Kirjaston rooli ammattikorkeakoulujen opetuksen ja TKIO-toiminnan tukena

Ammattikorkeakoulujen kirjastojen tehtäväkenttä on laajentunut. Kirjaston vastuulle on tullut uusia tehtäviä. Samaan aikaan myös perinteinen kirjastotyö on muuttunut esimerkiksi digitalisaation myötä. Muutos ja uudet tehtävät vaativat tekijöitä, osaamista ja niiden uutta suuntaamista ja jatkuvaa kehittämistä. 

AMKIT-konsortion pedagogiikkaryhmä keskittyy toiminnassaan kirjaston pedagogiikan kehittämiseen. Pedagogiikkaryhmässä heräsi ajatus selvittää, millaisissa asioissa ja kysymyksissä kirjasto ohjaa, opettaa ja opastaa, siis tukee erityisesti ammattikorkeakoulujen henkilökuntaa.

Kysely toteutettiin Forms-lomakkeilla kevään 2023 aikana. Tavoitteena oli saada vastauksia mahdollisimman monesta kirjastosta, jotka palvelevat yhtä tai useampaa ammattikorkeakoulua tai palvelusopimuksen mukaan myös muuta oppilaitosta (yliopistoa ja/tai toisen asteen oppilaitosta). Vastauksia saatiin 19 kirjastosta, sillä kaikista amk-kirjastoista ei saatu määräaikaan mennessä tutkimuslupaa.

Kyselyssä kartoitettiin, millaisia tehtäviä ja vastuita kirjastolla on tukiessaan opetusta ja TKIO-toimintaa ja miten se tätä työtä tekee. 

Monivalintakysymyksillä pyrittiin selvittämään, millainen on kunkin aihealueen osalta kirjaston vastuu, perustuuko se yksittäisten henkilöiden työpanokseen tai esimerkiksi osallistumiseen johonkin määräaikaiseen työryhmään vai onko kirjasto mukana osavastuullisena tai päävastuullisena jonkin toiminnan toteuttamisessa ja kehittämisessä. 

Toimintaympäristöt muutoksessa

Kysyimme, miten laajasti kirjastot tarjoavat palveluitaan korkeakouluille tai toisen asteen oppilaitoksille. Kyselyn mielenkiinnon kohteena oli erityisesti ammattikorkeakouluille tarjottu tuki. Vastaajakirjastoista 13 palvelee kahta tai useampaa korkeakoulua ja kuusi vain yhtä korkeakoulua. 

Kirjastojen ja ammattikorkeakoulujen koot vaihtelevat. Suurimmalla osalla kirjastoista on alle 30 henkilötyövuotta (htv), niistä viidellätoista kirjastolla on alle 20 henkilöä töissä. Poikkeuksen vastauksiin tekee vain yksi organisaatioiden yhdistymisen seurauksena syntynyt kirjasto, jossa on yli 50 henkilötyövuotta.

Taloussuhdanteet ja korkeakoulujen rahoitusmallit ovat heilutelleet ammattikorkeakoulujen henkilöstön määriä viime vuosina erityisesti hankehenkilöstön osalta. Rahoituskausien rytmit ja aikataulut vaikuttavat henkiöstömäärään. Läpimenneet hankkeet vaativat nopeita rekrytointeja. Monissa ammattikorkeakouluissa on myös siirretty opetushenkilöstöä hanketehtäviin. Henkilöstön vaihtuvuus on lisääntynyt. 

Useissa ammattikorkeakouluissa on talouden yleinen heikkeneminen lisännyt  YT-neuvotteluja ja henkilöstön vähenemistä. Vastaajista 14 ammattikorkeakoulussa henkilöstön kokonaismäärä oli yli 300 henkilöä vuonna 2022. 

E-aineistoihin liittyvää ohjeistusta tarvitaan

Vastausten perusteella kirjastolla on päävastuu kirjaston kokoelmiin ja palveluihin liittyvässä ohjauksessa ja opastamisessa. Tämä luonteva tehtävä tarkoittaa esimerkiksi kirjaston palvelujen käyttöön, e-aineistojen ja painettujen kokoelmien käyttöön ja hankintaan liittyvää opastusta ja ohjeistusta. Lisäksi tiedonhaun ohjaus ja kirjaston omien tietojärjestelmien sekä ohjelmien käytön opastus on kirjastojen päävastuullista työtä. 

Uudempana kirjaston tehtävänä on oman ammattikorkeakoulun julkaisutoiminnan julkaisutiedonkeruu, johon liittyvässä ohjauksessa ja opastamisessa kaikki vastaajakirjastot ovat mukana. Lähes kaikki kirjastot ovat tässä tehtävässä päävastuussa. 

