FOLIO ERM kokeilu HAMKin kirjastossa

Testasimme Hämeen ammattikorkeakoulun kirjastossa FOLIO-järjestelmää sähköisen aineiston hallintaan vuoden 2021 aikana. Tavoitteena oli tutkia, millaista lisäarvoa järjestelmän käyttöönotto tuottaisi kirjaston aineistonhallintaan. Testaus vahvisti esittelyiden kautta saamaamme vaikutelmaa, että FOLIO on vielä kehitysvaiheessa eikä sen käyttöönotto tässä vaiheessa toisi lisäarvoa kirjastollemme.

FOLIO on uuden sukupolven avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, joka on kehitetty hallitsemaan myös sähköisiä aineistoja. Siinä on sähköisen aineiston hallintajärjestelmä ERM (Electronic Resource Management) ja sisäänrakennettu tietämyskanta, johon voidaan tallentaa aineistopakettien metadataa. Lisäksi järjestelmässä voidaan käyttää avointa GoKB-tietämyskantaa (Global Open Knowledgebase) tai kaupallista tietämyskantaa.

FOLIO-järjestelmää tutkittiin jo Voyager-kirjastojärjestelmää käyttäneiden kirjastojen valmistautuessa järjestelmäkilpailutukseen vuonna 2017. Tällöin järjestelmä ei kuitenkaan ollut vielä käytössä ja arviona oli silloin, ettei se ehdi valmistua ennen kirjastojen tarvetta luopua Voyager-järjestelmästä. HAMKin kirjasto otti avoimen lähdekoodin Koha-järjestelmän käyttöön syksyllä 2018. Koska Koha-järjestelmässä ei ole sähköisen aineiston hallintaan tukea, on FOLIO järjestelmän kehitystä seurattu kirjastossa. Nyt kun Folio on valmistunut ja käytössä useissa kirjastoissa, päätimme kokeilla järjestelmää oman kirjastomme aineistonhallinnassa.

Hankimme kokeilua varten testausympäristön ulkopuoliselta yritykseltä (Hypernova Oy) ja käytössämme oli FOLIO-järjestelmän perusversio (versiot Goldenrod ja Honeysuckle) ilman kaupallista tietämyskantaa. Vaikka käytössä ei ollut kaupallista tietämyskantaa, mietimme samalla prosessejamme ja miten tietämyskanta helpottaisi työtä. Oman testauksemme tueksi tutustuimme FOLIOn esittelyvideoihin ja keskustelimme parin järjestelmää käyttävän kirjaston kanssa.

Tallensimme järjestelmään tilaustietoja hankkimistamme erilaisista e-aineistoista. Tietojen vienti järjestelmään on työlästä, sillä FOLIOssa on lukuisia tietolomakkeita ja -kenttiä, joihin tiedot syötetään eri sovelluksissa. Työnkulkuja helpottavat polut ja kokoavat näkymät puuttuvat. Kirjastomme e-aineistojen hallintaa järjestelmä olisi helpottanut lähinnä siinä, että tiedot olisivat yhdessä järjestelmässä ja kaikkien osapuolien saatavilla. Järjestelmään olisi voinut yhdistää kaupallisen tietämyskannan, mutta suuri osa kirjaston hankkimasta aineistosta on sellaista, ettei sitä löydy tietämyskannoista. Lisäksi tietämyskannasta saatavasta metatiedosta ei olisi hyötyä ilman sen yhdistämistä asiakasliittymään. Myös käyttötilastojen käsittely järjestelmässä olisi vaatinut erillisen lisäosan hankkimista, joten sen mahdollisuuksia ei tässä testissä päästy tutkimaan.

Testaamisen lopputuloksena päätimme, että tässä vaiheessa emme jatka FOLIO-ERM-järjestelmän käyttöönottoon.  Testauksesta oli kuitenkin paljon hyötyä. Testauksen yhteydessä käytiin läpi omia prosesseja, yhtenäistettiin tallennettavia tietoja ja kanavia. E-aineistojen hallintaan saatiin toivottua läpinäkyvyyttä käyttämällä jo olemassa olevia järjestelmiä.

FOLIOsta ja sen ERMistä

FOLIO on uudenlainen avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, joka koostuu pienistä erillisistä sovelluksista. Kukin sovellus kattaa oman osa-alueensa toiminnosta. Osaa sovelluksista, kuten Organizations-sovelluksen tiedot, käytetään hyödyksi useissa FOLIOn sovelluksissa. Usean pienen sovelluksen arkkitehtuuri tuo järjestelmään joustavuutta ja helpottaa kehittämistä, kun eri palasia voidaan kehittää rinnan toisistaan riippumatta. Ajatuksena on myös, että yksittäisiä sovelluksia voi helposti korvata omilla sovelluksilla ilman, että koko järjestelmää pitäisi muuttaa.

