KINE 2023 – Vaikuttavuuden arviointia pohdittiin yhdessä

Kirjastonjohtajien neuvottelupäivät (KINE) järjestettiin syyskuussa kauniin luonnon keskellä Nuuksiossa. Päivien teemana oli vaikuttavuus, ja sitä käsiteltiin kahden päivän aikana erilaisista näkökulmista. Asiantuntijapuheenvuorojen lisäksi päivillä järjestettiin työpajoja, joista yksi oli Metropolian ja Laurean vastuulla. Tässä artikkelissa avaamme KINE-päivien antia. 

Kuva 1: Asiakkailta saadun tiedon vaikuttavuus -työpajan teemat (Kuva: Noora Montonen)

Vaikuttavuuden arviointi

Monimutkaistuvassa yhteiskunnassa toiminnan vaikuttavuuden näkyväksi tekeminen on entistä tärkeämpää. Palveluiden vaikuttavuudella voimme perustella olemassaolomme yhteiskunnallisesti ja organisaation tasolla. Tuotamme saaduille rahoille vastinetta. Tämän osoittaminen johtaa tavallisesti siihen, että selvitämme vaikuttavuutta jälkikäteisarvioinnilla, katsomalla taaksepäin. VTT:n johtavan tutkijan Peter Ylénin (2023) mukaan vaikuttavuuden arvioinnin tulisi olla jatkuvaa korjaavaa arviointia tulevaisuusorientaatiolla. Siis katsomista eteenpäin, tulevaisuuteen.  

Ylén puhui vaikuttavuuden arvioinnin polusta, jossa analysoidaan 

• Mikä tilanne on nyt 
• Mitkä tekijät vaikuttivat nykytilan syntyyn 
• Mitä tälle kohteelle tapahtuu seuraavaksi  
• Mitä voi tehdä toisin, jotta haluttu vaikutus saavutetaan. 

Kyse on ennen kaikkea siitä, mihin suuntaan haluamme itse ohjata vaikuttavuutta. Millaista muutosta haluamme esim. asiakkaiden kirjastokäyttäytymisessä. Vaikuttavuus ei vain mystisesti tapahdu, vaan sitä voi ohjata. Tämä saavutetaan käytettävissä olevan datan systeemisen tarkastelun avulla: mihin mikäkin osa vaikuttaa kokonaisuudessa ja mitä osaa muuttamalla saadaan aikaan toivottu muutos.

Kirjaston vaikuttavuus

Tyypillisesti kirjastoissa vaikuttavuuden arvioinnin tiedonlähteinä käytetään tilastoja, asiakaskyselyjä, kirjastoihin liittyviä tutkimuksia eri puolilta maailmaa ja muiden kirjastojen tuottamia aineistoja (Lehtinen et. al. 2022, 29). On kuitenkin syytä tarkastella kriittisesti tuottavatko esimerkiksi nykyiset asiakaskyselyt ja tilastot sellaista dataa kirjaston toiminnasta, joka oikeasti kertoo kirjaston vaikuttavuudesta. Esimerkiksi kävijä- ja lainatilastot näyttävät vain kapean sektorin kirjaston toiminnasta.

Sen sijaan että tilastoimme fyysisen aineiston lainalukuja meidän tulisi kysyä mitä asiakkaille merkitsee se, että he voivat lainata aineistoa. Tai että tilastoimme tapahtumissa kävijät, meidän tulisi kysyä mikä vaikutus tilaisuudella on niihin, jotka osallistuivat siihen. (Guide to the Impact Compass 2021, 4.) 

Yksi näkökulma kirjastojen vaikuttavuuteen on tarkastella kirjaston merkitystä julkisena paikkana. Yleiset kirjastot sosiaalisten suhteita ja yhteisöllisyyttä edistävinä paikkoina on jo tunnistettu asia. Korkeakoulukirjastojen hyvinvointia yhteisöllisyyttä edistävä merkitys on jäänyt vähemmälle huomiolle ja tutkimukselle. (Kts. Hakala & Kortelainen 2019.) 

Tutkija Marjatta Kuisma (2023) lähestyi antropologisesta näkökulmasta Ison Omenan kirjastotilaa paikkana tehdä itse ja kirjastopaikkaa julkisena, demokraattiselle kulttuurille merkityksellisenä tilana, jossa eri asiakasryhmien oma toiminta tuotti heille sopivia tilaratkaisuja.  Kuisma havaitsi myös, että koettu kirjastotila voi aiheuttaa tilallisia konflikteja, kun erilaiset käyttötarpeet törmäävät toisiinsa. Näissä tilanteissa kirjastohenkilöstö toimi neuvottelijoina, joiden toimintaa ohjasi vahva kirjastoempatia. Ammatillinen eetos, jonka mukaan kaikille löytyy tilaa ja kaikille järjestetään tilaa demokraattisesti.

