Kohti avointen aineistojen tasavertaista asemaa kokoelmassa

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun, Xamkin kirjastossa on muutaman viime vuoden aikana kuvailtu ja liitetty avoimia aineistoja ja aineistokokoelmia osaksi kirjaston verkkopalvelua Kaakkuria. Oletettavaa on, että avointen aineistojen määrä kasvaa tulevaisuudessa. On aika pohtia suunnitelmallisemmin avointen aineistojen käsittelyä tasavertaisena osana kirjaston kokoelmaa. Oma tavoitteemme on laatia avointen aineistojen elinkaarelle malli.

Avointen aineistojen elinkaarta hallitsemaan

Perinteisesti kirjaston kokoelmiin hankitaan aineistoja ja aineistopaketteja. Kuvailemme sekä opintojaksoille määriteltyjä että kirjaston henkilökunnan koulutusalojen ja TKI-toiminnan käyttöön valitsemia aineistoja. Kirjaston kokoelmaa on vähitellen laajennettu myös käyttörajoituksettomilla yksittäisillä avoimilla aineistoilla ja avoimilla aineistopaketeilla. Seuraava askel, jonka nyt olemme päättäneet ottaa avoimuuden tiellä, on huolehtia myös avointen aineistojen koko elinkaaren hallitusta käsittelystä sekä järjestelmissä, kokoelmassa että toimintatapojen osalta. Tämä artikkeli kertoo tämän suunnittelutyön etenemisestä.

Aloitimme avointen aineistojen elinkaaren suunnittelun tammikuussa 2023 keskustelemalla avoimiin aineistoihin liittyvistä näkökulmista. Periaatteemme oli, että avoimet aineistot ovat tasavertaisia hankittujen painettujen ja e-aineistojen kanssa. Avointen aineistojen ylläpito ja poistot vaativat uusia ratkaisuja, koska linkit vanhenevat, aineistot poistuvat tai siirtyvät eikä poistojen tueksi ole tilastoja lainamääristä. Aiemmin emme juuri ole poistaneet avoimia aineistoja kokoelmastamme.

Hallittu kokonaisuus on hyödyksi sekä kokoelmatyössä että aineistojen loppukäyttäjille Kaakkurissa. Kirjaston avoimet aineistot ja niiden elinkaaren hallinta tukevat ja ovat samalla osa koko Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun avointa toimintakulttuuria.

Mitä haasteita avointen aineistojen valintaan liittyy?

Yksi olennainen kysymys liittyy siihen, miten järjestämme ja tuomme esille koulutuksen tarvitsemat avoimet aineistot. Opetuksessa käytetään enenevissä määrin avoimia aineistoja. Nykyään saamme ohjelmistorobotiikan kautta automaattiset Excel-tiedostot opinto-oppaan opintojaksokirjallisuudesta. Haasteena on kuitenkin, että opinto-oppaaseen ei merkitä kaikkea käytössä olevaa opintojaksokirjallisuutta. Opintojaksotietoja tallennetaan myös muille oppimisalustoille, joista emme saa suoraan tietoa.

Tähän mennessä avoimia aineistoja on valittu muiden aineistohankintojen yhteydessä. Xamkissa on tätä nykyä käytössä avointen aineistojen lista, johon on voinut merkitä uusia aineistoja kuvailtavaksi. Muita yhteisiä toimintamalleja ei ole vielä Xamkissa kehitetty avointen aineistojen hallintaan.

Kuten painetuista aineistoista myös avoimista aineistoista valitaan kokoelmaan opintojaksokirjallisuuden lisäksi opintojaksoja ja opinnäytetyötä tukevaa valinnaista kirjallisuutta. Opetuksessa voi olla myös tarve saattaa käyttöön pelkästään avoimia aineistoja, esimerkiksi silloin kun opintojaksoja tarjotaan organisaatiorajat ylittävästi. Myös avointen aineistojen määrä on lisääntynyt merkittävästi. Muun muassa useat yhdistyksen ja viranomaiset eivät nykyään enää julkaise painettua aineistoa vaan ovat siirtyneet pääasiassa avoimeen sähköiseen julkaisemiseen.

