Hiljainen tieto kirjastossa

Hiljainen tieto voi olla vaikeaa löytää mutta sitä kannattaa etsiä. Se tukee omaa työtä ja antaa myös arvokkaan lisän työyhteisön toimintaan. Erityisesti hiljainen tieto korostuu silloin kun työntekijä jättää työyhteisön.  Mitä on hiljainen tieto kirjastossa  ja kuinka osaamme tarvittaessa tuoda sen näkyväksi?

 
Käsitemäärittelyä

Tutkija Michael Polanyi toi keskusteluun käsitteen ”hiljainen tieto” (tacit knowledge). Sen periaate on, että julkilausutun, eksplisiittisen tiedon lisäksi meillä on hiljaista tietoa jota on vaikea ilmaista sanoin mutta joka vaikuttaa tekemisemme taustalla. Hiljaisella tiedolla on Polanyin ajattelussa keskeinen merkitys:

• hiljainen tieto on eksplisiittisen, julkilausutun tiedon perusta
• jos hiljainen tieto katoaa myös eksplisiittinen tieto lakkaa olemasta
• hiljainen tieto auttaa meitä ymmärtämään milloin julkilausuttu, eksplisiittinen tieto, on totta.

Hiljainen tieto -käsitteelle voi antaa monia merkityksiä. Sitä voi tarkastella filosofisesti mutta yhtä hyvin käytännöllisesti.

Filosofisessa ja yhteiskunnallisessa tarkastelussa  hiljainen tieto toimii erilaisten sosiaalisten roolien määreinä.  Kirjassaan ”Hiljainen tieto”  Hannele Koivunen on eritellyt asiaa ja hän erottaa useita eri hiljaisen tiedon ilmenemismuotoja. Tästä erottelusta otan esille kaksi: shamaani ja vaikeneva nainen.

Shamaani pitää hallussaan hiljaista tietoa ja käyttää sitä koko yhteisönsä hyväksi, mutta hänen ei odoteta jakavan tietoaan yleisesti sillä hänen tietonsa on pyhää: se ilmenee rituaaleissa joissa shamaani toimii yhteisön linkkinä korkeampiin voimiin. Shamaani voi siirtää tietonsa seuraajalleen mutta ei koko yhteisölle. Kokonaan toisenlaista hiljaista tietoa pitävät hallussaan ne henkilöt, joiden asema yhteisössä on jotain muuta kuin pyhyyttä edustavan shamaanin. Hannele Koivunen kirjoittaa naisten hiljaisesta tiedosta joka on periytynyt äidiltä tyttärelle. Mikä on hiljaisen tiedon merkitys silloin kun sen kantaja on yhteisön toinen; vapauttava naisten yhteinen salaisuus vai mykkyyteen pakotetut naiset? Molemmat näkökulmat naisten tietoon ovat yhtä mahdollisia.

Kun määrittelemme hiljaisen tiedon sellaiseksi, joka ei taivu sanalliseen muottiin olemme kiinnostavan ristiriidan äärellä: kuinka kuvata jotain mitä ei pysty sanallistamaan. Vielä enemmän käsitettä koetellaan kun se sovitetaan organisaatiopuheeseen koska organisaation näkökulma pakottaa antamaan jonkinlaisen muodon hiljaiselle tiedolle.

Oma vai yhteinen hiljainen tieto?

