Haaga-Helia digitalisoi opinnäytetyöprosessin – ohjaajat ja opiskelijat rakentamassa Wihiä

Opinnäytetyöprosessi sitoo suuren määrän ohjaajia, koordinaattoreita sekä toimistohenkilökuntaa, ja opiskelijoiden edistymisestä prosessissa ovat kiinnostuneita myös koulutusohjelmajohtajat ja opiskelijoiden omat opintojen ohjaajat. Korkeakoulun valmistumismäärät ovat kiinni tämän prosessin onnistumisesta. Voisiko jostakin ostaa järjestelmän, joka palvelisi kaikkia osapuolia, optimoisi prosessit ja vielä linkittäisi prosessiin liittyvät tietojärjestelmät toisiinsa? Kun lähdimme kehittämään ratkaisua, vastaus oli selkeästi: ei, opinnäytetyöohjauksen prosessia tukevia järjestelmiä ei ollut. Tänä päivänä järjestelmän voi kyllä jo ostaa, mutta prosessit pitää kehittää ja muuttaa yhä ihan itse!
 

Tausta: monimutkaisen prosessin digitalisointi

Opinnäytetyön tekeminen on keskeinen osa korkeakouluopintoja ja siten keskeinen aktiviteetti korkeakoulujen toiminnassa. Opinnäytetyöhön liittyvää prosessia on kuitenkin pidetty melko suoraviivaisena: Työllä on ohjaaja, jonka opastuksessa opiskelija kirjoittaa opinnäytetyönsä. Käytännössä prosessi ei kuitenkaan ole näin yksikertainen, vaan yleensä siihen liittyy muitakin sidosryhmiä töitä ohjaavien opettajien ja niitä tekevien opiskelijoiden lisäksi. Näitä ovat opinnäytetyökoordinaattori (järjestää mm. opinnäytetöihin liittyviä infotilaisuuksia, vastaanottaa opiskelijoiden aihe-ehdotukset, nimeää ohjaajat ja seuraa kokonaistilannetta), koulutusohjelman johto (vastaa mm. koordinaattoreiden ja ohjaajien työkuorman hallinnasta ja arvioi valmistuvien määriä) ja hallinto (vastaa mm. opinnäytetyön arvosanan viemisestä opintorekisteriin ja arkistoinnista). Lisäksi opinnäytetyön tekemiseen liittyy opiskelijan kannalta erilaisia vaiheita ja tehtäviä, jotka opiskelijan tulee mm. aikatauluttaa ja sopia ohjaajan kanssa itse työn sisällön työstämisen lisäksi.

Opetuksen prosessien sijaan koulutuksen digitalisoinnissa keskiössä ovat tähän asti olleet pääasiassa oppimisympäristöt eli Moodlen tyyppiset oppimisalustat. Näissä olennaista on esimerkiksi materiaalin jakaminen ja opiskelijan alustalle tuottamat tehtävät, joita opettaja arvioi ja joista hän antaa palautetta. Lisäksi digitalisointi etenee tyypillisesti siten, että suuri osa digitaalisista sovelluksista tulee opettajille annettuna ilman, että opettaja on voinut vaikuttaa niiden sisältämään toiminnallisuuteen tai edes sovellettavaan pedagogiseen malliin.

Kuten opetukseen liittyen yleisesti, erityisesti opinnäytetöiden ohjaukseen liittyen tällainen toiminnan kehittämismalli on ongelmallinen. Kehittämismallin pitäisi lähteä mieluummin ruohonjuuritasolta ylöspäin kuin norsunluutornista alaspäin – edellyttäen, että ruohonjuuritasolla on asiantuntemusta. Asiantuntemusta opettajilla mm. opinnäytetöiden ohjaamiseen ja pedagogiikkaan liittyen on sen lisäksi, että opettajien asiantuntemus myös kehittämistyöstä on Suomessa vahvaa.

Haaga-Helia ammattikorkeakoulussa kuvattiin ydinprosessit noin kymmenen vuotta sitten, havaittiin, että opinnäytetyöprosessi oli myös järjestelmänäkökulmasta mutkikas, sillä se edellytti useiden järjestelmien käyttöä, eikä siihen toisaalta ollut omaa järjestelmää, josta esimerkiksi yksittäisen opiskelijan opinnäytetyön ohjauksen ja etenemisen tilanne selviäisi. Tieto opinnäytetöistä oli pirstoutuneena esimerkiksi Moodle-oppimisympäristöön ja ohjaajien sekä koordinaattorien sähköposteihin ja exceleihin. Kun sitten muutama vuosi myöhemmin päätettiin, että opintorekisterijärjestelmä vaihdetaan uuteen, käyttökelpoisempia avoimia rajapintoja tarjoavaan ratkaisuun, oli mielekästä lähteä digitalisoimaan opinnäytetyöprosessia.

