Diakin evakkovuosi Oamkin Kontinkankaan kirjastossa

Keväällä 2017 Diakonia-ammattikorkeakoulun Oulun kampuksen kirjastolle tuli eteen muutto väistötiloihin Oulun ammattikorkeakoulun Kontinkankaan kampukselle. Samoissa tiloissa tulisi toimimaan kaksi kirjastoa, joista kummallakin olisi omat järjestelmät, lainausautomaatit ja palvelutiskit. Aluksi ajatus hieman hirvitti. Miten asiakkaat löytäisivät omansa ja pystyisivät erottamaan kahden kirjaston aineistot toisistaan? Miten kaikki oikein menikään?

Valmistautuminen, kevät 2017:

DIAK:

Huhtikuussa päätettiin, että Diakin Oulun kampuksen 350 opiskelijaa ja 34 työntekijää aloittaa syyslukukauden väistötiloissa sisäilmaongelmien vuoksi. Väistötiloihin lähtivät myös Suomen Diakoniaopiston opiskelijat ja henkilökunta samoista Uudenkadun tiloista. Diakin ja SDO:n opiskelijoille sekä henkilökunnalle rakennetaan parhaillaan uusia yhteisiä tiloja Oulun keskustaan.

Vaikka osoite ei ollut tuossa vaiheessa selvillä, muuttovalmistelut kirjastossa alkoivat saman tien. Mitä pakataan varastoon ja mitä otetaan mukaan väistötiloihin? Minkä verran aineistoa voidaan ottaa mukaan, mitkä ovat tärkeimpiä asiakkaille? Missä vaiheessa kirjasto suljetaan kesäksi ja pakkaaminen aloitetaan toden teolla sekä tehdään muutokset kokoelmaan järjestelmässä? Asioita pohdittiin muun työn ohessa yhdessä muiden diakilaisten kanssa.

OAMK:

Tilanne Oamkin puolella käynnistyi toukokuun puolivälissä, kun Diakilta tuli tiedustelu mahdollisuudesta sijoittaa kirjaston toiminnot vuodeksi samoihin tiloihin Kontinkankaan kirjaston kanssa. Myöntävä vastaus Oamkin hallinnon puolelta tulikin pian. Käytännön asioita piti alkaa pohtimaan heti. Kuinka paljon tilaa Diakin kirjasto tarvitsee Oamkin kirjaston tiloista? Paljonko hyllymetrejä vaaditaan, miten ne järjestellään kirjaston tiloihin, mihin saadaan sijoitettua tarvittavat laitteistot, entä miten asiakaspalvelupiste järjestetään? Alkuselvityksen jälkeen päädyttiin siihen, että Diakin kirjaston aineistoa ei yhdistetä Oamkin kirjaston aineistoon, vaan erillisillä järjestelmillä toimitaan. Näin ihan siitäkin syystä, että Oamkin kirjastossa on käytössä RFID kun taas Diakilla ei.

Muutto, kesäkuu 2017

DIAK:

Muuttamaan päästiin juhannusviikolla. Sitä ennen kokoelmasta tehtiin poistoja ja erotettiin varastoon siirrettävä aineisto. Mukaan väistötiloihin otettiin lähinnä opintosuorituksiin tarvittavaa kirjallisuutta, noin kolmasosa koko kokoelmasta. Loput kirjat sekä kirjahyllyt kuljetettiin muuttofirman varastoon odottamaan muuttoa uusiin tiloihin. Varastosta ei voi lainata kirjoja ja aineisto piilotettiin järjestelmässä ettei se näy Finnan hakutuloksissa. Oamkin kirjastossa Diakin kirjat erotettiiin omaksi hyllyksi ja viereen sijoitettiin automaatti, palautuslaatikko sekä hakukone.

OAMK:

Kontinkankaan kirjastossa elettiin kesällä 2017 uudistusten aikaa muutoinkin, sillä samaan aikaan Diakin kirjaston kanssa tiloihin oli yhdistymässä myös Ammatillisen opettajakorkeakoulun kirjasto ja kampukselle muutti lisää toisen asteen opiskelijoita Oulun seudun ammattiopistosta (OSAO). Kirjastossa piti miettiä Diakin kirjaston sijoittuminen. Samalla tehtiin tilaa kirjapoistojen ja uudelleenjärjestelyjen avulla myös Ammatillisen opettajakorkeakoulun kirjaston kokoelmalle ja muutamille OSAOlta siirtyville aineistoille.

Kaksi kirjastoa saman katon alla, lukuvuosi 2017-2018

OAMK:

Kesälomien jälkeen alkoi hieman uudenlainen arki. Toisen kirjaston palveluja ei ole tarvinnut opetella, sillä molemmat kirjastot vastaavat itse omista palveluistaan ja kokoelmistaan. Diakin asiakkaiden kannalta on tietysti ikävää, että aivan kaikki Kontinkankaan kirjaston tilat eivät ole heidän käytössään, sillä sopimuksen mukaan ryhmätyötilat ja itsenäisen työskentelyn huoneet ovat tarjolla vain Oamkin omille opiskelijoille.

