KOHA i Sverige

I början av oktober gjorde jag tillsammans med en kollega från Hankens bibliotek en studieresa till Sverige för att bekanta mig med bibliotekssystemet Koha. Jag hade erhållit Erasmus-medel för resan så tack för det! Vi valde att besöka Stockholms universitetsbibliotek som redan har några års erfarenhet av Koha och Högskolan i Gävle, som hade lite kortare erfarenhet.

Högskolan i Gävle (HIG), 4.10.2018 på Kanelbullens dag

Högskolan i Gävle är till sitt upplägg lite liknande som Arcada med flera olika utbildningsområden under samma tak, men de är betydligt större med sina 16 000 studerande mot våra 2500. Vid högskolans bibliotek och Learning Center, som biblioteket är en del av, jobbar ca 25 personer.

På biblioteket togs vi emot av bibliotekarie Elisabeth (Ellie) Jansson och biblioteksassistent Irina Johansson. De hade båda varit med i en arbetsgrupp på fem personer, som jobbade med övergången till Koha i juni 2018. Under en tid använde de sig av både det gamla systemet i Axiell och det nya systemet Koha. Inför övergången förlängde de alla lån som sommarlån för att undvika att någon låntagare faller emellan med påminnelsemail och annat. Biblioteket var öppet hela tiden när det nya systemet togs i bruk och därför var det bra att förlägga tiden till juni när det inte är så många studenter på plats.

Eftersom både jag och min kollega från Hanken är katalogiseringsmänniskor ville vi främst koncentrera oss på frågor kring just katalogisering, lokalisering, lånetider och låneverksamhet, men till det hör automatiskt också lite systeminställningar.

I Sverige katalogiserar de i Libris och sätter in exemplarsposterna i Koha, vilket på så sätt motsvarar vårt system att katalogisera i Aleph och därifrån föra över posterna till Koha. I Koha sätter man in alla uppgifter om lokalisering och lånetider på exemplarnivå. Alla exemplar får därmed en egen rad i katalogen med egna villkor. Det är fullt möjligt att ha olika lånetider för olika exemplar liksom olika lånetider för olika kundkategorier, precis som i Voyager nu. RFID fungerar också bra med Koha.

Koha har väldigt många fält, såväl i cirkulationen som i katalogiseringen, vilket kan förvirra och försvåra överskådligheten. Därför är det bra att på förhand tänka igenom vilka uppgifter man behöver ha med och skala bort obehövliga fält. Det är också möjligt att sätta till egna fält om det behövs. I Gävle hade de t.ex. satt till ett fält för personsignum. Det går att ha både öppna och slutna kommentarsfält, dvs att kommentarerna syns enbart internt eller också för kunderna. I och med övergången till ett nytt system är det ett bra tillfälle att gå igenom alla texter som skickas till kunder och uppdatera enligt behov.

Det går mycket mera tid till inställningar i Koha än vad man skulle kunna tro. Börja därför i god tid och dokumentera allt som ska göras, vad som har gjorts och vad som har ändrats. En konkret fysisk Koha-pärm verkade vara ett bra och fungerande hjälpmedel. Att använda testdatabasen för att få allt att se ut som man vill ha det är ett ovärderligt hjälpmedel.

Som varning och försiktighetsåtgärd sa de att man ska komma ihåg att Koha är Open source, som man kan komma åt varifrån som helst. Det är därför extra viktigt att byta lösenord tillräckligt ofta och att de är tillräckligt bra.

Stockholms universitetsbibliotek, Frescatibiblioteket 5.10.2018

Stockholms universitet är rankat bland de 100 bästa universiteten i världen med ca 33 000 studenter. En helt annan dimension än våra små enheter, men katalogarbetet är detsamma oberoende av storlek. Stockholms universitetsbibliotek gick över till Koha från Voyager sommaren 2016. Konverteringen gick bra, även här utan att ha låneverksamheten stängd. I Stockholm valde man att ta bort alla skulder innan övergången för att så att säga börja från rent bord.

I Stockholm var vår värd utvecklare Katarina Ingemarsson. Bibliotekarie Lena Hagberg demonstrerade katalogiseringen för oss och bibliotekarie Gunilla Rydbeck visade oss lånemodulen och demonstrerade in- och utlån och reserveringar. Till sist fick vi gå på rundvandring i biblioteket med bibliotekarie Anne Järvinen.

Stockholms universitetsbibliotek katalogiserar med Bibframe i Libris. De katalogiserar enbart tryckta monografier, men om man katalogiserar e-böcker ska de ha en egen post och länken till materialet sätts i huvudposten.

Liksom i Gävle poängterade man i Stockholm att det är viktigt att städa i katalogen före övergången till Koha, liksom det är viktigt att dokumentera alla steg. Även här använde de sig av en fysisk pärm med samlade listor och ändringar vid sidan av dokumentation på intranätet. De som kan SQL kan laga färdiga körningar och spara dem under Reports i Koha. På det sättet kan t ex de som jobbar med samlingarna göra de körningar som de behöver.

Förstås fick vi till en del liknande information om systemet från de båda högskolebiblioteken. I ett Open source-system kan alla göra sina egna inställningar enligt egna behov, men vissa saker är ändå standard för alla bibliotek. Båda biblioteken betonade att det tar tid att gå igenom alla inställningar så börja i god tid med att fundera ut vad man behöver och vad man kan skala bort.

Allmänna intryck

Vi blev väldigt väl emottagna på de båda bibliotek som vi besökte. Vi fick bra och informativ information om Koha och om övergången från ett system till ett annat. De flesta verkade nöjda med det nya systemet bara man släpper tanken på hur det gamla systemet varit och går in för att använda ett Open source-system utan fördomar. Genom att pröva sig fram och experimentera får man ett system som fungerar för det egna biblioteket. Koha är inte bättre eller sämre än det gamla systemet, bara annorlunda.

Det fina med Open source är att vilken sak man än funderar på finns det alltid någon annan i världen som funderat på samma sak så genom att fråga får man oftast svar. Koha kräver mera egen insats än andra program just för att det är Open source. Fördelen är ändå att man kan forma det efter det egna bibliotekets behov. Bibliotekssystemet Koha är logiskt och intuitivt att använda och det finns många vägar att komma till samma ställe. Var man än är i systemet kan man trycka på Hjälp-knappen och får då kort information om just det ställe där man just då befinner sig. Det här är mycket användbart för att snabbt få information.

Ett tips för oss var att gå med i Kohanätverket i Sverige för att få tillgång till de ärenden som diskuteras där. Naturligtvis kan vi också vända oss till våra nya kontakter vid de båda biblioteken direkt med frågor kring Koha.

Resan och besöken var givande och att vara i Stockholm överlag är aldrig fel.

Inger Måtts-Wikström
Arcadas bibliotek