Hankkeen asiakirjat ja aineistot haltuun

Projektin aikana syntyy paljon erilaisia dokumentteja, aineistoja ja tuotoksia. Aloitteleva projektipäällikkö voi olla hämillään asian kanssa. Ammattikorkeakoulujen avoin TKI-toiminta, oppiminen & innovaatioekosysteemi -hankkeen Lapin ammattikorkeakoulun osatoteutuksessa lähestyttiin asiaa hieman uudella tavalla. Tuloksena saatiin aikaa uusia aineistojen hallintaan liittyviä käytänteitä helpottamaan projektipäällikön sekä koko projekti- ja tutkimustiimin työskentelyä.

Taustaa

Ammattikorkeakoulujen avoin TKI-toiminta, oppiminen & innovaatioekosysteemi -hankkeen Lapin ammattikorkeakoulun osatoteutuksen sparraajat lähestyivät aineistonhallintasuunnitelmaa omalla tavalla, hieman laajemmasta näkökulmasta. Aineiston hallintasuunnitelmaan sisällytettiin tutkimusaineiston lisäksi hankkeessa kertyvä muu aineisto, kuten tietoaineisto, tausta-aineisto ja tulosaineisto.

Tarve aineistojen hallinnalle nousi projektipäälliköiden kokemasta kaaoksen tunteesta kaiken sen hankkeessa syntyvän materiaalin keskellä. Erityyppisten asiakirjojen, aineistojen ja tuotosten tarkoituksen- ja yhdenmukaiselle tallennukselle, jakelulle ja arkistoinnille tarvittiin selkeä ohjeistus helpottamaan projektien toteutusta. Hankkeessa kertyvän aineiston hallintasuunnitelma on sekä projektipäällikön että koko projektitiimin työkalu.

Aineistojen hallintasuunnitelman laatiminen

Lapin AMKissa on havaittu, että TKI-toiminnassa tuotetaan suuri määrä erilaisia aineistoja, mutta niiden hallintaan ei ole ollut yhtenäistä ohjeistusta tai yhtenäisiä toimintatapoja. Käytännössä tämä johtaa tilanteeseen, jossa eri TKI-toimijat ja -hankkeet käsittelevät aineistoja eri tavalla ja näin ollen aineistojen jatkohyödyntäminen on vaikeaa.  Tästä syystä TKI-toiminnassa tuotettavien aineistojen käsittelyn ja tallentamisen toimintamalli tuli yhtenäistää, jotta tuotettavien ja hankkeissa kertyvien aineistojen tarkoituksenmukainen säilyttäminen, jakaminen ja saavutettavuus hankkeiden aikana ja niiden päätyttyä voitiin varmistaa.

Ammattikorkeakoulujen avoin TKI-toiminta, oppiminen & innovaatioekosysteemi -hankkeen sparraajat laativat ohjeistuksen ja Excel-pohjaisen työkalun aineistojen hallinnan tueksi. Ohjeistuksessa aineistot jaettiin hankkeen asiakirjojen ja aineistojen hallintasuunnitelmaan ja tutkimuksellisen aineiston hallintasuunnitelmaan. Ohjeistuksen ja laaditun työkalun on tarkoitus toimia TKI-henkilöstön ja erityisesti projektipäällikön ja apuna projektityössä.

Aineistonhallintasuunnitelmaa laadittaessa on hyvä tarkastella myös aineistojen omistajuus ja avoimuus. Aineistojenomistajuusja jälleen hyödyntäminen sekä avoin saatavuus(CC-lisensointi) on tarpeen määritellä jo projektisopimuksissa,tutkimusluvissa,opinnäytetyön sopimuksissa tai muissa vastaavissa sopimuksissa, joihin tutkimusaineistot linkittyvät.

Projektiasiakirjojen hallintasuunnitelman laatimisesta vastaa projektipäällikkö. Mikäli projektissa toteutetaan tutkimus, suunnitelmaan sisällytetään tutkimuksen metatiedot. Varsinainen tutkimuksen aineistonhallintasuunnitelma suositellaan tehtäväksi DMP-tuuli-työkalulla.

Lopuksi

Ammattikorkeakoulujen avoin TKI-toiminta, oppiminen & innovaatioekosysteemi -hankkeessa kehitetyt uudet käytänteet kuten aineistonhallintaan kehitetty työkalu tullaan ottamaan käyttöön ja osaksi projektipäälliköiden perehdytystä. Tällä tavalla uudet käytänteet ja työkalut jäävät Lapin AMKissa pysyviksi toimintatavoiksi. Sparraajat toimivat jatkossa osaamisryhmissään ja tiimeissään avoimen TKI-toiminnan asiantuntijoina ja tukevat muita TKI-toimijoita työssään.

Oheisella videolla TKI-toimijat keskustelevat aineistonhallintaan liittyvistä haasteista ja ratkaisuista Lapin ammattikorkeakoulussa.

: