Elämä ilman KITTiä vuonna 2022: AMK-kirjastot selvittivät toiveita verkkotyöpajassa

Korkeakoulujen tilastot ovat puhuttaneet kirjastoja jo usean vuoden ajan.  Mitä pitäisi tilastoida, miten niiden vertailtavuus varmistetaan, miten niitä hyödynnetään ja mitä niillä on mahdollista osoittaa? Kirjastoalan ja -tehtävien muutokset haastavat tilastointia ja on vaikea vastata, minkälaiset tilastotiedot kuvaavat parhaiten kirjastojen palvelua, resursseja ja vaikuttavuutta muuttuvissa ja erilaisissa kirjastoissa. Yksiselitteisiä ja vertailtavia tietoja ei ole helppoa määrittää, kun perinteiset kokoelmiin, lainaamiseen ja tilojen kävijämääriin perustuvat tiedot ovat vain pieni osa kirjastojen palvelua ja vaikuttavuutta.

AMK-kirjastot ovat tallentaneet tilastotiedot vuodesta 2002 alkaen korkeakoulujen yhteiseen kirjastojen tilastotietokantaan (KITT), jota Kansalliskirjasto on ylläpitänyt ja kehittänyt Opetus- ja kulttuuriministeriöltä saamallaan rahoituksella. Kuluneen kevään 2020 aikana tilastoihin liittyvä keskustelu on kiihtynyt, kun Kansalliskirjaston ilmoittama määräaika KITT-tilastoinnin päättymisestä vuonna 2021 alkaa lähetä. Vuoden 2020 tilastot tullaan tallentamaan vielä nykyiseen KITTiin, mutta vuoden 2021 tilastoinnista ei ole vielä selvyyttä, mitä tietoja, mihin ja miten tullaan tallentamaan. Jäämmekö tyhjän päällä vuonna 2022 ilman KITTiä?

Kuluneen kevään aikana keskustelua on käyty tilastoinnin merkityksestä, omistajuudesta, ohjauksesta, hyödynnettävyydestä ja rahoituksesta. Lisäksi on pohdittu tilastoinnin prosessin sujuvuutta, resursseja, osaamista, alustaa, tilastotietoja ja niiden yksiselitteisyyttä ja yksityiskohtaisuutta, standardeja, vertailtavuutta ja pitkittäisdataa. KITT on tuonut tilastointiin vakautta ja rakennetta, vaikka monikaan ei tunnustaudu KITTin ihailijaksi. Elämä KITTin jälkeen näyttäytyy sekä mahdollisuuksia täynnä olevana että vielä jäsentymättömänä todellisuutena.

AMK-kirjaston verkkotyöpaja selvitti tilannetta

AMKIT-konsortio kartoitti keväällä, mitä tilastotietoja nykyisessä KITTissä toivotaan jatkossa kerättävän. Kyselyn tavoitteena oli saada tarkempaa käsitystä, kuinka yhtenäisiä tai eriäviä näkemyksiä AMK-kirjastoilla on nykyisestä tilastoinnista. Kartoitus toteutettiin samaan aikaan, kun kirjastoissa kerättiin ja tallennettiin tilastotietoja, jolloin se kytkeytyi luontevasti tilastoinnin herättämiin pohdintoihin. Kartoituksen jatkona konsortio järjesti tilastoinnin työpajan verkossa huhtikuun lopulla AMK-kirjastojen tilastoinnin asiantuntijoille ja kirjastonjohtajille. Työpajan tavoitteena oli selkeyttää AMK-kirjastojen tilastoinnin tahtotilaa nykyisen KITTin jälkeen. Työpajan fasilitointi hankittiin Ideapakalta, joka on aiemminkin tehnyt yhteistyötä korkeakoulujen kanssa.

Työpajan ensimmäisessä osiossa muodostettiin yhteistä käsitystä, mitä hyvää ja huonoa on nykyisessä tilastoinnissa sekä mitä puuttuu. Osallistujat tuottivat Jamboard-työskentelyalustan liimalapuille ajatuksia kokoelmasta, käytöstä ja taloudesta, jotka ovat KITTin laajimmat ja yksityiskohtaisimmat osiot. Tiiviin ajatusten tuottamisen jälkeen ydinasiat koottiin Padlet-työskentelyalustalle yhteisen tahtotilan muodostamisen pohjaksi.

Työpajaa jatkettiin seuraavalla viikolla kommentoimalla kolmea skenaariota, jotka työpajan vetäjät olivat muodostaneet käydyn keskustelun perusteella. Skenaariot olivat: 1) jatketaan nykyisen KITTin pohjalta Kansalliskirjaston ohjauksessa maksullisena palvelutoimintana, 2) AMK- ja yliopistokirjastot luovat uuden yhteisen työkalun, joka täyttää tilastoinnin tarpeet seuraavat 5-10 vuotta, 3) unelmien tilastointi, kun kaikki on mahdollista eikä rajoitteita ole. Kommentit kerättiin jälleen Jamboardin liimalapuille, jonka jälkeen käytiin yhteistä keskustelua. Tavoitteena oli jäsentynyt käsitys AMK-kirjastojen tilastoinnin tulevaisuudesta ja muuttuneista tarpeista, mihin suuntaan halutaan edetä ja mitä seuraavaksi pitää tapahtua, jotta tahtotila toteutuu.

