Kokoelman inventointia uuden vuoden ratoksi

Karelian kirjastossa toteutettiin tänä keväänä kokoelman inventointi. Kun korona alkuvuodesta 2022 jälleen kerran muutti ennalta laadittuja suunnitelmia, pakotti pitämään asiakaspalvelun ja opiskelutilat suljettuna ja asioinnin omatoimisena, mahdollisti se samalla kokoelman laajamittaisen läpikäynnin. Kokemus oli palkitseva.

Hei me inventoidaan!

Karelia-ammattikorkeakoulun kirjastossa kokoelman perusteellisesta inventoinnista on puhuttu pitkään. Kokoelmien täydellinen inventointi on projekti, jolle aikaa löytyy harvoin. Kun kirjastossa on paikalla paljon asiakkaita, voi olla hankalaa kulkea hyllyjen välissä ilman jatkuvaa keskeyttämistä.

Edellinen suurempi kokoelman läpikäynti on tehty tasan kymmenen vuotta sitten, kun kaksi eri toimipisteissä sijainnutta kirjastoa muutti saman katon alle täysin uusiin tiloihin. Tämän jälkeen painettuja kokoelmia on karsittu reilulla kädellä ja kymmenessä vuodessa ehti kirja jos toinenkin eksyä väärään paikkaan. Tarvetta perusteelliselle kokoelman perkaamiselle siis oli. Inventoinnilla haluttiin saada kiinni muun muassa väärin hyllytetyt kirjat, vuosien varrella taivaan tuuliin kadonneet kappaleet ja muut mahdollisesti tietokantaan roikkumaan jääneet kummallisuudet. 

Kaikkiaan niteitä on kokoelmissamme noin 20 000 ja tämä luku käsittää kurssikirjat, yleiskokoelman kirjat ja käsikirjaston kirjat. Kurssikirjat ovat omana kokoelmanaan ja muut kirjat omanaan, luokitusjärjestelmänä on Yleisten kirjastojen luokitusjärjestelmä YKL. Painetut lehdet ja vanhat kansitetut opinnäytetyöt ovat vielä erikseen, mutta ne rajattiin inventoinnista tällä kertaa pois niiden vähäisen liikkuvuuden vuoksi. Myös kurssikirjat jäivät tällä kertaa inventoinnin ulkopuolelle, koska ne liikkuvat vauhdikkaasti ja kurssikirjakokoelman mahdolliset omituisuudet huomataan helpommin. Kaikki kokoelmissa olevat niteet on varustettu sekä RFID-tarroilla että perinteisillä viivakooditarroilla. 

RFID-aikaan kirjastossamme siirryttiin loppuvuodesta 2011 ja silloin meille myytiin myös ”kätevä” langaton RFID-tagien lukija, jolla oli tarkoitus tehdä erilaisia inventaareja, saada kadonneet kirjat helposti kiinni ja helpottaa muitakin kokoelmanhoidollisia toimenpiteitä. Käytännössä laite jäi hyvin vähälle käytölle, koska se oli painava, sitä ei voinut yhdistää langattomaan verkkoon ja sen käytettävyys oli muutenkin huono. Lukija ei myöskään aina tunnistanut kaikkia hyllyllä olevia kirjoja, varsinkin jos kirjat olivat ohuita tai olivat liukuneet hyllyn takaosaan. Tämän vuoksi vuoden 2022 inventaario tehtiin perinteisesti viivakoodien avulla.

Vanhat keinot parempia kuin pussillinen uusia

Karelian kirjastojärjestelmä  on Alma ja Almassa on mahdollista tehdä hyllyinventointi (Shelf report -toiminto) niin, että ensin luetaan halutun hyllyluokan kirjat excel-taulukkoon ja sen jälkeen suoritetaan ajo, joka vertaa taulukon tietoja siihen, mitä hyllyssä järjestelmän mukaan pitäisi olla. 

Alman ajosta saa raportin, josta voi tutkia seuraavia asioita: 

1. mitkä niteet ovat oikealla paikallaan
2. mitkä puuttuvat mutta joiden pitäisi olla hyllyssä
3. mitkä ovat hyllyssä, vaikka niiden ei pitäisi
4. hyllystä ”luvallisesti” poissa olevat (lainassa, käsiteltävänä ym. olevat)
5. hyllyssä olevat, mutta nimenomaiseen hyllyluokkaan kuulumattomat sekä
6. sellaiset niteet, joiden viivakoodin sisältävää nidettä ei kirjastojärjestelmästä löytynyt.