Sopimuksella eri oppilaitoksille kirjastopalveluja tuottavien vastauksista huomataan, että julkaisutoimintaan, tekijänoikeuksiin, saavutettavuuteen liittyvissä kysymyksissä selvästi yli puolet kirjastoissa ilmoittaa, ettei niillä ole roolia lainkaan.

Päävastuu tai pysyvä osavastuu kirjastolla on vastausten mukaan uusien opiskelijoiden orientaatioissa ja henkilöstön perehdyttämisessä. Samoin kirjastot opettavat, ohjaavat ja ovat mukana tiedonhankintataitojen oppimista sisältävillä opintojaksoilla. Tähän lasketaan mukaan kirjaston ja opetuksen yhdessä toteuttama opetus (yhteisopettajuus).

Edellä esitettyjen lisäksi kirjastoilla on pysyvä osavastuu saavutettavuuteen, tekijänoikeuksiin, lähdemerkintöihin ja Avoin TKIO -toimintaan liittyvässä opastamisessa ja ohjeistuksessa. Muiden kuin kirjaston tietojärjestelmien ja ohjelmistojen ohjaamista lankeaa myös kirjastojen vastuulle esimerkiksi verkkokokousjärjestelmät, tulostaminen tai Tuudo.

Kirjaston vastuu on pienempi tai keskittyy kirjastossa tietyille henkilöille esimerkiksi koulutuksen kehittämiseen (OPS, pedagogiikka) ja saavutettavuuteen liittyvässä ohjauksessa ja kysymyksissä.

Vastausten perusteella kirjastoilla on vähiten roolia tai ei lainkaan vastuuta oppimateriaalien ideoinnissa ja tuottamisessa opintojaksoille, koulutuksen kehittämisessä, plagioinnin tunnistamisessa (järjestelmät) ja muissa kuin kirjaston tietojärjestelmien ja ohjelmistojen opastamisessa. 

Ohjauksen ja opetuksen sisällöissä on selvää samankaltaisuutta, mutta vastuun määrässä ja roolin pysyvyydessä on eroja kirjastojen välillä. 

Tuki vahvaa opinnäytetöiden ohjauksessa 

Vastausten perusteella kirjastojen “omia” alueita ovat opinnäytetyön tiedonhankintaan ja Theseuksessa julkaisemiseen liittyvä ohjaus. Vahvimmin jaettu ohjausvastuu koetaan kirjallisuuskatsaus -menetelmän sekä lähteiden käytön ohjauksessa. 

Kirjastojen välillä näyttäisi olevan eroja opinnäytetyön erilaisten vaiheiden ja järjestelmien, kuten Wihi, liittyvässä ohjauksessa. Eroja on nähtävissä myös esimerkiksi aineistonhallintasuunnitelman ja tutkimuslupien sekä opinnäytetöiden arkistointiin liittyvässä ohjauksessa. Kirjavimmin vastaukset näyttävät jakautuvan opinnäytetyön arkistointiin liittyvissä vastuissa. 

Raportoinnin ohjaamiseen ei useimmissa kirjastoissa havaittu näkyvää roolia. 

Kyselyn kohta 9. Mikä on kirjaston rooli eli vastuun määrä seuraavilla aihealueilla, joissa kirjasto ohjaa, opettaa, kouluttaa, opastaa sekä tuottaa ohje- ja tukimateriaalia ammattikorkeakoulun opinnäytetöihin liittyvissä asioissa (OPS, ohjeistus, ohjaus, opetus)? Vastaukset kuviossa 3.

Tuki avoimeen TKIO-toimintaan kasvamassa? 

Vastausten perusteella kirjaston antama tuki ammattikorkeakoulujen avoimessa TKIO-toiminnassa painottuu julkaisukanaviin, avoimiin tutkimusmateriaaleihin, aineistonhallintasuunnitelmaan ja tiedonhankintaan hankkeen aikana.  

Suurin vastuu kirjastoilla on julkaisukanaviin liittyvässä tuessa. Yli neljä viidesosaa kirjastoista vastasi olevansa pää- tai osavastuussa julkaisukanaviin liittyvissä prosesseissa. Seuraavaksi eniten kirjastot vastaavat avoimista tutkimusmateriaaleista ja tiedonhankinnasta hankkeen aikana. Molemmissa vastuualueissa noin puolet kirjastoista ovat joko pää- tai osavastuullisia. Reilu kolmannes kirjastoista on pää- tai osavastuussa TKIO-toiminnan aineistonhallintasuunnitelmissa. Vain kolme kirjastoa ei tunnista tässä roolia ollenkaan. 

Vähäisintä kirjastojen osallisuus on tutkimusluvissa, tutkimusmenetelmien avoimuudessa, eettisissä periaatteissa ja hankkeiden esiselvitykseen liittyvässä tiedonhankinnassa.

