Diakin ja Turun AMK:n pitkä kirjastoyhteistyö päättyi viime keväänä

13.12.2023

Kirjaston muuttotyö täydessä käynnissä. Kuva generoitu Adoben Fireflyn avulla kehotteella: Many ants building a bookshelf, wearing hardhats, hard work concept. Hanna Saario.

Turun ammattikorkeakoulun ja Diakonia-ammattikorkeakoulun kirjastot tekivät 12 vuotta yhteistyötä samoissa tiloissa Turun Lemminkäisenkadun kampuksella. Keväällä 2023 yhteistyö päättyi ja kokoelma jaettiin, Diakin kirjasto muutti Helsinkiin. Kuinka kirjat siirretiin Almasta Kohaan ja kuinka yhteiskirjaston purku onnnistui?

Diakonia-ammattikorkeakoulun ja Turun ammattikorkeakoulun yhteiskirjasto perustettiin keväällä 2011. Yhteistyö alkoi, kun Diakonia-ammattikorkeakoulun Viittomakielen ja puhevammaisten tulkkauksen koulutus toimi lähes 25 vuotta Turussa, viime vuodet Kupittaan kampuksella Old Millin tiloissa. Old Millin tiloihin ei mahtunut kirjastoa ja Turun ammattikorkeakoulun Lemminkäisenkadun kampuskirjasto sijaitsi lähellä. Turun AMK:n kirjasto ja Diakin kirjasto Turussa toimivat kevääseen 2023 asti samoissa tiloissa Lemminkäisenkadun kampuksella, jota nykyään tuttavallisesti kutsutaan Lemppariksi.

Sopimus syntyy

Ammattikorkeakoulujen välinen ”Sopimus strategisesta kumppanuudesta koskien Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy:n Lännen Turun toimipaikan kirjastopalvelujen järjestämistä Turun ammattikorkeakoulun Lemminkäisenkadun yksikössä” solmittiin 1.4.2011. Sopimuksessa ja sen liitteissä sovittiin Diakin maksamasta vuosimaksusta, osapuolten vastuista sekä erilaisista käytännön asioista. Kokoelmat säilyivät Diakin omaisuutena. Palvelun hinta määräytyi opiskelijamäärän prosenttiosuuden mukaan. Sopimusta tarkistettiin vuosittain yhteistyöpalavereissa pullakahvien merkeissä.

Kokoelmat siirrettiin Voyager-kirjastojärjestelmässä Diakin Diana-tietokannasta Turun AMK:n Aura-tietokantaan ja integroitiin Turun AMK:n kirjaston kokoelmiin. Asiakkaalle Diakin kirjat näkyivät Turun AMK:n Finnassa osana Lempparin kokoelmaa, vain kirjan nidetarrasta näki omistavan kirjaston. Voyagerissa kirjat olivat toki omissa kokoelmissaan niin, että ne olivat helposti erotettavissa.

Diakin informaatikko sai oman huoneen Lempparin kampukselta kirjaston läheltä. Hän hoiti Diakin aineiston hankinnan ja luetteloinnin Turun AMK:n kirjaston tietokantaan Auraan sekä osallistui myös Lempparin asiakaspalveluun yhtenä päivänä viikossa.

Järjestelmien vaihduttua vuonna 2019 Voyagerista Almaan ja Kohaan kirjastoyhteistyösopimus uusittiin toistaiseksi voimassa olevaksi 1.1.2020 lähtien. Sopimuksen sisältöä muokattiin vastaamaan muuttunutta tilannetta. Diakin informaatikko ei esimerkiksi enää kuvaillut suoraan Turun AMK:n tietokantaan Almaan, vaan kuvailun hoiti Turun AMK:n kirjaston henkilökunta.

Diakin toiminta Turussa päättyy

Kun Diakin koulutuksen siirto Turun Old Mill -kampukselta ja kirjastopalvelujen muutto Lempparista Helsinkiin loppuvuodesta 2021 varmistui, Diak irtisanoi sopimuksen päättymään 30.6.2023.

”Kun tieto Diakin kokoelman siirrosta varmistui, vähän ensin kylmäsi, että mikä urakka tässä onkaan tulossa. Sitten innostuin muuton erittäin kiinnostavasta toteutussuunnittelusta ja teknisistä haasteista. Kiva homma tämä oli yhdessä Turun amk:n tiimin kanssa”, kertoo Hanna Saario, joka hoiti Diakin tietokantatyöt muuton yhteydessä.

