Kokoelmaprojektin anatomia - omatoimikirjaston kokoelmien päivitys

Lapin korkeakoulukirjaston Tornion toimipisteessä käynnistyi alkuvuonna mittava kokoelmaprojekti. Projekti sai alkusysäyksen Minervakirjaston tiloihin kohdistuvasta muutospaineesta. Kutistuviin tiloihin oli luotava kompakti, ajantasainen ja tarpeita vastaava painettu kokoelma. Pienen omatoimikirjaston kokoelmaa on vuoden aikana perattu läpi perinteisin kokoelmatyön menetelmin, mutta nykyaikaisia verkkotyövälineitä hyödyntäen. Kokoelman anatomiaan uppoutuminen on ollut mielenkiintoinen ja nostalginen matka menneisiin vuosiin, tapahtumiin ja tunnelmiin.

Kirjasto on osa kampusta

Minervakirjasto on yksi Lapin korkeakoulukirjaston toimipisteistä.  Se sijaitsee Torniossa Lapin ammattikorkeakoulun kampuksella, missä koulutetaan liiketalouden ja tietojenkäsittelyn tradenomeja sekä kuvataiteilijoita. Myös ylemmän AMKin tradenomikoulutus on osa Tornion koulutustarjontaa.

Kirjasto on osa korkeakoulun kampusta. Kun kampuksen tiloihin kohdistuu muutostarpeita, niillä on usein vaikutusta myös kirjaston tiloihin. Lapin AMKin Kemi-Tornion kampuksella on tällä hetkellä kaksi kirjaston toimipistettä, kun vajaa kymmenen vuotta sitten kirjastoja oli neljä. Kirjasto on kulkenut kylkimyyryä koulutusten kanssa ja kuljettanut hyllyjä kokoelmineen lähelle opiskelijaa. Kokoelmia on arvioitu, karsittu ja yhdistetty useaan otteeseen: välillä on tehty hienosäätöä, välillä kuopaistu isolla kouralla.

Tornion kampuksella kirjaston tilat ovat vuosien varrella kokeneet muodonmuutoksen toisensa jälkeen. Kirjaston tiloista on lohkaistu palasia luentotilaksi, opiskelijoiden olohuoneeksi, tenttiakvaarioksi tai muiden palveluiden työtiloiksi. Tällä on ollut vaikutusta myös kokoelmien laajuuteen ja sijaintiin. Kun tilat ovat pienentyneet, myös hyllymetrit ovat vähentyneet. Kokoelmia on pitänyt arvioida uudelleen ja tehdä tarvittavia poistoja. Arjessa on harvoin ollut aikaa kokoelmien perusteelliselle perkaamiselle.

Tällä kertaa kokoelmien kehittämisprojektiin lähdettiin hieman etukenossa. Tornion kampuksella on lähitulevaisuudessa käynnistymässä Lapin AMKin hanke, joka toteutuessaan muuttaa kirjaston tiloja oleellisesti - jälleen kerran. Koronan myötä kampuksilla oli siirrytty etäopetukseen ja kun asiakkaat saivat asioida kirjastoissa vain hyvin pikaisesti, oli meillä otollinen hetki käydä toden teolla Minervakirjaston kokoelmien kimppuun. 

Koulutuksen muutokset kirpaisevat myös kirjastoa

Minervakirjasto on kokenut korkeakoulukentän monet muutokset. Ammattikorkeakouluihin kohdistuvat leikkaukset vuonna 2012 kurittivat kovalla kädellä Tornion kampusta. Kovimman kurimuksen kohteena oli kulttuurialan koulutus. Kuvataide sai jatkaa, mutta medianomikoulutus päättyi.  Minervakirjastoon oli muodostunut kattava media-alan kokoelma - olihan medianomikoulusta järjestetty Torniossa vuodesta 1991 asti, aluksi opistotasoisena, sitten ammattikorkeakoulussa. Yhä edelleen medianomikoulutuksen muistot elävät Minervakirjaston kokoelmissa.

Minervakirjasto toimi myös Humanistisen ammattikorkeakoulun Tornion kampuksen lähikirjastona. Vuonna 2012 tehtiin niin ikään päätös Humakin Tornion kampuksen lakkauttamisesta. Toiminta Torniossa ajettiin alas seuraavien vuosien aikana ja samalla kirjastoyhteistyö Torniossa päättyi. Kokoelmia lähetettiin muihin Humakin kampuskirjastoihin. Silti Humak-yhteistyön rippeitä löytyy yhä Minervakirjaston hyllyistä.

Lapin korkeakoulut ovat vuosien varrella tiivistäneet yhteistyötään ja vuodesta 2010 lähtien Lapin korkeakoulukirjasto on ollut LUC konsernin yhteinen tukipalvelu.  Rovaniemellä, Kemissä ja Torniossa toimivalla kirjastolla on yhteiset kokoelmat ja kirjat kulkevat päivittäin toimipisteiden välillä.  Asiakkaat ovat oppineet hyödyntämään laajoja kokoelmia ja maksuttomia kirjatilauksia.  Tällä on ollut vaikutusta myös kokoelmatyöhön: kaikkea ei enää tarvitse säilyttää omissa hyllyissä.