FOLIOn oman määritelmän mukaan ERM sisältää seuraavat toiminnot (https://docs.FOLIO.org/docs/erm/):

• Sopimusten luonti ja hallinta
• Lisenssien luonti ja hallinta
• Ulkoisen tai sisäisen tietämyskannan hallinta
• Kirjaston sähköisen aineiston hallinta

Sopimuksia ja lisenssejä hallitaan omissa sovelluksissaan (Agreements ja Licences), organisaatioiden tiedot (Organizations) ja hankinnan (Orders) tiedot ovat omissa sovelluksissaan. Eri sovellusten välillä voidaan tehdä linkityksiä, kuten tiettyyn sopimukseen liittyvät lisenssit. Järjestelmään voidaan tallentaa voimassa olevien tietojen lisäksi historiatietoja. Hankintaan liittyviä sopimus- ja lisenssitietoja pystyy myös kopioimaan päättyneiltä sopimuskausilta uusille, mikä vähentää paljon primäärin tallennuksen tarvetta.

Sähköisen aineiston hallinnassa tärkeä osa on aineistopakettien metatietoja sisältävä tietämyskanta. FOLIOssa on sisäänrakennettu tietämyskanta, johon on integroitu avoin GoKB-tietämyskanta (Global Open Knowledgebase).  Lisäksi järjestelmään voi liittää kaupallisen tietämyskannan. Tällä hetkellä FOLIO tukee kaupallisista tietämyskannoista EBSCOn tietämyskantaa.

Kaupallista tietämyskantaa käytettäessä myös eHoldings-sovellus tulisi käyttöön. FOLIOssa on sisäänrakennettu tietämyskanta, johon voidaan yhdistää avoin GoKB-tietämyskanta. Sisäänrakennettua tietämyskantaa hyödynnetään suoraan Agreements -sovelluksesta.

Ajatuksia ERM-järjestelmän tuottamasta lisäarvosta

Sähköisen aineiston hallintajärjestelmän eli ERMin määritelmä ei ole kovin vakiintunut. Yleensä sen käsitetään tarkoittavan järjestelmää, jonka avulla voidaan hoitaa sähköisen aineiston elinkaaren hallinta koekäytöstä aineiston tilauksen lopettamiseen.

Kohaa käyttävien korkeakoulukirjaston ERM-työpajassa 30.1.2020 määriteltiin sähköisen aineiston elinkaaren- ja käytönhallinnan koostuvan neljästä osa-alueesta: hankinta, käyttöön saattaminen, käyttötilastot ja löytyvyys. Tietämyskannan katsottiin tässä keskustelussa olevan prosesseja helpottava lisäosa. Hankintaan kuuluvat siihen liittyvät työnkulut, dokumentit sekä tarvittaessa myös kilpailutus. Käyttöön saattamisessa aktivoidaan hankitut aineistot käyttöön. Käyttötilastoille tarvitaan standardien tuki, jotta tilastot voidaan haravoida yhteen tietovarantoon. Haravoinnin lisäksi tietoja on voitava manuaalisesti täydentää. Löytyvyys-palvelu Kohaa käyttävillä korkeakouluilla on Finna, joten tiedot aineistoista ja niiden käyttöoikeuksista tulisi saada joustavasti myös Finnaan. Työpajan määrittely kuvaa hyvin sitä ihannetilannetta, jota sähköisen aineistonhallinnan haluttaisiin toteuttavan.

Tutustuminen FOLIOn ERMiin

Ennen testauksen aloittamista tutustuimme FOLIOn ERMiin demovideoiden ja webinaarien avulla. Järjestimme myös kaksi keskustelupalaveria FOLIOta käyttävien ja sen kehityksessä mukana olevien tahojen kanssa.

FOLIO-järjestelmää kehittää yhteisö, jossa toimivat useat kirjastot sekä yrityksiä, kuten Tanskalainen Index Data ja EBSCO (https://www.folio.org/).

Järjestelmä otettiin ensimmäisenä käyttöön ruotsalaisessa Chalmersin yliopistossa syksyllä 2019 ja tällä hetkellä se on jo käytössä useissa korkeakoulukirjastoissa maailmalla. Suomessa FOLIOta ei ole käytössä. Koska FOLIO on avoimen lähdekoodin järjestelmä, sen voi ottaa käyttöön kuka tahansa omassa ympäristössään. Järjestelmälle voi myös hankkia ympäristön palveluna useilta yrityksiltä.

