E-kirjahankinnan sujuvoittaminen e-aineistojen aikakaudella – Rialton käyttöönotto Jamkissa

E-aineistojen hankinta ja hallinta läpileikkaavat koko kirjaston toiminnan ja ovat yhä keskeisempi osa kirjaston osaamisen ydintä. Samalla kun e-aineistojen osuus kirjastojen kokoelmissa kasvaa, niiden hallinta monimutkaistuu, ja ne vaativat yhä enemmän osaamista ja työaikaa. Otimme Jamkissa hiljattain käyttöön Rialton, joka automatisoi monia työvaiheita e-kirjahankinnassa.

Alma-kirjastojärjestelmä otettiin käyttöön Jamkissa vuonna 2020. Almaan päädyttiin, koska se koettiin soveltuvimmaksi ratkaisuksi tulevaisuutta ajatellen. Ennen Rialtoa olimme pohtineet Jamkissa jo jonkin aikaa, miten saisimme digitalisoitua ja automatisoitua hankinnan työnvaiheita pidemmälle sekä hyödynnettyä Alman potentiaalia entistä paremmin. Aiemmin käytössä ollut ja Almaan integroitu e-kirjojen hankkimisalusta Gobi auttoi yksinkertaistamaan työnkulkuja jonkin verran, mutta Rialto tarjosi mahdollisuuden sujuvoittaa hankinnan prosessia entisestään.

Miten Rialtoon päädyttiin?

Rialto Market on e-kirjojen hankintaväylä ja Alman lisäosa, joka mahdollistaa e-kirjojen ostamisen suoraan Almassa. Kun lähdimme miettimään Rialton hankkimista, tiesimme, että Rialto on ollut käytössä jo useilla yliopiston kirjastoilla Suomessa, mutta tietääksemme vuoden 2024 alussa ei vielä yhdelläkään ammattikorkeakoulukirjastolla. Lisäksi e-kirjojen hankintaa varten oli Jamkin Almaan integroitu aiemmin jo edellä mainittu Gobi, joka toimi tehtävässään tarpeisiin nähden hyvin ja hankinnan työnkulut olivat suhteellisen sujuvia. Rialtoon siirtymisen taustalla oli siis epävarmuutta ja pohdintoja sen tarpeellisuudesta sekä hyödyllisyydestä ammattikorkeakoulukirjastossa. Uuden järjestelmän integroiminen mietitytti myös teknisestä näkökulmasta. Toisaalta suora yhteys Almaan houkutteli varmemman toimivuuden ja työvaiheiden keskittämisen kannalta. Hetken harkinnan jälkeen päädyimme lopulta ottamaan Rialton käyttöön vuoden 2024 alussa.

Rialton käyttöönottoprosessi

Koska Rialto on Alman lisätoiminto, sen avaaminen käyttöön tapahtui vaivattomasti ja nopeasti. Käyttöönottoprosessi kesti kokonaisuudessaan kaksi kuukautta. Ajoitimme käyttöönoton helmikuun 2024 alkuun, jotta se häiritsisi alkuvuoden hankintoja ja toimintoja mahdollisimman vähän. Päätimme siis itse käyttöönoton ajankohdan, mutta muutoin prosessi eteni palveluntarjoaja Clarivaten valmiin kolmivaiheisen suunnitelman pohjalta. Clarivate muun muassa toteutti teknisen käyttöönoton lähes kokonaan. Itse teimme lähinnä käytännön lisätoimintojen määrityksiä, kuten määrittelimme meille sopivat työnkulut, jaoimme käyttäjäroolit ja loimme eri koulutusaloille esitäytetyt valmiit pohjat eli templatet nopeuttamaan hankintaa.  

Pelkäämäämme käyttötaukoa Almassa ei tullut, sillä käyttöönoton prosessi ei vaikuttanut Alman muuhun toimintaan mitenkään. Palveluntarjoaja teki tarvittavat konfiguroinnit taustalla, ja Alman käyttö onnistui tänä aikana aivan normaalisti. Kun konfiguroinnit oli suoritettu loppuun, Rialto oli heti käyttövalmis, ja pääsimme tekemään ensimmäiset tilaukset jo kahden viikon kuluttua käyttöönottoprosessin aloittamisesta. Rialton käyttöön sekä eri toimintoihin ja ominaisuuksiin tutustuttiin vaihe vaiheelta koko implementaation läpi jatkuvissa viikoittaisissa etätapaamisissa yhteyshenkilömme kanssa. Näissä tapaamisissa pohdimme ja korjasimme yhdessä myös eteen tulleita ongelmia sekä teimme tarvittavia säätöjä konfigurointeihin. Vaikka varsinainen implementaatioprosessi on meidän osaltamme jo päättynyt, olemme edelleen yhteydessä yhteyshenkilöihimme joidenkin ongelmien takia. Almaan avattiin myös Rialto Chat, jonka kautta voimme jatkossa kysellä apua tilauksiin liittyvissä kysymyksissä.  

