JAMKin kirjasto kävi RFID-kaupoilla. Kaupanpäällisiksi tuli monta muutakin uudistusta.

Jyväskylän ammattikorkeakoulun pääkampuksen kirjastossa ja Lutakon kampuskirjastossa uudistettiin kirjastoautomaatio ja siirryttiin RFID-aikaan kesällä 2015. Samalla otettiin käyttöön omatoimikirjasto, jonka myötä aukioloajat opiskelijoille ja henkilökunnalle laajenivat ja tilankäyttö tehostui. Uudistunut automaatio mahdollisti myös asiakaspalveluvuorojen uudelleen organisoinnin. Uudistukset ovat edelleen sisäänajovaiheessa, mutta kokemukset ovat olleet hyviä.

Syksyyn 2014 mennessä monenlaiset muutostarpeet olivat koputelleet JAMKin kirjaston ovea. Ammattikorkeakoulu oli tiivistänyt tilankäyttöä luopumalla yhdestä kampuksesta ja sitä myötä luokkien tilojen, myös kirjaston tiloja oli tarve saada vieläkin tehokkaampaan käyttöön. Asiakaspalvelu oli jo pitkään ollut monikanavaista, eikä se enää keskittynyt asiakaspalvelupöydän vastakkaisille puolille. Henkilötyövuodet kirjaston osalta olivat lisäksi vuosia pikkuhiljaa laskeneet. Pääkampuksen kirjaston ja Lutakon kampuskirjaston automaatio oli tullut elinkaarensa päähän.  Aika oli siis kypsä aukioloaikojen, automaation ja asiakaspalveluvuorojen muutoksille näissä kirjastoissa. Oli tullut hyvä hetki siirtää resursseja rutiininomaisista lainaus-/palautustoiminnoista enemmän asiakkaiden ohjaamiseen ja neuvontaan kaikilla kanavilla.

Esivalmisteluja
Konkreettisesta päästä oli helppo aloittaa uudistukset ja talvi meni potentiaalisiin laitevalmistajiin ja heidän tuotteisiinsa tutustuen. Samalla syvennyttiin radiotaajuutta käyttävään etätunnistukseen, eikä kukaan meistä enää erehtynyt sekoittamaan RFID:tä muotihuumeisiin. Kävimme vierailemassa kyseistä tekniikkaa käyttävissä kirjastoissa. Jokaisessa näistä kirjastoista saimme arvokasta tietoa laitteiden toiminnasta ja tarroituksesta sekä konvertoinnista. Suurin anti oli se, että projekti kannattaa tehdä systemaattisesti ja tarroitus siinä vaiheessa kun kokoelmasta on tehty tarvittavat poistot. Tamperelaiset tekivät meihin syvän vaikutuksen kertoessaan tarroittaneensa ja konvertoineensa kokoelmansa koneen tehokkuudella alle viikossa.

Kevät tuli ja laitteiden kilpailutus pyörähti käyntiin. Samalla ryhdyttiin suunnittelemaan asiakaspalveluvuorojen sekä aukiolo- ja palveluaikojen uudistamista pääkampuksen kirjastossa ja Lutakon kampuskirjastossa. Hyvänä tukena suunnittelussa olivat kokemukset Musiikkikampuksen kirjastosta, jossa oli sovellettu omatoimiaikaa jo pari vuotta. RFID-tekniikkaan liittyen kokemuksia oli kertynyt Tarvaalan kampuskirjastosta, jossa sitä siirryttiin käyttämään jo vuonna 2010.
Vanhat automaatit ovat poistumassa ja uudet tulossa tilalle.

Erityisen riemukas kevät koitti Lutakon kampuskirjastolle, jossa kaikkien edellä mainittujen uudistusten lisäksi ryhdyttiin laittamaan uusiksi koko kirjaston toimintamalli kalusteita ja varusteita myöten yhteisprojektina kampuksen eri toimijoiden kanssa. Mutta se onkin aivan oma tarinansa.

Konvertointi ja tarroitus
Uuden automaation laitevalmistajaksi valittiin P.V. Supa. Toukokuussa saapuivat pääkampuksen kirjastoon lainaan kaksi konvertointityöasemaa ja 48 800 RFID-tarraa. Kolmas konvertointiasema ja loput 13 200 tarraa menivät Lutakkoon. Systemaattisuuden innoittamana teimme pääkampuksen kirjastossa tarroitukseen ja konvertointiin vuorolistat, joihin jokainen kävi merkitsemässä itselleen sopivia vuoroja. Työn aikana kuunneltiin musiikkia, radiota tai vain omia sekalaisia ajatuksia. Vuoroja teki koko pääkampuksen kirjaston henkilökunta johtajaa myöten.  Tämäkin taisi vaikuttaa tunnelmaan, joka pysyi korkealla koko ajan. Tarroitukseen ja konvertointiin meni pääkampuksen kirjastossa aikaa vähän yli kaksi kuukautta ja sen aikana käsiteltiin noin 40 000 nidettä. Kirjasto oli melkein koko urakan ajan normaalisti auki. Syksyllä tapahtuvaa työstämistä jäivät odottamaan esimerkiksi kesän pitkät lainat. Tamperelaisten saavutukseen emme todellakaan yltäneet. Tosin voi olla että kertomansa olikin lievää vedätystä… joka kyllä innoitti meidät hyviin tuloksiin.
Konvertointia ja tarroitusta.