Opiskelijat kehittävät työkalua alihankkijana Eduixille

Vuosien 2014–2017 aikana kehitettiin Haaga-Heliassa opinnäytetyöprosessia asiantuntijoiden kuten opinnäytetyökoordinaattorien ja ohjaajien toimesta. Samanaikaisesti, uuden prosessin tueksi, alettiin Haaga-Heliassa kehittää opinnäytetöiden ohjaukseen ja seurantaan tarkoitettua digitaalista työkalua koordinaattoreille, ohjaajille ja opiskelijoille (Kauppinen et al. 2020).  

Alkuvaiheessa kehittämisestä olivat päävastuussa Haaga-Helian oppimisympäristö Softalan opiskelijat, ja kehittämistä tehtiin uudenlaisella käytännönläheistä pedagogiikkaa soveltavalla opetusmallilla, jossa opiskelijat toimivat alihankkijoina oikealle sovellustoimittajalle, Eduixille (ks. tarkemmin Kinnunen & Lagstedt, 2017). Koordinaattorit ja ohjaajat olivat asiantuntijoina alusta alkaen mukana kehittämässä järjestelmää, joka Haaga-Heliassa käyttöönottovaiheessa sai nimen Konto. Työskentelyn alkuvaiheessa myös vaatimusmäärittelyä opiskelevilla opiskelijoilla oli merkittävä rooli tarvekartoituksessa ja ominaisuuksien määrittelyssä, ja sisällöllisiä keskusteluja käytiin myös Turun yliopiston kanssa. Myöhemmin Konton jatkokehittäminen ja oikeudet siirtyivät Eduixille, ja järjestelmä sai Wihi-nimen.

Kun Konto-järjestelmän kehittämiseen liittyviä ensimmäisiä pohdintoja aikanaan käytiin Haaga-Heliassa, päällimmäiseksi tavoitteeksi nousi helpottaa sekä opinnäytetyökoordinaattoreiden että opinnäytetyöohjaajien työtä. Pian alettiin pohtia, että ei varsinaisesti haittaisi, jos samalla helpotettaisiin myös opinnäytetyötä tekevien opiskelijoiden työtä ja vähennettäisiin toimistohenkilökunnan manuaalisia suoritekirjauksia järjestelmästä toiseen.

Helppokäyttöisyys ja hyödyllisyys päätavoitteet

Helppokäyttöisyys ja yksinkertaisuus nostettiin keskiöön heti alkuvaiheessa. Haluttiin järjestelmä, jota käytettäisiin siksi, että sitä halutaan käyttää - eikä vain siksi, koska on pakko. Davisin yms. (1989) mukaan kynnys käyttää uutta tietojärjestelmää on matalampi, jos järjestelmä koetaan sekä helppokäyttöiseksi että työtä hyödyttäväksi (Davis et al. 1989), ja näihin molempiin panostettiin kehitystyössä. Haluttiin siis, että kehitämme itse hyvän työkalun itsellemme (Kauppinen et al. 2020).

Konton kehitystyössä pohdittiin paljon myös prosessien kehittämistä. Kuinka uuden järjestelmän avulla voidaan poistaa toiminnan pullonkauloja ja kuinka voidaan vähentää tai jopa poistaa mekaanista manuaalista työtä sekä vapauttaa näihin käytettyjä resursseja tuottavampaan toimintaan? Keskusteluissa pohdittiin, missä määrin prosesseja kannattaa automatisoida ja missä määrin eri koulutusohjelmien erilaisia toimintamalleja kannattaa harmonisoida. Samalla käytiin tiiviitä keskusteluja eri sidosryhmien kanssa sen selvittämiseksi, mitä kukin piti järjestelmässä tärkeänä.