Ruotsalainen Chalmersin yliopisto on ollut mukana FOLIOn kehittämisessä sen alusta lähtien ja käyttää FOLIOn ERM-järjestelmää. Chalmersin kirjastossa on käytössä EBSCOn tietämyskanta ja kansallinen Libris-metatietovaranto, joten työnkulut olivat joltain osilta hyvin erilaiset kuin avointa tietämyskantaa käytettäessä. Kirjasto ei käyttänyt FOLIOn hankintaa, eikä vienyt siihen hintatietoja.

Koska Chalmersin kirjaston käyttöympäristö poikkesi huomattavasti testiympäristöstämme, järjestimme toisen keskustelutilaisuuden Saksalaisen ZBW – Leibniz Information Centre for Ecomics kirjaston kanssa. Kirjasto käyttää FOLIOta avoimen GoKB-tietämyskannan kanssa. Mukana keskustelutilaisuudessa oli myös Headquarter of the Common Library Network GBV -palvelukeskuksessa työskenteleviä henkilöitä, jotka ovat olleet tiiviisti mukana FOLIOn kehittämisessä.

Koekäytön aikana keskustelimme myös Jyväskylän yliopiston kirjaston ja Kansalliskirjaston asiantuntijoiden kanssa.

Nykyinen toimintatapa

Kirjastomme käyttää avoimen lähdekoodin Koha-järjestelmää painetun aineiston ja yksittäin hankittujen e-kirjojen hallintaan. Painetusta aineistosta ja yksittäisistä e-kirjoista viedään metatiedot Melindaan ja tilaustiedot Kohaan määrärahaseurannan edellyttämällä tarkkuudella. Lisensoidun aineiston hallinnassa hyödynnetään FinELib-konsortion Halti-järjestelmän lisäksi Excel-taulukkoa, johon viedään tiedot tilauksista, sopimuskausista ja kustannuksista. Hallinnolliset e-aineistojen tiedot ylläpidetään kirjaston wiki-alustalla. Varsinainen talousseuranta aineistojen osalta hoidetaan korkeakoulun taloushallinnan kautta.

Asiakasliittymänä toimii HAMK Finna, jossa on artikkeli-indeksinä CDI (Central Discovery Index) ja linkitysjärjestelmänä SFX. Aineistopaketit aktivoidaan SFX-järjestelmässä.

Aineistojen käyttötilastot kootaan suurimmaksi osaksi käsityönä tietokantojen ja e-aineistojen hallintaliittymistä Excel-taulukoihin ja kansioidaan verkkolevylle.

Nykyisen toimintavan ongelmana kirjastossamme on pidetty erityisesti sitä, että sähköisen aineiston tilaus- ja hallintatiedot ovat hajallaan eri tietostoissa ja eri alustoilla. Sähköisen aineiston hallintajärjestelmän odotettiinkin tuovan hyötyä erityisesti läpinäkyvyyteen ja hallintatietojen löytyvyyteen. Eri toimintoja tekevät henkilöt pystyisivät helposti saamaan tarvitsemansa tiedot, kun ne on tallennettu yhteen järjestelmään.

Ihannetapauksessa kirjaston tilaamien aineistojen tiedot löytyisivät valmiina tietämyskannasta, josta ne voisi aktivoida helposti saataville. Järjestelmässä olisi sisäänrakennetut työnkulut, joista saisi myös hälytyksiä esimerkiksi, kun lisenssin käyttöajan jatkosta päättäminen lähestyy. Myös historiatietojen säilyttämistä järjestelmässä on pidetty tärkeänä, koska tilauksista päätettäessä usein joudutaan miettimään samankaltaisia argumentteja vuodesta toiseen. Käyttötilastojen kerääminen käsityönä on työlästä ja virhealtista.

Testauksen toteuttaminen

Tutustuimme koekäytössä Folion sisäisen tietämyskannan ja avoimen GoKB-tietämyskannan hyödyntämiseen. GoKB-tietämyskantaa ylläpidetään suurelta osin saksalaisten kirjastojen toimesta, eikä siitä löydy kirjastomme hankkimien aineistopakettien ajantasaisia tietoja. Sen hyödyntäminen edellyttäisi sitä, että aineistojen välittäjät ja suomalaiset kirjastot osallistuisivat tietämyskannan ylläpitoon.

FOLIOn sisäiseen tietämyskantaan voi tuoda tietoja aineistopaketeista suoraan välittäjien järjestelmistä KBART-muodossa. Sisäiseen tietämyskantaan tuodut pakettitiedot eivät kuitenkaan tässä vaiheessa päivity automaattisesti, vaan niitä on itse pidettävä yllä manuaalisesti. Jotta aineistosopimuksiin voisi liittää tilaus- ja hintatietoja, pitää aineistopaketin löytyä tietämyskannasta. Tämän vuoksi hankinta-osion (Orders) tutkiminen jäi testissä vähäiseksi.

