Kirjastot aukeavat: Innostusta, iloa ja huolta turvallisuudesta

Kesäkuun alussa kysyimme sähköpostihaastatteluna, kuinka ammattikorkeakoulukirjastot selvisivät korona-ajasta ja miltä tilanne näyttää kirjastojen avautuessa. Vastauksissa näkyi selkeä ero pääkaupunkiseudun ja muun Suomen välillä: Uudellamaalla eristystoimet olivat laajempia ja pidempikestoisempia kuin Uudenmaan rajan ulkopuolella. Tunnelma jatkosta oli kaikkialla toiveikas.

Saimme sähköpostihaastatteluun vastauksia Centriasta, Diakista, Haaga-Heliasta, Metropoliasta, SeAMKista ja Xamkista. Vaikka vastausten määrä ei ollut kattava, näkyi siinä linjoja toimintamalleissa eri puolella maata. Ammattikorkeakoulujen turvallisuuskäytänteisiin heijastuu se, että tartuntojen määrä on keskittynyt pääkaupunkiseudulle ja Uudenmaan rajat olivat suljettuna 29.3.–15.4. välisen ajan.

Pääkaupunkiseudulla kirjastot kiinni, maakunnissa lainausta vaihtelevasti

Maaliskuun kolmannella viikolla niin korkeakoulut, peruskoulut ja lukiot sulkivat ovensa. Kaikkien sähköpostihaastatteluun vastanneiden ammattikorkeakoulujen kampukset olivat kiinni huhtikuussa. Kirjastossa kuunneltiin tarkasti korkeakoulun johdon ja AVIn määräyksiä ja ohjeistuksia. Pääkaupunkiseudun amk-kirjastot, Diak ja Xamk pitivät ovensa tiukasti kiinni kirjastoasiakkailta, Centriassa ja SeAMKissa oli myös  kiinnioloaikana uloslainausta itsepalveluperiaatteella.

Centriassa itsepalvelu oli mahdollista koko ajan:

– Kirjaston ja kampuksen ovet olivat lukossa. Kirjastoon pääsi soittamalla kampuksen ulko-ovella puhelimella vahtimestarille, joka sitten ohjasi asiakkaan kirjastoon. Lainaaminen ja palautus tapahtuivat automaateilla ja asiakas hoiti itse kaiken eli haki kirjat hyllystä, palautti, lainasi. Kirjoja ei voinut varata, koska kukaan ei ollut niitä hakemassa hyllystä eivätkä kirjakuljetukset kampuksien välillä toimineet. 

Seamkissa järjestettiin varausten noutopalvelua huhtikuun alussa, kunnes se katkesi 9.4.–5.5. väliseksi ajaksi: 

– Kirjastossa oli varausten noutopalvelu kirjaston aulassa 9.4. asti ma–pe klo 9–18. Varausten nouto oli vain organisaation omalle henkilökunnalle ja opiskelijoille. Ulko-ovet oli suljettu niin, etteivät asiakkaat päässeet edes itse noutamaan varauksiaan, vaan kirjaston henkilökunnan ja vahtimestarin oli käytävä avaamassa ovi, kun asiakkaat soittivat ovessa olevaan numeroon. Asiakkaat ottivat varaukset itsenäisesti varauskärryistä ja lainasivat automaatilla. Varausmahdollisuus katkesi 9.4.–5.5. väliseksi ajaksi.

Kiinnioloaikana amk-kirjastot keskittyvät verkkopalveluihin: chat-palvelu ja Zoom-ohjaus lisääntyi ja myös puhelimitse tarjottiin palvelua. Eeva Klinga-Hyöty kertoo Haaga-Helian kirjaston laajasta verkkopalvelutarjonnasta seuraavasti:

– Kirjasto palveli huhtikuussa verkossa: robotti ja online-chat olivat tarjolla maanantaista torstaihin 9-19 ja perjantaisin 9-17, puhelinpalvelu oli viikonpäivinä 9-16. 

–  Nopeasti loimme uusia palveluita verkkoon kuten Korona-ajan opas -libguide, Zoom-tiedonhaun kyselytunnit päivittäin, e-kirja-opastukset, tiedonhaun avoimet infot, Refworks -infot, henkilökohtaiset opastukset ajanvarauksella ja lisäksi opintojaksoilla mukana olevia koulutuksia tarjottiin verkossa. Työkaluina olivat Teams, Zoom ja Skype.

Pääkaupunkiseutu avasi noutopalvelulla toukokuussa 

Hallitus ilmoitti 4.5., että kirjastot saavat aloittaa välittömästi kirjojen uloslainauksen, ja 1.6. alkaen kirjastot ja museot saavat avata palvelunsa laajemmin. Tämä tuli yllätyksenä ja amk-kirjastoihin tuli paljon kysymyksiä palveluiden aukeamisesta. Kirjastot olivat jo valmistelleet avaamista, mutta ovia ei saatu auki vielä toukokuun alussa. Palvelu aloitettiin noutopalveluna isossa osassa amk-kirjastoja. 