Pian kävi selväksi, että järjestelmään, jota alussa olimme pitäneet melko yksinkertaisena, liittyi hyvin laaja kirjo erilaisia toiveita ja vaatimuksia. Osa oli hyvin oivaltavia ja tärkeitä – sellaisia, joita tuoteomistaja ei ollut ollenkaan tullut ajatelleeksi – ja osa taas enemmänkin näppäriä lisäominaisuuksia tai ainoastaan joidenkin yksittäisten käyttäjien ad hoc -käyttötarpeisiin vastaavia. Mukaan otettavat ominaisuudet valittiin pienellä Haaga-Helian opinnäytetyökoordinaattoriryhmällä, joka vastaa opinnäytetyöprosessista ja sen ohjeistuksesta sekä tukee ja valvoo opinnäytetyöohjaajien työtä. Tiedossa oli että tietyn pisteen jälkeen järjestelmän lisäominaisuudet eivät enää lisää koettua hyödyllisyyttä, vaan alkavat heikentää sitä (Standish Group 2015). Valitut ominaisuudet käytiin siksi läpi kriittisellä seulalla ja pyrittiin pikemminkin yksityiskohtien karsintaan kuin niiden lisäämiseen.

Kuinka luoda kaikille sopiva työkalu?

Eri koulutusohjelmien erilaiset sisällölliset mallit aiheuttivat sen, että opinnäytetöissä ja niiden ohjauksessa oli merkittäviäkin eroavaisuuksia Haaga-Helian sisällä. Osa näistä oli järkeviä koulutusohjelmien erilaisista piirteistä johtuen, mutta osa historian jäänteitä, joille ei enää ollut löydettävissä perusteita lainkaan. Tietojärjestelmän kehittämisen kannalta tällaisessa tilanteessa on kolme vaihtoehtoa: 1) eri yksiköiden erilaiset prosessit pakotetaan yhteen ja samaan muottiin, 2) järjestelmään koodataan kaikki mahdolliset poikkeamat ja erilaisuudet tai 3) järjestelmästä tehdään riittävän yleisluontoinen siten, että pienet poikkeamat ovat mahdollisia ja sallittuja, mutta kriittiset, opiskelijoiden yhdenvertaisuuden takaavat toiminnot ovat kaikille samat.

Vaihtoehto yksi olisi pakottanut muuttamaan toimintaa pelkästään tietojärjestelmän takia, joten se hylättiin ensimmäisenä. Myös vaihtoehto kaksi hylättiin, koska se olisi aiheuttanut järjestelmään aivan liian paljon turhaa monimutkaisuutta, josta, kuten edellä jo mainittiin, olisi tullut merkittäviä käytettävyysongelmia ja pidemmän päälle myös ylläpitohaasteita. Päädyttiin vaihtoehtoon kolme siten, että Haaga-Heliassa on yksi ylätason malli opinnäytetyöprosesseista ja järjestelmä tukee sitä, mutta käytännön tasolla luotetaan ohjaajien asiantuntemukseen valita kussakin ohjaustilanteessa parhaat etenemisratkaisut ja työtavat. Näin onnistuttiin saamaan riittävän harmonisoitu järjestelmä, joka tarjoaa ylätason näkymän kokonaistilanteeseen, mutta ei puutu ohjaajien jokapäiväisen ohjaustyön yksityiskohtiin. Tavoitteena oli nimenomaan kehittää järjestelmä, joka tukee asiantuntijoiden työtä, ei kahlitse sitä (Lagstedt et al. 2020). Samalla haluttiin järjestelmä, jonka avulla voidaan joustavasti tukea opiskelijan koulutusohjelmakohtaisia tavoitteita ja mahdollistaa personalisoitua oppimista (Lindstedt et al. 2020).

Merkittävä haaste järjestelmän kehittämisessä oli, että poiketen muiden järjestelmien tyypillisistä käyttöprofiileista, Kontolla on vuosittain pari tuhatta uutta käyttäjää, jotka kaikki käyttävät järjestelmää vain yhden projektin ajan. Kukin opiskelija tekee lähtökohtaisesti vain yhden aihe-ehdotuksen, kirjoittaa opinnäytetyön vain kerran, laittaa työnsä Urkund-tarkastukseen vain kerran, saa arvosanan vain kerran ja myös julkaisee työnsä vain kerran. Järjestelmässä kaiken on oltava niin selkeää ja intuitiivista, että jatkuvaa käytönopastusta ja perehdytystä ei tarvita. Järjestelmässä ei ole myöskään syytä olla vähemmän välttämättömiä ominaisuuksia häiritsemässä ja aiheuttamassa tarpeettomia kysymyksiä. 

Toteutus

Järjestelmänä Konto tuo kolmenlaisia hyötyjä: suoria työkaluhyötyjä operatiivisella tasolla, hallinnollisia hyötyjä ja prosessien tehostamisen hyötyjä. Operatiivisella tasolla keskeisiä käyttäjäryhmiä Konto-järjestelmässä ovat opinnäytetyökoordinaattori, opinnäytetyöohjaaja ja opiskelija.