Jokaisen hyllyluokan jokaisen kirjan viivakoodi piti siis lukea exceliin (jokainen hyllyluokka omaansa) ja koska eri hyllyluokkia meillä on alaluokkineen 256, oli urakka aika suuri. Yhden hyllyluokan kirjojen viivakoodien lukemiseen meni aikaa noin 5–20 minuuttia, riippuen hyllyluokan koosta, kirjojen koosta (paksut lakikirjat vs ohuet parinkymmenen sivun vihkoset) ja yllättäen myös siitä, sisälsikö luokka vanhoja vai uusia kirjoja. Vanhemmissa kirjoissa viivakoodit on meillä laitettu kirjan takakanteen ulkopuolelle, vuodesta 2019 lähtien taas kirjan takakannen sisäpuolelle. Vanhempia kirjoja ei siis tarvinnut ottaa edes hyllystä kokonaan pois viivakoodien lukua varten, kun taas uudemmat piti ottaa, avata, lukea koodi, hyllyttää uudestaan ja monesti vielä oikoa yhden kirjan pois ottamisen vuoksi paikoiltaan liukuneet ja vinksin vonksin menneet vieruskaverit takaisin järjestykseen.

Ajattelin aluksi, että viivakoodien luku käy varmasti kaikkein kätevimmin älypuhelimen viivakoodiskannerin avulla. Kun tuskastelin noin 25 kirjan lukemiseen mennyttä 25 minuuttia, jolloin piti avata lukijasovellus, lukea koodi, kopioida käsin luettu viivakoodi exceliin, sulkea huonosti toimiva sovellus, avata se uudestaan ja toistaa sama joka ikisen niteen kohdalla, kysyi kollega miksi en ota läppäriä ja USB:llä toimivaa viivakoodinlukijaa mukaani hyllyyn ja hoida hommaa niiden avulla. Hetken aikaa hyvin tyhmäksi itseni tunnettuani otin läppärin ja lukijan ja toden totta, työ nopeutui niiden avulla noin 800  %. 

Tarkoitus oli tehdä vain inventaario. Vaikka hyllyväleissä pyöriessä vastaan tuli mitä omituisimpia tapauksia, sain hillittyä itseni enkä raahannut työhuoneeseeni massiivista pinoa poistettavia kirjoja (aika monta kirjaa tuli tosin painettua mieleen myöhempää käsittelyä varten). Tarkoitus ei myöskään ollut tehdä suuria korjauksia Alman puolella. Tästä jouduin kuitenkin tinkimään jonkin verran, koska vastaan tuli tapauksia, joihin piti tehdä hyllyluokkamuutoksia, holdings-muutoksia ja myös joitain pieniä luettelointitietojen korjauksia. Yritin kuitenkin tehdä vain välttämättömät muutokset, jotta inventaario tulisi tehtyä järkevässä ajassa.

Aivan niin kuin oisin mennyt biitistä sekaisin

Tein inventaariota suunnilleen tammi–huhtikuun 2022 muiden töiden ohessa. Joskus saattoi mennä päiviä tai jopa viikkoja, jolloin en ehtinyt inventaarioon koskeakaan, joinain päivinä taas en paljon muuta tehnytkään. 

Heti alusta asti oli selvää, että väärissä paikoissa olevia kirjoja tulisi löytymään hyllyistä myös inventaarion jälkeen, koska esimerkiksi oikeaa aakkosjärjestystä Alman Shelf report -toiminto ei ota huomioon. Etukäteen ajattelin, että eniten inventaariossa löytyy väärään hyllyluokkaan joutuneita kirjoja ja tällaisia tapauksia löytyikin paljon. Esimerkiksi luokassa 37 ja sen useissa alaluokissa kirjoja oli hyvin iloisesti sekaisin ja pahasti väärään paikkaan oli eksynyt myös luokasta 36.13 löytynyt luokan 69.13 kirja. Samoin luokkien 69.1, 69.11, 69.13 ja 69.3 kirjoja oli ristissä keskenään.

Signum-tarran ja niteen järjestelmässä olevien tietojen välisiä ristiriitaisuuksia löytyi useita. Esimerkiksi hyllyluokassa 30 oli 2 kirjaa, joiden olisi tietokannan mukaan pitänyt olla hyllyluokassa 16.7, mutta kirjojen signum-tarrassa luki 30. Tällaisten tapausten kohdalla piti aina hetki miettiä, missä kohtaa kuvailijalle on tullut ajatusvirhe ja kumpaan hyllyluokkaan kirjat oikeasti kuuluvat. 