Uudet automaatit, portit ja omatoimikirjaston vermeet (kirjautumisyksiköt ja kamerat) saapuivat kesäkuussa, mutta niitä päästiin kunnolla testaamaan vasta kesälomien jälkeen.

Elokuu oli testauskuu
Elokuussa testattiin uusia automaatteja, omatoimikirjaston toimintaa sekä uusia vuoroja ja aukioloaikoja. Ensimmäisenä pääkampuksen kirjaston aukiolopäivänä olin aamuvuorossa ja kaikki meni männikköön. Automaatit eivät toimineet, portit huusivat kurkut suorina ja klo 9-10 omatoimiaikana palvelin asiakkaita asiakaspalvelutiskin takana. Stressitaso kohosi korkealle taivaalle, joka oli synkkä kuin Mordorissa. Seuraava päivä oli sävyltään jo kirkkaampi. Yksi kerrallaan asiat saatiin toimimaan halutulla tavalla, P.V. Supan asentaja teki pitkiä päiviä.
Omatoimikirjaston sisäänkirjautumisyksikkö.

Pääkampuksen kirjaston tilanne nyt
JAMKin opiskelijat ja henkilökunta voivat käyttää pääkampuksen kirjaston tiloja tällä hetkellä klo 8-20 maanantaista perjantaihin ja lauantaisin klo 9-15. He pääsevät palveluaikojen ulkopuolella sisään kirjastokortilla. Palveluaikaa on supistettu noin kaksi tuntia päivässä entiseen verrattuna. Asiakaspalveluvuoroja on vähennetty 1-2 per päivä. Asiakaspalvelu on ollut koko syyskuun ajan hektistä, joskus vuoron jälkeen on ollut jopa nääntynyt olo. Toisaalta asiakaspalveluvuoroja ei ole enää niin montaa viikossa ja aikaa voi käyttää esimerkiksi ohjaukseen muutoin.

Uusiutuneet vuorot ja tehtävät ovat saaneet asiakaspalvelijat aluksi hämilleen. Itse kiersin ensimmäisen iltavuoron päätteeksi kolme kertaa asiakaspalvelupöydän ympäri ja mietin mitä minun piti tässä lopuksi tehdä. Seuraavan päivän aamuvuorolaiselta sain sitten suorituspisteet, eivätkä ne olleet 10/10.  Kerran eräs toinen asiakaspalvelija soitti vuoronsa päätteeksi vahingossa ”kirjasto suljetaan” kuulutuksen ja joutui heittäytymään ulos rynnivien asiakkaiden eteen kertomaan että kirjastossa saa olla vielä vaikka palveluaika loppuikin. Rutinoidusti kesän aikana konvertoineet henkilöt ovat asiakaspalvelussa ollessaan yrittäneet konvertoida kirjoja ilman RFID-tarraa ja raportoineet RFID-lukijan lakanneen toimimasta. Opiskelijoita pääkampuksen kirjastossa omatoimiajalla.

Asiakkaat käyttävät pääkampuksella omatoimikirjastoa vilkkaasti varsinkin klo 8-10 välillä. Palaute mahdollisuudesta käyttää kirjaston tiloja aiempaa pitempään on ollut hyvää. Kirjastoa on kiitelty toimintamallin muutoksesta.

Automaatit paiskivat töitä olan takaa (vaikkei heillä sellaisia varsinaisesti olekaan): tämänhetkisten lukemien perusteella automaatit hoitavat pääkampuksen kirjaston kaikesta lainauksesta 92 prosenttia. Ennen lukema oli hieman alle 80 %. Aikaisemmin asiakaspalvelijat ja automaatit palauttivat lähes yhtä paljon. Tämänhetkisten lukemien perusteella automaatit hoitavat kaikesta palautuksesta 79 prosenttia. Vanhat automaatit ohjasivat varatut/toiseen toimipisteeseen menevät kirjat asiakaspalvelijoille, nykyiset ohjaavat asiakkaat laittamaan ne älylaatikoihin.

 Kokoelman häntien (vanhojen lehtien, CD-levyjen yms.) RFID-tarroittaminen jatkuu edelleen.

Voi sanoa, että kirjasto on luonut nahkansa, vaikkei se pääkampuksen kirjastossa koske varsinaisesti ihon pintakerrosta. Mutta heti kun tarpeeksi höveli maksumies osuu paikalle, pistetäänkin  sitten koko sisustus uusiksi.