Käyttökokemuksia Rialtosta

Rialton käyttö on ollut kokemuksiemme mukaan hyvin helppo oppia, ja suuri osa Rialton ominaisuuksista onkin tullut heti hyötykäyttöön. Hankkija esimerkiksi näkee heti ostovaiheessa nimekkeen kokoelmasaatavuuden, eli onko kirjaa omassa tietokannassa saatavilla eri painoksena tai eri formaatissa. Hankkija näkee myös, onko kirja jo jonkun toisen hankkijan ostokorissa, tai lisätty jonkun listalle. Rialto tarjoaa myös todella kattavat ja kätevät haku- ja rajausmahdollisuudet, jotka helpottavat sekä aineiston etsintää että tilausten käsittelyä myös jälkeenpäin. Haut voi esimerkiksi halutessaan tallentaa hälytyksiksi eli alerteiksi. Hankintoja on kätevä seurata Rialton tilaushistorian kautta, mutta osana implementaatiota käyttöön tarjottiin myös Analytics-raportointityökalun kautta erillinen Rialto Dashboard, joka tarjoaa valikoiman valmiita raportteja.

Ostamme Rialton kautta kirjoja tällä hetkellä kolmeen eri e-kirjapalveluun: Ebscohostiin, Ebook Centraliin ja Taylor & Francisiin. Näiden kautta tarjolla oleva kirjavalikoima on varsin kattava. Täydentävänä hankintaväylänä on käytössä Rialton ulkopuolelta myös Browns Booksin tarjonta, eli käytännössä tiettyjen kustantajien rajatummin myynnissä olevia kirjoja, jotka ostamme VLeBooks-alustalle. Kustantajasta riippuen on tietenkin aina nimekkeitä, joista ei syystä tai toisesta löydy kohtuuhintaista e-kirjaa halutulla lisenssillä.  

Toimitukset Rialton kautta ovat olleet nopeita. Rapid Fulfillment -toimitustavan ostot Ebook Centraliin ja Taylor & Francisiin saadaan käyttöön muutaman tunnin kuluessa. Ebscohostinkaan kirjoja ei tarvitse odotella kauaa, sillä nekin ovat yleensä käytettävissä saman päivän aikana. Community Zonen kautta saatavat kuvailutietueet ovat olleet suhteellisen käyttökelpoisia, mutta tarpeen mukaan ne voidaan korvata paikallisilla, täydennettävissä olevilla tietueilla. Laskut päivittyvät Almaan hieman viiveellä, mutta kun ne ovat kiinnittyneet tilauksiin, tilaukset sulkeutuvat automaattisesti Closed-tilaan ja budjetti päivittyy.

Pääosin positiivisten kokemuksien lisäksi myös ongelmiin on törmätty. Sähköinen laskutus on osoittautunut haasteelliseksi, ja tilanteen selvittely on kestänyt yllättävän pitkään. Mainittavaa kuitenkin on, että nämä ongelmat eivät ole johtuneet varsinaisesti Rialtosta tai Almasta, vaan laskuttaja ProQuest LCC:n ja operaattoreiden välisistä vaikeuksista sähköisen laskutuksen käyttöönotossa. Hieman täsmennyksiä toki tarvittiin myös Rialton osalta käyttöönoton alkuvaiheessa. Esimerkiksi muutamiin laskuihin alennukset eivät olleet kirjautuneet oikein. Laskut nousivat tällöin Alman Task Listille käsiteltäviksi, tiedot korjattiin ja tilaukset suljettiin ilman suurempia hankaluuksia.

Muutokset hankinnan työnkuluissa

Suurin muutos Rialton käyttöönoton jälkeen on tapahtunut odotetusti e-kirjahankinnan työnkuluissa. Rialto on korvannut edellisen e-kirjojen hankintaväylämme Gobin, jonka kautta meillä oli aiemminkin käytössä samat kolme e-kirjapalvelua, Ebscohost, Ebook Central ja Taylor & Francis. Vaikka myös Gobi oli integroitu Almaan ja siten automatisoi jo monia työvaiheita, Rialton käyttöönotto on mahdollistanut työvaiheiden entistä pidemmälle viedyn automatisaation. Erityisesti klikkailu on vähentynyt huomattavasti. Kunhan muu työnkulku etenee suuremmitta ongelmitta ja kuvailutietue on riittävä laadukas, Almassa ei tarvitse tehdä enää mitään tilauksen tekemisen jälkeen.

