Kirjastolla on digitaalinen sydän

Kirjaston kokoelmia kuvataan usein kirjaston sydämeksi. Tällä hetkellä ainakin korkeakoulukirjastoissa tuo sydän näyttää olevan digitaalinen ja sen läpi pumppautuu massoittain monenlaista dataa. Mutta millaista hoitoa tuo sydän vaatii ja miltä sen tulevaisuus näyttää?

Tieto on digitaalista ja se maksaa. Tällä otsikolla aloitin viime kesän alussa valmiiksi puristamani, korkeakoulukirjastojen datakeskeiseen kokoelmanhallintaan liittyvän YAMK-opinnäytetyöni. Ehkä hieman omahyväistä, mutta pidän aloituksesta edelleenkin. Se kuvastaa mielestäni hyvin sitä toimintaympäristöä, jossa korkeakoulukirjastot toimivat ja joka niiden tulee ottaa huomioon kokoelmanhallinnassaan. Kokoelmanhallinnalla tarkoitan tietoaineistojen hallintaan liittyvää prosessia, joka kattaa aineistojen valinnan, hankinnan ja arvioinnin. Tässä artikkelissa käsittelen opinnäytetyöni haastatteluaineiston perusteella kokoelmanhallinnan asiantuntijoiden omia näkemyksiä siitä, mitä heidän mielestään on datakeskeinen kokoelmanhallinta. Sen jälkeen pohdin mitä vaikutuksia sillä mahdollisesti on asiantuntijoiden omaan työhön. Lopuksi esitän pari arvausta tulevaisuuden näkymistä.

Elektronista aineistoa kirjastojen kokoelmiin lappaa monet tekijät. Käytän tarkoituksella sanaa lappaa, koska sellaisia piirteitä kokoelmanhallintaan ovat tuoneet esimerkiksi erilaiset big deal ja pakettisopimukset, joiden myötä kokoelmiin saattaa tulla yhden tarvittavan aineiston lisäksi muutama tarpeetonkin. Tärkein hyöty elektronisen aineiston käytössä on se, että kirjaston asiakas vapautuu ainakin jollain tasolla aika- ja paikkasidonnaisuudesta. Verkko-opiskelun osuus kasvoi voimakkaasti jo ennen koronaa, ja pyrkimys digitaalisuuteen on nostettu yleensä korkeakoulujen strategioissa näkyville.

Elektronisen aineiston käyttöön liittyy kuitenkin omia haasteitaan. Yksi niistä on hinta, jonka kohoamiselle ei näytä tulevan loppua ollenkaan. Huolimatta avoimen julkaisemisen yleistymisestä, maailmassa on paljon tietoaineistoja, jotka eivät ole vapaasti saatavilla vaan niillä tehdään tuottoisaa liiketoimintaa. Kirjastojen aineistokustannuksista suurin osa on elektronisten aineistojen kustannuksia. Tieteellisten kirjastojen tilastotietokannasta on nähtävissä, että esimerkiksi ammattikorkeakoulukirjastojen e-aineistokustannukset olivat vuonna 2019 yleisesti yli 60 % kaikista aineistokustannuksista ja koronavuonna 2020 osuus luonnollisesti kasvoi ollen joillakin ammattikorkeakoulukirjastoilla jo yli 80 %. Elektronisen aineiston myötä korkeakoulukirjastojen kokoelmat ovat myös kasvaneet valtaviksi digitaalisiksi massoiksi, ja niihin liittyvä kokoelmanhallinta ei ole samanlaista kuin painettujen kokoelmien hallinta. Kukaan ei voi hallita elektronisia kokoelmia enää pelkästään omalla inhimillisellä käyttöliittymällään, vaan siihen tarvitaan datakeskeisen toimintatavan mahdollistava teknologia ja periaatteet.

Datakeskeistä kokoelmahallintaa visioimassa

Opinnäytetyössäni haastattelin neljän korkeakoulukirjaston kokoelmanhallinnan asiantuntijoita. Yksi haastattelun teemoista keskittyi visioimaan mitä datakeskeinen kokoelmanhallinta voisi parhaillaan olla. Alla oleva sanapilvi on muodostettu tästä teemasta saadun aineiston pohjalta.

Kirjaston kokoelmia kuvataan usein kirjaston sydämeksi. Valitsin sanapilven visualisoinniksi myös sydämen, koska mielestäni se kuvastaa hyvin sitä, minkä kokoelmanhallinnan asiantuntijat kokevat tärkeimmiksi tavoitteiksi omien kokoelmiensa suhteen. Sanapilvessä keskeisin sana on ”käyttö” ja se kuvaa asiantuntijoiden haastattelun perusteella olennaisesti datakeskeistä kokoelmanhallintaa. Aineistojen valinnan, hankinnan ja arvioinnin tulisi perustua niiden todelliseen käyttöön ja tarpeeseen. Mutta käytön tarkkaileminen datakeskeisessä kokoelmanhallinnassa ei keskittyisi vain menneeseen tietoon, vaan olisi myös reaaliaikaista ja jopa ennakoivaa.

