Häikäilemättömän avoin ja hellän hienovarainen - rinnakkaistallentamisen aloittamishaasteet Laureassa*

ATT-hankkeen ensimmäinen koulutuspäivä ammattikorkeakoulusektorilla järjestettiin elokuun lopussa Laurea Leppävaaran kampuksella yhteistyössä Haaga-Helian ja Metropolian kanssa. Tunnelma koulutustilaisuudessa oli innostunut. Tapahtuman osallistujapalautteessa toivottiin käytännön kokemuksia rinnakkaistallentamisesta. Esittelemme tässä artikkelissa haasteita, joihin olemme Laureassa törmänneet ensimmäisten rinnakkaistallenteiden kanssa.

Rinnakkaistallentaminen aloitettiin Laurea-ammattikorkeakoulussa 2015, jolloin eräs Laurean lehtori otti yhteyttä kirjastoon ja kysyi neuvoja siitä, miten ja mihin hän voisi tallentaa artikkelinsa, jotta hän voisi käyttää sitä myöhemmin opintojaksollaan. Tilanne saatiin ratkaistua sillä, että artikkeli pystyttiin rinnakkaistallentamaan Theseukseen. Tämä tapaus oli kuitenkin yksittäistapaus vuonna 2015 ja varsinainen rinnakkaistallentaminen aloitettiin 2016.

Rinnakkaistallentamisen haasteet ja onnistumiset Top9

• Onko rinnakkaistallentaminen laillista? Miten tekijänoikeudet ja kustantajan oikeudet suhtautuvat tähän?
• Jos annan luvan rinnakkaistallentaa, joudunko kustantajan “mustaan kirjaan” ja heikkenevätkö julkaisemismahdollisuuteni tulevaisuudessa?
• Miksi ylipäätään pitäisi rinnakkaistallentaa? Kuulostaa hirveän vaikealta ja aikaa vievältä.
• Onko rinnakkaistallentamisesta jotain hyötyä?
• Eikö se riitä, että olen julkaissut artikkelini ResearchGatessa/Mendeleyssä?
• Mikä ihme on final draft?

Käsitteiden tuntemuksen puute näkyy mm. siinä, että kun julkaisutietojen keräyslomakkeen mukaan pyydetään liittämään artikkelin final draft -versio, tallentavat useat kirjoittajat lomakkeelle kustantajalta saadun viimeisen taitosta tulleen version, jota kaikki kustantajat eivät kuitenkaan anna rinnakkaistallentaa. Tämä versioiden tarkastaminen ja oikeiden versioiden löytäminen johtaa sähköpostiviestittelyyn kirjoittajan kanssa, odotteluun ja ylimääräiseen työhön.

 

2) SHERPA/RoMEOn käyttö.  Rinnakkaistallennusoikeuksien tarkistaminen SHERPA/RoMEO-palvelusta ei ollut aluksi meille tuttua, joten sen tulkitseminen edellytti paneutumista. Opettelua vaativat mm. julkaisujen värikoodit sekä versiomuodot (publisher’s version, post-print, final print, pre-print). Myös embargo-aikojen tulkinta vaati perehtymistä. Tämän haasteen olemme selvittäneet sillä, että olemme tieto- ja julkaisupalveluissa käyneet merkintöjä yhdessä läpi. Olemme myös vierailleet mm. Jyväskylän yliopiston nettisivujen open access -osiossa, mistä löytyy vastaus ja selitys moneen rinnakkaistallentamisesta koskevaan kysymykseen.

3) Kustantajan yhteystiedot kadoksissa. Kaikkia tarvitsemiamme julkaisua ja kustantajia ei ole löytynyt SHERPA/RoMEO:sta tai kotimaisten tiedejulkaisujen rinnakkaistallentamista käsittelevästä wikistä (http://wiki.helsinki.fi/plugins/servlet/mobile#content/view/124127420 ). Tämä on johtanut siihen, että olemme joutuneet aloittamaan salapoliisityön kustantajan ja tämän open access -käytänteiden selvittämiseksi. Yleensä salapoliisityö alkaa siitä, että etsimme lehden nettisivuilta maininnat ja ohjeet rinnakkaistallentamisesta, mutta jos niitä ei ole suoraan mainittu julkaisun verkkosivuilla, ryhdymme etsimään kustantajan yhteystietoja, joista lupaa voi kysellä.

