Kirjastot koronakevään keskiössä

Korona puhutti Itä-Suomen kirjastopäivillä. Paneelikeskustelussa käytiin läpi sitä, miten korona vaikutti eri kokoisten ja keskenään hyvin erilaisten kirjastojen toimintaan. Digiloikkia joutui ottamaan jokainen. Osalle askeleet olivat pidempiä, osalle lyhyempiä, mutta muutokselta ei vältytty missään.

Taustaa

Itä-Suomen kirjastopäivät 2020 järjestettiin 27.8.2020 virtuaalisena yksipäiväisenä webinaarina. Webinaarin aiheena oli Tunne, totuus ja tieto – kirjasto totuudenjälkeisessä yhteiskunnassa. Webinaarin järjestivät yhteistyössä Itä-Suomen aluehallintovirasto, Joensuun seutukirjasto, Itä-Suomen yliopiston kirjasto ja Karelia-ammattikorkeakoulun kirjasto.  Osallistujia oli parhaimmillaan lähes 200.

Tämä artikkeli käsittelee webinaarin viimeistä aihetta eli Korona-opit kirjastoille – ratkaisuja tulevaisuuteen keskustelua. Keskustelun puheenjohtajana toimi Jarmo Saarti (UEF) ja osallistujina olivat Arja Juntunen (UEF), Pekka Uotila (XAMK), Rebekka Pilppula (Turun kaupunginkirjasto) sekä Tarja Frilander (Pieksämäen kaupunginkirjasto).

Keskustelun aluksi jokainen osallistuja kertoi oman kirjastonsa näkökulmasta, miten maaliskuun 2020 tapahtumat vaikuttivat juuri heidän kirjastoonsa ja millaisiin toimenpiteisiin ryhdyttiin, kun kirjastot jouduttiin sulkemaan hyvin lyhyellä varoitusajalla. Vaikka keskustelijoina oli keskenään hyvin eri tyylisten ja eri kokoisten kirjastojen edustajia, lähes jokainen joutui pohtimaan samoja asioita ja miettimään kirjaston palveluiden ja toimintojen organisointia aivan uudesta näkökulmasta.

Jatkuvaa säätämistä UEFissa

Itä-Suomen yliopiston kirjaston asiakaspalveluista vastaava palvelupäällikkö Arja Juntunen kertoi, että ohjauksessa ja opetuksessa täyteen etäpalvelemiseen siirtyminen ei ollut suuri muutos, koska suuri osa opetuksesta oli jo entuudestaan hoidettu verkossa. Hankinnan puolella puolestaan piti ruveta suosimaan sähköisiä aineistoja ja miettiä, mistä vaihtoehtoisista lähteistä asiakkaat saisivat tarvitsemansa materiaalit. Asiakaspalvelussa ensisijaisia yhteydenottotapoja olivat chat ja sähköposti. Puhelimetkin olivat jatkuvasti valmiudessa, mutta soittoja asiakkailta ei tullut niin paljoa kuin odotettiin. Yliopiston johdon kirjaston suosio sen sijaan yllätti. Ensimmäisessä yliopiston tiedotustilaisuudessa kirjaston käytöstä sen kiinnioloaikana tuli valtavasti kyselyitä ja kirjaston rooli niin yliopiston opiskelijoiden kuin henkilökunnankin arjessa korostui.

Toukokuun puolessa välissä koronarajoitusten löysentyessä Itä-Suomen yliopiston kirjasto ei vielä avannut oviaan, mutta aloitti varattujen kirjojen noutopalvelu kassialmasen. Tästä kuitenkin todettiin myöhemmin, että se ei ole enää nykypäivänä kätevä palvelumuoto. Normaalisti kampuskirjastot ovat auenneet turvaohjeita korostaen vasta lukuvuoden alkaessa elo-syyskuussa, osittain myös siksi, että joihinkin tiloihin päätettiin tehdä pienimuotoista remonttia kiinniolon aikana.  Kaiken kaikkiaan Itä-Suomen yliopiston kirjastolle koronakevät tarkoitti palvelukulttuurin äkillistä muutosta, josta ei enää ole paluuta entiseen. Toisaalta korostui myös “jatkuva säätäminen”, koska muutoksia piti tehdä hyvin nopealla aikataululla - koskaan ei tiennyt mitä huominen tuo tullessaan ja totutut toimintatavat piti ajatella uudestaan.

