“Ich bin ein Berliner” – kirjastotäti Erasmus-vaihdossa

Olin Erasmus-vaihdossa Berliinissä kesäkuussa 2016. Viikon aiheena oli Kirjasto muutoksessa – rakenteiden ja palvelujen uudistaminen. Viikon aikana tutustuimme myös eksoottisempiin aiheisiin kuten kirjaston rooliin natsien ryöstösaaliin jäljittämisessä.

Osallistuin Freie Universität Berliinin järjestämään kv-viikkoon 27.6 - 1.7.2016. Freie Universität Berlin on järjestänyt kv-viikon useasti aikaisemminkin, mutta kirjastolle suunnattu ohjelma oli mukana ensimmäistä kertaa. Kirjastoryhmän teemana oli Libraries in Motion - Structures and Services.

Matkaan lähdin jo Juhannussunnuntaina, jotta ehdin ajoissa Berliiniin maanantaina alkavaan ohjelmaan. Berliinissä olin vieraillut edellisen kerran interrail-reissulla lukiolaisena, joten odotin innolla pääseväni tutustumaan, mitä kaikkea uutta kaupungista löytyykään. Etukäteen eniten huoletti, että ehdinhän katsomaan jalkapallon EM-kisoja kv-viikon ohjelman pyörteissä. No worries – kyllä löytyi aikaa ja seuraa penkkiurheiluharrastukselle.

Ohjelma alkoi maanantaina tervetuloa-toivotuksilla, sekä isäntien ja osallistujien esittäytymisellä ja ryhmäytymisellä. Osallistujia oli kaiken kaikkiaan 90, 28 eri maasta; mukana oli myös Euroopan ulkopuolisia maita, kuten Egypti, Intia ja USA. Kirjasto-ohjelmassa oli 19 osallistujaa eri puolilta Eurooppaa. Suomesta oli minun lisäkseni toinen osallistuja Jyväskylän yliopiston kirjastosta.

Freie Universtität Berlin pähkinänkuoressa

• Perustettu 1948
• Opiskelijoita 30,600 (kandi + maisteri)
• Tohtoriopiskelijoita 5,750
• Eniten Erasmus-vaihto-opiskelijoita Saksassa
• Henkilökuntaa 4,270
• Koulutusohjelmat
  • kandidaatintutkinto 76
  • maisterintutkinto 105
  • tohtorinkoulutus 50

Luvut eivät sisällä lääketieteen koulutusta.

Muuttuva kirjasto

Tiistaina jakaannuimme teemaryhmiin ja tutustuimme tarkemmin ”omaan” kirjastoporukkaan, sekä viikon ohjelmaan. FU: kirjasto koostuu Pääkirjastosta, Kampuskirjastosta ja 15 laitoskirjastosta. Pääkirjasto (Central Library) koordinoi kirjaston toimintaa. Kirjasto saa rahoituksensa valtiolta ja kirjasto päättää itse miten se käyttää rahat. Mittasuhteet kirjastossa ovat aivan eri luokkaa kuin piskuisessa Kareliassa, esim. pelkästään Kampuskirjastossa on 30 hyllykilometriä ja miljoona nidettä.

Kirjaston tiloissa on paljon opiskelutiloja. Varsinkin ryhmätyötilat ja yhden hengen opiskelutilat suosittuja, molemmissa käytössä on langaton verkko ja älytaulut. Kirjastoissa on kokolattiamatot ja hiljaisuusvaatimus (meitä kehotettiin moneen kertaan olemaan kirjaston tiloissa hiljaa): joihinkin kirjastoista ei saanut viedä laukkuja jne.. Aukioloajat ovat laaja, myös viikonloppuisin. Ilta- ja viikonloppupäivystys hoidetaan tosin opiskelijavoimin ja supistetuin palveluin.

Uusin kirjastorakennus, Kampuskirjasto valmistui 2015, uuteen rakennukseen muutti 24 aiemmin erillistä kirjastoa. Luokitusjärjestelmän uusiminen oli valtava urakka, koska joka kirjastossa oli käytössä eri luokitus tai jopa monta eri luokitusta yhdessä kirjastossa. Muuton yhteydessä otettiin myös käyttöön RFID. Suunnittelussa oli käytettävissä niin paljon rahaa ja henkilökuntaa kuin tarvittiin (olin kateudesta myrkynvihreä tätä esitystä kuunnellessa), mm. erillinen ohjelma hyllyjärjestyksen suunnittelua varten. On meillä Kareliassakin muutettu ja tehty sama urakka esimerkiksi luokituksen yhdenmukaistamisessa, mutta huomattavasti pienemmässä mittakaavassa.

Osa tiedekunnista halusi kynsin ja hampain pitää kiinni omasta kirjastosta. Löytyipä muuttoa tehdessä erään proffan sängyn alta muutaman tuhannen kirjaston kirjan kokoelma.

Muuttoja kirjastossa oli tehty jo ennen Kampuskirjastoa. Vuonna 1970 FU:lla oli n. 100 erillistä kirjastoa, joita on vuosien varrella yhdistetty. Kirjastossa on tehty paljon töitä käytäntöjen, toimintatapojen, aukioloaikojen, luetteloinnin ja luokituksen yhdenmukaistamisessa. Kirjastossa on n. 8 miljoonaa nidettä, joista viimeiset saatiin luetteloitua kirjastojärjestelmään vuonna 2016. Työn alla on edelleen yhtenäiset aukioloajat sekä samat laina-ajat ja käyttöehdot kaikille asiakkaille (etenkin opiskelijat vs. proffat).