Korkeakoulukirjastojen eri sidosryhmillä olisi datakeskeisessä kokoelmanhallinnassa entistäkin merkittävämpi rooli. Heidän tarpeensa, toiveensa, palautteensa ja asiantuntemuksensa antaisivat jatkuvaa syötettä kokoelmanhallintaan ja siihen reagoitaisiin nopeasti. Datakeskeinen kokoelmanhallinta pitäisi korkeakoulukirjastojen kokoelmat uusiutuvina ja dynaamisina. Erilaisten integraatioiden rooli nähdään datakeskeisessä kokoelmanhallinnassa tärkeänä, koska ne vähentäisivät ja jo itseasiassa vähentävätkin käytettävien erillisten järjestelmien määrää sekä manuaalista työtä. Tällä hetkellä käytössä olevia integraatioita ovat esimerkiksi hankintaan ja asiakasrekisteriin liittyvät integraatiot. Datakeskeisessä kokoelmanhallinnassa hyödynnettäisiin myös nykyistä enemmän tekoälyä ja algoritmeja. Datakeskeinen kokoelmanhallinta vaatii korkeakoulukirjastojen asiantuntijoiden mukaan uudenlaista osaamista.

Miten datakeskeinen kokoelmanhallinta vaikuttaa asiantuntijan työhön?

Uudenlaisen osaamisen tarve on helppo hyväksyä etenkin yleisellä tasolla. Mutta kenenkään ei ole helppoa luopua, ehkä pitkänkin ajan aikana, kartuttamastaan tietotaidosta. Ammatti-identiteetti on kasvanut vuosien mittaan arkityötä tekemällä. Kokoelmanhallinnan asiantuntijan perinteiseen osaamiseen on saattanut kuulua ”oman alan” aineistojen hankkiminen ennakoiden asiakkaan puolesta. Uudet teknologiat kuitenkin mahdollistavat asiakkaiden roolin vahvistumisen aineistojen valinnassa. Haastatteluaineiston valossa korkeakoulukirjastot ovat tässä eri vaiheissa, jotkut pitemmällä, jotkut alkupäässä matkaa. Joka tapauksessa näyttää siltä, että kokoelmanhallinnan asiantuntijan näkökulma on vaihtumassa siilomaisesta oman alan ”Just in case” hankkijasta kokoelmanhallinnan kokonaiskuvan hallitsijaksi, joka yhä enemmän yhdessä asiakkaan kanssa valitsee tapauskohtaisesti, käyttöehdoiltaan ja kustannuksiltaan sopivimpia tietoaineistoja, eri lähteistä saatavaa dataa hyödyntäen.

Tämä saattaa merkitä muutoksia perinteisiin menettelytapoihin. Se voi merkitä sitä, että luovutaan sellaisesta hankintabudjetin rakenteesta, jossa esimerkiksi koulutusaloille on etukäteen jaetut omat rahat. Jos kirjaston kokoelmanhallintaa tehdään asiakkaiden tarpeiden mukaisesti, voidaan kustannukset kattaa yhteisestä hankintabudjetista, kärjistetysti periaatteella ”se saa, joka tarvitsee”. Se saattaa merkitä luopumista siitä, että pidetään ”oman alan” kokoelma laadukkaana ja laajana oletusarvoisesti, vaikka sitä käytettäisiin vain vähän. En tietenkään tarkoita sitä, että kokoelmaan hankittaisiin automaattisesti kaikki toivottu vaan raamit kokoelmanhallinnalle antaa tietenkin sovitut periaatteet, kuten esimerkiksi kirjastojen kokoelmapolitiikat. Jokainen voi mietiskellä miltä esimerkiksi yhteinen hankintabudjetti kuulostaisi. Epätasa-arvoiselta? Hankalalta? Vai voisiko se mahdollistaa osaltaan entistä käytetymmän kokoelman entistä kustannustehokkaammin?

Ehkä tärkein uudistumisen tarve liittyy kuitenkin datalukutaitoon. Ihmisten osaaminen ja tapa toimia ovat merkittävässä roolissa datakeskeisessä toiminnassa. Työkaluista, analytiikasta ja järjestelmistä ei ole hyötyä, jos niitä ei hyödynnetä. Datan keräämisestä pitäisi siirtyä eteenpäin datan tulkintaan ja sitä olisi hyvä osata käyttää samalla tavalla kuin informaatiota. Näin ajatellen meille informaatiolukutaidon kanssa jo vuosia tekemisissä olleille se lienee hyvä ja vähän helpompi tapa aloittaa tutustuminen datalukutaitoon. Datalukutaidosta ja sen merkityksestä löytyy esimerkiksi Aalto yliopiston sivuilta selkeä esitys.

