Karelia sai paljon aikaan korona-aikana: luotiin Pulssi-portaali, uudistettiin tiedonhankinnan ohjaus ja aloitettiin pöytälätkäturnaus

Jos kerrankin unohdetaan korona, etätyöt ja muut vastaavat asiat, jotka viimeisten kahden vuoden aikana ovat vaikuttaneet jokaisen kirjastolaisen elämään tavalla tai toisella, Karelian kirjastossa on viime aikoina tapahtunut paljon. Olemme uudistaneet tiedonhankinnan opetuksen käytäntöjä, panostaneet viestintään, tehneet hyviä tuloksia julkaisujen saralla ja järjestäneet tapahtumia, jotka ovat ilahduttaneet sekä omaa henkilökuntaamme että toivottavasti myös asiakkaitamme.

Tiedonhankinnan opetuksen ja ohjauksen uudelleenjärjestely

Tiedonhankinnan opetus ja ohjaus on kokonaisuus, jonka pitäisi olla tarjolla jokaiselle opiskelijalle. Näin asia ei kuitenkaan ole, vaan alakohtaisia eroja on huimasti. Joillain aloilla opettajat vaativat yhtä, toisilla aloilla toista ja kolmansilla eivät mitään. Joidenkin koulutusohjelmien opetussuunnitelmiin on kirjattu yhtä ja toista tiedonhankinnasta, toisten opetussuunnitelmista puuttuvat kokonaan sanat kirjasto ja tiedonhankinta.

Koska opetussuunnitelmat ovat Kareliassa uudistumassa syksyllä 2022, päätimme iskeä tähän väliin ja tuoda kirjaston tarjoaman tiedonhankinnan ohjauksen ihan jokaisen koulutusalan jokaisen opiskelijan opetussuunnitelmaan systemaattisesti. Tällä hetkellä prosessi on edelleen käynnissä, mutta näyttää siltä, että tekemämme kolmiportainen malli menee läpi ja jokainen porras integroidaan johonkin opetussuunnitelman pakolliseen opintojaksoon.

Tämän lisäksi päätimme loppuvuonna 2021 heittää hyvästit alakohtaisille opinnäytetyövaiheen tiedonhankinnan klinikoille, joille on ollut kiinteät ajat ja kankeahko varauslomake Microsoft Formsissa. Klinikoille osallistuneiden opiskelijoiden tiedonhankinnan tarpeet ovat olleet varsin kirjavia ja joskus on ollut vaikea opastaa tiedonhankinnan taidoiltaan hyvin erilaisia opiskelijoita samalla kerralla niin, että jokainen saisi ohjauksesta tarvitsemansa hyödyn.

Alkuvuodesta 2022 otimme käyttöön Microsoft Bookings -palvelun, jonka kautta opiskelija voi varata itselleen henkilökohtaisen ohjausajan juuri silloin, kun se hänelle itselleen sopii. Muutaman kuukauden kokemusten perusteella Bookings toimii loistavasti. Kirjaston henkilökunnan tarvitsee vain pitää omat kalenterinsa ajan tasalla ja kaikki muu toimii suorastaan automaattisesti. Varauksia on myös helppo muuttaa henkilöltä toiselle ja tarvittaessa myös perua kokonaan.

Opiskelijat ovat voineet tähän asti opiskella tiedonhankintaa myös itsenäisesti kahden eri Moodle-kurssin avulla. Näistä raskaista ja ylläpidoltaan hankalista kursseista ollaan luopumassa ja kaikki tiedonhankinnan opetukseen ja ohjaukseen liittyvä materiaali löytyy jatkossa kirjaston LibGuidessa. Olemmekin ahkerasti benchmarkanneet muiden tekemiä LibGuideja ja tässä asiassa jälkijunassa tuleminen on osoittautunut hyväksi asiaksi. Hyviä oppaita on ollut runsaasti tutkittavana ja vinkkejä siitä, mitä kannattaa ja ei kannata tehdä, on saatu paljon.

Hei me viestitään

Tiedonhankinnan opetuksen ja ohjauksen muutosten lisäksi olemme panostaneet myös kirjaston viestintään. Kirjaston viestintätiimiin kuuluu kirjaston henkilökunnasta peräti puolet, joka tosin tarkoittaa vain kolmea ihmistä huimasta kuuden hengen henkilökunnasta. Saimme viime vuonna nettisivuillemme vihdoin ja viimein uutisosion ja päivitämme myös sinne kirjaston ajankohtaiset asiat. Uutisosion julkaisut menevät nettisivuilta suoraan myös mobiilisovellus Tuudon uutisiin.