Muuttoa suunniteltiin yhteisissä palavereissa, joissa sovittiin toimintatavoista ja rooleista. Painetun aineiston siirto haluttiin hoitaa niin, ettei se oleellisesti hankaloita Diakin opiskelijoiden opintojen etenemistä. Siksi päädyttiin siihen, että Turun AMK:n kirjaston henkilökunta hoitaa Diakin aineiston kaikki poistot, tekee varaukset Almaan ja huolehtii lainojen uusinnoista. Turun AMK:n kirjasto sai päättää, ottaako poistetut kirjat omaan kokoelmaansa vai ei.

Diakissa lähtökohtana pidettiin, että Diakin Turun kirjastoaineistosta siirrettäisiin Diakin Helsingin kirjastoon vain aidosti tarpeellinen osa. Kokoelman arvioimiseksi saatiin Turun AMK:sta Excel-listaus Diakin omistamista nimekkeistä ja niteistä sekä niiden lainamäärät ja viimeisimmän lainan päiväyksen. Niiden tietojen pohjalta arvioitiin, onko aineisto poistettava tarpeettomana vai siirretäänkö. Lisäksi verrattiin kokoelmaa Diakin Helsingin kirjaston tarjontaan, jolloin siirrettävien joukosta karsiutui useita aktiivisiakin nimekkeitä, jos Helsingistä löytyi riittävä nidemäärä. Viittomakielen ja tulkkauksen aihepiireistä kokoelmassa oli jonkin verran harvinaista, mutta vanhaa ja vähän kysyttyä aineistoa, jonka paikka on jo Varastokirjastossa.

Kuva 2. Kirjojen poiminta ja skannaus Turussa, kuva: Helena Kankuri.

Tällaiseen kysynnän ja päällekkäisyyksien tarkistukseen ei aikaisemmissa muutoissa, esimerkiksi kun Diakin Järvenpään, Kauniaisten ja Helsingin kirjastot yhdistettiin, ollut löytynyt aikaa, minkä seurauksena Helsingin kokoelmassa on joiltain osin ollut aivan liikaa niteitä. Kevään 2022 kuluessa ehdittiin aina sopivissa väleissä paneutua Turusta siirrettävän kokoelman arviointiin. Karsinnan tuloksena noin 3 900 niteestä päätettiin tuoda Helsinkiin vain noin 1 900. Diakin Helsingin kirjastossa aloitettiin jo Korona-sulun aikaan järjestelmälliset aineiston poistot: Kaikki yli 15 vuotta vanha aineisto poistetaan, jos ei näy pätevää syytä sen pitämiseen kokoelmassa. Näin on tehty tilaa, ja Turusta muutettu aineisto saatiin kohtuullisella vaivalla mahtumaan hyllyille Helsingissä.

Turun AMK:ssa muuttoon valmistauduttiin siirtämällä Diakin lahjoittama aineisto Turun AMK:n kokoelmiin. Tämä toimenpide antoi mahdollisuuden tarkastella aineistoa rauhassa ja päättää, mitkä aineistot säilytetään ja mitkä poistetaan. Loppujen lopuksi Turun AMK:n kokoelmiin otettiin alle 300 nidettä niistä, mitä Diak ei valinnut mukaan. Almassa lisättiin lahjoitettuihin niteisiin huomautukset, jotta ne olisivat helposti löydettävissä tietokannasta. Diakin aineiston palautumisen varmistamiseksi ennen siirtoa lainassa oleviin Diakin niteisiin tehtiin varaukset.

Diakin aineisto jätettiin kuitenkin edelleen hyllyyn ja asiakaspalvelussa sovittiin, että hyllyvarausten kohdalla valitaan ensisijaisesti Turun AMK:n nide. Palautuneet kirjat laitettiin In Process (käsiteltävänä) -tilaan niin, että ne eivät olleet enää lainattavissa tai varattavissa.

Kuinka tietueiden siirto Almasta Kohaan onnistui?

Yhteistyömme alussa vuonna 2011 molemmat tietokannat, Diana ja Aura, käyttivät järjestelmänä Voyageria. Diakin kirjastojärjestelmäksi vaihdettiin avoimen lähdekoodin Koha helmikuussa 2019 ja Turun AMK:lle Alma vuoden 2020 vaihteessa. Jonkinlaista kokemusta meiltä siis löytyi konversioista Voyagerista muihin järjestelmiin, mutta Almasta Kohaan ei.