Pääkaupunkiseudulla 3AMK-kirjastot (Haaga-Helia, Metropolia, Laurea) aloittivat noutopalvelun 18.5. Eeva kertoo Haaga-Helian mallista: 

–  Palvelu aloitettiin Take away -palveluna: Hyllyssä olevia kirjoja pystyi varaamaan verkkolomakkeella ja henkilökunta poimi kirjat kahtena päivänä viikossa osassa toimipisteistä, lainasi kirjat asiakkaalle ja toimitti kirjat aulapalveluihin noudettaviksi. Kirjat pakattiin muovipusseihin.

Metropolian palvelu oli samankaltainen:

– Teimme e-lomakkeen, jolla asiakkaat pystyivät pyytämään kirjoja lainaan. Kirjastossa teki töitä yksi kerrallaan Arabiassa, Myyrmäessä ja Myllypurossa: haki kirjat, lainasi ne asiakkaalle ja pakkasi muovipussiin. Sen jälkeen ilmoitti asiakkaalle, että tilaamasi kirjat ovat noudettavissa aulapalveluista 8–15.30 välillä. Asiakkaan piti todistaa henkilöllisyys vahtimestarille.

Noutopalvelun järjestäminen verkkolomakkeella tulleiden varauspyyntöjen perusteella oli hikistä hommaa! Siinä huomasi, kuinka hyödyllinen järjestelmävaraus on.

Pääkaupunkiseudun ulkopuolella Centria oli mahdollistanut koko ajan omatoimilainauksen ja SeAMKissa avattiin omatoiminen varausten nouto toukokuun alussa:

– Varausten nouto jatkui 7.5. alkaen ma-pe klo 9–16 omatoimilainauksena aulassa nyt kaikille asiakkaille. Ulko-ovet olivat tuona aikana avoinna, joten asiakkaat pystyivät toimimaan omatoimisesti. Asiakkaat eivät kuitenkaan päässeet kirjastoon sisälle.

Millaisia etukäteisvalmisteluja tehtiin toukokuun ja kesäkuun avaamista varten? 

Kirjastot tekivät paljon selvitystyötä ennen touko-kesäkuuta ja kirjastotilan avaamista. Vastanneista kirjastoista ainoastaan Metropolia jatkoi toimintaansa avaamatta kirjastotilaa, muissa asiakkaiden itsepalvelu mahdollistettiin. Luotiin uudestaan toimintamalleja, ohjeita ja hankittiin suojavarusteita. 

Henna Ristolainen kertoo siitä, kuinka Xamkissa toimittiin nopealla varoitusajalla: 

– Xamkissa asiakaspalveluryhmä oli keskustellut avaamisen reunaehdoista ja tehnyt ehdotuksia, joita käsiteltiin yhteisesti kirjastohenkilöstön kanssa. Päätös avaamisesta toukokuussa tuli ennakoitua nopeammin, joten aikaa käytännön valmistautumiseen oli vain kaksi päivää. 

Kaikkien avanneiden kirjastojen tavoite oli asiakkaiden mahdollisimman itsenäinen asiointi. Asiakkaat pääsevät kirjastoon normaalisti, mutta oleskelu kirjastossa pitempää ei ole suositeltua ja samalla asiakaspäätteiden määrää on vähennetty. “Asiakkaat toimivat paljon itsenäisesti, mutta palvelua saa tarvittaessa”, tiivistää SeAMKin Sari Ritoniemi kesäkuun palvelua. 

Haaga-Heliassa suojautumiseen panostettiin: 

– Hankimme suojapleksit asiakaspalvelupisteisiin, kasvomaskit, suojavisiirit, käsidesit, muovihanskat, desinfioivat puhdistusliinat ja etäisyystarrat. Teimme ohjeita ja opasteita kirjastoihin. Rajasimme osan kirjaston tiloista pois käytöstä sulkunauhoilla, poistimme tuoleja, suljimme ryhmätyö- ym. työskentelytilat ja poistimme koneita käytöstä. 

Myös Centria tiivisti turvallisuuskäytänteitä, vaikka kirjasto oli toiminut itsepalvelulainauksella. Centria hankki desinfiointiaineita ja kertakäyttöhansikkaita. “Kirjaston työntekijät saivat halutessaan jatkaa etätöitä sillä edellytyksellä, että kirjastossa oli kuitenkin ainakin yksi henkilö paikalla asiakaspalvelussa”, kertoo Hannele Myntti Centrian Ylivieskan kampukselta.

Millaisia tunnelmia avaaminen on herättänyt henkilökunnassa? 

Kirjaston työntekijöissä avaaminen on herättänyt niin iloa ja innostusta kuin myös huolta turvallisuudesta. 