4) Kustantajien epäselvät käytännöt. Kaikki rinnakkaistallentamisen haasteet eivät ole syntyneet ainoastaan meidän omassa organisaatiossamme. Erityisen haastavia ovat olleet (kotimaiset) pienemmät julkaisut, jotka eivät ole ennättäneet miettiä open access -käytänteitään ollenkaan.Tämä on saattanut johtaa siihen, että kustantaja määrittää kiireessä artikkeleille pitkän embargo-ajan “varmuuden vuoksi” tai ei myönnä rinnakkaistallennusmahdollisuutta ollenkaan. Tässä asiassa emme voi juuri muuta kuin tyytyä kustantajan vastaukseen ja toivoa, että kustantaja tarkentaa open access -periaatteitaan myöhemmin.

Muutaman kerran olemme myös törmänneet kustantajaan, joka myöntäisi artikkelille rinnakkaistallennusmahdollisuuden, mutta lupa edellyttää kirjoittajan omaa yhteydenottoa. Kustantajasta riippuen yhteydenotto tulee tehdä joko sähköpostilla tai valmiilla kustantajan laatimalla lomakkeella. Kirjoittajamme eivät yleensä tiedä, millainen viesti heidän tulee kustantajalle lähettää, joten olemme tieto- ja julkaisupalveluissa auttaneet kirjoittajia joko sähköpostin laatimisessa tai lomakkeen täyttämisessä. Tämä toimintatapa on selkeästi ristiriidassa meidän oman käytäntömme kanssa, mutta olemme kuitenkin toimineet kustantajan vaatimalla tavalla ja positiivista on se, että lupa tallennukseen on yleensä saatu kustantajalta nopeasti.

5) Viittausmerkinnät. Rinnakkaistallentamisen aloittamisvaiheessa mietimme pitkään, miten ilmaisemme Theseuksen tallenteen olevan rinnakkainen alkuperäiselle artikkelille. Vaikka rinnakkaistallenne nousee usein internetin hakukoneissa kärkeen, artikkeliin viittaamisen pitää kuitenkin kohdistua alkuperäiseen lähteeseen. Jotkut tieteelliset kustantajat antavat hyvinkin tarkkoja ohjeita siitä, miten viittausmerkinnät tulee tehdä.

Tätä varten loimme rinnakkaistallenteelle kansilehden, jossa ilmaistaan artikkelin olevan rinnakkaistallenne ja kehotetaan viittaamaan alkuperäiseen lähteeseen. Kansilehteen on liitetty valmiiksi viite, johon liitetään mahdollisuuksien mukaan myös DOI-tunniste ja/tai URL/URN-osoite. Se, minkä mallin perusteella (Harvard, Chicago, APA) viittaus tehdään, on herättänyt keskustelua, emmekä ole vielä päässeet yksimielisyyteen siitä, millä mallilla viittaukset tehdään. Omaa työtä helpottaa kuitenkin se, että erilaisille julkaisutyypeille (artikkeli, kokoomateos, konferenssiesitys) on tehty viittausmallit, joita muokkaamalla työvaihe nopeutuu.

6) Theseus-tallentaminen. Theseus-tallentaminen tuotti aluksi hieman teknisiä haasteita, koska lomake ei sellaisenaan suoraan soveltunut rinnakkaistallentamiseen. Jouduimme pohtimaan mm. sitä, mitkä julkaisutiedot tallennetaan mihinkin Theseus-lomakkeen kohtaan. Tämä vaihe vaati kokeiluja sekä yhteisistä käytänteistä sopimista.