Sähköisiä aineistoja ja opastusta Xamkissa

Xamkin kirjastonjohtaja Pekka Uotila kertoi aluksi heidän lähtötilanteestaan: ennen koronakevättä 16 prosenttia opiskelijoista opiskeli kokonaan verkossa, vajaa puolet pelkässä oli lähiopetuksessa ja sekä että opetuksessa oli 36 prosenttia opiskelijoista. Kun koronatilanne tuli sitten päälle, heillä siirryttiin kokonaan etäopetukseen. Ammattikorkeakouluissa monilla aloilla ollaan maaliskuussa esimerkiksi harjoitteluissa, joten loppukeväisin on kampuksilla vähemmän opiskelijoita paikalla muutenkin.

Kun Xamkin kirjaston tilat menivät koronan vuoksi maaliskuussa kokonaisuudessaan kiinni, nousi kysymykseksi se, että “mitä me teemme”. Kirjastotyö on perinteisesti jäsentynyt pitkälti asiakkaan fyysisen kohtaamisen kautta. Heillä kirjastossa on tehty koronasulun aikana paljon asioita, jotka ovat vieneet kirjastokokonaisuutta eteenpäin, kuten hankintaresurssien siirtämistä sähköiselle puolelle ja poistoja kokoelmista. Opetusta ja ohjausta on siirretty verkkoon, mikä on onnistunut hyvin. Pidempiaikainen tavoite on ollut se, ettei oma kampus olisi niin merkityksellinen opiskelijoille - tähän vaikuttaa sekä sähköisten aineistojen hankinta kaikkien kampusten käyttöön että neuvonta ja ohjaus verkossa, jolloin se ei ole niin kampuksen omaan henkilökuntaan profiloitunutta palvelua.

Yhteisöllisyys verkkoajassa on iso kysymys. Xamkissa palaverit on pidetty jo 3–4 vuotta verkossa, joten korona ei muuttanut asiaa millään tavalla. Vuoden ajan tiimipalaverit ovat olleet verkkovälitteisiä, sillä toimipisteajattelusta on siirrytty tehtävienmukaisiin tiimeihin. Kerran kuukaudessa heillä pidetään henkilöstöfoorumeja, johon kaikki osallistuvat. Sen lisäksi pidettiin koronahefoja (henkilöstöfoorumeja) viikoittain ja lisäksi joitain kahvitunteja verkossa. Heillä kaikki on ollut jo pitkään Teamsissa (asiakirjat jne.), joten töiden tekeminen kuulokkeet korvilla oli suurimmalle osalle henkilökuntaa tuttua. Vaikka kaipaus nähdä ja kohdata ihmisiä fyysisesti on suurta, käytännön työtehtävien tekemisen ja työtehtävien vaatiman tiedon liikkumisen kannalta Pekka ei näe tässä mitään ongelmaa. Kaikki mikä on rationaalista ja työtehtäviin liittyvää, toimii verkkoympäristössä hyvin, jopa paremmin. Ongelma liittyy ennemminkin hyvinvoinnin ulottuvuuteen, sosiaalisuuteen ja tietynlaisen luottamuksen rakentamiseen.

Koronasulun suurimpana ongelmana kirjastoasiakkailla oli pääasiassa kirjojen palauttaminen ja lainaaminen, vaikkakin palautetta asiasta oli tullut vähemmän kuin ennakkoon oli kirjastossa ajateltu. Kirjaston asiakaskoneiden käyttömahdollisuuksien poistuminen koronasulun aikana ei myöskään ole noussut palautteissa esille. Amk-kirjastokentältä on kuulunut viestiä siitä, että asiakkaiden palattua sulun jälkeen kirjastoihin, ovat he unohtaneet miten kirjastopalveluja käytetään. Korona-ajan ja -sulun pidempiaikaiset vaikutukset jäävät nähtäväksi.

Tulevaisuuskuvia koronan varjosta ja sen jälkeen

Tulevaisuudessa vain aloittavat opiskelijat olisivat paikan päällä kampuksilla, mikä tarkoittaa neljäsosaa opiskelijoista neljälle eri kampukselle jakautuneena. Nyt on hypätty siihen opiskelumalliin, mikä olisi tapahtunut ilman koronaa noin kolmessa vuodessa. Koronarajoitukset tulevat varmaan jatkumaan aika pitkään, joten tämä on uusi normaali – paikan päällä korkeakoulukampuksilla ei liiku kovinkaan paljon ihmisiä lukuun ottamatta 1. ja 2. vuoden opiskelijoita ryhmäytymisen ja yhteisöllisyyden vuoksi. Kirjasto tulee olemaan entistä enemmän sähköinen palvelu, jota ammattikorkeakoulukirjastot ovat jo paljon olleetkin. Haasteena on se, miten kirjastot ja kirjastoissa työskentelevät asian ymmärtävät. Kirjastojen ja kirjastolaisten tulisi toimia osana sähköistä palvelua; rikastaen sitä fyysisillä palveluilla, hyvillä perinteillä ja tiloilla. Fyysisten tilojen merkitys kuitenkin vähennee tulevaisuudessa.

