Justuksessa häärii RPA – julkaisupalkkioiden käsittelyn automatisointi

Haaga-Heliassa maksetaan henkilöstölle julkaisupalkkioita. Julkaisuvolyymit ovat viimevuosina kasvaneet merkittävästi, mikä on tuonut tarvetta julkaisupalkkioiden käsittelyn kehittämiseen. Haaga-Heliassa on vuodesta 2019 lähtien otettu käyttöön useita prosessiautomaatioita eli ohjelmistorobotteja. Tämän vuoden alussa käyttöönotettu julkaisupalkkioraportti-automaatio on ensimmäinen kirjastolle ja Justuksen tuotantoon päätynyt robotti.

Mikä ihmeen RPA?

Robotic Process Automation eli RPA, tai suomalaisittain ohjelmistorobotiikka, on teknologia, jolla voidaan helposti ja nopeasti toteuttaa ohjelmistorobotteja, jotka matkivat ihmisen tekemiä toimintoja tietokoneella ja ohjelmistoissa.

RPA soveltuu parhaiten suhteellisen yksinkertaisiin ja sääntöpohjaisiin prosesseihin, jotka ovat aikaa vieviä tai suurivolyymisia ja joita ei kuitenkaan ole voitu automatisoida järjestelmien sisäisillä toiminnoilla. Robotit voivat suorittaa tehtäviä pyynnöstä, kellon ympäri tai tietyin aikavälein. Ohjelmistobotit osaavat kommunikoida eri järjestelmien välillä, kerätä ja järjestää tietoa sekä paljon muuta. Näin ne voivat esimerkiksi kerätä tietoa eri lähteistä ja laatia tarvittavat raportit yön aikana aamulle valmiiksi. Monimutkaisempien prosessien automaatiota varten ohjelmistorobotiikkaan voidaan myös yhdistää tekoälyä tai koneoppimismalleja, mitä kutsutaan älykkääksi automaatioksi. 

Robotiikan ja älykkään automaation avulla voidaan saavuttaa lukuisia hyötyjä kuten parempaa tuottavuutta ja laatua, kustannussäästöjä, parempaa ja nopeampaa palvelua, parempaa tiedonhallintaa ja henkilöstötyytyväisyyttä sekä kyvykkyyttä vastata nopeasti muuttuviin olosuhteisiin.

Haaga-Heliassa ohjelmistorobotiikan käyttöönottojen tärkeimpänä tavoitteena ei olekaan ollut henkilötyön säästöt, vaan juuri rutiinitoimien nopeampi suoritus. Näin prosesseille saadaan lyhyempi läpimenoaika ja asiantuntijoille jää enemmän aikaa vaativampiin ja mielekkäämpiin tehtäviin. Ohjelmistorobotit tulisikin nähdä asiantuntijoiden virtuaalisina avustajina, jotka poistavat yksitoikkoisia työtehtäviä ja auttavat keventämään työtaakkaa, ei ihmisten korvaajina.

Tällä hetkellä muut tuotannossa Haaga-Heliassa olevat RPA-pohjaiset automaatiot tukevat lähinnä projektitalouden työtä.

Automaatioita rakennetaan yhteistyöllä

Automaatioita voidaan rakentaa erilaisilla työkaluilla, joita tarjoavat esimerkiksi UiPath, Automation Anywhere ja Microsoft Power Platform. Haaga-Helialla päätyökalu yritystason automaatioiden toteuttamisessa on UiPath, joka on hyvä varsinkin käyttöliittymillä tehtävän työn automatisoimisessa. RPA-kehitystä ja ylläpitoa UiPathille tekee ylläpitotiimi, joka työskentelee Scrum-menetelmää hyödyntäen sprinteissä tiiviissä vuoropuhelussa prosessien omistajien kanssa. Robotin keskitettyyn hallintaan on alusta ja orkestrointiin toimintamalli.

Sisua Digital on ollut Haaga-Helian automaatiokumppani jo useamman vuoden ja yhteisiä projektitalouteen liittyviä automaatioprojekteja on tehty jo lukuisia.  Projekteihin liittyvää keskustelua käydään Teamsissa, mikä nopeuttaa ja helpottaa asioiden hoitamista. Kun Sisuan kehittäjät ja Haaga-Helian asiantuntijat keskustelevat Teamsissa suoraan keskenään, on mahdollista tehdä nopeasti muutoksia automaatioihin, käynnistää niitä toivotusti ja pysyä puolin ja toisin ajan tasalla poikkeustapauksista ja -tilanteista.

Sisualaiset voivat myös kysellä Haaga-Helian asiantuntijoilta tarkennuksia erinäisiin kysymyksiin, joita taloushallinnon ja kirjaston prosesseista ja termeistä nousee. Avoin ja aktiivinen kommunikaatio on avain automaatioprojektien onnistumiseen.

Sisuan kymmenvuotinen kokemus on auttanut myös Haaga-Heliaa uusien automaatiomahdollisuuksien tunnistamisessa ja arvioinnissa: mitkä prosessit ovat hyviä automaatiokohteita sekä millaisia virheitä voidaan ennakoida tulevan vastaan ja miten ne voidaan estää. Tavoitteena on myös aina kehittää toimintamalli, joka mahdollistaa automaation skaalauksen, jolloin automaation hyödyt maksimoituvat ja yksikkökustannukset pienenevät.