Työpajan tulokset

Työpajassa käydyt keskustelut jäsentyivät vertailukelpoisuuden, uusien tilastointitietojen, tilastoinnin alustan ja työvälineiden, omistajuuden ja haasteiden muodostamiksi teemoiksi. Vertailukelpoisuudessa pidettiin tärkeänä, että tilastot kerätään yhdenmukaisesti, ne ovat yksiselitteisiä, noudattavat tilastoinnin standardeja, eri korkeakoulujen tilastoja voidaan verrata toisiinsa ja pitkittäisdata on eheää valittujen tilastointitietojen osalta. Todettiin, että kirjastot voivat kerätä tarvitsemiaan tilastoja oman näkemyksensä mukaan kuten haluavat, mutta on tarpeen selkeyttää, mitkä ovat vertailtavuuden näkökulmasta keskeiset yhteiset tilastot. Nykyisten KITT-tietojen säilymistä tai tietojen siirtämistä uudelle alustalle pidettiin tärkeänä.

Työpajoissa muodostui melko yhtenäinen käsitys, mitkä KITTin nykyisistä tilastotiedoista ovat tarpeellisia ja mitkä vähemmän tarpeellisia. Kansainväliset standardit ovat vaikuttaneet KITTiin voimakkaasti ja resurssi- ja kokoelmakeskeisyyden todettiinkin näkyvän siinä vahvasti. KITT on saanut alkunsa aikana, jolloin kirjastojen toiminnassa on ollut merkityksellistä painettu kokoelma, jota KITTissä on vuosien myötä paikattu elektronisen aineiston kokoelma- ja käyttötiedoilla. Osallistujat jakoivatkin käsityksen, että perinteiset tilastot vastaavat vain osittain kirjastojen nykyisiin vaikuttavuuden osoittamisen tarpeisiin ja että nykyinen KITT tuo esiin vain pienen osan kirjastojen toiminnasta, palvelusta ja merkittävyydestä, vaikka KITTiä onkin vuosien myötä pyritty kehittämään vastaamaan näihin paremmin. Nykyisistä kirjastotilastoista ei useinkaan laadita uutiskynnyksen ylittäviä tiedotteita, kuten yksi työpajan osallistuja kiteytti.

Kuinka tilastoida avoimuutta?

Uusien tilastoinnin kohteiden määrittämisessä ei päästy vielä kovin pitkälle, mutta pohdittiin, ovatko uudet kohteet esimerkiksi avoimeen toimintakulttuuriin liittyviä. Samalla todettiin, että AMKit organisoivat avoimuuden tukipalveluja eri tavoin, eikä kirjastoilla ole yhtenäisiä rooleja, jolloin myöskään tilastoinnin yhtenäisyys ja vertailtavuus ei voi toteutua. Pohdittiin myös, että osa avoimuuden tiedoista kerätään jo muun korkeakoulujen tiedonkeruun yhteydessä, eikä niitä ole tarpeen kerätä kirjastojen tilastoissa uudelleen. Uusien tietojen keräämisessä nähtiin tarpeellisena, että ne tukisivat korkeakoulujen ja kirjastojen valintoja ja rooleja, mitä kirjastoissa tehdään, tuotetaan ja mikä yhteiskunnallinen merkitys tekemisellä on. Pohdittiin myös, että kirjastojen toiminnan ja palvelujen muutos ei ehkä ole vielä kokonaan jäsentynyt, jolloin ei ole kovin hyvää kuvaa siitä, mitä on tärkeää tilastoida ja osoittaa vaikuttavuutena.

Toiveita alustasta ja käytettävyydestä

Tilastoinnin alustaan ja työkaluihin kiinnittyi monia toiveita, joista tärkeimmät liittyivät rajapintojen hyödyntämiseen ja manuaalisen tallentamisen vähentämiseen sekä automaattiseen laskentaan ja saman tiedon tallentamiseen vain kertaalleen. Lisäksi käyttöliittymältä toivottiin helppokäyttöisyyttä ja ymmärrettävyyttä, mikä heijastuisi koko tilastointiprosessiin mielekkyytenä ja mahdollistaisi miellyttävän kokemuksen. Alustan toivottiin myös mahdollistavan graafisia näkymiä helposti. Lisäksi alustaa tulee voida ylläpitää, muokata ja kehittää vakaasti ja joustavasti.

Tilastotietojen omistajuutta koskevat pohdinnat saivat myös muutamia kommentteja. Kuka vastaa, ohjaa ja ohjeistaa tilastointia tulevaisuudessa, kenellä on osaamista, resurssia ja halua näiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Lisäksi kustannukset ja rahoitus pohdituttivat.

AMK-kirjastojen tilastoinnin tahtotila

Kevään keskusteluissa AMK-kirjastojen tilastoinnin tahtotilaksi muodostui:

• kirjastotilastojen ei tule olla irrallisia korkeakoulujen tilastoinnista. Tulee selvittää esimerkiksi Opetus ja kulttuuriministeriön ylläpitämää Virta-tiedonkeruuta ja Vipusta integroitaessa kirjastotilastoja muuhun korkeakoulujen tilastointiin
• yhteenliittymien, vertailtavuuden ja resursoinnin näkökulmista AMK ja yliopistokirjastojen tilastointi tulisi ratkaista yhteisesti
• trendien, vertailtavuuden ja yksiselitteisyyden säilyttäminen on keskeistä, samoin kuin tilastoinnin helppous ja miellyttävyys. Rajapintoja ja automatisointia tulee hyödyntää maksimaalisesti.

Amk-kirjastojen tilastoinnin tulevaisuutta lähdetään pohtimaan ja selvittämään muodostuneen tahtotilan mukaisesti. Selvitettäviä ja ratkaistavia kysymyksiä jäi vielä muun muassa omistajuuden, ohjauksen, osaamisen ja kumppanuuksien sekä kustannusten, rahoituksen ja aikataulujen osalta.