Lomake on tällä hetkellä toimiva rinnakkaistallenteita ajatellen, mutta  lisää parannuksia saadaan keväällä 2017, kun Tajua-projektin metadatasuositus valmistuu.

Näkymä Theseuksen admin-puolelta - metadasta rinnakkaistallenteeksi

7) Kirjoittajan tunnistaminen. Rinnakkaistallenteita tehdessämme olemme huomanneet, että kirjoittajien tunnistaminen voi aiheuttaa haasteita. Olemme törmänneet mm. tapauksiin, joissa kirjoittajan sukunimi on vaihtunut tai joissa kirjoittaja on yhdessä julkaisussa käyttänyt virallista nimeään ja toisessa kutsumanimeään. Ei ole myöskään tavatonta, että julkaisijoiden keskuudesta löytyy useampia samannimisiä julkaisijoita. Tästä syystä olisi tärkeää pystyä liittämään oikea henkilö oikeisiin julkaisuihin.

8) Kirjoittajien lupa rinnakkaistallentamiseen. Artikkeleiden kirjoittamiseen on usein osallistunut monia kirjoittajia - myös Laurean ulkopuolelta. Hyvän tavan mukaisesti jokaiselta kirjoittajalta tulisi saada lupa rinnakkaistallentamiseen. Koska artikkelilla voi olla todella monta kirjoittajaa, olisi kaikkien yhteystietojen etsiminen haastavaa rinnakkaistallenteita käsittelevälle henkilölle. Olemme ratkaisseet tämän asian niin, että laurealainen kirjoittaja vastaa luvan kysymisestä muilta kirjoittajakumppaneiltaan ja kuittaa luvan saaduksi julkaisuilmoitusta tehdessään.

9) Tallennusprosessin sujuvuus. Kun ryhdyimme miettimään Laurean rinnakkaistallennusprosessia, pidimme tärkeänä sitä, että prosessi on mahdollisimman helppo ja yksinkertainen kirjoittajille. Tämä tavoite on johtanut siihen, että ilmoituksen jatkotyöstämisestä on aiheutunut lisätöitä tieto- ja julkaisupalveluille. Uusi toimintatapa on paljastanut myös järjestelmien kömpelyyden.

Käsittelyä helpottaaksemme olemme ottaneet Excel-taulukossa käyttöön värikoodituksen: valkoinen väri tarkoittaa käsittelemätöntä julkaisua, keltaisella merkitään käsittelyssä olevia rivejä ja vihreällä kuitataan julkaisutiedot ja Theseus-tallennus päätetyksi. Prosessia nopeuttaisi, jos Excelistä olisi mahdollista luoda hälytys tallennusprosessin vaiheista eri käsittelijätahoille:

• lomakkeelle on saapunut uusi tallenne *ping
• työ on otettu käsittelyyn ja rinnakkaistallennusmahdollisuus on selvitetty *ping
• julkaisu on rinnakkaistallennettu *ping

Millä resursseilla ja periaatteilla rinnakkaistallennuksia tehdään?

Tässä artikkelissa esitellyt tapaukset ovat meidän alkuvaiheen kokemuksiamme ja ratkaisuja siihen, miten asiat voisi hoitaa suoraviivaisemmin. Kirjoitus on myös keskustelunavaus yhteiselle tekemiselle - kuulemme mielellään muiden kokemuksista hyväksi havaituista käytänteistä. Jaa kokemuksesi tämän artikkelin kommenttiboksissa tai kirjoita juttu vaikka seuraavaan Kreodiin.

*Kirjoittajien vinkki artikkelin otsikoinnin haasteisiin: ota käteesi Helsingin Kirjamessujen katalogi, valitse sattumanvarainen sivu (s. 15), tökkäise sormi sivulle ja katso otsikkosi. Tässä tapauksessa otsikko on muunnelma Linn Ullmannin vastauksesta kysymykseen, kuinka hän kirjoittaa tunnistettavista henkilöistä.