Reilusti yli puolet kirjastoista kirjastoista vastasi, että heillä ei ole roolia tutkimuslupiin  ja tutkimusmenetelmien avoimuuteen liittyvissä asioissa. Noin puolet kirjastoista ei osallistu eettisten periaatteiden ohjaukseen ja hankkeiden esiselvitysten tiedonhankintaan. 

Tuen tavat ja ohjauksen välineet

Vastausten perusteella voidaan todeta, että kaikilla kirjastoilla ohjausta sekä opetusta tapahtuu yhtä paljon verkossa kuin kampuksella. Jo asiakaspalvelusta lähtien kirjastolaisilla on vahva rooli ja perinne ohjauksen ja tuen antajana. Tarvittaessa asiakaspalvelu ohjaa esim. opinnäytetyön tekijän tiedonhaun yksilö- tai pienryhmäohjaukseen. 

Myös opettajat ja TKIO-henkilöstö tarvitsee ohjausta tiedonhankintaan ja kirjaston käyttöön. Ohjausta ja neuvontaa kirjaston palveluista tarjotaan henkilökunnalle monin tavoin erilaisten ohjemateriaalien avulla, mutta myös tapaamisissa. Sähköpostitse tulevat kysymykset ja tiedontarpeet ovat päivittäisiä. 

Opetusta tarjotaan ensisijaisesti opiskelijaryhmille. Lisäksi opiskelijoita ohjataan pienryhmissä tai henkilökohtaisissa tapaamisissa. 

Mielenkiintoista vastauksissa oli tekoälypohjaisten palveluratkaisujen vähäinen määrä. Vain kahdessa vastauksessa oli ilmoitettu käytettävän jotakin tekoälypohjaista sovellusta tai välinettä. Kyselyn toteuttamisajankohta oli juuri ChatGPT -keskustelun kuumimpaan aikaan, joten oletettavasti tämän tyyppisten palvelujen määrä tulee lähiaikoina lisääntymään. Sen sijaan chattia ilmoitti käyttävänsä noin puolet vastaajista (10 amk-kirjastoa). Bottia hyödynsi vain kaksi kirjastoa. 

Tulevatko organisaatioiden omat botit jäämään tekoälypohjaisten ratkaisujen jalkoihin, vai jatketaanko niiden käyttöä tulevaisuudessakin, sekin on mielenkiintoinen kysymys. 

Alustavia pohdintoja kyselystä

1. Digitalisaatio ja työn tekemisen muutos vaikuttaa

Kyselyn tulokset herättivät AMKIT pedagogiikkaryhmässä monia ajatuksia. Kysely paljasti, että työn tekemisen tavat ja paikat korkeakouluissa ovat muuttuneet digitalisaation myötä. 

Vaikka moni asia ja työ oli verkossa jo ennen koronaa, sen vaikutuksesta muutos korkeakoulukentällä nopeutui ja läpäisi kaiken työn tekemisen kulttuurin. Kirjastojen opastus (esimerkiksi ohjetekstit, videot)  ja ohjaustapaamiset (esimerkiksi Teams, Zoom) ovat siirtyneet osittain verkkoon.

Itsenäisen oppimisen tueksi tarvitaan ohje- ja opastusmateriaalia, jonka merkitys ja tarve ovat lisääntyneet. Saatavilla pitää olla erilaisia materiaaleja eri muodoissa, jotta tieto tavoittaa sitä tarvitsevan.  

Koemme, että kirjasto tarjoaa tietoa paljon, mutta se on jakaantunut entistä enemmän eri alustoille ja eri muotoihin. Webinaarit, infografiikat, tekstiohjeet ja muu verkossa oleva materiaali ei kuitenkaan aina auta ilmiöiden jäsentämisessä ja ongelmatilanteiden ratkaisemisessa. Usein kaivataan keskustelukumppania. Kirjaston asiakaspalvelua ja erilaisia ohjaustapaamisia tarvitaan opettajien ja tutkijoiden työn tukemiseen. 

2. Yhdessä ohjaustyössä 

Vastausten perusteella vastuuroolit ja asema kirjastojen toteuttaman ohjauksen 

sisällöissä ja valikoimassa vaihtelevat kirjastojen kesken. Tähän voi vaikuttaa korkeakoulun ja kirjaston koko. Voiko pienempi yhteisö olla ketterämpi? Voiko korkeakouluyhteisöissä kehittäminen siiloutua, jos tiimien välillä ei ole luontevaa vuorovaikutusta? 

Korkeakouluissa erilaisten tehtävien ja vastuiden välinen työnjako ja kehittäminen vaatii eri tiimien ja asiantuntijoiden välistä yhteistyötä. Muutostilanteissa on erityisen tärkeää, että korkeakouluissa eri tahot suunnittelevat ja sopivat vastuista yhteisesti. Silloin vastuut jakautuvat oikein, ei tehdä päällekkäisiä ohjemateriaaleja ja vastuualueiden rajamaastot kartoitetaan siten, ettei aihepiireihin jää ohjauksellisia katvealueita. 

