Hankintayhteistyöstä vertaistukiverkostoksi – kokemuksia kuuden ammattikorkeakoulun yhteistyöstä asianhallintaratkaisun hankinnassa

Kuusi ammattikorkeakoulua yhdistivät voimansa ja toteuttivat asianhallintaratkaisun kilpailutuksen, hankinnan ja käyttöönoton yhteistyönä. Yhteistyö sai alkunsa korkeakoulujen varautumisesta tiedonhallintalain vaatimuksiin vuonna 2020. Kolme vuotta myöhemmin asianhallintaratkaisu on kaikissa 6AMK-korkeakouluissa käytössä ja hankintayhteistyöstä on kasvanut aktiivinen vertaistukiverkosto.

Yhteistyön tausta ja hankinnan eteneminen

Korkeakoulujen hankintayhteistyö sai alkunsa CSC:n Tiedonhallintalain toimeenpanoa koskevan ideamuotoilun tuloksista. Ideamuotoilussa tunnistettiin yhdeksi korkeakoulujen kehittämiskohteeksi asianhallinta, tiedonohjaus ja sähköinen arkistointi. Kokonaisuudesta erotettiin useita toimenpidepolkuja. Asianhallintajärjestelmän ja sähköisen arkiston hankinnasta kiinnostuneista korkeakouluista muotoutui lopulta kuuden ammattikorkeakoulun yhteistyöryhmä. 6AMK-ryhmässä ovat mukana Turun ammattikorkeakoulu, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, Metropolia Ammattikorkeakoulu, Yrkeshögskolan Novia, Yrkeshögskolan Arcada ja Humanistinen ammattikorkeakoulu.

6AMK-ryhmä päätti kilpailuttaa järjestelmäkokonaisuuden yhteistyössä siten, että kilpailutuksen lopputuloksena jokaisella korkeakoululla olisi käytössään omat järjestelmät. Järjestelmäkokonaisuuteen kuului asianhallintajärjestelmä, tiedonohjausjärjestelmä ja sähköinen arkisto. 6AMK-korkeakoulujen välille solmittiin sopimus, jossa sovittiin yhteistyön periaatteista ja kustannustenjakomallista. Hankinnassa käytettiin konsulttina Hansel Oy:tä, muita suoria kustannuksia ei yhteistyöstä syntynyt. Kilpailutusvaihe sijoittui vuosiin 2020–2021 ja 6AMK-korkeakoulujen yhteinen käyttöönottoprojekti käynnistyi syksyllä 2021. Yhteistyö 6AMK-korkeakoulujen välillä on jatkunut myös yhteisen käyttöönottovaiheen jälkeen. 

Yhteishankinnan tavoitteet

Kilpailuttaminen vaatii paljon työtä, aikaa ja osaamista. Osalle korkeakouluista yksi keskeinen vetovoima yhteistyöhön olikin hankinta- ja kilpailutusosaamisen tuki 6AMK-ryhmästä. Yhteistyön alkumetreiltä lähtien tärkeässä roolissa olivat myös sisällöllisen osaamisen jakaminen ja vertaistuki. Kaikki korkeakoulut olivat uuden edessä tiedonhallintalain vaatimukset täyttävän järjestelmäratkaisun hankinnassa. Lisäksi tavoitteena oli myös työn jakaminen esimerkiksi vaatimusmäärittely- ja testausvaiheissa ja sitä kautta ajansäästö.

Tavoittelimme yhteishankintamallilla kustannussäästöjä sekä hankintaprosessissa että järjestelmäkustannuksissa. Näköpiirissä oli jo alkuvaiheessa, että yhteishankintamallissa pystymme jakamaan esimerkiksi hankintakonsultoinnista aiheutuvat kustannukset.

Yhteishankinnan haasteet

Todettakoon heti, että merkittävää ajansäästöä ei yhteishankintamallilla saavutettu, ainakaan kilpailutuksen valmisteluvaiheessa. Jo hankinnan alussa korkeakoulujen tavoitteiden yhteensovittamiseen sekä yhteistyömallin pohtimiseen ja organisoitumiseen käytettiin lukuisia työtunteja. Organisoitumisessa päädyttiin malliin, jossa 6AMK-ydinryhmään osallistui jokaisesta korkeakoulusta yksi tai kaksi henkilöä. Kokoontumiset olivat vapaamuotoisia: virallista puheenjohtajaa, sihteeriä tai kokousmuistioita ei ollut. Parempi organisoituminen olisi kuitenkin voinut tehostaa ydinryhmän toimintaa.  Kilpailutusvalmistelun kiivaimmassa vaiheessa talven 2020–2021 aikana ydinryhmä kokoontui useamman kerran viikossa yhteensä lähes 70 kertaa sisältäen myös markkinakartoitukseen liittyvät toimittajatapaamiset.

