Jamkin kirjastosta Avoimen tiedon keskukseen

Yli 20 vuoden uran jälkeen Jamkin kirjastossa vaihdoin työpaikkaa Jyväskylän yliopiston Avoimen tiedon keskukseen. Avoimen tiedon keskus on organisaatio, joka tarjoaa yliopiston kirjastopalvelut, tiedemuseon palvelut sekä avoimen tieteen palvelut. Uusi tehtäväni tietoaineistopalveluiden palvelupäällikkönä ja vastuu kirjaston kokoelmista toi eteeni paljon enemmän kiehtovaa opiskeltavaa ja pohdittavaa kuin ennalta arvasinkaan.

Eihän yliopisto voi olla niin erilainen työpaikka verrattuna ammattikorkeakouluun, ajattelin kun melkein kaksi vuotta sitten, elokuussa 2022, vaihdoin työpaikkaa Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjastosta Jyväskylän yliopiston Avoimen tiedon keskukseen. Avoimen tiedon keskus oli minulle ennestään tuttu useasta yhteydestä. Olin esimerkiksi toiminut vuosia Jyväskylän kirjastojen yhteistyöryhmässä ja sen vuoksi katsoin olevani ajan tasalla paikallisten kirjastojen kuulumisista. Lisäksi olin yliopiston kirjaston satunnainen asiakas, ja perheen kanssa oli tullut monet kerrat vierailtua Luontomuseossa, joka myös on osa Avoimen tiedon keskusta. Näiltä pohjilta minusta tuntui, etten olisi menossa töihin mihinkään täysin vieraaseen paikkaan. En ollut tuntemusteni kanssa väärässä, mutta silti olen päässyt oppimaan uskomattoman paljon uutta. Ensimmäisen vuoden aikana uudessa tehtävässä tein muistiinpanoja kaikesta siitä, mikä jollain tavalla sai pohtimaan entistä ja uutta. Tässä kirjoituksessa nostan esiin niistä vain muutamia, arkista työtä koskettavia asioita.

Ammattikorkeakouluympäristössä marinoitunut

Olin ollut töissä Jamkissa hieman yli 20 vuotta ja tehnyt urani aikana tietopalvelusihteerin, kirjastonhoitajan ja informaatikon tehtäviä. Viimeiset kymmenen vuotta olin toiminut myös pääkampuksen kirjaston lähiesihenkilön ja kirjaston johtajan varahenkilön tehtävissä. Olin opiskellut ja tehnyt tutkinnon kolmessa ammattikorkeakoulussa. Kaikkia näitä työn- ja opiskeluntäyteisiä vuosia ammattikorkeakouluympäristössä ajattelen syvällä kiitollisuudella. Ne antoivat minulle paljon osaamista ja sain myös vaalimisen arvoisia muistoja monista ihmisistä ja kokemuksista.

Miksi siis päädyin tekemään keski-ikäisenä ja hyvinkin hillityn ja harkitsevan luonteeni vastaisesti niin merkittävän muutoksen elämässäni? Ehkä se oli kaipuu kokeilla vielä jotain uutta ja erilaista tai sitten se kuuluisa viidenkympin villitys. Joka tapauksessa tuli vahva tunne siitä, että oli aika hakea muutosta ja uusia haasteita. Aivan sattumalta keväällä 2022 huomasin Avoimen tiedon keskuksen ilmoituksen avoinna olevasta paikasta ja päätin siihen vastata.

AMK-kirjastossa ollaan aina ajan tasalla

Kun ensimmäisen kerran astuin Avoimen tiedon keskuksen henkilöstön työtiloihin uutena työntekijänä, siihenastista työskentelytapaani kirjaston kokoelmien kanssa saattoi kuvailla hieman kärjekkäästi ”tulos tai ulos” tyyppisesti. Kirjaston kokoelmat olivat nykyhetken ja lähitulevaisuuden käyttöä varten. Jos painetun teoksen lainausluvut näyttivät viimeisten vuosien osalta nollaa, teos ei ansainnut paikkaansa hyllyssä, ja se oli poistettava. Asiakkaille oli raivattava kirjastossa tilaa opiskelua varten, ja sen vuoksi hyllynlämmittäjät saivat lähteä.

Olin ylpeä siitä, että kokoelmassa suurin osa kirjallisuutta oli uutta, viime vuosina ilmestynyttä. Olin vaikuttunut Alma-kirjastojärjestelmän tarjoamista mahdollisuuksista hallita elektronisia aineistoja ja olin innoissani ryhtynyt niitä opiskelemaan ja tutkimaan. Omasta mielestäni kokoelman ytimenä toimi kurssikirjakokoelma, jonka hyvä hallinta auttoi opiskelijoita etenemään opinnoissaan tehokkaasti ja valmistumaan ajallaan. Sen sijaan eräänlaisena haasteena pidin sitä, että Jamkin kirjaston asiakkaat eivät olleet kovin aktiivisia hankintaehdotusten tekijöitä. Asiantuntevat kokoelmatyöntekijät hankkivat melkein kaiken tarvittavan ennakkoon oman osaamisensa perusteella, joten hankintaehdotuksille ei ollut juuri tarvettakaan.

Avoimen tiedon keskuksen kokoelmat ovat moninaisia ja aikajänne on erilainen

Avoimen tiedon keskuksen kokoelmien kokonaisuus muodostuu sekä tiedemuseon että kirjaston kokoelmista. Tiedemuseon kokoelmiin kuuluu esimerkiksi yliopiston historiaan liittyviä esineitä ja valokuvia, keskisuomalaiseen luontoon liittyviä näytteitä sekä kasvitieteellisen puutarhan kasveja. Yliopiston kirjasto on vapaakappalekirjasto, mikä tarkoittaa mittavia painettuja ja digitaalisia kokoelmia monilta eri vuosikymmeniltä, jopa vuosisadoilta. Lisäksi Avoimen tiedon keskuksessa tehdään jatkuvasti kokoelmien digitointia. Digitoitavana on esimerkiksi valokuvia, vanhoja graduja ja väitöskirjoja sekä erikoiskokoelmia.

Ylleni hyökyi siis valtava kokoelmien aalto, jonka kanssa aikaisempi osaaminen ei enää sataprosenttisesti pätenyt. Myös kokoelmien käyttö opetuksen lisäksi tutkimuksessa alkoi pikkuhiljaa konkretisoitua mm. tutkijoiden erilaisten yhteydenottojen ja tarpeiden kautta. Olin todellakin saanut työpöydälleni muutosta ja haasteita. Olisin saattanut jäädä jopa täysin uppeluksiin moninaisiin kokoelmiin ja kaikkeen muuhun uuteen, ellei minulla olisi ollut erityisesti tietoaineistopalveluiden henkilökunnan ja Avoimen tiedon keskuksen johdon tukea, jonka avulla ryhdyin pala ja tapaus kerrallaan opiskelemaan vastuualuettani.

Kokoelmaprosessin erilaisuus

Aikaisemmassa, paljon pienemmässä työyhteisössä sama työntekijä sekä hankki aineistoa että kuvaili sitä, ja aineiston elinkaari oli luontevasti yhden ihmisen hallussa alusta loppuun. Avoimen tiedon keskuksen tietoaineistopalveluissa aineiston hankinnasta huolehtii saatavuustiimi ja kuvailusta kokoelmatiimi, ja kokoelmanhallinta on monitahoisempi prosessi.

Kokoelmien virtaan tulee aineistoa monesta muustakin lähteestä kuin hankinnan kautta, esimerkiksi vapaakappaleina, digitointeina ja oman julkaisutuotannon kautta. Kesti aikansa ennen kuin hahmotin kokoelmaprosessin ja opin ottamaan yhteyttä oikeaan henkilöön kussakin eteen tullessa tilanteessa.

Hankinta on tarvelähtöistä

Tietoaineistojen hankintaa tehdään hyvin tarvelähtöisesti. Hankintatoiveita tuli vuonna 2023 saatavuustiimille yhteensä reilut tuhat kappaletta eli useita toiveita joka ikinen työpäivä. Lähes poikkeuksetta toiveet voidaan myös täyttää. Hankintaehdotuksia tulee sekä opiskelijoilta että henkilökunnalta.  

Myös DDA (Demand Driven Acquisition) hankinta on aktiivista ja tuottaa kokoelmiin säännöllisesti uusia nimekkeitä. Aineistonhankintabudjetin koko oli vuonna 2023 lähes kolme miljoonaa euroa, eli moninkertainen verrattuna aikaisemmin käsittelemääni aineistonhankintabudjettiin. Budjetista käytettiin viime vuonna 98 % elektronisen aineiston hankintaan.

Laadukas metadata parantaa maailmaa

Kuvailun osalta silmiini on avautunut näkymä kokonaisesta kuvailun ekosysteemistä, jonka osana kokoelmatiimi tuottaa metadataa omana tuotantona esimerkiksi yliopistossa tehdyistä väitöskirjoista ja toimijakuvailuna niiden tekijöistä. Ilman muuta olin mieltänyt metadatan tuottamisen kirjastojen ydintehtäväksi ennenkin, mutta tällä hetkellä se näyttäytyy jopa maailmaa paremmaksi paikaksi tekevänä ja tiedon tasa-arvoa edistävänä ilmiönä. Hyvin tehdyn kuvailun voi nähdä myös ympäristötekona, koska metadatan pohjalta voi arvioida, tarvitseeko julkaisua käydä lainaamassa kirjastossa tai tarvitseeko julkaisusta mahdollisesti tallentaa itselleen digitaalista kopioita.