Digiloikasta aletaan nyt nähdä, mitä se tarkoittaa. Hyvä kysymys on se, mikä on kirjastojen funktio ammattikorkeakouluissa suhteessa osaamiseen. Pekka on e-kampuksen päällikkönä huomannut kirjallisuuden ja tiedon roolin loistavan poissaolollaan, kun kehitetään kokonaisuutta ja osaamista. Hänen mielestään olemme myös etääntymässä sellaisesta tilanteesta, jossa tieto on tietyssä formaatissa tai tiedon taustalla ovat hyvät julkaisuprosessit, jotta se on uskottavaa. Entä mitä opiskelijat oikeasti lukevat opintojaksoilla? Vain pieneen osaan opintojaksojen kuvauksista on merkitty tietoperusta eli aineisto, jota kurssilla käytetään. Se aineisto, mitä kuvauksiin on merkattu, on laadultaan värikästä. Ammattikorkeakoulujen tilastoja ja opinnäytetöiden lähdeluetteloja analysoimalla voi saada sen käsityksen, että kirjastojen kokoelmien rooli on vähenemässä. Muutokset ovat niin isoja, että niitä on vaikea ymmärtää. Digitalisaatiopuhe alkaa konkretisoitua, ja nyt olisi puhuttava sähköisten aineistojen laadusta ja hinnoista. Opettajat ja opiskelijat etsivät tietoa sieltä, mistä sen saa halvalla eikä se välttämättä ole sitä tietoa ja kirjallisuutta, johon ”me vanhat muumiot olemme tottuneet”.

Turun kaupunginkirjaston koronaloikka digiin

Turun kaupunginkirjaston johtaja Rebekka Pilppula kertoi, että heillä koronaan liittyvät muutokset alkoivat maaliskuun puolessa välissä ikäihmisten tapahtumien peruuttamisilla ja siivouksen ja käsihygienian täsmentämisellä. Kun 16.3.2020 tuli hallituksen tiedotus kirjastojen kiinni menosta, he sulkivat kirjaston seuraavana päivänä. Kirjastoissa ehti käydä ennen sulkemista asiakasryntäys, ja osastot - varsinkin lastenosasto - olivat kuin “pyörremyrskyn jäljiltä ja hyllyt tyhjinä”. Jopa pitkänlinjan hyllyttäjät totesivat, etteivät koskaan olleet nähneet kirjastoa sellaisessa tilassa. Itse sulkeminen tapahtui hallitusti ja noudattaen annettuja ohjeita, ja kukin kirjasto-osasto huolehti omat asiansa. Vain osa henkilökunnasta oli etätöissä. Lomautuksia ei Turun kaupunginkirjastossa ollut vaan henkilökunta piti lomia pois ja jonkin verran henkilökuntaa oli töissä hyvinvointipuolella. Osastot ja tiimit tekivät itsenäisesti listoja, mitä töitä voidaan koronasulun aikana tehdä, esimerkkinä aineistopoistot. Kun sulkutieto tuli, työntekijät alkoivat välittömästi ideoida, että miten asiakaspalvelua voitaisiin tehdä. Yhtenä ideana oli heti alussa kirjakassipalvelu ja poistokirjojen jakelu, mutta nämä AVI kielsi. Tapahtumatoiminta siirrettiin virtuaaliseksi. Yksi keskeinen palvelu oli se, että kirjasto tuotti palvelutaloille ohjelmaa 2 kertaa viikossa, ja tästä onkin tulossa pysyvämpi toimintamalli.