Viestintätiimi lanseerasi keväällä 2021 säännöllisesti ilmestyvän kirjaston uutiskirjeen, jossa kerrotaan mm. kirjaston ajankohtaisista asioista, uusista tietokannoista, mahdollisista tiedossa olevista aukioloaikamuutoksista ja muista vastaavista sekä nostetaan esille kiinnostavia uutuuskirjoja eri aloilta. Uutiskirje ilmestyy 3–4 kertaa vuodessa ja sen sisältämät uutiset on julkaistu myös kirjaston nettisivuilla.

 Julkaisupuolellakin on tapahtunut. Kareliassa julkaisuasiat kuuluvat myös kirjastolle ja yksi työntekijä kuudesta tekee vain ja ainoastaan julkaisuihin liittyviä töitä. Syksyllä 2021 lanseerattiin jatkuvasti päivittyvä julkaisuportaali, jossa julkaistaan Karelian henkilökunnan tekemiä artikkeleita, videoita ja podcasteja. Pulssi-portaalin myötä haudattiin vanha Vasu-verkkolehti, joka ilmestyi 5–6 kertaa vuodessa. Pulssi on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi ja jatkuvasta päivittymisestä johtuen artikkelit saadaan julkaistua juuri silloin, kun ne ovat ajankohtaisia. Viime vuonna Karelia tekikin uuden ennätyksen julkaisujen määrässä. Peräti 445 julkaisua ilmestyi ja yksi kokonaismäärää nostava tekijä oli varmasti Pulssi.

Tapahtumia ja tilamuutoksia

Kirjasto on toiminut nykyisissä tiloissaan maaliskuussa 2022 kymmenen vuotta ja tänä vuonna vietetäänkin sekä kirjaston tilojen että koko Karelian 30 vuotisjuhlavuotta. Suuria juhlia emme kirjastossa ole järjestämässä, mutta järjestämme pienimuotoisen juhlaviikon. Juhlaviikolla tarjoamme kaikille kävijöille kahvit ja viikolla järjestetään kirjaston webinaarisarja. Webinaareihin olemme pyytäneet esittelijöitä meillä käytössä olevista ja tärkeistä tietokannoista ja muista palveluista ja esittelyjä on luvassa esimerkiksi SFS:stä, Kopiostosta, Theseuksesta, Alma Talentista ja O’Reilly for Higher Educationista.

Muita isoja tapahtumia ei tällä hetkellä ole tiedossa, mutta perinteisen aprillipilan suunnittelu on jo aloitettu. Menneinä vuosina olemme jekuttaneet asiakkaitamme mm. järjestämällä kirjaston kirjat värijärjestykseen, lainausautomaattien sormenjälkitunnistuksella (jostain syystä tämä ei enää kuulosta niin mahdottomalta skenaariolta kuin aikanaan), ilmoittamalla pomomme Pomo piilossa -ohjelmaan ja lanseeraamalla uuden äänikirjapalvelun, jossa kirjaston henkilökunta lukee pyynnöstä tenttikirjat äänikirjoiksi.

Tapahtumista perinteeksi on muodostunut myös joulukalenteri, joka on ollut joka vuosi hiukan erilainen. Yhtenä vuonna bingottiin, joskus taas on piilotettu kirjaston tiloihin suklaata, tarjoiltu glögiä ja koristeltu yhdessä joulukuusta. Toisinaan luukut taas ovat olleet pelkästään netissä ja Facebookissa on jaettu jouluisia vinkkejä eri tietokannoista.

Viime jouluna kirjastossamme seikkaili tonttulauma, joka keksi kaikenlaista puuhaa kirjastossa. Tontut mm. järjestivät kirjat sikin sokin hyllyihin, matkustivat palautusautomaatin hihnalla ja olivatpa yhtenä yönä varastaneet mokomat myös työntekijän kengän ja laskivat sillä mäkeä. Vaikka joulukalenteri ei ehkä tavoita niin laajaa yleisöä kuin alun perin oli toive, on sen tekeminen ja suunnittelu henkilökunnalle tärkeä yhteisöllisyyden ja yhdessä tekemisen tapa.

Syksyllä 2021 kirjastossa järjestettiin uutena tapahtumana pöytälätkäturnaus, jonka kirjasto järjesti yhteistyössä opiskelijakunta Pokan kanssa. Ajankohta ja voimassa olevat rajoitukset olivat tuolloin sellaiset, että turnaus pystyttiin järjestämään koronasta huolimatta. Osallistujien määrä oli aika vähäinen, mutta turnauksesta on tulossa vuosittain toistuva tapahtuma, joka kasvattanee suosiotaan pikkuhiljaa.