Saatavilla olevissa avoimissa aineistoissa korostuu kuitenkin laatuun liittyvä vaihtelu ja kirjavuus. Toisaalta erityisesti yhdistysten verkkolinkit muuttuvat usein, eikä pysyvien linkkien käyttöön ole riittävästi osaamista ja resursseja. Osalla aineistojen tuottajista taas ei ole ollenkaan taustaa aineistojen kustantamisesta ja käytännöt voivat olla hyvinkin kotikutoisia. Kirjastossa tämä tarkoittaa tasapainoilua valinnoissa laadukkuuden ja hyödyn välillä enemmän kuin painettujen ja maksullisten e-aineistojen kohdalla olisi.

Metatieto avainasemassa avointen aineistojen hallinnassa

Kirjastomme keskusteluissa nousi esiin myös se, miten avointen aineistojen metatietojen käsittely ja ylläpito eroavat muihin aineistoihin verrattuna. Erot liittyivät kuvailtavien aineistojen hallittavuuteen järjestelmätasolla ja kokoelmatyöhön neljän kampuskirjaston yhteisessä kokoelmassa.

Kirjastoissa avoimia aineistoja tuodaan kokoelmaan useita väyliä pitkin. Voidaan hyödyntää Kansalliskirjaston koordinoimaa listaa, joka sisältää Finnassa olevien uusien aineistojen ja muiden tietolähteiden muutoksia (Kansalliskirjasto). Tätä kautta on mahdollista saada kokonaisia aineistokokoelmia näkymään Kaakkuriin. Kaakkuriin tuotuja avoimia aineistokokoelmia ovat esimerkiksi Avointen oppimateriaalien kirjasto sekä Theseukseen tallennettavat ja sieltä Kaakkuriin tuotavat Xamkin oman Oppimateriaalit-julkaisusarjan avoimet julkaisut. Uusimpana mukaan on lisätty Luonnonvarakeskuksen julkaisuarkisto. Avoimien aineistokokoelmien julkaisujen metatiedot eivät ole meillä käytössä olevassa kirjastojärjestelmässä Kohassa. Tämä tarkoittaa sitä, että niiden ylläpito hoidetaan asianomaisten tahojen toimesta emmekä voi muokata metatietoja itse, jos esimerkiksi saatavuuslinkkejä olisi päivitettävä. Sama tilanne on myös Kaakkuriin tuotavien lisensoitujen aineistopakettien metatietojen kohdalla.

Finnasta löytyvän aineiston lisäksi voidaan kuvailla yksittäisiä avoimia aineistoja, jotka ovat hyvinkin erityyppisiä toisiinsa verrattuna. Yksittäisten avoimien aineistojen metatiedot kuvailemme Aleph-kuvailuohjelmaa käyttäen kansalliseen yhteiseen metatietovarantoon Melindaan. Kuvailemme Melindaan myös kaikki painetut aineistot ja yksittäin ostettuja verkkoaineistoja. Melindasta metatiedot replikoidaan Kaakkuriin ja Kohaan.

Merkittävänä erona muihin aineistoihin on se, että avoimien aineistojen käsittelystä ei jää samalla tavalla esimerkiksi Kohaan merkintöjä tai lainamäärähistoriaa, joiden avulla niistä voitaisiin myöhemmin saada tietoa järjestelmästä. Valinnan jälkeen avoimet aineistot voidaan kuvailla tai tuoda aineistokokoelmina heti kokoelmaan. Koska avoimet aineistot ovat maksuttomia, ei niille tarvita hankintaan liittyvää hallinnointia samalla tavoin kuin maksullisille aineistoille.

Painetuista aineistoista on saatavissa nidekohtaisesti tietoa esimerkiksi lainahistoriasta, mikä auttaa poistoja mietittäessä. Verkkoaineistojen käytöstä ei ole saatavissa tietoa Kohasta. Lisenssillä ostetuilla kuvailtavilla e-aineistoilla meillä on käytössä varastotiedot, mikä kuitenkin muulla tavoin lisää tiedonsaannin mahdollisuuksia järjestelmästä. Eri palvelutarjoajien kautta lisensoiduista aineistoista saadaan yleensä tilastotietoa, vaikkakin niiden yhteismitallisuudessa on vielä toivomista. Avoimien aineistojen käytöstä ei ole saatavissa muuta tietoa kuin mahdollisesti Finnan muutamien käytetyimpien aineistojen listalta.

Tiedostimme, että avointen aineistojen elinkaaren haltuunotto vaikuttaisi kuvailutyöhön ja sen määrään. Koimme, että nyt on kuitenkin hyvä vaihe miettiä avointen aineistojen metatietoja ja niiden hallittavuuden näkökulmia, kun määrät eivät vielä ole kasvaneet hallitsemattomiksi.

