Itsepalvelua vai omatoimisuutta? Turun ammattikorkeakoulun kirjaston uusi palvelumalli Salossa

Turun ammattikorkeakoulun Salon kampus kirjastoineen muutti vuodenvaihteessa uusiin tiloihin Salo IoT Campukseen Meriniityn teollisuusalueelle. Muutto toi mukanaan monia muutoksia, joita on nyt päästy kokeilemaan käytännössä parisen kuukautta.

Salon kampuksella opiskelee noin 850 opiskelijaa ja opettajia ja muuta henkilökuntaa on noin 40. IoT on lyhenne sanoista Internet of Things : samoissa IoT Campus –tiloissa Turun ammattikorkeakoulun kanssa toimii myös noin 40 yritystä ja organisaatiota. Uusiin tiloihin siirtyminen ja uudenlaiset työskentelytavat hakevat vielä muotoaan ja toiminnasta kerätään kokemuksia kaikkien talossa työskentelevien näkökulmasta. Toimivia ratkaisuja voidaan myöhemmin ottaa käyttöön myös Turkuun vuonna 2020 valmistuvalla Kupittaan kampuksella.

Perinteisistä luokkatiloista muunneltaviin oppimisympäristöihin ja monipalvelumalliin

Salon kampus toimii nyt pienemmissä tiloissa kuin aikaisemmin. Uudessa kampuksessa on paljolti luovuttu perinteisistä luokkatiloista ja tilalle on suunniteltu avoimempia oppimisympäristöjä, jotka taipuvat paremmin opetettavien alojen erityistarpeisiin sekä yhdessä työskentelemiseen. Tilasuunnittelussa toistuvia teemoja ovat olleet käyttäjälähtöisyys, joustavuus ja yhteiskäyttöisyys.  Kirjastokin on saanut vähemmän neliöitä, mutta opetuksen ja opiskelun kannalta se on edelleen keskeisellä paikalla. Opiskelijoille on tarjolla työskentelyyn houkuttelevia sohvaryhmiä ja erilaisiin käyttötarkoituksiin muunneltavia opiskelutiloja. Kirjasto ei ole enää selvärajainen tila, mikä on saanut miettimään sitä, miten kävijöistä saa kerättyä tietoa. Ainakin toistaiseksi on kävijälaskurit jätetty asentamatta, koska niille ei ole toimivia sijoituspaikkoja.

Salon kampukselle on toteutettu monipalvelumalli, jossa keskeiset ammattikorkeakoulun palvelut ovat joustavasti saatavissa. Syksyllä 2017 kartoitettiin tukipalveluhenkilöstön työnkuvia, jotta kaikille palveluille saataisiin tarkoituksenmukaiset työpisteet sekä työtehtävien luonteen että palveluiden saatavuuden kannalta. Keskustelujen pohjalta hahmoteltiin kirjastotilan yhteyteen palvelupiste, Service Point, jossa on viikoittain palveluvuoroja kirjasto- ja tietopalveluiden, opiskelijapalveluiden ja kv-palveluiden kesken. Info eli kirjaston läheisyydessä olevat vahtimestaripalvelut ovat myös mukana tässä kokonaisuudessa.

Salon tukipalveluhenkilöstön tiimin kesken mietittiin, miten oman palveluvuoron aikana osataan asiakkaita ohjata myös muihin kuin oman toiminnon palveluihin, ja voisiko joitakin tehtäviä jakaa työntekijöiden kesken, jotta asiakkaat saisivat palvelua joustavasti. Ajatuksena oli, että kun palvelupisteessä vuorotellaan, osattaisiin asiakkaita ohjata eteenpäin tarvittaviin verkkopalveluihin ja ohjeistuksiin. Jonkin verran henkilöstön tehtävät ovat muuttuneet ja edelleen pohditaan ongelmakohtia ja hiotaan toimintoja joustavammiksi. Kirjaston osalta on esimerkiksi siirretty kassapalvelut infoon, jotta asiakastietojen maksut eivät olisi esteenä lainausautomaatin käytölle kirjaston itsepalveluaikoina.

Omatoimikäyttö tuo kirjaston käyttäjille sekä vapautta että vastuuta

Kirjastotilan avoimuus on nostanut kirjaston käyttäjissä huolen siitä, että aineistot alkavat hävitä kirjastosta. Kirjastoesittelyissä on korostettu myönteisenä asiana sitä, että aukioloajat eivät enää rajoita kirjastoon pääsyä, tiedonhakuja, kirjojen käyttöä ja lainausta, mutta tämä vapaus tuo kirjaston käyttäjille myös vastuuta. Lainaus- ja palautusautomaatti on näkyvällä paikalla ja sen käyttö on yksinkertaista. Lainaajien tulee vain huolehtia, että kirjastokortti toimii ja se on mukana. Kortteja laatikon perukoille unohtaville tulee tähänkin vielä helpotusta sitten, kun automaatit saadaan lukemaan mobiilikortteja. Toistaiseksi ei ole havaittu kirjoja kadonneeksi.

Parin kuukauden kokemuksen perusteella huomaa, että automaatti on käytössä. Helmikuun tilastojen mukaan lainaus on ollut jopa vilkkaampaa kuin vuotta aikaisemmin. Syitä voi olla monia, mutta aukiolojen laajentamisella on varmasti ollut merkitystä. Lainaustilastojen ulottumattomissa on aineistojen lukusalikäyttö: opetus- ja opiskelutiloissa kirjoja käytetään todennäköisesti myös ilman lainaamista. Joustavuuden nimissä se on myös suotavaa – toki kirjasto toivoo, että kirjat tuodaan käytön jälkeen myös takaisin.

Kirjaston käyttö perustuu paljolti asiakkaitten omatoimisuuteen, ja tähän on koetettu laatia selkeitä opasteita. Ohjeistusten ja opastusten kohdentamisessa ja uusimisessa on vielä kehitettävää, uusia palveluitakin lienee tulossa käyttöön ja ne pitää ohjeistaa. Tiedonhakukoneita ovat kirjastossa edelleen käytettävissä ja tiedonhaun oppailla käyttäjiä kannustetaan Itsenäiseen tiedonhakuun. Uuden kirjaston palvelujen suunnittelu tehtiin nopealla aikataululla ja joitakin seikkoja olisi ollut hyvä saada valmiiksi jo ennen laajennetun omatoimisuuden käyttöönottoa. Esimerkiksi verkkomaksamisen mahdollisuus toisi joustavuutta asiointiin. Suunnitteilla on myös joustavammat tavat ottaa yhteyttä kirjaston henkilökuntaan myös itsepalveluaikoina. Toistaiseksi asiakkaat ohjataan ottamaan puhelimitse yhteyttä kirjaston asiakaspalveluun Turkuun. Joissakin käytännön asioissa voi myös vahtimestarilta saada apua.

Kirjaston henkilökunta on paikalla Salossa kahtena päivänä viikossa puolen päivän ajan, jolloin saatavana on apua asioissa, joita ei itsenäisesti pysty tekemään tai selvittämään. Pienen yksikön kirjastossa oli totuttu hyvään henkilökohtaiseen palveluun, joten monia tämä palveluajan väheneminen on harmittanut. Suurin osa asiakkaista on kuitenkin tottunut itsenäiseen asiointiin. Lukukauden kiireisimpiin aikoihin voidaan kirjaston palveluaikoja tarvittaessa lisätä. Uudet opiskelijat perehdytetään käyttämään kirjastoa omatoimisesti.

Muutoksia työtavoissa ja työtiloissa

Uudet tilat ovat muuttaneet henkilökunnan tapaa tehdä työtä. Tilasuunnittelun periaatteita ovat olleet tasavertaisuus eli tilasuunnittelun ja tilankäytön yhdenvertaisuus ja vastuullisuus eli se, että tilaratkaisut ovat pitkäjänteisiä sekä taloudellisesti ja toiminnallisesti perusteltuja. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, ettei henkilökunnasta kenelläkään ole käytössään omaa työhuonetta eivätkä uudenlaiset työtavat sido työntekijöitä kiinteään, nimettyyn työpisteeseen vaan työtilat ovat kaikkien yhteisessä käytössä. Työhön liittyviä tarvikkeita, mappeja ym. henkilökohtaisia tavaroita varten on varattu rajoitetusti tilaa. Lisääntyvä digitalisaatio ohjaa työn tekemistä ja papereiden säilyttämistä pyritään vähentämään.

Esimerkiksi oma työpisteeni voi vaihdella neljän kampuksen ja kahden kaupungin välillä viikon sisällä. Työkännykkä ja kannettava eli koko ”toimistoni” kulkee mukana ja töitä asetun tekemään sinne, missä kulloinkin on tilaa ja tilan valitsen sen mukaan, mitkä tehtävät ovat vuorossa.