Eteenpäin, sanoi sparraaja työpajassa

Metropolian kirjastolaiset osallistuivat Työkulttuurin muutos -työpajaan marraskuussa, jossa ulkopuolelta palkattu sparraaja fasilitoi muutosta. Takana on kymmenen yhteistä vuotta. Vuonna 2008 kaksi isoa ammattikorkeakoulua yhdistettiin: EVTEK-ammattikorkeakoulu ja Helsingin ammattikorkeakoulu Stadia fuusioituivat Metropoliaksi. Jälleen on edessä muutoksia: uudet kampuskirjastot, uusi budjettimalli ja uusi kirjastojärjestelmä. Sparraajan johdolla peilasimme nykyisyyttä kirjaston menneisyyden kautta. Voisiko taaksepäin katsominen auttaa meitä suhtautumaan tuleviin muutoksiin? Miten työpaja sujui ja mitä opimme?

Katsotaanpa ensin taaksepäin

Teimme yhdessä post it -lappujen avulla seinälle visuaalisen Metropolian kirjaston historiajanan. Jana syntyi vastaamalla kolmeen kysymykseen.

Kuka olet ja milloin aloitit työt?

Ensimmäiseksi jokainen kirjoitti post it -lappuun oman nimensä ja vuosiluvun, jolloin aloitti työt Metropoliassa tai jossain sitä edeltävässä kirjastossa. Sen jälkeen vuorotellen veimme oman lappumme historiajanalle. Tuorein työntekijä oli ollut Metropoliassa kolme viikkoa. Kokenein taas oli aloittanut vuonna 1982 Helsingin sairaanhoito-opistossa. Molemmat saivat spontaanit aplodit!

Mitkä ovat olleet merkittäviä tapahtumia työssäoloaikanasi?

Seuraavaksi pohdimme ryhmissä kirjastomme merkittäviä tapahtumia. Jana täyttyi kahdenlaisista lapuista. Oli isoja koko kirjastoa koskettavia asioita. Mukaan tuli myös työntekijöiden omia, henkilökohtaisesti tärkeitä tapahtumia.

Kirjaston asiakaspalveluun on tullut paljon uutta: chat-palvelu, palvelupyyntöjärjestelmä ja päivystävä puhelin. Omatoimiajan saimme pikkuhiljaa jokaiseen kirjastoon yhteistyössä Kiinteistöpalvelujen kanssa. Aineistojen esilletuominen on parantunut. Asiakkaiden oli vaikea löytää hyllyistä tiettyjä etsimiään kirjoja, joten ryhdyimme selkiyttämään hyllyluokkia. Sanoimme hyvästit kolmelle erilaiselle systeemille ja loimme yksinkertaisemman tavan kertoa missä kirja sijaitsee.  Lisäksi Theseus, LibGuides-oppaat ja Finna ovat merkittävästi parantaneet aineistojen saatavuutta verkon kautta. Vuonna 2008 Metropolian kirjoja löytyi kolmesta tietokannasta. Suurin osa MetCat-verkkopalvelusta ja osa Arscasta ja Helkasta.

Isoja koko kirjastoa koskettavia tilanteita on ollut useita. Uudet tiimit aloittivat 2008 ja niiden uudelleen organisointi aloitettiin toden teolla työrooliprojektissa 2016. Takana on myös kolmet YT-neuvottelut ja paljon säästöjä, jotka ovat kohdistuneet erityisesti lehti- ja kirjavalikoimaan. Viime vuosina olemme tehneet useita muuttoja uusiin tiloihin ja väistöön. Kaksi uutta kampuskirjastoa on jo avattu: Arabia 2017 ja Myyrmäki tänä syksynä.

Työntekijöiden omat tärkeät tapahtumat näyttivät esimerkiksi tälläisiltä: rakas työkaveri eläkkeelle, työharjoittelu Leppävaarassa, vakinainen paikka, mentorointi, Ruoholahden hyvästeleminen sekä esimiehen vaihtuminen.

Miten työn tekeminen on muuttunut työurasi aikana?

Kolmantena tehtävänä oli miettiä työuran aikana tapahtuneita muutoksia. Suurin osa lapuista laitettiin ihan viime vuosiin. Yhdessä lapussa luki: “Käsityö vähentynyt, IT lisääntynyt". Meillä on verkkokokoukset ja pilvipalvelut, joiden ansioista myös etätyön tekeminen entistä helpompaa. Luettelointi Melindaan ja Aleph-luettelointi ovat muuttaneet työprosesseja. Voimme todeta kuten yhteen lappuun oli kirjoitettu: “Yhdessä tekeminen on lisääntynyt”.

Miltä muutos näyttää nyt?

Taidamme pohtia ihan samoja asioita kuin vuonna 2008. Miten yhtenäistämme erilaiset toimintatavat ja periaatteet 3AMK-yhteistyön ja tulevan uuden kirjastojärjestelmän myötä? Tavoite on yhä sama: Miten voimme parhaiten palvella asiakkaita ja helpottaa opiskelua?

Historiajanan työstäminen sai ajattelemaan, että kaikenlaisesta me olemme selvinneet. Tulevat muutokset eivät ehkä enää näyttäydy niin suurina kuin aikaisemmin. Sparraajan kysymykseen ”Mikä auttoi vaikeimman yli?” saatu vastaus: Aika, herätti joukossamme naurunremahduksen. Kyllähän me yhdessä selvitään tulevista muutoksista, ainakin ajan kanssa. Joku kommentoi, että Metropolia tuntuu vahvasti omalta yhteisöltä. Vuosi vuodelta yhä enemmän.

Metropolian kirjastossa järjestetään kaksi työkulttuuriin liittyvä sparrauspäivää Kunteko 2020 -hankkeen puitteissa.   

Kirjoittaja:

Kaisu Sallasmaa, informaatikko, Metropolian Kirjasto- ja tietopalvelut

Lähteet

https://www.metropolia.fi/tietoa-metropoliasta/metropolian-tarina/

https://www.metropolia.fi/tietoa-metropoliasta/haaga-helia-laurea-yhteistyo/

http://libguides.metropolia.fi/3amk