Hiljaista tietoa voi tarkastella sekä organisaation että yksittäisen toimijan kannalta.  Organisaation kannalta  hiljainen tieto on organisaation yhteinen tietovaranto. Jokaisella työntekijällä on hiljaista tietoa joka vaikuttaa silloinkin kun työpaikalla on suuri määrä kirjoitettuja sääntöjä tai toimintaohjeita.  Tämän tiedon soveltaminen vaatii kuitenkin sen, että organisaatio ei ole jatkuvassa muutoksessa. Jussi Onnismaa on ottanut esille kysymyksen hiljaisen tiedon merkityksestä silloin kun suuret muutokset ravistelevat organisaatiota. Hänen mukaansa harvoissa länsimaisissa organisaatioissa on enää jäljellä henkilöitä, jotka muistaisivat 5-6 vuoden takaisia asioita, niin nopeaa on henkilöstön vaihdos ollut. Tämä väittämä pätee ennen kaikkea kaupallisiin yrityksiin ja esimerkit löytyvät usein suurista monikansallisista yrityksistä.  Onnismaa kuitenkin huomauttaa, että suomalaisyritykset ovat olleet Pohjoismaiden innokkaimpia ulkoistajia ja jokainen ulkoistaminen saa osan hiljaista tietoa katoamaan. Kun ulkoistamisen tai henkilöstövähennysten jälkeen organisaation jäljelle jääneet työntekijät kokevat stressiä niin todennäköisesti se ei selity pelkästään lisääntyneellä työllä vaan yhteisen tiedon hajoamisella. Julkisyhteisöt eivät ole suojassa nykyiseltä kehitykseltä vaan ulkoistaminen hajottaa mm. terveys- ja sosiaalipuolen perinteisiä työyhteisöjä.

Toinen näkökulma hiljaiseen tietoon on yksilöllinen vaikka kokonaan yksilöllistä ei voi erottaa yhteisöllisestä. Hiljainen tieto on yksilön tietovaranto ja sitä voi pitää ammattitaidon tunnuksena. Tämä yksilön hiljainen tieto ei ole staattinen, se on päinvastoin muuttuva ja tätä hiljaisen tiedon tietovarantoa rikastuttaa ja täydentää yhdessä tekeminen ja keskustelu työpaikan töistä. Marjut Pohjalainen jaotteli kirjaston asiakaspalvelussa vaikuttavan hiljaisen tiedon monipuolisesti: se liittyy  aineistoa koskevaan ammattitaitoon, sosiaalisiin vuorovaikutustaitoihin, intuitioon ja oivallukseen, jopa kehollisuuteen ja aistimellisuuteen.
Tältä pohjalta hän tutki asiakaspalvelua ja aineistonvalintaa. Yleisönpalvelun keskeisiä tunnuksia on se, että tietoa sovelletaan ja myös tuotetaan asiakkaan kohtaamisessa. Tämä hiljaisen tiedon prosessiluonne pätee muuhunkin työhön.

 Hiljainen tieto omaa työtä tukemassa

Aineistonvalinta on hyvä esimerkki hiljaisesta tiedosta koska se on kirjaston ydintoimintaa ja korkeakoulukirjastoissa aineistonvalinnan tarkoitus on taata oman oppilaitoksen opiskelijoiden ja henkilökunnan tarvitsema aineisto. Kun esimerkiksi kirjavalintaan perehtynyt henkilö miettii hankintaa jonkin koulutusohjelman tarpeisiin hän joutuu pohtimaan ainakin seuraavia asioita: kirjan tarkoituksenmukaisuutta, kirjan hintaa ja kirjan saatavuutta.

Jo pelkästään tarkoituksenmukaisuus aiheuttaa pohdintaa: Onko kirja kurssikirja vai muuten tärkeä luettava?  Onko kirjasta aikaisempia painoksia? Jos on niin poistetaanko ne vai voiko niitä käyttää uudemman painoksen rinnalla?  Jos kirja ei ole kurssikirja vaan sitä hankitaan opettajan suosituksesta yksi kappale ja on todennäköistä, että opettaja itse käyttää sitä luentojensa valmisteluun niin tuleeko siitä mahdollisesti myöhemmin kurssikirja? Jos kirjalla on kiire niin toimitusaika tuleekin tärkeäksi ja oma kokemus kirjojen toimitusnopeudesta korostuu sillä kirjakauppojen ilmoittamat toimitusajat eivät ole kovin tarkkoja päivämääriä vaan enimmäkseen  noin-arvioita. Kustantaja vaikuttaa myös:  joidenkin kustantajien kirjat ovat erityisen hankalia hankittavia. Elektronisen aineiston huomioon ottaminen  tuo uutta kierrettä pohdintaan sillä se poikkeaa monin tavoin painetusta aineistosta.  

