Hyppäys tietoasiantuntijasta kirjasto- ja tietopalvelupäälliköksi - Karelia-ammattikorkeakoulun kirjasto siirtyi tiimimalliin

Työskenneltyäni 16 vuotta informaatikon ja tietoasiantuntijan tehtävässä ensin Kymenlaakson ja sittemmin Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa aloitin kirjasto- ja tietopalvelupäällikkönä Karelia-ammattikorkeakoulussa Joensuussa marraskuussa 2020. Hyppy tietoasiantuntijasta tiimivastaavaksi keskelle tiimivalmennusta suorittavaan kirjastoyksikköön ei tuntunut suurelta loikalta tuntemattomaan, vaan pikemminkin hallitulta hyppäykseltä pehmeän laskeutumisen kera. 

Uusi työ Karelia-ammattikorkeakoulussa

Syksyllä 2020 avoinna ollut kirjasto- ja tietopalvelupäällikön työ Karelia-ammattikorkeakoulussa houkutteli minua hakemaan tehtävää sen monipuolisuuden vuoksi. Kirjaston johtamisen ohella työnkuvaan kuuluu myös perinteisiä tietoasiantuntijan tehtäviä, kuten tiedonhankinnan opetusta. Pidin ajatuksesta, että uudessakin työssä säilyy yhteys opiskelijoiden arkeen mm. opinnäytetyön tekijöiden ohjaamisen muodossa. 

Karelia-ammattikorkeakoulun kirjastoa yhdeksän vuotta johtanut Kari Tiainen jäi eläkkeelle alkuvuodesta 2021. Hän ehti opastaa seuraajaansa eli minua noin puolentoista kuukauden ajan ennen lähtöään Kareliasta. Karin opastus oli perusteellinen: kun yhteistä aikaa oli reilusti, ehdimme hyvin käymään läpi kaikki työnkuvaan liittyvät tehtävät, ja monet niistä useaan kertaan. Pitkä perehdytysaika oli yksi syistä, miksi koin, että uuden vastuullisemman tehtävän vastaanotto meni jouhevasti.

Toinen iso syy pehmeään laskuuni Kareliassa liittyy mielestäni ammattikorkeakoulukirjastojen samankaltaisuuteen kaikkialla Suomessa. Uuden työpaikan työtavat sekä toiminnan tavoitteet olivat aikaisemman työkokemukseni ansiosta melko lailla tuttuja, vaikken aikaisemmin ollutkaan toiminut kirjaston toiminnasta vastaavassa tehtävässä. Toki uuttakin opittavaa oli. Esimerkiksi minulle uusia verkkoalustoja, joihin kirjauduin ensimmäistä kertaa elämässäni, olivat amkit-konsortion verkkoalusta, KITT-tilastotietokanta, Halti sekä laskujen hallintajärjestelmä. Mutta näilläkin alustoilla oleva asiasisältö oli jo ennestään enemmän tai vähemmän tuttua. 

Uusi tiimimalli

Työn aloittaminen ajoittui ajankohtaan, jossa Karelia-ammattikorkeakoulussa suunniteltiin hallinto- ja tukipalveluyksiköiden siirtymistä tiimipohjaiseen toimintamalliin. Kirjasto toimi tässä suunnitelmassa alkuvaiheen pilottina. Tiimimalleihin erikoistuneen yrityksen järjestämässä valmennuksessa kirjastolle alettiin luoda uutta tiimimallia. Oman näköisen tiimimallin luominen tapahtui käytännössä siten, että kouluttaja kysyi kirjaston henkilökunnalta kysymyksiä tiimin tehtävistä, pelisäännöistä, toimintatavoista ja tavoitteista. Kysymyksiin haettiin yhteisiä vastauksia, ja näistä vastauksista lopulta muotoutui kirjaston itselleen laatima tiimimalli. 

Kirjasto asetti oman tiimimallinsa keskiöön etenkin toiminnan kehittämisen ja tiimin kaikkien jäsenten osallistumisen kehittämiseen. Tärkeänä pidettiin myös vastuiden ja osaamisen jakamista työparikäytännöllä. Kirjaston tiimimallissa toiminnan kehittämistä ja tiiminä onnistumista seurataan palavereissa tai kehittämispäivissä, jotka toistuvat säännöllisesti. 

Uudistuksen myötä kirjasto- ja tietopalvelupäällikkö ei ole enää kirjastohenkilöstön esimies, vaan kaikkien kirjaston työntekijöiden hallinnollinen esimies on tutkimus- ja kehittämisjohtaja. Kirjasto- ja tietopalvelupäälliköllä on tiimivastaavana luonnollisesti päävastuu operatiivisesta toiminnasta, sen kehittämisestä ja tulosten saavuttamisesta. Mutta samaan aikaan tiiminä onnistumisen tärkeitä edellytyksiä ovat yhteisvastuu tiimin toiminnan kehittämisestä ja tuloksista. Tiimimallin erona esimiesvetoiseen yksikköön katsotaan olevan etenkin seikan, että esimiesvetoisessa järjestelmässä esimies vahvasti määrittää tiimin ja yksilöiden tavoitteita, mutta tiimissä tiimi päättää yhteisesti tavoitteistaan ja tehtävistään ja seuraa itse omaa toimintaansa. 

Karelia-ammattikorkeakoulun kirjaston kuusihenkisen tiimin itse itselleen kehittämä tiimimalli on ollut käytössä viisi kuukautta. Tarvitaan vielä pidempi seurantajakso, jotta voidaan tarkemmin arvioida uuden mallin toimivuutta ja tiiminä onnistumista. Niitä kokemuksia voidaan jakaa Kreodissa vaikkapa vuoden kuluttua.