Hankintaehdotuksesta asiakkaalle Lahden ammattikorkeakoulussa

Lahden ammattikorkeakoulun (LAMK) Tieto- ja kirjastopalvelut huolehtivat ammattikorkeakoulun lisäksi Lahden yliopistokeskuksen ja Koulutuskeskus Salpauksen opiskelijoiden ja opetushenkilökunnan tiedontarpeista. Tietokeskuksiamme on eri oppilaitosten toimipisteissä yhteensä kahdeksan ja niiden aineistot on luonnollisesti hankittu kyseisissä paikoissa sijaitsevien koulutusalojen ja niissä tapahtuvan opetuksen mukaan, opintosuunnitelmat ja opetushenkilökunnan toiveet huomioon ottaen. Siten meillä on pelkästään ammatti- ja lukio-opetusta varten tarkoitettuja kokoelmia, ammattikorkeakoulun ja toisen asteen koulutuksen aineistoa yhdistelevä kokoelma, ammattikorkeakoulu- ja yliopistoaineiston yhdistelmä sekä suurimman toimipisteen, Fellmannian, lähes kaikkea sisältävä kokoelma.

Koska sekä LAMK että Salpaus järjestävät saman sisältöistä opetusta eri toimipisteissä, ovat tietokeskusten kokoelmat myös osittain päällekkäisiä. Tämän lisäksi toimipisteiden määrä sekä aineiston kirjavuus tekevät aineiston valinnasta ja hankinnasta välillä haasteellista. Lisäksi Fellmanniaa lukuun ottamatta kaikissa toimipisteissämme työskentelee vain yksi henkilö, jolla ei useinkaan olisi aikaa paneutua asiaan riittävästi. Näiden asioiden helpottamiseksi on Tieto- ja kirjastopalveluissa käytössä hajautetun valinnan ja keskitetyn hankinnan malli.

Prosessin kulku
Hankintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa hankintaehdotuksia kerätään Tieto- ja kirjastopalvelujen intrassa sijaitsevalle wiki-pohjaiselle valintalistalle, johon ehdotuksiaan voivat käydä lisäämässä kaikki kirjaston henkilökuntaan kuuluvat. Jotta hankintaehdotuksia tulisi riittävästi, on toivottu että jokainen seuraisi jonkin erityisosaamisalueensa uusia julkaisuja. Lisäksi kaikkien tulisi yrittää huolehtia siitä, että kokoelma siinä tietokeskuksessa jossa työskentelee, olisi juuri sen toimipisteen opetusta tukeva sekä ajantasainen ja päivittyisi tarpeen mukaan. Valintalistalle tulevat luonnollisesti myös opetuksessa käytettävät kurssikirjat. Samaan listaan lisätään edelleen kaikilta asiakkailta, niin opiskelijoilta kuin opetushenkilökunnaltakin joko paikan päällä tai sähköpostitse tulleet hankintatoiveet. Valintalista otetaan viikoittain tarkoitusta varten kootun, tällä hetkellä viisijäsenisen valintaryhmän käsiteltäväksi. Valintaryhmä käy yhdessä läpi hankittavaksi ehdotetun aineiston ja joko hylkää tai hyväksyy ne tilattavaksi. Yhden listan läpikäynnissä on aikaa kulunut yleensä noin tunti, toisinaan pidemmän listan kohdalla vähän enemmän. Käytännössä eniten pohdintaa aiheuttavat välillä asiakastoiveet, kun taas suurin osa henkilökunnan tekemistä hankintaehdotuksista on ollut helppo hyväksyä.

Valintaryhmän käsittelyn jälkeen valintalista merkintöineen siirtyy hankintavaiheeseen, jossa joku hankinnasta vastaavista henkilöistä tekee varsinaiset tilaukset verkkokaupoista ja tarvittaessa suoraan kustantajalta tai tekijältä. Painetun aineiston tilauspaikkojen valintaan on meillä käytetty minikilpailutusta. Se toteutettiin vertaamalla kolmen suomalaisen verkkokirjakaupan valikoimia, hintoja ja toimitusaikoja sekä seuraamalla toimitusaikojen paikkansa pitävyyttä. Minikilpailutuksen tekoon kului tietysti ylimääräistä aikaa, mutta se koettiin hyödylliseksi ja sen perusteella havaittiin eroja eri kirjantoimittajien välillä. Selvimmät erot olivat valikoimien laajuudessa, kun taas hintatason vertailu oli aineistosta riippuen vaikeampaa. Myös luvatut toimitusajat poikkesivat paljonkin toisistaan, mutta käytännössä kaikki osoittautuivat valitettavasti hyvin epäluotettaviksi. Minikilpailutuksen perusteella pystyttiin kuitenkin määrittelemään mitä kirjantoimittajaa suositaan ensisijaisesti ja mitä seuraavaksi, jos esimerkiksi haluttua aineistoa ei ensimmäisellä ole saatavissa. Kilpailutuksen tuloksena on myös päästy myöhempien pistokokeiden mukaan noin 10 prosentin säästöön hankintakustannuksissa.

