Diakin uusi uljas kirjasto Helsingin Kalasatamassa ja muutosviestintä

Tammikuussa 2016 Diakin etelän kampukset ja sitä myöden kirjastotkin muuttivat uusiin toimitiloihin. Taakse jäivät siis moderni Alppikadun kirjasto Diakonissalaitoksella, perinteikäs Järvenpään kirjasto Tuusulanjärven kulttuurimaisemissa ja kodikas Kauniaisten kirjasto. Kolme kirjastoa löi toisin sanoen fyysisesti hynttyyt yhteen ja muutti dynaamiseen Kalasataman kampukseen osoitteeseen Kyläsaarenkuja 2. Millaista oli pakata ja muuttaa kirjasto ja miten muutosviestintä hoidettiin?

Aikaisemmin etelän kampuksien kirjastot ovat sijainneet eri rakennuksissa kuin varsinainen toiminta.

Vuodesta 2013 lähtien tehtiin suunnittelutöitä uuden rakennuksen eteen ja tahti kiihtyi päivä päivältä kampuksen kohotessa. Varsinkin vuosi 2015 oli tiivistahtinen. Laadimme kirjastossa avuksemme ”projektikäsiksen”, johon kokosimme muuttoon liittyvät työtehtävät tekijöineen ja aikataulutimme työmme.

Muuttotöitä oli vähintäänkin riittävä määrä! Harmonisoimme käytäntöjä eri kampuskirjastoissa ja teimme rutkan kasan poistoja. Samalla punnitsimme kokoelmaamme ajatuksella, mitä otamme mukaan ja mitä jätämme jälkeemme opiston kirjastoihin. Uusien tilojen eteen tulkitsimme huomattavan määrän pohjapiirustuksia, setvimme kalusteita ja teknologiaa. Varustimme Järvenpään ja Kauniaisten kirjat RFID-tarroilla Helsingin malliin. Listaa voisi jatkaa lähes lukemattomiin.

Muuttoviestintään oli myös paneuduttava huolella, koska Diakilla oli yhteiskirjastot kolmen eri opiston kanssa kolmella eri kampuksella ja asiakkailla oli luonnollisesti kaikkien organisaatioiden lainoja muuttuvine lainauspolitiikoineen - osa opistolainoista täytyi palauttaa muuton yhteydessä takaisin ja osa ei. Varsinainen vyyhti siis! Muuttoa ja muutosta ajatellen, lanseerasimme mainoskampanjan ajatuksella "Kolmesta yksi" ja pyrimme viestimään asiakkaita parhaimman mukaan muuton eri vaiheista. Viestintäkanavina käytimme mm. Youtubea (esim. ”Kirjasto muuttaa” ), Facebookia ja introja.

Suurin rykäys muutossa tapahtui kuitenkin kirjastojen sulkeutuessa joulukuussa, jolloin kirjastot ”paketoitiin”. Noin 1200 muuttolaatikkoa (n. 45 000 nidettä) pakattiin ennätysnopeasti reilussa viikossa ja pääsimme viettämään ansaittua joulutaukoa hyvillä mielin ajatuksella "katsotaan, kuinka käy”. Tavoitteena meillä oli kunnianhimoinen ajatus avata kirjasto asiakkaille loppiaisen jälkeen!

Pääsimme aloittamaan kirjaston pystyttämisen uusissa tiloissa heti vuodenvaihteessa rakennusaikataulun mukaisesti. Kirjalaatikot täyttivät aluksi uudet kirjastotilat, mutta hyllyt oli helppo täyttää, koska olimme miettineet järjestyksen hyvissä ajoin. Moni asia oli kuitenkin kesken vielä meistä riippumattomista syistä eli kaikki ei mennyt aluksi ihan niin kuin Strömsössä… Kirjaston ovi odotti lukkoa, rakennuksen langattomat tietoverkot eivät toimineet, sähköpöydät olivat väärän mittaisia ja kalusteitakin puuttui. Voyagerkin teki tepposensa ja hieman yskähti myös kolmen kampuksen kokoelman yhdistäminen; osa tietueista ja niteistä katosi kokonaan tietokannasta. Uutena piti vielä totutella maisemakonttorin yhteistyötiloihin. Mutta nämä ovat tuttuja juttuja uuden luomisen haasteista, eikö niin? Kaikesta on kuitenkin selvitty ja kevään edetessä, päivä päivältä haasteet pienenevät.

Mikä meininki viiden kuukauden jälkeen? Asiakkaita on ollut paljon enemmän kuin aikaisemmin vanhoissa tiloissa. Lisäksi ulkopuoliset asiakkaat ovat löytäneet hyvin tilat! Ilmapiiri on innostava ja talossa näkyy tekemisen meininki. Muutto oli oiva hetki miettiä myös omaa toimintaa ja kyseenalaistaa vanhoja toimintatapoja. Osa töistä oli pakkokin muuttaa, sillä uudet tilat ei mahdollistaneet täysin samanlaisia prosesseja. On hyvä miettiä välillä mistä tullaan ja mihin ollaan menossa!

Uskaltaisimme väittää, että kaikki diakilaiset ja talossa käyneet vieraat ovat tykästyneet uuteen rakennukseemme, jonka pääsuunnittelijana toimi Stefan Ahlman yhteistyössä diakilaisten kanssa. Rakennuksen toimintafilosofian keskeisiä ajatuksia ovat yhteisöllisyys, esteettömyys ja ekologisia arvojen noudattaminen. Yhteisölliset tilat mahdollistavat vuorovaikutuksen myös lähialueen asukkaiden ja työelämän kanssa. Tilat ovat valoisia, toiminnallisia ja opetusteknologia on uusinta uutta.

Erityistä huomiota on myös kiinnitetty siihen miten toimivilla & avarilla tiloilla, tekniikalla, akustiikalla ja luonnonvalon hyödyntämisellä on yhteys inspiraatioihin! Tätä tukee sitä, että opiskelijat voivat lainata kirjastosta kannettavia tietokoneita ja työskennellä missä tahansa paikassa, jolloin ei enää olla tiettyyn tilaan, esim. atk-luokkaan, sidottuina. Uudessa rakennuksessa on ns. palvelukerros, josta löytyvät kaikki opiskelijapalvelut, mukaan lukien kirjasto.

Kirjasto aukaisi ovensa 11.1. 2016 (eli pysyimme tavoitteessamme J). Tervetuloa tutustumaan uuteen taloomme!