Kapitaaleista linkitettyyn dataan

Tämä artikkeli kertaa luettelointityön historiaa vuodesta 1999 nykypäivään ja suuntaa vähän myös tulevaisuuteen. Vaikka näkökulma on Tampereen ammattikorkeakoulun kirjaston (TAMK), sivutaan artikkelissa myös AMK-kirjastojen ja yliopistokirjastojen yhteistyötä ja yhteistä luettelointihistoriaa. Luettelointi on tässä käsitetty laajasti, sisältäen sisällönkuvailun. Jotain kerrotaan myös hankinnasta, niiltä osin kuin sillä on yhteyksiä luettelointiin.
Kuva 1. Luettelointisanastoa

Siperia ja kapitaalit opettavat
Vuonna 1999 TAMKin kirjasto valmistautui siirtämään luettelointidataa PrettyLibistä Voyageriin muiden AMK-kirjastojen tavoin. Luettelointidata piti saada sellaiseen muotoon, että se voitiin siirtää Voyageriin ja mahdollisesti yhteisluettelo Lindaan. Luettelointiohjeet olivat tuolloin vielä paperimuodossa.

Kuva 2. Luettelointisääntöjä paperimuodossa

PrettyLib -järjestelmässä oli käytössä hyvin vajavainen FINMARC-formaatti, josta puuttui oleellisia osia. Dataan piti pyytää korjauksia järjestelmän toimittajalta PrettyBitiltä, jotta se saataisiin ensin muutettua FINMARC-formaattiin. Koska kaikista AMK-kirjastoista pyydettiin muutoksia, menivät pyynnöt osittain ristiin. Tietueiden luetteloinneissa oli perustavaa laatua olevia virheitä, muun muassa asiasanat oli kirjoitettu isoin kirjaimin (kapitaalein). Datan siivoamisen lisäksi eri aineistotyyppien luettelointiohjeet ja tallennusalustat käytiin läpi. Tuohon aikaan lähes koko kirjaston henkilökunta osallistui luettelointityöhön eikä poimintaluettelointi ollut mahdollista.  Tietueiden siivoamiseen kului paljon aikaa, mutta siinä opittiin paljon. Ymmärrys sääntöjen ja ohjeitten tarpeellisuudesta, ja siitä ettei kapitaalein kannata kirjoittaa, kasvoi. Koekonversioiden yhteydessä nähtiin konkreettisesti millaiset virheet eivät mene läpi tietojärjestelmän vaihdon yhteydessä.

Yhteistyössä on voimaa
AMKIT-konsortion yhteyteen perustettiin AMK-kirjastojen Voyager-projekti datan siirtämistyön suunnittelua varten. AMK-kirjastojen tietokannat liitettiin Voyager-järjestelmään aalloittan. Ensimmäisessä aallossa kesällä 2002 olivat mukana TAMKin, HAMKin, SAMKin, JAMKin ja KYAMKIN (nykyisin XAMKin) kirjastot. Yhteistyössä muiden kanssa mietittiin mitä muutoksia olisi järkevää tehdä.Koeloadeja jouduttiin tekemään muutama ennen kuin tietueet siirtyivät Voyageriin, lopulta siinä kuitenkin onnistuttiin.  Virheetöntä tietokantaa ei ole olemassakaan, joten sellaista ei myöskään TAMKin tietokannasta tullut. Poimintaluettelointi helpottui hieman Voyageriin siirtymisen myötä, kun BookWhere -ohjelma otettiin käyttöön ja remote-yhteydellä pystyimme poimimaan tietueita Lindasta. Siirryttiin MARC 21-formaattiin ja merkistö muutettiin Unicodeksi, jolloin tiedonhakija voi käyttää lähes mitä kieltä vain tietokoneen asetuksista ja tietokannan sisällöstä riippuen.

Luetteloinnin yhteys tiedonhakuun tuli Voyager-projektin yhteydessä erittäin selväksi. MARC-kentät mahdollistavat haun rajaamisen monipuolisesti, mutta ikävä kyllä eri järjestelmät pystyvät hyödyntämään MARCia vaihtelevalla menestyksellä. Kokoelmiin, luettelointiin ja tiedonhakuihin liittyviä SysAdmin -asetuksia ja hakuindeksejä määriteltäessä tuli opittua muun muassa mistä MARC-kentistä mikäkin hakuindeksi tietoa hakee.

Voyageriin menon yhteydessä perustettiin AMK-luetteloijien työryhmä aluksi opinnäytetöiden luettelointiohjeen laatimista varten. Työryhmä toimii edelleen, nykyisin nimellä AMK-metatietoryhmä. Yhteistyö yliopistokirjastojen kanssa alkoi Voyager-projektin yhteydessä. Tammikuussa 2003 kaksi ensimmäistä AMK-kirjastojen edustajaa nimettiin yliopistokirjastojen luettelointityöryhmään Linnea-cat:iin. Työryhmän nimi on vuosien saatossa vaihtunut moneen kertaan, tämänhetkinen nimi on Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä (Kumea).