Korkeakoulukirjastoissa tilan merkitys korostuu erityisesti rauhallisena työskentelytilana, mutta opiskelijavaltaisen asiakaskunnan piirissä kirjaston vaikuttavuus näkyy erityisesti siinä, miten he saavat käsiinsä tarvittavan opiskeluaineiston. Vuonna 2022 toteutetussa Ammattikorkeakoulukirjastojen  kansallisessa käyttäjäkyselyssä nousi  esille avovastauksissa kirjaston taloudellinen merkitys opiskelijalle. Ilman kirjaston palveluja mahdollisuus opiskella nähtiin jopa mahdottomana, koska itse kustannettuna kurssiaineistoa ei ollut mahdollista hankkia.  Suomesta ei löydy tutkimuksia kurssiaineiston maksullisuuden vaikutuksista opintoihin, mutta Yhdysvalloissa tehtyjen tutkimusten mukaan aineistojen maksullisuus voi vaikuttaa esimerkiksi siihen, että valitaan vähemmän kursseja, saadaan huonompia arvosanoja, tai kursseja keskeytetään. (Kristof 2018; Lederman 2018.)

Asiakkailta saadun tiedon vaikuttavuus -työpajan tuloksia 

Espoon kirjastopalveluiden johtajan Ritva Nybergin esitys konkretisoi sitä, kuinka erilaista tietopohjaa eri kirjastosektoreilla tarvitaan vaikuttavuuden arvioinnissa ja toiminnan kehittämisessä. Yleisten kirjastojen tulee huomioida esimerkiksi alueen ikärakenne, liikenneyhteyksien kehittäminen ja asuntotuotanto. Tämä sama tuli esille työpajan keskusteluissa. Korkeakoulukirjastoissa vastaavasti huomioidaan ensisijaisesti oman kehysorganisaation taloudellinen tilanne sekä opetuksen ja tieteen kansalliset linjaukset. Yhteistä on kuitenkin se, että kaikki kirjastot joutuvat perustelemaan omille rahoittajilleen toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta.

Työpajassa yhtenä pohdinnan kohteena oli kirjastojen viestinnän keinot ja kanavat. Lappujen ja keskustelujen perusteella yleiset kirjastot panostavat suhteiden luomiseen. Monenlaisia keinoja mainittiin. Lähetetään tiedotteita lähialueen koulun rehtorille, kansliaan tai vastuuopettajille. Kutsutaan päättäjät kirjastoon kahville tai kierrokselle tekemään jotain. Pidetään yhteyttä kulttuurilautakuntaan. Ollaan yhteydessä paikallislehteen. Tärkeänä pidettiin säännöllistä ja aktiivista yhteydenpitoa. Se vie aikaa!

Valtaosa KINE-päivien osallistujista tuli yleisistä kirjastoista. Olisi ollut kiinnostavaa kuulla miten erikois- ja korkeakoulukirjastot hoitavat suhteita omiin sidosryhmiinsä ja päättäjiin. Miten paljon AMK-kirjastoissa käytetään aikaa suhteiden luomiseen ja ylläpitoon? Mitkä ovat tai olisivat AMK-kirjastoille sopivat vaikuttamisen paikat ja tilanteet? Jokainen kirjasto varmasti tekee yleistiedotteen asiakaskyselyn hyvistä tuloksista. Kuinka moni tekee kohdennettua viestintää? Vaikkapa opiskelijakunnan hallitukselle.

Esille nostettiin myös vaikuttavuusketjun käsite. Vaikuttavuusketjulla tarkoitetaan prosessia, jossa edetään toiminnan, tuotosten ja tulosten kautta välittömiin ja välillisiin vaikutuksiin ja sitä kautta vaikuttavuuteen. Ketjun avulla voidaan saavuttaa halutut tavoitteet ja vaikutukset, joka voi johtaa laajempaan yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen. (Sitra 2016, 4.) Vaikuttavuusketjua voidaan hyödyntää sekä johtamisen että vaikuttavuuden analysoinnin tukena palveluiden ja palvelukokonaisuuksien eri osa-alueissa ja näkökulmissa (Hyvän mitta n.d.). Vaikuttavuusketju voisikin olla potentiaalinen malli vaikuttavuusajattelun systemaattisuuden lisäämiseen kirjastojen kehittämisessä.  

Lisälukemista: 

Espoon kaupunginkirjaston asiakasvaikuttavuus ja palveluverkko 2022. <a href="https://espoo.oncloudos.com/kokous/2022735-9-153297.PDF " target="_blank" rel="noopener">https://espoo.oncloudos.com/kokous/2022735-9-153297.PDF </a>