Syksyllä osallistuimme tuttuun tapaan myös KirjastoMOVEen ja kakkossija oli melkoinen yllätys. Kampanjassa lahjoitimme tietyltä aikaväliltä kertyneet myöhästymismaksut (250€) Joensuun turvakodille lahjakorttien muodossa. Syksyllä valitsimme myös perinteiseen tapaan vuoden asiakkaan. Valintakriteerit vaihtelevat vuosittain ja tällä kertaa valinta kohdistui henkilöön, joka tekee mm. paljon yhteistyötä kirjaston henkilökunnan kanssa ja ehdottaa aktiivisesti uusia aineistoja kirjastoon hankittavaksi.

Kirjasto on toiminut nykyisissä tiloissaan 10 vuotta. Alun perin alakerrassa sijaitsivat mm. painetut kokoelmat, osa työhuoneista sekä asiakaspalveluun liittyvät toiminnot. Yläkerrassa taas oli työhuoneita, painettujen lehtien kokoelmat, ryhmätyötiloja opiskelijoille, atk-luokka, lainausautomaatti sekä lukusali, jossa sijaitsi myös käsikirjastokokoelma. Vuosien mittaan toiminto kerrallaan tiloja on otettu kirjastolta muuhun käyttöön ja Kareliassa meneillään olevan Tulevaisuuden työ -hankkeen myötä koko yläkerran käyttötarkoitus muuttuu lopullisesti. Jatkossa kirjaston tilat ja palvelut sijaitsevat vain yhdessä kerroksessa.

Asiakaspalvelu- ja kokoelmapuolellakin tapahtuu

Asiakaspalvelun näkökulmasta isoin muutos on ehdottomasti ollut Tuudo-mobiilisovelluksen käyttöönotto. Sovellus otettiin koko Kareliassa käyttöön keväällä 2021 ja uusien opiskelijoiden saapuessa opiskelemaan syksyllä oli entinen kirjastokorttirumba pelkkä muisto vain. Ylivoimainen enemmistö opiskelijoista otti käyttöön kirjastokortin Tuudon kautta ja kirjaston väki on julistanut Tuudon ilosanomaa niillekin, jotka eivät sovelluksesta ole kuulleetkaan. Entistä manuaalista kirjastokorttien tekoa ei kaipaa kukaan.

Tuudon lisäksi ahkerassa käytössä on myös kirjastojärjestelmä Alma, joka otettiin käyttöön alkuvuodesta 2020. Eipä silloin osattu aavistaa, miten kullanarvoiseksi käy pilvipohjainen kirjastojärjestelmä, jota voi käyttää millä tahansa laitteella, jossa vaan on netti. Niin kätevä kuin Alma onkin, sen suhteen meillä ei ole ollut Suomen Alma-yhteisölle juurikaan annettavaa, vaan olemme olleet yhteistyön suhteen ehdottomasti enemmän saajapuolella. Resurssiemme pienuus näkyy tässä. Meidän ei yksinkertaisesti ole mahdollista irrottaa yhtä tai kahta ihmistä pelkästään Alma-asioista vastaamaan (kuten monessa muussa Alma-kirjastossa), vaan meillä Alman ylläpidosta enemmän tietävät hoitavat myös asiakaspalvelua, viestintää, pitävät opetuksia ja ohjauksia, tekevät hankintaa ym. Alman suhteen siis seilaamme laineilla mukana ja toivomme, että joku heittää meille pelastusrenkaan, jos näytämme uppoavan.

Painetun aineiston määrä on laskenut vuosi vuodelta ja erityisesti painettujen lehtien kokoelmaa on parin viime vuoden aikana meilläkin karsittu reilulla kädellä. Painettuja lehtiä luetaan melko vähän ja niiden hinnat ovat jatkuvasti nousseet. Kirjapuolellakin on poistoja tehty ja tällä hetkellä on menossa myös koko kokoelman inventaario, jollaista ei ole nykyisissä tiloissa tehty lainkaan näiden kuluneiden kymmenen uoden aikana. Yllätyksiä inventaariossa on tullut vastaan ja tästä aiheesta lisää toivottavasti Kreodin seuraavassa numerossa.

Vaikka kirjastossamme henkilökuntaa on vähän ja olemme moneen muuhun kirjastoon verrattuna varsin pieni yksikkö, on pienuudesta myös hyötyä. Olemme nopeita ja ketteriä, asioihin voimme reagoida tarvittaessa hyvinkin nopeasti ja olemme myös nykyään itseohjautuva tiimi Kareliassa käyttöönotetun tiimimallin mukaisesti. Saamme ja voimme varsin vapaasti päättää millaisiin asioihin milloinkin paneudumme, ja mitkä koemme tärkeimmiksi asiakkaidemme kannalta. Opiskelijoita ja muita asiakkaita varten tätä työtä kuitenkin teemme niillä resursseilla mitä meillä on.