Avointa oppimateriaalia (aoe.fi) kertoi hyödyntävänsä vähän yli puolet kirjastoista, joten kirjastot tuntevat tarjontaa jo kohtuullisen hyvin. AMK-kirjastojen työntekijöitä on osallistunut materiaalien tekemiseen ja tallentamiseen avointen oppimateriaalien kirjastoon (AOE). Työtä on tehty myös yhteistyössä yli organisaatiorajojen. 

3. Asiantuntijoiden ja tiimien osaamisen tunnistaminen

Ohjauksen vastuiden ja sisältöjen erot voivat johtua myös siitä, että kirjastot eivät tunnista rooliaan ja sisältövastuitaan samalla tavalla. Vastanneiden kirjastojen kesken esimerkiksi opinnäytetyön prosessissa on erilaisia rooleja ja vastuita. 

Pedagogiikkaryhmää hieman yllätti, miten vaihtelevasti kirjastoissa koettiin esimerkiksi eettisyyden ohjaaminen osana prosessia. Iso osa vastaajakirjastoista ilmoitti, ettei kirjastolla ole lainkaan roolia tässä asiassa. Lähteiden käytön ohjauksessa kirjastot kokevat olevansa pysyvässä osavastuussa. Lähteiden käytön eettisen puolen tunnistamisessa tulee esille mielenkiintoinen ero. Onko niin, että kirjastot ovat kokeneet roolinsa opinnäytetyön eettisyyden ohjeistuksessa eri tavoin? 

4. Isot linjaukset tunnistetaan - mikä ohjaa kehitystä?

On mahdollista, että korkeakoulujen linjaukset, käytetyt käsitteet ja organisaatiorakenne vaikuttavat siihen, miten kirjastot toimivat ja kehittävät palveluja asiakkaille.

Asiantuntijaorganisaatiossa tiimien välinen luonteva ja vakiintunut vuoropuhelu takaa toiminnan laadun ja jatkuvuuden. Yksittäisen asiantuntijan työtä tarvitaan kehittämiseen ja se voi olla arvokas lisä kokonaisuudessa. Yksittäinen asiantuntijuus on kuitenkin haavoittuva organisaation, työelämän ja elämän muille muutoksille. Korkeakouluissa tarvittavan asiantuntijatiedon ja osaamisen, tiimien tavoitteiden ja tarpeiden sekä toimintatapojen kirjaaminen auttaa osaamisen siirtämisessä ja vahvistamisessa. 

Korkeakoulukirjaston ohjaus- ja opetustyön kehittämiseen vaikuttaa korkeakoulujen opetuksen ja TKIO-toiminnan muutokset. Digivisio 2030 -hankkeen vaikutuksista kirjastojen tehtäviin on vielä mahdotonta tietää kovin paljon. Jatkuvan oppimisen korostaminen lisää ohjauksen tarvetta ja siinä digitalisaation hyödyntäminen kasvaa ja monipuolistuu. TKIO-toiminnassa digitalisaatio, datan hallintaan liittyvä osaaminen, kestävä kehitys, kansainvälistyminen pysyvät todennäköisesti päätrendeinä. 

Mitä kaikkea kirjaston on ohjauksessa ja opetuksessa hallittava? Miten kirjaston asiakaspalvelu kohtaa erilaiset tiedontarvitsijat? Mitä tiedonhankintaa ohjaavan kirjaston ammattilaisen pitää osata ja ymmärtää esimerkiksi tekoälystä osana tiedonhankintaa, tiedontarpeiden jäsentämistä ja uuden tiedon luomisesta? Millaisilla keinoilla ja välineillä työ tapahtuu? Pohdittavaa riittää.

On tärkeää, että korkeakouluilla on yhteistä kehittämistä myös esimerkiksi Arenen koordinoimana. Muun muassa opinnäytetöiden aineistonhallintasuunnitelman yhteinen ohjeistus on tällaisesta koordinoinnista hyvä osoitus.  

Kartoituksen esiin nostamia sisältöjä on tarkasteltava vielä lähemmin tulevissa artikkeleissa. Sisällön osalta olemme saaneet vastauksia ja tulosten avaaminen etenee. Tämän lisäksi olemme oppineet kyselyn laatimisesta. Matka kartoituksen ensiajatuksesta näiden tulosten esittämiseen on ollut mielenkiintoinen ja monipolvinen. Se on herättänyt uusia kysymyksiä, miten työelämälähtöistä tiedonkeruuta ketterän kehittämisen pohjaksi on jatkossa mahdollista tehdä. Menetelmienkin osalta pohdinta jatkuu.