Päänvaivaa aiheutti myös eräs luokasta 37.23 löytynyt kirja, joka tarran mukaan kuului luokkaan 37.23, tietokannan mukaan luokkaan 37 ja jonka tuplakappale oli sekä tarran että tietokannan mukaan luokassa 37. Tämän tyyppisissä tapauksissa ratkaisin ongelman poistamalla toisen niteen, varsinkin jos kyseessä oli vanhempi kirja.

Hetki piti myös pohtia sen kirjan tilannetta, joka Alman mukaan oli hyllyluokassa 59.241 ja käsiteltävänä, kun todellinen sijainti oli 38.5 ja paikalla hyllyssä. Selitys tälle tietysti on se, että hajamielinen kirjan käsittelijä oli vaihtanut kirjan hyllyluokan, merkannut sen ja kirjan käsiteltävänä olon tietokantaan, mutta unohtanut tulostaa uuden signum-tarran. Outo oli sekin tapaus, jossa järjestelmä näytti että meillä on kolme kappaletta erästä kirjaa, kaksi yhdessä hyllyluokassa ja yksi toisessa. Tarkoitus oli siirtää yksittäinen kappale muiden kanssa samaan luokkaan, mutta tätä nidettä ei hyllystä löytynytkään. Lopulta viivakoodin perusteella kirja löytyi, mutta se oli aivan eri kirja kuin mitä piti. Nimellä tätä teosta ei löytynyt järjestelmästä ollenkaan. Tämä valeidentiteetin suojissa hyllyssä piilotellut tapaus ei todennäköisesti olisi koskaan ilman inventaariota löytynyt, sen kun olisi vääristä tiedoista huolimatta voinut lainata aivan normaalisti.

Ylimääräisiä sydämentykytyksiä aiheutti erityisesti luokka 59.562. Järjestelmän mukaan vain puolet hyllyluokan kirjoista oli paikallaan ja noin 120 kirjaa puuttui. Aiemmin inventoiduissa hyllyluokissa hyllyluokasta puuttuvia kirjoja oli tullut vastaan kyllä, mutta yleensä vain 1–5 kirjaa per hyllyluokka, joten 120 kirjan katoaminen henkilökunnan huomaamatta tuntui mahdottomalta. 

Mietin jo, miksi varas on iskenyt juuri tuohon luokkaan ja milloin tämä on tapahtunut. Miten noin monta kirjaa on saatu kirjastosta ulos ilman hälyporttien huutoa? Satunnaisotannalla kävin sitten tarkistamassa muutaman niteen kohtalon ja ne olivat juuri siellä missä pitikin. Mysteeri sai selityksen, kun tutkin hyllyluokan niteet sisältävää excel-taulukkoa ja totesin, että koko luokan loppupää oli jostain syystä jäänyt tallentumatta taulukkoon. Note to self: Älä lue viivakoodeja hyllyjen välissä enää kello 16 jälkeen iltapäivällä, älä kuuntele samalla liian hyvää musiikkia ja jätä hyvä ihminen ainakin se kolmas kahvikupillinen juomatta…

Omituisten otusten kerho

Muitakin omituisuuksia tuli vastaan. Erästä kirjaa ei löytynyt tietokannasta, vaikka se hyllyssä oli. Samaa kirjaa löytyi kuitenkin juuri hankittuna e-kirjana ja tässä kohtaa alkoivat jonkinlaiset kellot soimaan. 

Selvisi, että asiakas oli äskettäin ilmoittanut opuksen olleen hänellä lainassa, mutta että sitä ei löytynyt enää häneltä ja että hän muistelee kirjan jo palauttaneensakin. Kahden eri ihmisen voimin teosta etsittiin silloin hyllystä ja lähiluokista, mutta sitä ei löytynyt. Asiakas korvasi kirjan, se poistettiin tietokannasta ja siitä hankittiin e-kirja korvaavaksi kappaleeksi. Muutamaa viikkoa myöhemmin kirja löytyi, totaalisen väärästä paikasta, mutta silti oikeasta hyllyluokasta. Mysteeriksi jää, miten kirja on ensin onnistunut kulkeutumaan kirjastoon niin, ettei se ole palautunut asiakkaalta lainasta, sitten hyllyyn väärälle paikalle ja vielä lopuksi piiloutumaan kahden eri ihmisen etsivältä katseelta. Tuntemattomia ovat joskus kirjojen tiet.