Opinnäytetyökoordinaattorille järjestelmä kokoaa aluksi kaikki opiskelijoiden lähettämät aihe-ehdotukset yhteen paikkaan mahdollistaen ohjaajien nimeämisen annettujen ohjausresurssien mukaisesti. Lisäksi kaikki käynnissä olevat projektit on mahdollista koota haluamillaan suodatuksilla yhteen näkymään, mikä mahdollistaa paremman kokonaisuuden hallinnan kuin aikaisemmat monenkirjavat, esimerkiksi Exceliin perustuneet käytännöt.

Ohjaajille Konto toimii eri vaiheissa etenevien opinnäytetöiden hallintajärjestelmänä, josta on helppo nähdä kaikki ohjauksessa olevat työt, niiden tilanne ja projektin aikainen viestittely sekä palautetut raporttiversiot ja muut dokumentit. Ennen Kontoa oli tyypillistä, että ohjaajat kyselivät koordinaattorilta, olivatko jotkin kauemmin kateissa olleet opiskelijat vielä heidän ohjauksessaan. Opinnäytetöihin liittyvät sähköpostit saattoivat myös hukkua ja osa dokumenteista jäädä huomioimatta.

Opiskelijalle Konto tarjoaa selkeän, valmiiksi vaiheistetun projektinhallintatyökalun (kuva 1) opinnäytetyön tekemiseen. Opiskelija voi myös olla varma, että viestit ja dokumentit ovat menneet perille ohjaajalle, mikä ei aiemmin käytetyssä sähköposteihin perustuvassa toiminnassa aina voinut tietää. Opiskelijat ovat myös kokeneet nämä suorat työkaluhyödyt merkittäviksi vaikkakin nykyisiltä opiskelijoilta toki puuttuu vertailupohja aikaisempiin järjestelmiin.

Kehittämistyössä saavutettiin opinnäytetyöprojektin etenemisen näkökulmasta myös mielenkiintoinen oheishyöty, kun 15 opintopisteen prosessi jaettiin kolmeen viiden opintopisteen suoritukseen. Vaikka motiivi osittamiselle tuli vahvasti siitä, että haluttiin tietää, missä vaiheessa kunkin opiskelijan projekti on, jotta valmistumisia voidaan ennustaa, on havaittu, että osittamisesta on ollut opiskelijoille motivaatiota kohottava vaikutus. Työn etenemisestä on suoritettujen vaiheiden kautta konkreettinen näyttö automaattisesti suoritusrekisteriin kirjautuvina opintopisteinä ja lopullisen maalin saavuttamiseen loppusuoralla kannustaa myös se, että koko 15 opintopisteen asemesta jäljellä on enää vain viiden opintopisteen osuus. Keskeyttämiskynnys on huomattavasti korkeampi, kun tekemättä on viisi opintopistettä verrattuna siihen, että jäljellä oleva työ näyttäytyisi 15 opintopisteen laajuisena siihen saakka, kunnes raportin viimeinen piste on kirjoitettu.
 

Hallinnollisina hyötyinä saavutettiin kattava ja reaaliaikainen näkymä eri koulutusohjelmien ja koko korkeakoulun opinnäytetöiden tilanteeseen (kuva 2). Ennen Kontoa tieto eri vaiheissa olevista opinnäytetöistä kerättiin käsityönä kyselemällä jokaiselta ohjaajalta erikseen kunkin opiskelijan opinnäytetyön tila. Tiedot ohjauksista piti hakea erillisestä järjestelmästä, joka myöskään ei ollut aina ajan tasalla. Käytännössä osa kateissa olevista opiskelijoista unohtui aina listata, jonka vuoksi jouduttiin tekemään täydentäviä kyselyjä. Kysely oli sen verran työläs, että sitä ei myöskään tehty monta kertaa vuodessa. Nyt sama tieto on milloin vain ajantasaisesti saatavissa.