Näitä kirjahankinnan taustatietoja ei välttämättä kirjata ylös ja jos tehdäänkin niin aina jää myös se jakojäännös jota nimitämme hiljaiseksi tiedoksi. Tässä hiljainen tieto toimii myös julkilausutun tiedon mittarina ja koetinkivenä: sen valossa voi arvioida esim. kokoelmapolitiikan periaatteita.

Joskus kirjastotyössä töiden yksityiskohtainen erittely kerää yhteiseen tietolaariin myös hiljaista tietoa. Vuonna 2013 Kansalliskirjasto käynnisti UKJ-projektin, jonka tarkoitus oli koota uutta kirjastojärjestelmää varten mahdollisimman tarkasti vaatimuksia jotka järjestelmän pitäisi täyttää. Monen asiantuntijan voimin listattiin kirjaston eri työvaiheita: asiakaspalvelua, sisällönkuvailua, hankintaa ym. Näistä pohdinnoista kirjoitettiin auki yksityiskohtaiset kuvaukset kultakin kirjaston työn saralta. Vaikka uutta kirjastojärjestelmää ei ryhdytty rakentamaan näiden listojen pohjalta ne toivottavasti ovat arviointiperuste jo olemassa olevien järjestelmien valinnassa. Tällaisessa yksilöllisen ja yhteisen toiminnan saranakohdassa monenlainen tieto tulee näkyväksi osallistujille. Oma osallistumiseni tähän projektiin kirjahankinnan asiantuntijana tuotti oivalluksia: näin monenlaisia asioita pitää kirjata ylös jotta aineistohankinnan vaatimukset kirjastojärjestelmälle saadaan koottua yhteen. Oman ammattitaidon eritteleminen tuottaa parhaimmillaan voimauttavan kokemuksen. Tämä on hiljaisen tiedon luonne: meidän ei tarvitse jatkuvasti kertoa omasta tiedostamme muille vaan se on voimavara joka tukee yksilöä hänen työssään.

Tässä oli kaksi esimerkkiä hiljaisesta tiedosta: ensiksi oman organisaation sisällä jokapäiväistä työtä tekevä henkilö joka käyttää omaa ammattitaitoaan ja hiljaista tietoa työssään ja toiseksi suuressa yhteisessä projektissa näkyväksi tullutta hiljaista tietoa. Vaikka joskus hiljainen tieto tulee näkyväksi muutoksen aikana kun hahmotellaan uusia toimintatapoja niin liian suuret ja äkkinäiset muutokset voivat hajottaa yhteisön ja sen tiedon, sekä eksplisiittisen että hiljaisen. Toivoa sopii, että Onnismaan kuvaamat suuret muutokset eivät liikaa ravistele meitä.

Shamaaneja vai mykkiä naisia?

Kun työntekijät vaihtuvat oletamme, että pois lähtevä työntekijä siirtää hiljaista tietoa niille, jotka jäävät työpaikalle. Työpaikasta pois lähtevän henkilön tieto ei ole sen arvokkaampaa kuin muidenkaan mutta se on vaarassa kadota työntekijän mukana.

Työpaikalla on yleensä eri-ikäisiä henkilöitä ja tämä tuo kiinnostavan näkökulman myös käsillä olevaan aiheeseen.

Marjut Pohjalainen huomauttaa, että nuorten ja ikääntyneiden tunnusmerkit ovat erilaiset: nuoriin liitetään tekninen osaaminen, monipuolinen koulutus ja energisyys kun taas vanhempien hyveitä ovat kokonaisuuksien hallinta ja työmoraali. Toisaalta ikääntyneisiin voivat liittyä muutosvastaisuus ja jaksamisongelmat.