Veimme FOLIOon e-aineistojen hankintaan ja hallintaan liittyviä tietoja toimittajista, sopimuksista ja lisensseistä. Aluksi valitsimme esimerkkejä erilaisista e-aineistoista; kotimaisia ja ulkomaisia aineistoja, suoria tilauksia ja FinELibin kautta tilattuja aineistoja. Lopulta päädyimme viemään suurimman osan parhaillaan tilaamistamme aineistoista järjestelmään, painottaen suoraan kustantajalta tai välittäjältä hankittuja aineistoja.

Testauksessa käytimme FOLIOsta Organizations, Agreements ja Licenses sovelluksia, joista jokaiseen oli mahdollista tallentaa runsaasti yksityiskohtaista tietoa aineistoista ja toimittajasta tai välittäjistä. Pian ensikokeilujen jälkeen huomasimme, että täytettävien kenttien runsauden vuoksi tietojen tallennuksessa oli variaatiota yhtä paljon kuin tallentajia. Totesimme, että ensin oli paneuduttava eri lomakkeiden ja kenttien täytön määrittelemiseen testausta varten. Mietimme yhdessä, mitkä tiedot ovat välttämättömiä ja oleellisia tallennettavia, mihin kenttiin nämä tiedot syötetään ja mitkä kentät voi jättää täyttämättä.   

Koska linkittäminen sovelluksesta toiseen on FOLIOssa mahdollista, samaa tietoa ei tarvitse tallentaa useita kertoja. Tiedoille on kuitenkin valittava loogisin sijainti ja vaihtoehtoja on useita. Ajoittain sopimus- ja lisenssitietojen jakaminen eri sovelluksiin tuntui keinotekoiselta. Teimme listauksen siitä, mitä tietoa eri sovelluksien eri kenttiin on tarkoituksenmukaista täyttää, jotta tietojen löytyminen ja käyttö olisi sujuvaa. Kaikissa sovelluksissa jäi suuri määrä kenttiä tarpeettomiksi ja täyttämättä. Dokumentteja emme testauksen yhteydessä FOLIOon tallentaneet.

Tiedon tallentaminen FOLIOn eri sovelluksiin ei ole intuitiivista ja sujuvan tallentamisen oppiminen vaatii käyttäjältä harjaantumista. Esimerkiksi tietoja pitää olla tallennettuna Organizations-sovelluksessa, jotta voi aloittaa sopimustietojen täyttämisen Agreements-sovellukseen. Jossain kohdin kustantajan tai välittäjän tiedot voi hakea esiin toisesta sovelluksesta, mutta ei kaikissa. Välillä pop-up -ikkunan voi sulkea ruksista, jos on tarkoitus tallentaa tiedot, toisinaan ei. Kehitysvaiheessa oleva järjestelmä tarvitsee siis omaa käyttöopasta ja täyttökarttaa, jota varmasti olisi ryhdytty laatimaan, jos käyttöä olisi päätetty jatkaa.

Hyvistä puolista aloitusvaiheen jälkeen voi mainita sen, että monet tiedot, kuten sopimukset ja lisenssit, ovat sujuvasti kopioitavissa uuden kauden pohjiksi, joten aloitusvaiheen jälkeen käsin tehtävän tallentamisen määrä vähenee. Samoin historiatieto karttuu vanhojen sopimusten päättyessä ja uusien alkaessa.

Lopputulema ja jatko

Folion ERMin testaaminen pakotti miettimään e-aineiston hallintaprosessia, mitä tietoja todella tarvitaan, missä tiedot ”syntyvät” ja miten niitä hallitaan. Isot järjestelmät on tehty isojen tietomassojen käsittelyyn, ja siksi iso järjestelmä voi olla kömpelö ja työläs pienten tietomassojen käsittelyssä. HAMKin kirjaston kohdalla tämä on tilanne FOLIO-ERM -järjestelmän osalta nyt. Jos suurin osa e-aineistohankinnastamme olisi kansanvälistä lehtiartikkeliaineistoa, niin tilanne olisi täysin toinen.

Muutokset ovat nopeita niin omassa toiminnassamme kuin järjestelmien kehittymisessäkin. Siksi FOLIOn kehittymistä niin ERMin kuin muidenkin sovellusten osalta kannattaa seurata aktiivisesti.

Lähteitä ja lisätietoja:

1. FOLIO järjestelmän avoin wiki, josta löytyy tietoa mm demoympäristöistä, järjestelmän kehittämisestä ja käytöstä https://wiki.FOLIO.org/
2. Avoimen GoKB-tietämyskannan verkkosivu https://gokb.org/
3. EBSCOn tietämyskannan esittelysivu https://www.ebsco.com/products/ebsco-knowledge-services

FOLIOn sovellusten käyttöohjeita https://wiki.FOLIO.org/display/FOLIOtips/Information+and+User+Guides+for+FOLIO+Apps