Järjestelmäintegraatiot: Peppi, arkistointi, Urkund ja Theseus

Prosessien tehostamisen hyödyt saavutettiin pääasiassa erilaisten integraatioiden kautta. Tähän mennessä on toteutettu integraatiot Konton ja opiskelijarekisterijärjestelmän (Peppi/MyNet), Konton ja arkistointijärjestelmän (Therefore), Konton ja työnsuunnittelujärjestelmän (Peppi), Konton ja plagionnintunnistusjärjestelmän (Urkund), Konton ja opintotoimiston järjestelmän (pdf-arviointilausunto) välillä. Integraatio opiskelijarekisteriin mahdollistaa opintopisteiden automaattisen merkinnän opiskelijalle, kun asianomainen vaihe on Kontossa hyväksytty, integraatio arkistointijärjestelmän kanssa vie työstä tarvittavat tiedot automaattisesti arkistoon opinnäytetyön valmistumisen yhteydessä ja integraatio työnsuunnittelujärjestelmän kanssa vastaavasti ohjaajan tuntiresurssit automaattisesti työsuunnitelmaan opinnäytetyön vaiheiden hyväksymisen yhteydessä. Lisäksi integraatio opintotoimiston järjestelmään varmistaa, että opintotoimisto saa arviointilausunnon automaattisesti opinnäytetyön valmistuessa. 

Lisäksi työn alla on Konton ja julkaisujärjestelmien (korkeakoulujen yhteinen Theseus ja Haaga-Helian oma HHthesis-järjestelmä) välinen integraatio. Tämä on merkittävä kehityskohde, sillä tällä hetkellä opiskelijan on vielä erikseen julkaistava työnsä oikea versio julkaisujärjestelmässä ja lisättävä julkaistun työn linkki Kontoon. Ohjaajan puolestaan tulee ennen työn arvioinnin julkaisua tarkistaa linkin kautta, että työn oikea versio on julkaistu. Työn julkaisemiseen liittyy siis tällä hetkellä manuaalisia vaiheita, joita voidaan integraation avulla automatisoida ja nopeuttaa. Integraation avulla voidaan siten yksinkertaistaa opinnäytetyön loppuvaihetta ja poistaa tai vähentää julkaisemiseen liittyvää viivettä, joka tällä hetkellä riippuu mm. siitä, miten nopeasti opiskelija julkaisee työn ja lisää linkin sekä siitä, miten nopeasti ohjaaja tarkistaa julkaisun linkin avulla.

Näiden integraatioiden myötä järjestelmän pääasiallisten käyttäjäryhmien työtä on voitu ja voidaan edelleen yksinkertaistaa ja virtaviivaistaa jättämällä pois turhia manuaalisia työvaiheita (kuva 3). Lisäksi järjestelmä on vähentänyt tai lähes kokonaan poistanut assistenttien ja opintotoimistovirkailijoiden käsityönä tekemät opinnäytetyökirjaukset. Tämä on esimerkiksi tarkoittanut sitä, että ennen vuoden vaihdetta valmistuvien opinnäytetöiden takarajaa on voitu siirtää viikolla myöhemmäksi ja siten hiukan lisätä määräajassa valmistuvien osuutta.

Yhteenveto

Nyt kun järjestelmää on käytetty tuotantokäytössä vähän yli kaksi vuotta, voidaan todeta, että järjestelmä tukee huomattavasti paremmin sekä opinnäytetyökoordinaattorin, ohjaajan että myös opiskelijan työtä. Konto on tuottanut merkittävää ajan säästöä, ei pelkästään opinnäytetyökoordinaattoreille ja opinnäytetyöohjaajille, vaan myös opinnäytetyöhön liittyville sidosryhmille, kuten assistenteille, opintotoimistovirkailijoille ja tulossa olevan Theseus-integroinnin myötä myös kirjastotyöntekijöille.

Ajansäästön lisäksi oleellista on ollut myös ohjaajien ja opiskelijoiden kognitiivisen kuorman väheneminen: enää kaikkea ei tarvitse muistaa ja etsiskellä eri lähteistä, vaan keskeiset asiat löytyvät yhdestä järjestelmästä. Erittäin merkittävää on ollut myös se, että järjestelmän avulla voidaan seurata kokonaistilannetta ja arvioida valmistuvien määrää sekä tarvetta tukitoimenpiteisiin esimerkiksi hitaammin edistyville opiskelijoille. Integraatiot eri järjestelmiin ovat helpottaneet työtä merkittävästi ja toisaalta vähentäneet käsin syöttämisestä aiheutuvien virheiden määrää.

Me väitämme, että kaikki tämä ei tule automaattisesti, hyviin tuloksiin pitää tähdätä ja panostaa. Pitää ymmärtää tavoitteet, mutta myös menetelmät niihin pääsemiseen. Uusia tietojärjestelmiä ei pidä nähdä pelkkinä tietojärjestelminä, vaan tietojärjestelmän hankinnassa pitää ymmärtää mahdollisuus digitaaliseen muutokseen. Käytännössä lopputuloksena saadaan viisaampaa tekemistä, parempia työkaluja ja parempaa ohjausta ajantasaisen ja luotettavan tiedon avulla.