Varastotietojen käyttöönotolla ja linkkien tarkistamisella parannettiin löydettävyyttä

Xamkin kirjastossa aloitettiin alkuvuodesta myös asiakaskäyttöliittymän kehittäminen, jonka tavoitteena oli järjestää erityyppiset aineistot omille välilehdilleen. Tämä kehittämistyö kulki käsikädessä avointen aineistojen saatavuuden parantamisen kanssa.

Ensiksi selvitimme järjestelmätason vaatimukset kuvailutietueissa tavoitteena aineistojen tasavertainen käsittely Kohassa ja Kaakkurissa. Haasteena oli saada eroteltua avoimet aineistot muista aineistoista. Ratkaisuna päätimme ottaa käyttöön varastotiedot myös avoimille kuvailtaville aineistoille. Jotta avointen aineistojen varastotietojen kuvailu olisi mahdollisimman sujuvaa, loimme avoimille aineistoille Kohaan valmiiksi esitäytetyn varastotietopohjan (kuva 1). Kuvailija tallentaa aineiston saatavuuslinkin varastotietopohjaan.

Käytämme valmiita varastotietopohjia myös yksittäin ostettujen verkkoaineistojen kuvailussa. Yhdenmukaistamisen myötä tuli myös lisää mahdollisuuksia saada järjestelmästä tietoa avointen aineistojen elinkaaren eri vaiheissa. Toimintatapa mahdollisti samalla myös yksittäin kuvailtujen avointen aineistojen sijoittamisen Kaakkurissa avoimien aineistojen välilehdelle (kuva 2).

Loppukevään ja kesän aikana kävimme läpi tähän mennessä kuvailtujen avointen aineistojen saatavuuslinkkien toimivuuden sekä loimme aineistoille varastotiedot. Pyysimme Finna-toimistoa lisäämään avoimien aineistojen sijaintifasetin Kaakkuriin (kuva 3). Kaakkurin välilehdet toteutuivat heti syyslukukauden alettua. Samalla toteutui ensimmäinen etappi kohti tasavertaisuutta avoimilla aineistoilla. 

Ylläpito ja poistot hallittaviksi raportteja hyödyntäen

Jatkoimme elinkaarimallin pohdintaa syyskuussa keskeisiksi haasteiksi nousseiden asioiden parissa. Ideoimme ratkaisuehdotuksia kokoelmatyön näkökulmasta, mutta järjestelmiin liittyvät tekniset seikat kulkivat koko ajan mukana kaikessa suunnittelutyössä luoden sille puitteet.

Haasteen ydin on se, miten huomaamme kokoelmassamme olevat ja jonkun meistä tärkeiksi arvioimat avoimet aineistot. Toisaalta pohdimme sitä, kuinka saada ylipäänsä tietoa aineistojen tarpeellisuudesta. Tämä konkretisoituu varsinkin poistojen yhteydessä. Voi olla haastavaa tunnistaa, esimerkiksi jokin jo vanhemman aineiston käyttökelpoisuus eri kampusten koulutusten ja eri alojen suhteen. Aineisto voi olla esimerkiksi opintojaksokirjallisuudeksikin merkitty, mutta emme saa tästä tietoa, jos aineistoa ei ole merkitty opinto-oppaaseen näkyville.

Jotta voimme hyödyntää Kohan avointen aineistojen raportteja esimerkiksi kampuskohtaisessa seurannassa, tarkoittaa se käytännössä tiettyjä sovittuja merkitsemistapoja metatiedossa. Totesimme, että järkevintä olisi tehdä merkinnät jo käyttöön otettuun varastotietoon (kuva 4). Teknisesti vaihtoehtomme olivat joko sopia vapaamuotoinen merkitsemistapa tai rakentaa määrämittainen valikko. Päädyimme määrämittaiseen merkitsemistapaan, jolloin Kohassa voi rakentaa alasvetovalikon varastotietopohjan 856 x-osakenttään. Jaamme valikon kampuksittain ja jokaisesta kampuksesta erotellaan kampuksen opintojaksokirjallisuus omaksi valikokseen.