Tekoäly ottaa ohjat, vai ottaako?

Opinnäytetyössäni en ottanut juurikaan kantaa kokoelmanhallinnan tulevaisuuden näkymiin. Haastatteluaineiston perusteella kokoelmanhallinnan asiantuntijat eivät oleta dramaattisia muutoksia ainakaan lähitulevaisuudessa. Elektronisen aineiston osuuden oletetaan toki kasvavan. Kun katsotaan pidemmälle tulevaisuuteen, yleisessä keskustelussa povataan tekoälylle merkittävää roolia hyvin monessa ammatissa. Korkeakouluissa käytettävät tietoaineistot saattavat olla tulevaisuudessa niin suuria datamassoja, että käyttäjät menevät niihin tekoälyn kautta, jolloin tekoäly myös määrittelee ja rajaa kokoelmat tiedontarpeen mukaan. On myös mahdollista, että tietoaineistojen käyttäjät ovat ihmisten lisäksi tekoälytyökaluja, joiden tehtävänä on esimerkiksi tiivistää ja analysoida tietoaineistojen sisältöjä ennen kuin ne menevät ihmiskäyttäjälle hyödynnettäväksi. Näin tekoälystä voisi tulla kirjaston ”asiakas”. Kirjastojen asiantuntijoille ei näissä skenaarioissa jäisi ainakaan perinteisiä kokoelmanhallinnan tehtäviä.

Tällä hetkellä näyttää siltä, että tekoäly ei kuitenkaan korvaisi ihmisen ns. pehmeitä taitoja, esimerkiksi vuorovaikutustaitoja, luovuutta tai tunneälykkyyttä. Itse ajattelen, että sen vuoksi korkeakoulukirjastojen asiantuntijat tekevät tulevaisuudessakin esimerkiksi tiedonhaun ohjausta ja tutkimuksen tukemista eri muodoissaan. Ajattelen, että myös kokoelmanhallintaan liittyvät tehtävät sisältävät tulevaisuudessa enemmän laajoja ja monipuolisia neuvonta- ja opastustehtäviä kuin perinteistä tietoaineistojen valintaa, hankintaa ja arviointia.

Toisaalta Sitran Megatrendit koronan valossa selvityksessä nostetaan esille, että jo jonkin aikaa on ollut olemassa merkkejä siitä, että mahdollisuus olla irti verkosta ja älylaitteista on uutta luksusta. Tämä voisi merkitä sitä, että lähiopetus korkeakouluissa nousee uuteen arvoon. Mutta johtaisiko se korkeakoulukirjaston painetun kokoelman lisääntyvään käyttöön, sitä en oikein usko. Sen sijaan kirjastojen suosio eri opiskelutarpeisiin soveltuvina oppimisympäristöinä voi tähän liittyäkin. Voikohan meillä olla tulevaisuudessa jopa sellainen tilanne, että korkeakoulukirjastoissa on painettuja kirjoja pelkästään sisustuselementteinä viekoittelemassa hyviin opiskelusuorituksiin?

Lopuksi

Datakeskeisestä kokoelmanhallinnasta, kokoelmanhallinnan asiantuntijoiden työn muutoksesta ja yleensä korkeakoulukirjastojen tulevaisuudesta riittäisi pohdittavaa loputtomasti. Kaikilla meillä lienee niihin omat perustellut mielipiteemme ja näkemyksemme. Omat työtehtäväni eivät liity konkreettisesti kokoelmanhallintaan. Itse asiassa kukaan esihenkilöistäni ei ole nähnyt hyväksi antaa niitä minulle koko yli 20 vuotisen kirjastourani aikana. Vaikea sanoa mistä se sitten kertoo, mutta on toki selvää, että se tuo omat rajoitteensa sekä opinnäytetyöhön että tähän artikkeliin. Toisaalta se voi tuoda myös silloin tällöin tarvittavaa ulkopuolista näkökulmaa. Kokoelmanhallinta korkeakouluissa on monimutkainen ilmiö, ja siihen liittyy paljon erityispiirteitä lähtien erilaisista rahoitusmalleista konsortioiden rooliin kokoelmien muodostumisessa. Näin ollen omat pohdintani ovat vain pintaraapaisua. Uskon kuitenkin, että artikkelissa ja opinnäytetyössä on kaikille kokoelmanhallinnan asiantuntijoille huomion arvoisia pointteja. Sydämen asialla tässä kuitenkin ollaan.

Opinnäytetyö johon artikkeli perustuu:

Laasasenaho, K. 2021. Kohti datakeskeistä kokoelmanhallintaa: esimerkkinä Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto. Opinnäytetyö, ylempi AMK. Laurea ammattikorkeakoulu, tulevaisuuden innovatiiviset digitaaliset palvelut. Viitattu 16.10.2021. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021060313851