Kemi-Torniossa yhteistyötä toisen asteen koulutuksen kirjastopalvelujen järjestämisessä tehtiin lähes kaksi vuosikymmentä.  Sekin on nyt historiaa. Yhteistyö Ammattiopisto Lappian kanssa päättyi vuonna 2019. Kumppanuuden päätyttyä kokoelmia karsittiin taas isolla kädellä, mutta pitkää Lappia-yhteistyötä ei hetkessä häivytetä kirjaston kokoelmista.

Minervakirjasto toimi myös Peräpohjolan opiston (PPO) kirjastona. PPO ja Humak toimivat samoissa tiloissa, ja kun Humak loppui, myös PPO:n kirjastosopimus lopulta lakkautettiin. Taas kerran kerättiin korkeat poistokirjapinot, jotka kuljetettiin PPO:n kampukselle.

Henkilöstö hupenee ja opetus siirtyy verkkoon

Henkilökunnan määrä Lapin korkeakoulukirjaston Kemi-Tornion kampuksella on viimeisen kymmenen vuoden aikana puolittunut. Omatoimiaika on lisääntynyt ja ennen niin vireä, monia asiakasryhmiä palveleva Minervakirjasto on nykyisin puhtaasti omatoimikirjasto. 

Kun henkilökunnan määrä on vähentynyt, on työtehtäviä jouduttu järjestelemään uudelleen. Kokoelmien tuntemus ja pitkäjänteinen kehittäminen on ollut koetuksella. Toisaalta aineistot ovat monipuolistuneet ja niiden painopiste on korkeakoulukirjastoissa siirtymässä e-aineistoihin. Käsityö on vähenemässä, mutta osaamisvaatimukset lisääntyvät.

Lapin ammattikorkeakoulun Tornion kampus on jo vuosia ollut edelläkävijä verkko-opetuksen kehittämisessä ja toteuttamisessa. Tänä päivänä suurin osa Tornion koulutusten opiskelijoista opiskelee monimuotototeutuksissa eikä välttämättä käy kampuksella montaa kertaa opintojen aikana. Korona on vain lisännyt tätä suuntausta. Kun opetus on verkossa ja opiskelijat poissa kampukselta, painettu aineisto seisoo yhä useammin hyllyssä ja e-aineistojen kysyntä kasvaa.

Pitkän linjan kirjastoammattilaisen sydäntä kouraisee, kun miettii miten suurten muutosten aallokossa Minervakirjasto ja muut kaltaisensa ovat heittelehtineet. Silti oli jälleen käärittävä hihat ja suunnattava katse tulevaan.

Kokoelmaprojekti käyntiin

Kokoelmaprojektin tavoitteena oli ajantasainen, houkutteleva ja kompakti, Minervan opiskelijoita ja henkilökuntaa palveleva kokoelma. Lisäksi oli huomioitava, että Minervassa asioi säännöllisesti muidenkin alojen opiskelijoita ja henkilöstöä Lapin AMKista ja Lapin yliopistosta.

Pyrkimyksenä oli vähentää reilusti Minervan kokoelman nidemäärää. Aloitusvaiheessa hyllyt olivat monesta kohden tupaten täynnä, minkä vuoksi aineiston etsiminen ja hyllyttäminen oli epämiellyttävää. Uutuudet hukkuivat vanhan joukkoon. Kokoelma painottui vieläkin liiaksi aloihin, joiden opetus kampuksella on päättynyt. Päämääränä oli vähentää myös hyllyjä, koska kirjaston tila tulisi myöhemmin pienenemään ja tilan käyttötarkoitus muuttumaan.

Samassa yhteydessä päätettiin yhtenäistää kirjojen laina-aikoja. Lainaaminen on ollut yleisesti laskussa jo jonkin aikaa, koska opinnoissa ei välttämättä enää ole pakollisia kirjoja ja lisäksi opiskelijat ovat alkaneet käyttää yhä enemmän e-aineistoja.  Pidempi laina-aika palvelee asiakkaita paremmin tässä ajassa. 

Opettajat rekrytoitiin mukaan valintaprosessiin

Oli aika aloittaa kokoelman arviointi- ja karsintatyö. Työskentelyn pohjana oli Almasta ajettu Excel-tiedosto, joka vietiin Teamsiin. Tiedostossa oli Minervakirjaston jokainen sen hetkinen nide. Tiedosto jaettiin luokittain välilehtiin sopiviksi kokonaisuuksiksi. Tehtiin sarakkeita tilastointia ja lisämerkintöjä varten. Tilastotietoja kerättiin Almasta Teamsiin projektin edetessä.