DIAK:

Muuton jälkeen oli ongelmia verkkoyhteyksien saamisessa kuntoon kirjastojärjestelmän osalta sekä tulostamisessa ja kopioinnissa. Opiskelijoiden ja henkilökunnan käytössä oleva monitoimikone on eri paikassa kuin kirjasto. Lisäksi itsenäisen työskentelyn tiloja ja tietokoneita ei Diakin opiskelijoiden käyttöön oikein ole. Luovuus on otettu käyttöön. Kokoelman puutteita on korvattu tilaamalla kirjoja lainaksi Diakin muista kirjastoista ja Varastokirjastosta sekä hankittu sähköisiä kirjoja mahdollisuuksien mukaan. Moni diakilainen on hankkinut myös Oamkin kirjastokortin. Informaatikko on pitänyt tiedonhaun ohjauksia Oamkin opiskelijaravintolassa sekä tyhjissä luokkatiloissa. Opiskelijat tekevät opinnäytteitä kirjastossa omilla koneillaan. Alkukankeuksien jälkeen arki on alkanut pikkuhiljaa rullata. Vanhat asiakkaat löysivät tiensä “kirjastoon kirjaston sisälle” ja olivat helpottuneita, kun kirjasto oli muuttanut mukana evakossa.

Asiakaspalvelussa kirjastot erotetaan toisistaan pöydissä olevasta logosta, joita tosin jouduttiin syksyllä odottelemaan jonkin aikaa. Sekaannusten välttämiseksi palvelutilanne on ollut usein helpointa aloittaa kysymällä, että minkä koulun opiskelija olet ja sen jälkeen ohjata oikeaan palvelupisteeseen. Heti alussa totesimme, että on asiakasystävällisempää ohjata asiakkaat heti oikeaan kirjastoon kuin yrittää auttaa toisen kirjaston asiakasta.

DIAK:

Kahden työntekijän kirjastossa ei ylletä samoihin palveluaikoihin kuin useamman  työntekijän kirjastossa. Vaikka samoissa tiloissa toimitaan, ovat Oamkin ja Diakin asiakaspalvelujen aukioloajat erilaiset. Diakin kirjaston asiakkailla on mahdollisuus itsepalveluun Oamkin kirjaston aukioloaikojen puitteissa. Diakin henkilökunnan työtilat on sijoitettu Technopoliksen tiloihin Oamkin rakennusten läheisyyteen. Päivän aikana tulee kirjaston henkilökunnalla monta siirtymää paikasta toiseen. Päivystysvuorot asiakaspalvelussa ovat välillä useita tunteja. Diakin kirjaston asiakkaiden palaute on vaihdellut laidasta laitaan. He ovat kaivanneet työtiloja, varastossa olevaa kirjallisuutta ja sujuvampaa tulostamista sekä kopiointia.

Kokemukset ja tulevaisuus

DIAK:

Puolessa välissä evakkoaikaa voidaan todeta, että asioilla on tapana järjestyä. On saatu tavallaan uusia työkavereita ja vastaanotto on Oamkissa ollut hyvä. Katse alkaa siirtyä jo tulevaan muuttoon. Kalustesuunnitelmia tehdään, aikataulua muutolle mietitään ja kirjoja tarroitetaan RFID-tarroilla tulevaan kirjastoon. Muutto uuteen kirjastoon tulee olemaan helpompi kuin vuosi sitten muutto väistötiloihin. Kokoelmaa on käyty läpi jo viime kesänä ja poistoja tehty. Tämän hetkisen tiedon mukaan uusiin tiloihin päästään muuttamaan tulevana kesänä. Toivottavasti yhteistyö oamkilaisten kanssa jatkuu myös muuton jälkeen. Kyläilykutsu lähtee heti, kun muutosta ollaan selvitty.

OAMK:

Henkilökunnan mielestä kokemus on ollut positiivinen. Yhteistyö saman katon alla on tuonut mukavaa vaihtelua arkeen. Työn lomassa on tutustunut uusiin ihmisiin. Siinä on vaihdettu kokemuksia puolin ja toisin, benchmarkattu toisten palveluita ja hetkittäin toimittu vertaistukena toisillemme. Toiminta samoissa tiloissa on tuonut ehkä hieman lisää asiakkaita myös Oamkin kirjastolle. Moni asiakas on ottanut kortin molempiin kirjastoihin – miksipäs ei, kun samoissa tiloissa ollaan. Rinnakkaiselo on todettu positiiviseksi kokemukseksi, joka on rikastuttanut henkilökunnan arkea. Kesää odotellaan jo haikein mielin, sillä silloin Diakin kirjasto muuttaa uusiin tiloihin. Vierailua uuteen kirjastoon odotellaan jo innolla.