Eräästä hyllyluokasta puolestaan löytyi kirja, joka oli ollut asiakkaalla lainassa vuodesta 2019 alkaen ja joka oli 2,5 vuotta myöhässä. Siihen, miksi kirja ei missään vaiheessa ollut mennyt lost-tilaan, eikä asiakkaalle ollut tullut myöskään myöhästymismaksuja tai lainakieltoa, ei keksitty mitään vedenpitävää selitystä. Ainoa mahdollinen selittävä tekijä on, että palautuspäivä on osunut juuri siihen ajankohtaan kun olemme ruvenneet siirtymään Voyagerista Almaan, ja tämä kyseinen nide on integraation pyörteissä jäänyt jotenkin ulkopuolelle. 

Hyllyssä olevia, mutta asiakkaalla yhä lainassa olevia kirjoja löytyi koko inventaariossa vain kolme.. Tai oikeastaan kaksi ja puoli.. Yksi kirja oli nimittäin varsinainen Schrödingerin kirja, joka näkyi Almassa nidetietojen mukaan yhä asiakkaalla lainassa, mutta Alman asiakastietojen mukaan asiakas oli jo kirjan palauttanut. Tähän emme keksineet mitään selitystä.

Kadonneeksi merkattuja, missing-tilassa olevia kirjoja löytyi kaksi ja kirjoja, joiden viivakoodin sisältävää nidettä ei järjestelmästä löytynyt, peräti 49. Näistä osa oli niteitä, joiden viivakoodi on lukeutunut exceliin viivakoodinlukijalla virheellisesti, mutta suurinta osaa nimekkeellä hakemalla ei enää tietokannasta löytynyt. 

Kaikkein suurin yllätys oli kuitenkin se, miten paljon löytyi sellaisia niteitä, joiden olisi pitänyt olla paikalla mutta jotka eivät hyllyssä olleet. Tein tällaisista niteistä inventaarion edetessä Almassa aina hyllyluokka kerrallaan setin ja lopuksi yhdistin tiedot yhteen excel-taulukkoon. 

Huikeat 283 nidettä puuttui. Osa näistä oli toki löytynyt myöhemmin vääristä hyllyluokista ja palautettu sittemmin oikeille paikoilleen, osassa viivakoodi taas oli lukeutunut väärin. Kävin hyllyt listan kanssa läpi vielä kerran ja alun perin listalla olleista kadonneista lampaista löytyi noin 100 kappaletta. Niteistä 180 jäi kuitenkin kateisiin. Niteiden nimien ja julkaisuvuosien perusteella karkeasti arvioiden ehkä noin 75 % näistä on sellaisia, jotka on oikeasti kokoelmista jo poistettu, mutta joiden tiedot ovat jostain syystä Almaan jääneet roikkumaan. Ehkä ne ovat palautuneet Melindan tai jonkun varmuuskopion kautta, ehkä kyseessä on bugi. Joitain kymmeniä kirjoja kokoelmasta kuitenkin puuttuu ihan oikeasti ja siitä mihin ne ovat kadonneet, ei ole tietoa. Voi olla että osa on varastettu tai voi olla että osa on jäänyt automaatilla lainaamatta vahingossa ja palautuu aikanaan.

Kyllä kannatti

Vaikka inventointi oli iso projekti, sen teko kannatti. Tietokanta siivoutui huomattavasti ja iso osa vuosien varrella sattuneista virheistä luokitustiedoissa tuli korjattua. Kokoelmiltaan suuremmissa kirjastoissa näin kattavan inventaarion teko kerralla voi olla liian iso homma, eikä koko kokoelman inventointia kannata joka vuosi tai edes joka toinen vuosi muutenkaan tehdä. 

Pienempiin osa-alueisiin kannattaa kuitenkin säännöllisesti panostaa. Jo muutaman hyllyluokan inventointi todennäköisesti tuottaa hedelmää. Meillä seuraava täysinventointi on edessä ehkä joskus 2030-luvulla, mutta yksittäisten, paljon käytettyjen ja nopeasti uudistuvien hyllyluokkien inventointia tehdään varmasti useammin. 

Inventointi toimii hyvänä motivaattorina kokoelmien muullekin perkaamiselle, sen verran pölyyntyneitä ja historiallisia tapauksia hyllyistä löytyi. Kannustankin kaikkia amk-kirjastolaisia pienen tai suuren inventointiprojektin kimppuun, erityisesti jos edellisestä inventoinnista on aikaa, tai sellaista ei ole tehty järjestelmällisesti koskaan. Voin luvata, että yllätyksiä löytyy ja omia sekä kollegoiden aivonystyröitä saa hieroa välillä tosissaan. On kuitenkin palkitsevaa, että edes pienen hetken ajan kaikki on järjestyksessä. Luultavasti.