Tammikuussa 2010 TAMK ja PIRAMK yhdistyivät ja uudeksi nimeksi tuli TAMK, tietokannat yhdistettiin OMA-tietokannaksi. Omat luettelointiohjeet ja -pohjat käytiin perusteellisesti läpi, koska erilaisia käytäntöjä oli ollut. Luettelointidataa siivottiin ennen yhdistämistä ja sen jälkeen. Uusiin kirjastotiloihin muutettiin syksyllä 2012 ja samalla muutettiin hyllyluokitus MarcEdit-ohjelmaa apuna käyttäen. TAMKissa oli ollut käytössä omiin tarpeisiin viilailtu UDK ja PIRAMKissa omiin tarpeisiin viilailtu YKL. Yhteiseksi hyllyluokitukseksi valittiin YKL. Sisällönkuvailussa luokitusta ei OMA-tietokannassa käytetä.

Yhteisluettelo on totta – TAMK Melindassa
TAMKin tietokanta liitettiin yhteisluetteloon 19.4.2013 ja samalla toteutettiin TAMKin keskitetty luettelointi ja hankinta. Yhteisluettelon nimi oli muuttunut Melindaksi ja sen kirjastojärjestelmänä oli Aleph. Kansallisessa yhteisluettelossa luettelointityön tarkkuus ja yhteistyön merkitys on korostunut. Virheitä korjataan yhdessä. Kirjastoverkon yhteistyön tuloksena vältämme päällekkäistä työtä. Primääriluettelointia tehdään koko ajan vähemmän, mutta työ vaatii yhä enemmän luettelointiasiantuntijuutta. Luettelointityö on muuttunut tietueiden tarkistamiseksi, tuplien yhdistämiseksi ja metadatan rikastamiseksi. Enää ei niinkään puhuta luetteloinnista, joka onkin hieman harhaanjohtava termi, vaan metadatan luomisesta. Asiasanojen lisäksi tietueisiin kopioidaan sisällysluetteloita ja tiivistelmiä.

TAMKin kirjastossa luetteloinnista vastaa nykyisin kolme informaatikkoa, joista yksi on keskittynyt musiikkiaineiston luettelointiin. Myös kaikkien aineistojen sisällönkuvailu on keskitetty näille kolmelle henkilölle. Kirjaston työprosesseja on näin tehostettu ja yksinkertaistettu. Uusi aineisto saadaan mahdollisimman nopeasti asiakkaiden käyttöön.

Hankintaa tekee TAMKin kirjastossa kaksi tietopalvelusihteeriä, lisäksi Musiikkiakatemia hankkii aineistonsa itse. TAMKissa hankinnan ja luetteloinnin välinen työnjako on järjestetty siten, että aineisto käsitellään kussakin toiminnossa ja järjestelmässä niin valmiiksi kuin mahdollista.  Hankinta tekee tilauksen yhteydessä joko minitietueen Alephiin tai lisää siellä jo olevaan tietueeseen TAMKin low-tagin eli omistustiedon. Aineisto saapumisvalvotaan Voyagerissa samalla kun niteet lisätään, Alephiin ei tässä vaiheessa ole tarvetta koskea. Aineisto tulee luettelointiin, jossa se käsitellään suoraan Alephissa. Ainoastaan hyllyluokka ja pääsana käydään lisäämässä Voyagerissa. Niteisiin ei enää luetteloinnissa kosketa. Hankintavaiheessa e-kirjoihin lisätään käytön mahdollistavat linkit Voyagerin varastotietueisiin ja muuttumattomat lisäpainokset käsitellään saapumisvalvonnan yhteydessä hyllyyn asti. Mahdollinen alkuperäisluettelointimerkintä lisätään vasta luetteloinnissa.

Asiasanoituksessa TAMKissa käytetään Yleistä suomalaista asiasanastoa, Kongressin kirjaston asiasanastoa ja MUSAa. Luettelointiohjeet ovat jo kaikki verkossa, Hakutiedot -opasta (vuodelta 1991) lukuun ottamatta. Tuo opas sisältyy jatkossa RDA Toolkitiin.

Kuva 3. Melindan toimintaohje

Tulossa : RDA ja linkitetty data
Vuoden 2016 alussa Kansalliskirjasto on päättänyt ottaa käyttöön RDA-kuvailustandardin (RDA = Resource Description and Access) ja AMK-kirjastot ovat ilmoittautuneet mukaan muutokseen. RDA:ta varten tarvitaan RDA Toolkit -ohjelma, joka tulee sisältämään kaikki kansainväliset ja kansalliset ohjeistukset ja säännöt. Lisäksi RDA Toolkitiin on mahdollista lisätä myös kirjastokohtaisia ohjeita. RDA mahdollistaa linkitetyn datan käyttöönoton. Tämä tarkoittaa, että kun asiakas hakee teoksen tiedot tietokannasta, hän saa näkyviin kaikki versiot ao. teoksesta: sähköisen version, painetun version, teoksesta tehdyn elokuvan ja musiikiksi sävelletyn teoksen.  Näistä mahdollisuuksista hyödytään vasta myöhemmin, koska Voyager-kirjastojärjestelmä ja MARC 21-formaatti eivät tue RDA:ta.

Uutta kirjastojärjestelmää etsitään ja MARC-formaatille on tulossa seuraaja. Mahdollisena MARCin seuraajana pidetään Bibframea tai jotain muuta datamallia. Uuden kirjastojärjestelmän toivotaan tuottavan ns. avointa dataa, joka on minkä tahansa kirjaston linkitettävissä ja asiakkaitten löydettävissä helpommin muun vapaan netin aineiston tavoin.