Ennen Rialton käyttöönottoa e-kirjahankinnan työnkuluissamme oli automaatiosta huolimatta vielä useita manuaalisesti suoritettavia työvaiheita. Tyypillinen e-kirjahankinnan työnkulku alkoi ostoksen tekemisellä Gobissa, mistä tuli tilausvahvistus sähköpostitse. Alustava tilaus siirtyi sitten automaattisesti Almaan API-yhteyden kautta. Samalla inaktiivinen portfolio siirtyi oikean Community Zone -kokoelman alle, ja Almaan vuorostaan siirtyi nimekkeen kuvailutietue Community Zonelta. Kun kirja oli päivittynyt alustalle, portfolion tiedot tarkistettiin ja se aktivoitiin. Tämän jälkeen yhteyttä testattiin Almassa Test access -toiminnolla ja tilauksen tiedot tarkastettiin ja päivitettiin. Lasku täytyi lisätä manuaalisesti Create Invoice -toiminnolla, ja se kiinnitettiin samalla tilaukseen. Lopuksi tilaus sulkeutui yleensä automaattisesti Closed-tilaan. Näin ei aina kuitenkaan tapahtunut, ja tällöin tilaus täytyi käydä vielä itse sulkemassa. Kuvailutietueen laatu tarkastettiin ja tarvittaessa luotiin Copy to Catalog -toiminnolla paikallinen, täydennettävissä oleva tietue.

Rialton avulla olemme pystyteet eliminoimaan useita näistä työvaiheista. Osto tapahtuu nyt suoraan Almassa, sinne lisätyssä Rialto Market -osiossa, jossa Purchase Order eli tilauksen tietojen täydentäminen tapahtuu heti ostoskorivaiheessa. Tietojen päivittäminen onnistuu esitäytettyjen templatejen avulla vaikkapa useampaan ostoskorissa olevaan nimekkeeseen samalla kertaa. Tilauksen lähettämisen jälkeen portfolio siirtyy automaattisesti oikean Community Zone -kokoelman alle. Kun kirja päivittyy alustalle käytettäväksi, portfolio aktivoituu automaattisesti, ja kirjan tiedot ilmestyvät näkyviin myös suoraan Jamkin kirjaston hakupalveluun Janet-Finnaan. Vähän myöhemmin myös lasku siirtyy automaattisesti API-yhteydellä Almaan ja kiinnittyy tilaukseen. Samalla tilauksen summa vähenee budjetista ja tilaus sulkeutuu, eli se siirtyy automaattisesti Closed-tilaan. Lopuksi lasku tarkastetaan erillisessä laskuntarkastusjärjestelmässä, joka Jamkissa on Rillion Prime. Jos kuvailutietuetta halutaan muokata, luodaan sen pohjalta Copy to Catalog -toiminnolla paikallinen tietue, jota päivitetään tarpeen mukaan.

Rialto mahdollistaisi työvaiheiden vieläkin pidemmälle viedyn automatisaation erityisesti laskutuksen suhteen, mutta emme ole toistaiseksi lähteneet tähän Jamkissa. Joka tapauksessa jo nyt Rialto on yksinkertaistanut työnkulkuja ja sujuvoittanut e-kirjahankintaa huomattavasti.

Rialto ja e-aineistojen hankinnan kehittäminen jatkossa

Olemme Rialton kanssa vasta aivan alkutaipaleella. Esimerkiksi monia Rialtosta löytyviä lisätoimintoja emme ole vielä toistaiseksi ottaneet käyttöön. Onneksi jo nyt vaikuttaa vahvasti siltä, että Rialto on tuonut ja tulee tuomaan pääosin vain positiivisia muutoksia e-kirjojen hankintaan. Rutiinien muodostuessa ja työnkulkujen vakiintuessa tulemme toivottavasti huomaamaan entistä paremmin, mitä toimintoja Rialtossa kannattaa ottaa käyttöön ja mitä taas jättää käyttämättä. Hienojen ominaisuuksien hyödyllisyydellä on aina rajansa. Uusiin ongelmiin ja haasteisiin tulemme myös vielä väistämättä törmäämään.

Jatkossa toiveissamme on hankinnan keskittäminen etenevissä määrin Rialtoon. Tällä hetkellä meillä on Rialtossa käytössä kolme alustaa, joille kirjoja voi hankkia, mutta mahdollisuuksia olisi useammankin alustan aktivoimiseen. Ostovalikoiman laajentuminen tulevaisuudessa on mahdollista, erityisesti jos suomalaiset e-kirjatoimijat löytäisivät tiensä Rialtoon. Samalla myös Rialton mahdollistamaa pienimuotoista “kilpailutusta” saataisiin laajennettua tehtäessä yksittäistä nimekettä koskevaa hankintapäätöstä. Kätevää olisi myös hankintaehdotusten saaminen suoraan Almaan ja Rialtoon, mutta tämä on Finnan kanssa hieman haasteellisempaa toteuttaa kuin suoraan Almaan integroitavassa hakupalvelussa Primossa. Alman potentiaalin hyödyntäminen Jamkissa ei toki jää Rialton käyttöönottoon. Alusta asti pyrkimyksenämme on ollut hyödyntää Alman tarjoamia mahdollisuuksia e-aineistojen hallinnassa niin hyvin kuin on mahdollista sekä järkevää toteuttaa. Rialto vaikuttaakin olevan vain yksi askel eteenpäin kirjastomme e-aineistojen hankinnan ja hallinnan kehityskaarella.