– Paluu kampuksille töihin tuntui oudolta, ainakin ensimmäisenä aamuna. Miten kohdata ihmiset kaiken etäilyn jälkeen. Sitä on ikään kuin laitostunut olemaan eristyksessä vähillä sosiaalisilla kontakteilla. Mutta outous kesti vain hetken. (Metropolia)

– Varausten noutopalvelu oli ehkä tärkein palvelu, kirjaston avaaminen muuten ei ehkä ollut välttämätöntä. Ensimmäiset kolme päivää kirjaston aukioloa on ollut melko rauhallista, paljon palautuksia. Kesäaika on yleensäkin rauhallisempaa. Oli kuitenkin ihan mukava avata ja nähdä asiakkaita myös livenä. (Centria) 

– Laidasta laitaan. Ollaan tyytyväisiä, että voidaan palvella asiakkaita pitkän tauon jälkeen. (Diak)

–Henkilökunta olisi mielellään jatkanut etätöissä syksyyn saakka. Mutta pahimmilta ahdistuksilta on säästytty ja työpaikalle tuleminen on ollut aivan mieluista. (Centria)

– Avaaminen on herättänyt henkilökunnassa erilaisia tunteita: innostusta ja iloa paluusta kampukselle ja kollegoiden tapaamisesta sekä toisaalta huolta ja pelkoa turvallisuusasioista. (Haaga-Helia)

– Henkilökunnan suhtautuminen palvelujen avaamiseen ja poikkeustilaan varmaan yksilöllistä, mutta varovaisen myönteinen voisi olla hyvä luonnehdinta. Asiakkailta tullut palaute on ollut pääsääntöisesti kiitollista. Ohjeista ja varotoimenpiteistä ollaan pyritty huolehtimaan. (Xamk)

Entä asiakkaissa? 

SeAMKin Sari Ritoniemi kertoo, että asiakkaiden kannalta pahinta oli aika, jolloin varauksia ei voinut noutaa – silloin tuli paljon palautetta ja kyselyjä. Painettu aineisto koetaan yllättävän tärkeäksi, eikä sitä pystytä täysin korvaamaan e-aineistolla. Kirjaston avauduttua asiakkaiden toiminta on ollut varovaista.

– Asiakkaat ovat olleet hyvin varovaisia ja noudattaneet hyvin turvallisuusohjeita. Edelleen tehdään paljon varauksia ja noudetaan ne, eikä etsitä itse hyllystä. Kun kirjasto on avautunut, asiakkaissa ollut enemmän muita kuin organisaation omaa henkilökuntaa ja opiskelijoita, Sari kertoo. 

Diakin Tytti Kallio-Kokon mukaan Diakin asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä kirjaston tiloihin pääsystä sekä mahdollisuudesta palauttaa, lainata ja noutaa varauksia - siis kirjaston peruspalveluista. Haaga-Heliasta kerrotaan samaa. On hienoa, että peruspalveluiden tärkeys nousee esiin poikkeusaikana. 

– Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä, kun näkevät henkilökuntaa, Centrian Hannele Myntti kertoo.

–  Sekä henkilökunnan että asiakkaiden osalta huomaa, että sosiaalisia kontakteja on kaivattu, sanoo Eeva Klinga-Hyöty.

Miltä syksy näyttää? 

Kirjastojen syksyssä on vielä paljon epävarmaa. Syksyn toimintaa valmistellaan niin hyvin kuin se on mahdollista, mutta lopulta kirjastot toimivat syksyllä sen hetkisen tilanteen mukaan. 

Osassa kirjastoista on valmisteltu jo aukioloaikoja, osassa ne ovat avoinna. 

– Tämän hetkisen tiedon mukaan elokuussa palvellaan normaalisti ma-pe klo 9-16. Heinäkuu ollaan kokonaan suljettuna, SeAMKista kerrotaan. 

– Syksyn osalta tilanne on vielä epävarma. Haaga-Helia on linjannut toimintaansa 31.7. saakka. Syksyn osalta saamme tarkempaa tietoa 25.6., kertoo Eeva Klinga-Hyöty.

– Opetuksessa otetaan käyttöön hybridimalli, vaikuttaa myös kirjaston käyttöön. (Diak)

– Syksyllä palaamme normaaliin, ainakin näillä näkymin. Mutta kuka tietää. (Metropolia) 

– Varaudutaan jatkamaan etätöissä, mutta toivotaan olojen normalisoituvan. (Centria)

–Toiveikkaalta tuntuu, mutta vaikea ennustaa pandemiatilannetta, ja kuinka se mahdollisesti vaikuttaa aukioloihin, kertoo Henna Ristolainen. Viimeisimmän tiedon mukaan Xamkin kampukset avautuvat 2.8. Tavoitteena on tarjota lähiopetusta kaikille suomenkielisille tutkintokoulutuksille, joten myös mm. kirjaston opetuspalveluita tarjotaan näille ryhmille lähiopetuksena.