Kirjaston yhteisöllisyyteen ja sisäiseen viestintään panostettiin paljon. Kaupunginjohdon tasolta viestittiin, että ihmisistä pitää pitää huolta. Rebekka kyselikin kirjastolaisilta päivittäin kuulumisia Teamsissa. Vaikka alussa kukaan ei keskusteluun lähtenyt mukaan, niin heinäkuuhun mennessä tuli 20–30 vastausta/kommenttia jokaiseen viestiin. Kynnys keskusteluun verkossa siis madaltui, ja tiimit ovatkin siirtyneet käymään keskusteluja Teamsiin. Muutenkin viestintä nousi keskiöön. Kirjaston viestinnässä keskityttiin siihen, että vaikka kirjastot ovat kiinni, asiakaspalvelua ja digitukea saa puhelimitse. Heillä otettiin myös käyttöön kevennetty e-asiakkuus koronasulun aikana. Rebekka kertoi hengästyttävän esimerkin työpäivästään: aamulla ensimmäinen palaveri toimialan hätätilannejohtoryhmän kanssa, sitten oman johtoryhmän kanssa, seuraavaksi AKE-kirjastojohtajien (alueellista kehittämistehtävää hoitavat yleiset kirjastot) palaveri, siitä Lounais-Suomen kirjastonjohtajien palaveriin ja päivän lopuksi sitten omalle johtoryhmälle yhteenveto päivän keskusteluista.

Turun kaupunginkirjastossa palvelujen avaaminen tapahtui asteittain: toukokuun puolessa välissä aloitettiin varausten noudot, kesäkuun alussa avautui perusasiakaspalvelu, heinäkuun alussa avautuivat omatoimikirjastot vähän suppeammin aukioloajoin. Elokuun alussa toiminta jatkui melko normaalisti: ryhmäkäyntejä otettiin kirjastoon, vaikka koululaisia tulikin huomattavasti vähemmän kuin yleensä. Myös tapahtumatuotanto aloitettiin elokuussa tiukoin rajoituksin, esimerkiksi tehtiin istuinpaikkojen harventamiset ja otettiin käyttöön tilakohtaiset käyttäjämäärät. Myös varattavat palvelut ovat käytössä. Kotipalvelu aloitettiin kesäkuun alussa tartuntatautilääkärin ohjeistuksen mukaisin toimenpitein. Kirjastossa mietitäänkin, miten tapahtumatoimintaa jatketaan tulevaisuudessa. Syksyn tapahtumat on siirretty keväälle, ja ne on suunniteltu kuten ennen koronaa. Kevään toiminnan kanssa pitää miettiä, millä tavoin tapahtumat toteutetaan: läsnäolotapahtumana (jos ei voida pitää, niin se peruutetaan) vaiko hybriditapahtumana (suppea osallistujamäärä paikan päällä + kevyt striimaus) vai kokonaan virtuaalitapahtumana (tehdään etukäteen tallenteena). Syksyn 2020 tapahtumia tehdään pääasiassa hybriditapahtumina. Hyvä kysymys onkin se, että kuka tapahtumat ja luentosarjat striimaa, mille kanaville ne laitetaan ja millä laatutavoitteella.

Paljon löytyi hyviäkin asioita koronasulusta: huomattiin, että henkilökunnalla on valtavasti innovaatioita, ja heillä tehtiin huima digiloikka, johon olisi muutoin mennyt pidempi aika. Rebekka koki samoin kuin Pekka, että asioiden hoitaminen sujui paremmin Teamsissa, koska palaverissa ei puhuta turhia, hoidetaan vain käsiteltävät asiat ja laitetaan luurit sitten kiinni. Myös ylimääräinen matkustelu on jäänyt pois. Nyt myös kirjaston ja koko kaupungin varautumissuunnitelmat on päivitetty pandemian varalta eli osataan varautua aiempaa paremmin yllättäviin asioihin. Työyhteisön sisäinen ilmapiiri tiivistyi ja me-henki lisääntyi.

Koronasulun jäljiltä on Turun kaupunginkirjastossa suunnitteilla kartoitus siitä, millainen vaikutus on ollut sillä, etteivät kirjaston tietokoneet olleet asiakkaiden käytössä. Myös kirjaston kävijämäärät mietityttävät. Jäävätkö koko kirjaston kävijämäärät pienemmiksi, jos tilojenkin käyttö jää pienemmäksi kuin normaalisti? Kirjastossa on myös huoli niistä vakioasiakkaista, jotka eivät ole koronasulun jälkeen palanneet kirjastonkäyttäjiksi: miten he voivat? Aineistovaraukset ovat yleisissä kirjastoissa ilmaisia ja ne lähtivätkin korona-aikana kasvuun. Se puolestaan tarkoittaa kirjastotyössä yksinkertaisen rutiinityön, kuormittavan ja fyysisesti raskaan työn määrän kasvua. Tähän Jarmo Saarti heitti hyvän kysymyksen: Tuleeko kirjastolaisista tulevaisuudessa varastonhoitajia?  Etätyölaitteiden riittävyys on edelleen suuri kysymysmerkki, koska heillä kaupungin kanavat menivät it-hankinnoissa aivan tukkoon eikä tilanne ollut palannut vielä elokuussa normaalille tasolle. Tulevaisuudessa, kun työntekijän tietokone vaihtuu, tilalle hankitaan automaattisesti kannettava. Viestinnän vaikeus Teamsissa ja muussa verkkoviestinnässä mietitytti, koska etänä ei oikeasti näe mitä ihmiset ajattelevat. Tarvitsemme kuitenkin myös ihmisten aitoa kohtaamista. Huolta aiheuttaa tulevan ajattelu. Mihin mennään, kun talous kyntää syvällä? Millaisia sopeuttamistoimia tulee, tuleeko lomautuksia vai millaisia säästöjä? Kuitenkin Rebekan näkemys on se, että jos yhteiskunta menee uudestaan kiinni, niin tilanteen tulee olla äärimmäisen paha.  