Vapaakappalekokoelma

Kokoelmatiimi huolehtii myös vapaakappalekokoelmasta. Ensimmäinen käyntini yliopiston kokoelmakeskuksessa Kanavuoressa Vaajakoskella oli silmiä avaava ja herätti arvostusta ja kunnioitusta vapaakappalekokoelmaa sekä kaikkia kokoelmakeskuksesta löytyviä vanhoja ja historiallisia aineistoja kohtaan. Kun ollaan kokoelmakeskuksessa, ei olla pelkästään tämän hetken käyttöesineiden tai käyttötiedon äärellä, vaan sellaisen aineiston äärellä, jolla on isompi tehtävä säilyttää tietoa myös tulevaisuutta varten.

Kokoelmakeskuksessa sijaitsevat kokoelmat ovat valtava kokonaisuus, jonka oppimiseen menee vuosia jo senkin vuoksi, että kaikki tuosta kokonaisuudesta ei ole löydettävissä käytössä olevan Koha-kirjastojärjestelmän kautta. Joidenkin aineistojen hakuliittymä on edelleen analoginen kortisto, ja korttien konvertointi digitaaliseen muotoon onkin jatkuvasti käynnissä oleva työ.

Avoin tiede ja avoimet kokoelmat

On luonnollista, että Avoimen tiedon keskuksen tietoaineistopalveluiden aineistonhankintabudjetista tuetaan avoimen tieteen infrastruktuureja erilaisin jäsen- ja osallistumismaksuin FinELibin kautta. Avoimet aineistot poistavat monia oppimisen esteitä jo pelkästään sillä, että ovat saatavilla ilman tunnuksia tai tiukkoja rajoituksia. Avointen aineistojen ja yleensäkin laajemman saatavuuden puolesta on tehty hyviä käytännön toimenpiteitä. JYKDOK Finnassa oman kokoelman jatkeena ovat muun muassa Avointen oppimateriaalien kirjaston aineistot sekä Journal.fi ja yliopiston JYX julkaisuarkiston avoimet artikkelit. Myös Varastokirjaston ja muiden Jyväskylän kirjastojen kokoelmat ovat haettavissa JYKDOKin kautta.

Niin kuin korkeakouluissa yleensäkin, Avoimen tiedon keskuksen asiantuntijat tukevat avoimen oppimisen ja opetuksen käytänteitä ja auttavat oppimateriaalien avaamisessa. Toivottavaa olisi, että avoimen oppimisen ja opetuksen sekä oppimateriaalien avaamisen jälkeen seuraava askel olisi laajamittainen avointen aineistojen käyttäminen esimerkiksi kurssimateriaaleina.

Kiitollisena

Avoimen tiedon keskus muodostuu erilaisista palvelukokonaisuuksista. Se tarkoittaa strategisten linjausten ja valintojen tekemistä pidellen kaikkia näitä kokonaisuuksia käsissään. Se saattaa tarkoittaa joskus ristiriitoja ja hankaluutta. Usein se saattaa johtaa kuitenkin näkökulman laajenemiseen ja erilaisten asiantuntijoiden luovaan kohtaamiseen. Siinä lieneekin Avoimen tiedon keskuksen suola ja sokeri.

Ainakin yksi asia on kuitenkin pysynyt samana huolimatta kaikesta muusta muuttuneesta. Se on oman tiimin merkitys tehtävissä onnistumiselle. Ilman luottamusta ja tunnetta siitä, että puolin ja toisin on helppo lähestyä ja keskustella turvallisesti erilaisista mielipiteistä, en olisi selvinnyt työstäni ammattikorkeakouluympäristössä enkä nyt yliopiston toimintaympäristössä. Kiitos siis sekä entisille että nykyisille tiimiläisille aivan sydämeni pohjasta. Kiitos myös entisille sekä nykyiselle esihenkilölle luottamuksesta uran eri vaiheissa.

Viime kesänä siunailimme erään työkaverin kanssa sitä, miten paljon opittavaa Avoimen tiedon keskuksen kokoelmissa olikaan. Hän tokaisi, että sitten kun tunnen oppineeni edes jollain tasolla tarpeeksi, minun onkin luultavasti tullut aika jäädä eläkkeelle. Jos olen onnekas, niistä tuntemuksista voi olla mahdollista kirjoittaa sitten vajaan 20 vuoden päästä.