Kirjaston käyttäjät haluttiin ottaa mukaan valintaprosessiin jo varhaisessa vaiheessa. Eri alojen opettajilta kysyttiin halukkuutta olla mukana valinnassa ja moni olikin kiinnostunut. Heille lähetettiin sähköpostissa kirjalistoja, joihin pyydettiin merkintä, mikäli kirja on kurssikirjakäytössä tai muuten tärkeä säilyttää. Opettajat kertoivat, minkä alan aineisto heidän mielestään vanhenee nopeasti ja mitkä kirjat toisaalta kestävät aikaa. Myös hankintaehdotuksia saatiin.

Kaikki kirjaston työntekijät saivat osallistua projektiin ja kaikille riitti työvaiheita. Aluksi kokoonnuttiin kasvotusten Kosmoskirjastoon. Aika pian palaverit siirtyivät Teamsiin, koska jollakin oli aina etäpäivä.

Helppoja päätöksiä ja hengittelyä paperipussiin

Yhdessä päätettiin jääkö kirja, poistetaanko se vai siirretäänkö kenties toiseen yksikköön. Päätös merkittiin värikoodilla: oranssi poistetaan, keltainen jää, harmaata ehdotettiin siirrettäväksi muualle. Tiedostoon merkittiin myös, jos kirjasta pitää hankkia uutta painosta tai jos aiheesta ylipäätään tarvitaan uutta kirjallisuutta. Hankintavastaavamme laittoi sitä mukaa uutuuksia tilaukseen.

Päätöksiä tehdessä kriteerejä olivat muun muassa:

• toivooko alan opettaja kirjan jäävän

• onko kirja käytössä kurssikirjana

• onko kirja tärkeää oheislukemistoa

• milloin kirjaa on viimeksi lainattu

• kuinka monta kertaa kirjaa on lainattu

• milloin kirja on hankittu kirjastoon

• montako nidettä on Minervassa ja muissa LUC-kirjastoissa

• onko kirjasta uudempaa painosta

• onko kirjan tieto vanhentunutta

• onko kirjaa e-kirjana

• onko alan opetusta edelleen Minervassa, entä muilla kampuksilla

• onko aihepiiri nopeasti vanhentuvaa vai aikaa kestävää (vrt. tietotekniikka – taidehistoria)

• onko kirjaa olemassa jo Varastokirjastossa.

Osa päätöksistä oli hyvin helppoja ja selkeitä. Vanhentunut painos - uudistettu painos jätetään, vanha poistetaan. Osa taas oli hyvinkin vaikeita. Välillä neuvottelussa syntyi erimielisyyttä ja piti joustaa puolin ja toisin, ja välillä asia piti jättää hautumaan vähäksi aikaa. Aihe oli selvästikin kaikille tärkeä. Yhdessä päätösten tekeminen oli kuitenkin helpompaa.

Hanskat käteen ja hommiin

Tunti oli sopivan mittainen ja tehokas aika tehdä valintatyötä. Lopuksi sovittiin työnjaosta: kuka tekee poistot Almasta, kuka poimii poistetut niteet hyllystä, kuka käsittelee poistot, kuka tekee esitarkistuksia seuraavista osioista. Sovittiin seuraavasta palaverista. Ihmiset jatkoivat kokoelmatyötä tahoillaan muun työn sallimissa rajoissa. Kaikki työvaiheet merkittiin Teamsin tiedostoon. Viikoittaisessa kirjastopalaverissa käytiin nopea kokoelmatyön tilannekatsaus.

Poistettujen kirjojen käsittely on hikistä ja pölyistä työtä. Poistot pyrittiin hoitamaan vaihe vaiheelta niin, ettei suuria käsittelemättömiä kasoja synny.  Välillä piti itse kunkin hengitellä paperipussiin, kun jotain itsestä hienoa meni roskiin. Mutta koska kaikki oli huolellisesti tarkistettu, oli luotettava yhteiseen päätökseen. Kirjat ovat kuitenkin pääasiassa käyttötavaraa eikä Minervakirjaston ydintehtävä ole säilyttää ja kartuttaa kokoelmaa.

Samalla, kun hyllyt tyhjenivät, oli aika aloittaa vyörytys. Pieniä hyllyluokkia yhdistettiin ja kyltityksiä uusittiin. Alkoi konkreettisesti näkyä tehdyn työn määrä. Koko ajan kirjasto oli myös asiakkaiden käytettävissä.

Missä ollaan nyt?

Lapin AMKin opiskelijat ja henkilökunta ovat palanneet kampuksille tänä syksynä. Kirjastossakin on päästy lähemmäs tavallista arkea asiakaspalvelu- ja opetustyössä.  Minervan kokoelmaprojekti on ollut tuumaustauolla.

Projektin alussa Minervakirjastossa oli yli 16 000 nidettä. Syyskuuhun 2021 mennessä kokoelma oli pienentynyt 33 %, 10 000 niteeseen. Projekti on kesken ja esimerkiksi elokuva-alan kirjallisuus ja DVD-elokuvat odottavat hyllyssä kohtaloaan. On aika laittaa Teamsin palaverikutsu ja avata kokoelmatiedosto.