Julkaisupalkkiorobotin rakentaminen Justukseen

Kun julkaisupalkkioraportti-automaatiota Justukseen alettiin tehdä, yhteistyö Haaga-Helian ja Sisuan kanssa oli jo löytänyt uomansa ja UIPath teknologialla robotin kehittäminen Justuksessa onnistui ongelmitta.

Työ alkoi syksyllä 2022 Sisuan konsulttien ja Haaga-Helian Justus-pääkäyttäjien kesken Justukseen ja nykyiseen julkaisupalkkioprosessiin perehtymisellä. Robotin toimintaa hiottiin kuukausittain Justukseen kertyneellä uudella julkaisutiedonkeruun datalla. Kokeilukierroksia piti tehdä muutama, ja nyt 2023 alusta lähtien robotti on toiminut virheettä ja tuottaa joka kuukausi Justuksesta saatavan csv-tiedoston pohjalta raportin, joka voidaan viedä sellaisenaan palkkionmaksuun.

Robotti on näennäisesti melko kevyt, koska se hakee Justuksesta vain kaksi csv-tiedostoa, julkaisut ja tekijät, muuttaa ne Exceleiksi ja muokkaa tietoja. Prosessin haaste on kuitenkin muokkausten monimutkaisuudessa: robotti käy läpi suuren määrän julkaisutietoja, suodattaa ja yhdistelee niitä tietyin kriteerein, luo eri tiedoille uusia välilehtiä, kopioi tietoja lehdeltä toiselle ja vertaa tietoja aiempiin raportteihin. Kaiken tämän suodatuksen ja muokkaamisen se tekee muutamassa sekunnissa.

Haaga-Helian pääkäyttäjille jää tehtäväksi robotin koostaman raportin tarkistus ja sen löytämien puutteiden korjaus Justukseen. Muutos vanhempaan toimintamalliin, jossa palkkiot haettiin paperisilla lomakkeilla, tai viime vuosina käyttöön otettuun Justuksen tukemaan toimintamalliin jossa yllä kuvattu robotin prosessi tehtiin käsin, on melkoinen.

Teknisesti olisi ollut mahdollista antaa ohjelmistorobotille tehtäväksi esimerkiksi julkaisun tilan määrittäminen, mutta tätä ei nähty julkaisutiedonkeruun kannalta toimivana.

RPA keventää työtaakkaa ja avaa näköaloja kehittämistyöhön

Osana julkaisupalkkioraportin laatimista robotti tunnistaa julkaisuilmoituksista duplikaatteja sekä tekijätieto-osiosta puuttuvia ID-numeroita. Tämä on välttämätöntä maksujen oikeellisuuden vuoksi, mutta osaltaan auttaa Justuksen tietojen pitämisessä ajan tasalla ja vähentää virheiden ja korjaustarpeiden määrää vuosittaista julkaisutiedonkeruuta OKM:lle raportoitaessa.

Julkaisupalkkioiden automatisointi on vähentänyt huomattavasi tähän työhön menevää työaikaa ja varsinkin kalenteriaikaa. Työajansäästö koko julkaisevan henkilöstön osalta verrattuna muutaman vuoden takaiseen palkkiohakemuspaperien skannailuun on jo varmasti tuntuva. Robotin myötä julkaisupalkkioita maksetaan nyt kuukausittain, ja viive julkaisuilmoituksen ja julkaisupalkkiomaksun välillä on lyhimmillään kaksi viikkoa.

Alkuvuonna 2023 Haaga-Heliassa on myös ilmoitettu enemmän julkaisuja kuin koskaan aiemmin. Nopeampi palkkionmaksuprosessi kannustaa henkilöstöä ilmoittamaan julkaisuja muutenkin kuin lukuvuoden lopussa. Tämä jakaa julkaisuihin liittyvää työtä tasaisemmin vuoden ympäri kaikissa julkaisemiseen liittyvissä tukipalveluissa, helpottaa sitä kautta lukuvuoden siirtymäkohtiin ajoittuvia ruuhka-aikoja ja reaaliaikaistaa julkaisupistekertymän seurantaa.

Automatisointiprojekti on ollut myös Justuksen käytön ja kehityksen kannalta kiinnostava.

Justuksesta ei voi tällä hetkellä rakentaa rajapintaintegraatioita HR-järjestelmiin, mitä on joissain yhteyksissä nostettu esiin toiveena Justuksen kehitystyölle. Ohjelmistorobotiikka tuo lisämahdollisuuksia eri järjestelmien välisten tiedonsiirtojen automatisointiin.

Julkaisupalkkiorobotin ohelle on nyt suunnitteilla rinnakkainen automatisoitu prosessi, joka päivittää automaattisesti tekijöiden alayksikkö/kustannuspaikkatietoja Justuksen tekijätietoihin sen perusteella, jos ne ovat HR-järjestelmässä muuttuneet. Tämä edelleen parantaa esimerkiksi julkaisujen tilastoinnin laatua.

Mikäli Justuksen tekijätietojen laajennettuja osia otetaan käyttöön Haaga-Heliassa ja siirretään sitä kautta tekijöiden tietoja tiedejatutkimus.fi -portaalin profiiliosiossa näytettäväksi, ohjelmistorobotiikkaa ja jo olemassa olevia ratkaisuja voi mahdollisesti laajentaa tietojen profiilipalveluun viemiseen ja päivittämiseen.