kanssa ollaan vasta alkutaipaleella. Vielä paljon on tehtävää ja paljon opittavaa.