Tiedon jakaminen ei aina onnistu ja Pohjalainen viittaakin sekä organisaation ominaisuuksiin että yksilön vastahakoisuuteen. Liiallinen luottamus jonkun asiantuntijuuteen voi ehkäistä tiedon jakamista. Omaa tietoa ei ehkä haluta jakaa koska silloin oma osaaminen leviää muillekin ja heikentää omaa asemaa kilpailussa. Tätä oman aseman korostamista nimitän shamaanin asenteeksi: ”Tiedän paljon enkä jaa sitä muille, paitsi ehkä seuraavalle shamaanille”.  Tämän ei kuitenkaan pitäisi olla sellaisen henkilön asenne, joka jää työelämästä pois.

Voi olla niinkin, että henkilö ei tunnista omaa hiljaista tietoaan eikä osaa kuvailla siitä. Tästä kertoo suomalaisen sosiologian klassikkoteos, Matti Kortteisen tutkimus ”Lähiö”, joka  ilmestyi vuonna 1982. Kirjassa Kortteinen haastatteli suomalaisten lähiöiden asukkaita ja kysyi mm. henkilöiden päivittäisestä työstä. Muutamat kotirouvat vastasivat kyselyyn päivän töistä sanomalla, että emme tee mitään erityistä: tämä on vain tällaista kotona olemista. Kortteinen tulkitsi vastaukset näin: kotirouvat vähättelivät tekemistään koska haastattelija oli mies. Kortteinen tunnisti tiedon, jota haastatellut eivät osanneet tai halunneet artikuloida. Kun työtehtäviä toistetaan riittävän kauan niin työntekijältä voi tosiaan olla kadoksissa käsitys oman työn merkityksestä sillä päivittäinen rutiini on peittänyt sen alleen. Jos työpaikalta on lähdössä pois työntekijä, joka muistuttaa Kortteisen haastattelemia kotirouvia tarvitaan toinen henkilö, joka ymmärtää milloin olemme hiljaisen tiedon äärellä.

Hiljaisen tiedon siirtämiseen Pohjalainen ehdottaa lukuisia eri toimintatapoja: perehdyttäminen, työnopastus, työkierto, parityöskentely, mestari-kisällimalli, tiimityö, kokoustyöskentely, yhdessä tekeminen, mentorointi ja kehityskeskustelut.

Toimintatavan valinta riippuu organisaatiosta ja käytettävissä olevista mahdollisuuksista. Olettaisin, että se riippuu myös henkilöistä ja heidän tavastaan toimia: introvertti siirtää hiljaista tietoa eteenpäin eri tavalla kuin ekstrovertti, vai siirtääkö?

Tässä on lueteltu muutamia reunaehtoja hiljaisen tiedon siirtämisessä. Huomattava merkitys on kuitenkin sillä, että tunnistamme hiljaisen tiedon ja haluamme siirtää sitä eteenpäin. Tapa siirtää tietoa voi olla jokin Pohjalaisen mainitsema tapa tai ehkä keksimme jonkin uuden keinon. Emmehän ole shamaaneja emmekä mykkiä naisia (tai miehiä): tietomme ei liity pyhiin rituaaleihin ja pystymme tunnistamaan hiljaisen tiedon ja tarvittaessa kertomaan siitä.

Kirjallisuus:    

Hannele Koivunen, Hiljainen tieto, Otava, 1997

Toom, A. &  Onnismaa, J. & Kajanto, A. (toim.) Hiljainen tieto : tietämistä, toimimista, taitavuutta, Kansanvalistusseura : Aikuiskasvatuksen tutkimusseura, 2008

Marjut Pohjalainen, Hiljaisen tiedon tunnistaminen, jakaminen ja uuden tiedon luominen kirjastotyön kontekstissa, Tampere University Press, 2016