Palveluhalukkuus huipussaan Pieksämäellä

Pieksämäen kirjastosta keskusteluun osallistui informaatikko Tarja Frilander. Pienehkönä kaupunginkirjastona Pieksämäen kirjastolla ei ollut etukäteen osattu varautua tämänkaltaiseen tilanteeseen, kuten ei varmasti monessa muussakaan kirjastossa. Alusta asti työnteossa korostui kuitenkin me-henki ja palveluhalukkuus. Asiakkaita neuvottiin esimerkiksi puhelimitse, mutta verkkoaineistojen käytön neuvonta sellaisille asiakkaille, joille verkon käyttö ei ole entuudestaan tuttua tai sujuvaa, osoittautui vaikeaksi. Kaupungin ikärakenteesta johtuen kirjastolla oltiin myös erityisen huolissaan kotipalveluiden asiakkaista ja siitä, miten palvella riskiryhmiä. Kevään aikana kirjastosta soitettiin jokaiselle kotipalvelun asiakkaalle; ihailtavaa omistautumista asiakkaiden hyvinvoinnille!

Pieksämäellä kirjasto sijaitsee kulttuurikeskus Poleenissa, jossa on myös muita kulttuurialan toimijoita saman katon alla ja tämän vuoksi erilaisten tapahtumien järjestäminen verkossa poikkeuskevään aikana oli suhteellisen helppoa. Koska yhteydet muihin olivat jo entuudestaan olemassa, ei kirjaston tarvinnut toteuttaa kaikkea alusta asti, vaan olla vain yksi palikka isommassa kokonaisuudessa.

Eri kirjasto, erilainen digiloikka

Keskustelussa korostui useaan otteeseen yleisten kirjastojen ja korkeakoulukirjastojen välinen ero. Siinä missä yliopisto- ja ammattikorkeakoulumaailmassa on totuttu sähköisiin aineistoihin, etätyöhön ja asiakkaiden toimiviin tietoteknisiin taitoihin, ovat yleisten kirjastojen puolella keskiössä kirjastojen fyysiset tilat, henkilökohtaisen palvelun tarve sekä e-aineistojen saatavuuden ja laadun suhde.

Korkeakoulukirjastojen työntekijöillä henkilökohtaisessa käytössä olevat kannettava tietokone ja älypuhelin ovat perustyökaluja nykypäivänä. Yleisten kirjastojen puolella taas jokaisella työntekijällä ei välttämättä ole edes omaa työpistettä. Asiakkaat myös käyttävät eri kirjastoja eri tavoin. Yleisiin kirjastoihin tullaan konkreettisesti paikan päälle käyttämään aineistoja, tiloja tai laitteita sekä saamaan digiopastusta, kun taas korkeakoulukirjastoissa yhä suurempi osa asiakkaille oleellisesta materiaalista on käytettävissä verkon kautta missä tahansa. E-aineistojen saatavuudessa on kirjastosektorien välillä myös huimia eroja. Kun korkeakoulukirjasto pystyy pääsääntöisesti hankkimaan asiakkaiden tarvitsemia kurssikirjoja, lehtiä ja kirjapaketteja sähköisinä, ei yleisillä kirjastoilla ole valittavanaan välttämättä edes kauden kotimaisia uutuuksia kuin perinteisinä painettuina kirjoina, vaikka e-kirjoillekin olisi kysyntää. Tällöin joudutaan pohtimaan sitä, tarjotaanko asiakkaille eioota vai hankitaanko sitä, mitä on saatavilla - vaikka se sitten tarkoittaisi heikompilaatuista kaunokirjallisuutta, jota ei painettuna kirjastoon ostettaisi. Rebekan sanojen mukaan vielä “pitkä on tie digitaalisempaan yleiseen kirjastoon”.