Käytössämme oli asianhallintajärjestelmien yleisiä vaatimuksia, mikä auttoi varmistamaan, että olemme huomioineet kaikki järjestelmältä vaadittavat toiminnallisuudet. Toisaalta valmiiden vaatimusten läpikäynti yhdessä kaikkien kuuden ammattikorkeakoulun tarpeisiin peilaten oli työlästä. Joidenkin valmiiden vaatimusten tarkoituksen ymmärtäminen ja tärkeyden arviointi aiheutti myös haasteita.

Ydinryhmän työskentelyn lisäksi jokaisella korkeakoululla oli tietysti myös omat sisäiset projekti- ja ohjausryhmänsä. Käyttöönottovaiheessa kalenteriin ilmestyivät lisäksi projektipalaverit, joihin osallistui järjestelmätoimittaja sekä 6AMK-ydinryhmä. Hankinnan monimutkaisen rakenteen takia järjestelmätoimittajan ja korkeakoulujen välisiä ohjausryhmäpalavereita ei pidetty. Jälkikäteen ajateltuna ohjausryhmätoimintaa olisi pitänyt vaatia: sitä kautta olisi ollut mahdollista selvittää joitakin projektiin liittyviä haasteita nopeammin.

Hankinnan edetessä kävi ilmi, että emme olleet osanneet kertoa järjestelmätoimittajalle tarpeeksi selkeästi, mitä tavoittelemme yhteishankinnalla: mikä on yhteistä ja mikä erillistä jokaiselle ammattikorkeakoululle. Vaikka kilpailutimme järjestelmäkokonaisuuden yhdessä ja käyttöönoton ensimmäinen vaihe toteutettiin yhtenä projektina, jokaiselle korkeakoululle oli esimerkiksi tarkoitus asentaa oma järjestelmänsä testiympäristöineen. Järjestelmätoimittajalla oli osittain eri käsitys asiasta ja tilanteesta seurasi mutkikas selvitystyö.

Yhteistyön onnistumiset

Saimme yhteistyömallilla aikaan suoria kustannussäästöjä. Edellä jo todettiin, että hankintavaiheessa jaoimme hankintakonsultoinnista aiheutuneet kustannukset. Toisena konkreettisena esimerkkinä mainittakoon järjestelmätoimittajalta erikseen tilatut koulutukset ja konsultaatiot, jotka päätimme lähtökohtaisesti tilata yhteisesti kaikille 6AMK-korkeakouluille. Malli toimi hyvin ja korkeakoulukohtaiset kustannukset pysyivät kohtuullisina. Volyymin vaikutusta järjestelmäkustannuksiin on vaikeampi arvioida, mutta osittain yhteinen käyttöönottoprojekti (vrt. kuusi kokonaan erillistä käyttöönottoprojektia) vaikutti nähdäksemme käyttöönottoprojektin hintaan suotuisasti.

Osaamisen jakamiseen ja sisällölliseen yhteistyöhön liittyvät tavoitteet ylittyivät moninkertaisesti sekä kilpailutusvaiheessa että järjestelmien käyttöönottovaiheessa. 6AMK-korkeakoulujen yhteistyö on sujunut erinomaisesti: tietoa on jaettu avoimesti ja ongelmatilanteita käsitelty yhdessä. Voimien yhdistäminen esimerkiksi vaatimusmäärittelyvaiheessa tuotti paljon lisäymmärrystä ja näkökulmia siihen, millaista järjestelmää olemme hankkimassa. Työtä saatiin joissakin hankinnan ja käyttöönoton vaiheissa myös jaettua, vaikka varsinaista ajansäästöä kokonaisuudessaan ei ehkä saavutettu. Sekä järjestelmätoimittaja että 6AMK-korkeakoulut kuitenkin hyötyivät siitä, että eteen tulleet ongelmat saatiin yleensä selvitettyä ja käsiteltyä kaikkien korkeakoulujen osalta yhtäaikaisesti.

Lopuksi

Kaikkein merkittävin hyöty yhteishankintaprojektissa on ollut osaamisen jakaminen. Vaikka yhteinen hankinta- ja käyttöönottoprojekti on jo takana, kokoontuu 6AMK-ryhmä edelleen säännöllisesti: tapaamisissa jaetaan hyvä käytäntöjä, kysytään apua matalalla kynnyksellä ja annetaan vertaistukea. Korkeakoulujen edustajat ovat matkan varrella osittain vaihtuneet, mutta uudet edustajat ovat sujuvasti hypänneet mukaan prosessiin ja tuoneet myös uutta tietoa, näkökulmia ja kokemuksensa ryhmän käyttöön. Pitkän hankinta- ja käyttöönottoprosessin voisikin kiteyttää otsikon mukaiseen ajatukseen: yhteistyöhön lähdettiin kustannushyötyjä tavoitellen, mutta paljon enemmän saatiin - pysyvä yhteistyö- ja vertaistukiverkosto.