Kirjastossa vaihdetaan myös tietojärjestelmää eli siirrytään Alephista Almaan. Muutosta on valmisteltu vuosina 2006-2016 ja Alman on tarkoitus olla käytössä helmikuussa 2017. Luokituksen ja luetteloinnin yhdenmukaistaminen on ollut muutoksessa isossa roolissa. Siirtyminen Almaan tarkoittaa tietenkin koko kirjastohenkilökunnan koulutusta uuteen järjestelmään. Alman käyttöönotto vaatii pois oppimista vanhasta, haasteena ovat uudet työtavat. Myös Alman terminologia on eri kuin Alephissa: esim. circulation onkin jatkossa fulfilment.

Esitystä kuunnellessa ihmettelimme, miksi Almaan kannattaa siirtyä suuresta työmäärästä huolimatta? Vastaus oli että, kirjastoluettelon, e-aineistojen ja e-aineistolisenssien ylläpito on Almassa huomattavasti Alephia helpompaa.

Freie Universität Berlin Library pähkinänkuoressa

• Perustettu 1948
• Pääkirjasto, Kampuskirjasto ja 15 laitoskirjastoa
• 8 miljoonaa painettua nidettä
• 70,000 e-lehteä (n. puolet open access)
• 500,000 e-kirjaa
• 1,600 tietokantaa (n.puolet open access)
• Henkilökuntaa n. 300, lisäksi opiskelijoita apuna

Natsien ryöstösaaliista e-aineistolisensseihin

FU:n kirjaston kokoelmissa on noin 250,000 painettua nidettä, jotka on julkaistu ennen vuotta 1945. Valitettavasti joukossa on edelleen kirjoja, jotka saattavat kuulua natsien ryöstösaaliiseen. Vanhoja kirjoja saadaan myös lahjoituksina sekä ostoina esim. antikvariaateista.  FU:n kirjasto pyrkii tunnistamaan nämä kirjat ja mahdollisuuksien mukaan auttamaan palauttamaan ne alkuperäisille omistajilleen. Työn taustalla vaikuttaa Washington Principles on Nazi-Confiscated Art. Lokakuussa 2013 kirjasto perusti toimiston, johon yliopiston henkilökunta voi ottaa yhteyttä, jos epäilee jonkin kirjan alkuperää. Kirjojen alkuperäisten omistajien tunnistamisessa ex librikset ovat avainasemassa.

E-aineistojen lisensiointia koskeva esitys oli viikon mielenkiintoisin. Saksassa on käytössä kolmen tyyppisiä e-aineistolisenssejä:

• paikallisia lisenssejä (sopimus suoraan palvelun tarjoajan kanssa)
• monen kirjaston yhteislisenssit
• kansalliset lisenssit

Lisäksi on myös monen eri maan yhteislisenssejä GASCO-konsortion kautta (German, Austrian & Swiss Consortia Organization). Konsortion työntekijät ovat oman kotiorganisaation palkkalistoilla, mutta käyttävät osan työajasta konsortion työtehtäviin.

FU:n kirjaston hankintabudjetista lähes 70 %:ia kuluu e-aineistoihin. E-aineistoista 80%:ia hankitaan kansallisella lisenssillä ja loput 20%:ia hankitaan suoraan paikallislisenssillä. Kansallisiin lisensseihin saadaan 100% rahoitus German Research Foundationilta DFG:lta.

Kirjasto monitoroi jatkuvasti e-aineistojen käyttöä (systemaattista työkalua tähän ei kuitenkaan ole käytössä). Vähän käytetyt aineistot lakkautetaan sopimuksen päättyessä, ja uusia aineistoja voidaan hankkia, jos luovutaan jostain aikaisemmasta.

E-aineistoista keskusteltaessa kävi ilmi, että monessa maassa e-aineistojen käyttö on rajattu tiukasti vain oman organisaation väelle, ja skandinaavinen tapa tarjota e-aineistot kenen tahansa asiakkaan käyttöön kirjaston tiloissa herätti ihmetystä.

Matkailu avartaa ja kannattaa

KV-viikon ohjelma oli monipuolinen ja asiaa oli paljon, puhujat olivat asiantuntijoita. Järjestelyt oli hoidettu erinomaisesti, kaikki toimi sujuvasti. Isännät ja emännät olivat ystävällisiä ja auttoivat, jos tuli kysymyksiä tai ongelmia. Järjestelyihin oli panostettu myös taloudellisesti: osallistujilta ei peritty osallistumismaksua, lounaat, kahvit ja iltaohjelmat tarjottiin talon puolesta.

Erityisen kiinnostavaa olivat e-aineistojen lisensiointiin liittyvät esityksen ja keskustelut. Keskustelimme myös. mm. kirjastoalan koulutuksen eroista eri maissa. Kirjastotyön ydin ja haasteet ovat eri maissa samat; käytänteissä ja toimintakulttuureissa on eroja.

KV-viikkoon sisältyi myös vapaampaa ohjelmaa, esimerkiksi illanvietto, veneretki sekä bier garden visiitti. Iltaohjelmissa keskustelu päivän teemoista jatkui, mutta kerroin myös kauhujuttuja Suomen talvesta: toki tarkennuksella, että meillä on toimiva infrastruktuuri ja talvesta huolimatta talot ovat lämpimiä ja liikenne toimii (kollegoissa herätti suurta huolta, miten lapset pääsevät talvella kouluun).

Teksti ja kuvat: Kirsi Mononen, informaatikko, Karelia-ammattikorkeakoulu

Lähteet

Freie Universität Berlin http://www.fu-berlin.de/en/index.html viitattu 5.9.2016

Freie Universität Berlin Library http://www.fu-berlin.de/en/sites/ub/index.html viitattu 5.9.2016

KV-viikon esitykset http://www.fu-berlin.de/en/international/faculty-staff/mobility-staff/staff-week/international-week-2016/ 5.9.2016