Tilausten teon jälkeen perusluetteloijat käyvät listan läpi ja lisäävät tilattujen kirjojen tiedot kirjastotietokantaan joko poimimalla Melindasta valmiin tietueen tai tarvittaessa tekemällä sinne kokonaan uuden minitietueen. Kirjoja ei tilata koskaan suoraan muihin toimipisteisiin, vaan kaikki tulevat ensin Fellmanniaan, uusien hankintojen hyllyyn. Siitä perusluettelointia tekevät ottavat kirjat myös ensimmäisenä käsittelyyn kun ne saapuvat. Minitietueet täydennetään ja korjataan tarvittaessa, sekä tarkastetaan että valmiina poimittujen tiedot vastaavat meille tullutta kirjaa. Tässä vaiheessa kirjoihin myös lisätään viivakooditarrat ja niistä tehdään itemit kirjastotietokantaan. Lopuksi perusluetteloija siirtää käsittelemänsä kirjat toiseen hyllyyn odottamaan sisällönkuvailua ja järjestettynä sen mukaan, mihin tietokeskukseen kirja on tarkoitus sijoittaa.
Sisällönkuvailuun osallistuvat kaikki informaatikot. He tarkistavat kirjoissa jo mahdollisesti olevan asiasanoituksen ja lisäävät niihin uusia, englanninkielisiin kirjoihin myös englanniksi olevia, asiasanoja. Sisällönkuvailija myös tarkistaa tai tarvittaessa määrittää kirjan YKL:n mukaisen hyllypaikan. Kun aineisto on tullut kokoaan luetteloiduksi, on se valmis lähetettäväksi lopulliseen sijoituspaikkaansa. Uusien kirjojen kuljetus tietokeskuksiin tapahtuu samoin kuin tietokeskusten välillä kulkeva siirtolainaliikennekin eli sisäisen postin mukana tarkoitusta varten hankituissa kirjakasseissa. Kun kirjat ovat saapuneet tietokeskukseen, niin siellä työskentelevä henkilö hoitaa ainoan prosessin vaiheen, jota ei ainakaan toistaiseksi hoideta keskitetysti eli lisää kirjoihin selkätarrat. Näin kirjat ovat valmiita sijoitettavaksi uutuushyllyyn tai asiakkaan haettavaksi. Koko prosessi hankintaehdotuksesta hyllyyn hoituu Tieto- ja kirjastopalveluiden puolesta nopeimmillaan parissa päivässä. Joten aika, jossa kirja tulee asiakkaille lainattavaksi, on useimmiten kiinni kirjakauppojen toimitusajasta.
Kirjakassi valmiina matkalle Tietokeskus Vipuseen.

Käytännön kokemuksia
Yleisesti ottaen koko hankintaprosessin on koettu sujuvan hyvin. Koko henkilökunnan mukaan ottaminen hankintaehdotusten tekoon on taannut sen, että valintalistalle on aina tullut runsaasti aineistoa. On myös huomattu, että henkilökunnan ammattitaitoon on voinut luottaa, sillä hylättyjä hankintaehdotuksia ei yleensä juurikaan ole ollut. Koska mikään muukaan prosessin vaihe ei ole pelkästään yhden henkilön varassa, varsinaisia pysähdyskohtiakaan ei ole missään vaiheessa päässyt syntymään. Valintaryhmän toiminta ei kaadu yhden tai kahden jäsenen poissaoloon ja sekä hankintaa että perusluettelointia pystyy tekemään useampi henkilö, joista ainakin yksi on aina ollut paikalla. Sisällönkuvailuun on myös aina löytynyt riittävästi aikaa innokkaita informaatikoiltamme. Mikäli kerralla on hankittu erityisen paljon kirjoja tai niitä on kirjakauppojen toimitusaikatauluista johtuen saapunut paljon samaan aikaan, ovat luettelointi ja sisällönkuvailuvaiheet luonnollisesti jonkin verran venyneet, mutta niistäkin ruuhkista on aina selvitty.
Sisällönkuvailija ahkeroi työssään.

Eniten prosessissa on hiertänyt wikin käyttö valintalistan pohjana. Järjestelmä ei kunnolla hallitse tilanteita, joissa useampi henkilö yrittää lisätä aineistoa listalle samanaikaisesti, vaan saattaa kadottaa jommankumman tekemät lisäykset. Lisäksi nykyinen tapa aiheuttaa jonkin verran päällekkäistä ja siten turhaa työtä. Valintaehdotuksia käydään usein kuitenkin etsimässä muun muassa verkkokirjakauppojen sivuilta, niin on mietitty onko järkevää, että hankintavaiheessa ne joudutaan etsimään taas uudestaan. Mahdollisena parannuksena on suunniteltu mallia, jossa hankintaehdotukset tehtäisiinkin erillisen valintalistan sijasta suoraan verkkokauppojen ostoskoreihin. Tässä on kuitenkin tullut vastaan käytännön ongelmia, kuten että osa halutusta aineistosta joudutaan tilaamaan verkkokauppojen ulkopuolelta ja että verkkokauppojen järjestelmät eivät valintalistakäyttöön kovin hyvin ole soveltuneet. Joten toistaiseksi wikiä puutteistaan huolimatta käytetään edelleen.

Kaiken kaikkiaan hajautetun valinnan ja keskitetyn hankinnan malli on toiminut LAMKin Tieto- ja kirjastopalveluissa erittäin hyvin. Työ on sujuvaa kaikissa prosessin vaiheissa ja henkilökunta on mielissään mahdollisuudesta vaikuttaa kokoelmien sisältöön. Kokoelmien sisältöön ja niiden uudistumiseen ovat yleisesti ottaen olleet tyytyväisiä myös niin opiskelijat, opetushenkilökunta kuin ulkopuolisetkin asiakkaat. Aivan kaikkea oleellista ei ole aina huomattu tilata ja ehkä jotain hutejakin on tullut, mutta niin käy varmasti riippumatta siitä miten hankinta on järjestetty. Ainakin omien kokemustemme perusteella voimme siis suositella tämän kaltaista hankintamallia myös muille kirjastoille.

Mikko Virtanen

Lahden ammattikorkeakoulu