Aluksi selvitettiin, millä tavalla tiedot saadaan Almasta sopivassa muodossa Kohaan siirtoa varten. Alma ja Koha olivat olleet käytössä vasta vähän aikaa, eikä tietojen siirrosta tietokannasta toiseen ollut vielä kokemusta. Siirtoa Almasta yritettiin aluksi omatoimisesti parillakin eri tavalla, mutta se ei onnistunut. Keskustelussa Ex Libriksen kanssa selvisi, että siirron voikin tehdä kätevästi Alman Publishing Profile -työkalulla.

Kuva 3. Tietueiden tuonti Kohaan.

Alman Publishing Profilessa pystyy valitsemaan mitä tietoja siirretään. Diakin tietokannassa ei ole sijaintitietueita käytössä, joten vain bibliografiset tietueet ja nidetiedot siirrettiin Kohaan. Niteen kohdalla pystyy määrittelemään, mitä tietoja halutaan siirtää. Tässä tapauksessa valittiin nidenumero, materiaalityyppi, niteen huomautukset ja luontipäivä.

Tietojen siirrossa käytettiin Ex Libriksen salattua yhteyttä. Tiedot noudettiin palvelimelta WinSCP-tiedonsiirto-ohjelmalla. Tiedoston lähetystä ja importointia testattiin ja onnistuneen testin jälkeen kaikista Diakin kokoelmista tehtiin oma settinsä. Mrc-tiedostot välitettiin Diakiin OneDriven kautta.

Myöskään Koha-kirjastoista ei löytynyt neuvoja siirtoa varten, mutta kun saatiin nidetiedot sisältävä mrc-muotoinen testitiedosto, pienten kokeilujen ja tutkimusten jälkeen oli selvillä prosessi, jolla siirrettävien niteiden muokkaus MarcEditillä ja importti Kohaan sujui varsin sukkelasti. Marc-muokkauspohjalla Kohassa pystyy lisäämään tuonnin yhteydessä niteisiin oleellisia tietoja, esim. niteen kotikirjaston, tyypin, laina-ajan ja tilan. Lopullisten karsintojen jälkeen Kohaan tuotiin vain 1 400 uutta nidettä. Lisäksi Almasta otettiin talteen pelkät bibliografiset tiedot 356 opinnäytetyöstä Diakin arkistoa varten.

Lainaajatietoja ei tarvinnut siirtää, koska Diakin opiskelijoilla on käytössä Tuudo, jossa jokainen opiskelija voi helposti itse tehdä asiakastietueen Kohaan.

Kun kaikki tiedot oli saatu siirrettyä onnistuneesti Kohaan, poistettiin Almasta Diakin niteet ja kokoelmat ja Diak-asiakasryhmät muutettiin ulkopuolisiksi asiakkaiksi.

Aineiston siirto Turusta Helsinkiin

Aineiston fyysinen poiminta Turun Lemminkäisenkadun kirjaston hyllyistä tehtiin huhtikuussa 2023 yhdessä päivässä kolmen diakilaisen voimin. Muutettava aineisto katsottiin tulostetuista Excelin poimintalistoista, nidenumero luettiin muistioon ja kirjat laitettiin laatikoihin. Nidenumerotiedostojen perusteella Turun AMK:ssa otettiin Helsinkiin lähteneiden niteiden data ulos marc-tiedostoiksi, joilla tuonti Kohaan tehtiin. Muuttofirma toimitti 30 muuttolaatikkoa muutaman päivän kuluttua Diakin Helsingin kirjastoon.

Kuva 4. Muuttolaatikot Helsingin kirjastossa, kuva: Helena Kankuri.

Turun AMK:ssa laitetut RFID-tarrat toimivat suoraan Kohassa eli sikäli kirjat olisivat importin jälkeen olleet hyllyvalmista tavaraa. Valitettavasti kuitenkin Diakin ja Turun AMK:n Lempparin kirjastoissa on käytössä eri hyllyluokitus, joten tuotaviin kirjoihin piti tehdä muutokset UDK:sta YKL-luokkiin ja selkätarroittaa kaikki uudelleen. Tämä homma oli prosessin merkittävin hidaste, mutta siihen osallistui koko Diakin Helsingin kirjaston porukka. Valmista oli toukokuun lopulla.

”Yllättävän nopeasti ja vaivattomasti yhteiskirjaston purku ja Diakin aineiston muutto tapahtui osaavan henkilökunnan voimin”, kommentoi Susanna Kinnari, Diakin kirjasto- ja tietopalvelupäällikkö.

Kirjoittajat:
Saija Forsström, suunnittelija, Turun amk
Tuulikki Hattunen, erityisasiantuntija, Turun amk
Tarja Manninen, tietopalvelusihteeri, Turun amk
Hanna Saario, informaatikko, Diakonia-amk