Jatkamme edelleen avointen kuvailtavien aineistojen listan käyttöä ja kehitämme sitä huomioimaan määrämittaisten varastotietojen valikkotekstit. Avointen kuvailtavien aineistojen lista yhdessä varastotietojen kanssa mahdollistavat toimintatavan koko elinkaaren ajalla tapahtuvalle seurannalle. Kokeilemme nyt toimintatavan toimivuutta. Voi olla, että myöhemmin on tarkoituksenmukaista muuttaa käytäntöjämme ja ainakin tarkastella ratkaisujemme toimivuutta. Mietimme kuitenkin edelleen, mitä muita metatietoja tarvitaan, jotta aineistojen saatavuus ja ylläpito parantuvat.

Avointen aineistojen ylläpito eli saatavuuslinkkien toimivuuden varmistus

Perustavanlaatuinen haaste avoimissa aineistoissa liittyy saatavuuslinkkien toimivuuteen ja erityisesti niiden toimimattomuuteen. Pysyvät tunnisteet parantavat aineistojen luotettavuutta ja linkkien toimivuutta. Mikäli pysyvä linkki on saatavilla, käytämme sitä, mutta monille aineistoille niitä ei löydy. Jos aineisto on esimerkiksi PDF-muodossa, sen linkki voi lakata toimimasta hetkenä minä hyvänsä. Ei-pysyvien linkkien seuranta vaikuttaa lähes ylitsepääsemättömän vaivalloiselta.

Jos päättäisimme sallia kokoelmaamme vain pysyvät linkit, tarkoittaisi se samalla sitä, että rajaisimme osan esimerkiksi opintojaksoille määritellyistä aineistoista pois. Todennäköistä on, että tietokannassa on aina jonkin verran toimimattomia linkkejä, mutta tavoiteltavaa on kuitenkin pyrkiä mahdollisimman vähäiseen määrään. Ratkaisu lienee tehdä Kohan raporteilla manuaalisesti läpikäytäviä tarkistuslistoja tietyin määräajoin. Ellei sitten jatkossa tekoälystä olisi tarkistustyössä apua.

Vastuut ja yhteiset toimintatavat

Koimme tärkeäksi miettiä ja sopia selkeät toimintatavat neljän kampuskirjaston yhteiselle avoimelle kokoelmalle. Avointen aineistojen kuvailutyön osalta asiaa oli jo aiemmin mietitty, mutta koska poistoja ei aiemmin juurikaan ollut tehty, tämä tarkoitti ensisijaisesti vastuuhenkilöiden miettimistä. Päädyimme siihen, että avointen aineistojen elinkaaren hallinnan perusideana on, että se, joka valinnan tekee, huolehtii myös ylläpidosta ja poistoista. Mietinnässä on vielä, tekeekö ylläpitoa eli linkkien tarkistusta joku myös keskitetysti.

Näin meillä on lähdetty miettimään avoimia aineistoja osana muuta kokoelmaa. Meillä ei ole tiukkaa aikataulua, jonk aikana saattaa elinkaarimalli loppuun. Tärkeintä on, että löydämme ne toimintatavat, joiden kanssa arki olisi sujuvaa. Nyt ajatuksemme ovat toteutuksessa ja seuraamme, mitkä asiat vaativat jatkokehittämistä.

Yhteistyöllä parempaa palvelua ja saatavuutta

Keskustelumme ja kehittämistyömme ovat poikineet myös yhteydenottoja organisaatiomme ulkopuolelle. Olemme todenneet, että meille tulevissa metatiedoissa on epätarkkuuksia ja virheitä. Olemme pyrkineet vaikuttamaan palveluntarjoajien, erityisesti suomalaisten kustantajien tuottamaan avointen aineistojen metatietoon eli syntyvään ja Kaakkuriin siirtyvään metatietoon. Tätä yhteistyötä tulemme jatkamaan. Olemme lisäksi pyrkineet tuomaan esille metatiedon merkitystä niin kirjastohenkilökunnalle kuin loppukäyttäjille.

Olisi myös kiinnostavaa tietää, miten muut kirjastot hoitavat avoimien aineistojen hallintaa. Metatietotyö ja kokoelmanhallinta ovat kuitenkin kirjastolaisten ydinosaamisaluetta. Mitä ajatuksia artikkelimme herätti? Miten olette ratkaisseet oman organisaationne palvelemisen avointen aineistojen osalta? Kaikki ajatuksenne asiaan ovat tervetulleita. Olkaa matalalla kynnyksellä yhteydessä (heli.kolehmainen@xamk.fi).