Datatuen uudet roolit innovaatiokeskittymissä: miten meistä tuli IK-data-asiantuntijoita

Hyvää aineistonhallintaa voidaan edistää ammattikorkeakoulussa monin tavoin. Metropoliassa pilotoidaan uutta toimintatapaa, jossa TKI-hankkeita toteuttavat innovaatiokeskittymät saavat tuekseen nimetyt data-asiantuntijat, jotka auttavat aineistonhallintaan liittyvissä kysymyksissä.

Datatuen ja aineistonhallinnan roolia Metropoliassa, 3AMK:ssa ja yleisemmin ammattikorkeakouluissa on esitelty aiemmin Kreodin artikkelissa Mitä on 3AMK-datatuki? Aineistonhallinnan ratkaisuja kolmessa korkeakoulussa (Nurminen, Lahti & Marjamaa 2023). Artikkelissa kerrotaan datatuen rakentamisen taustoista ja siitä, miten aineistonhallinnan tuki on toteutettu eri ammattikorkeakouluissa. Metropolian tutkimusdatapolitiikan (2022) mukaan datatuen tehtävänä on tukea henkilökunnan aineistonhallintaan ja tutkimuksen avoimuuteen liittyvää osaamista ja edistää TKI-hankkeiden sujuvuutta. Datatuki tarjoaa aineistonhallinnan tukipalveluita koko hankkeen elinkaaren ajan. Hankkeissa toimivat henkilöt voivat selvittää itsenäisesti aineistonhallintaan liittyviä asioita aineistonhallinnan oppaan avulla tai olla suoraan yhteydessä datatukeen. Datatuki tarjoaa myös yleistä koulutusta ja monikanavaista neuvontaa. 

Vielä vuoden 2023 lopussa Metropolian datatukipalveluista vastasi kaksi henkilöä, mutta lisäksi osatehtäviin oltiin perehdyttämässä uusia kirjaston tietoasiantuntijoita. Aineistonhallinnan tuen tarve kasvaa, ja on ollut tarpeen luoda datatukipalveluihin uusia rooleja ja pilotoida uusia toimintatapoja. Keskeistä on ollut rakentaa yhteistyötä innovaatiokeskittymien kanssa.

Innovaatiokeskittymät Metropoliassa

Metropolian tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaa toteutetaan hankkeina, asiakastöinä ja palveluina kolmessa innovaatiokeskittymässä: 

• Tulevaisuuskestävä terveys ja hyvinvointi -IK keskittyy sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittämiseen. 
• Puhtaat ja kestävät ratkaisut -IK toteuttaa kestävään kehitykseen ja yritystoimintaan (esim. teollisuuteen, kiertotalouteen ja ruokajärjestelmään) liittyviä hankkeita. 
• Älykäs ja luova kaupunki -IK:n teema-alueet ovat kaupunkikehitys ja tieto-ohjattu rakentaminen. 

Innovaatiokeskittymissä toimii myös yhteistyöalustoja, joissa tehdään kokeiluja, testauksia ja pilotointia. Toiminnassa pyritään ilmiölähtöisyyteen.  

Vuoden 2024 aikana Metropolian TKI-organisaatiota uudistettiin, ja innovaatiokeskittymien määrä muuttui viidestä kolmeen yhdistymisten myötä. Samaan aikaan datatukitiimi kasvoi uusilla jäsenillä, ja TKI-toiminnalle tarjottavia palveluita oli mahdollista muotoilla uudelleen vastaamaan entistä paremmin innovaatiokeskittymien tarpeisiin. Yhteistyötä päätettiin edistää nimeämällä datatukitiimistä jokaiselle kolmelle innovaatiokeskittymälle oma vastuuhenkilö. Meitä uutta toimintatapaa pilotoivia vastuuhenkilöitä alettiin kutsua IK-data-asiantuntijoiksi. 

IK-data-asiantuntija – kontakti datatuen ja innovaatiokeskittymän välillä

IK-data-asiantuntijan tehtävä on suurelta osin verkostoitumista. Ryhdyimme työhön keväällä 2024 tutustumalla uudistuneisiin innovaatiokeskittymiin ja niiden hankkeisiin sekä yhteistyöalustojen toimintaan ja aineistonhallinnan käytäntöihin. Keskustelimme innovaatiokeskittymien operatiivisesta toiminnasta vastaavien TKI-tiimipäälliköiden kanssa yhteistyömahdollisuuksista, ja vierailimme projektipäälliköiden kokouksissa mainostamassa datatuen palveluita. Aloimme osallistua mahdollisuuksien mukaan innovaatiokeskittymien tapaamisiin pysyäksemme ajan tasalla meneillään olevista hankkeista ja muusta toiminnasta, ja vastataksemme mahdollisesti esille nouseviin data-asioihin liittyviin kysymyksiin. Tavoitteena on ollut toimia matalan kynnyksen tietolähteenä ja kontaktina datatuen ja innovaatiokeskittymien välillä. Samalla olemme lisänneet omaa ymmärrystämme TKI-toiminnasta ja esimerkiksi hankkeiden aikatauluista. Noin kolmasosa työajastamme on varattu IK-data-asiantuntijan tehtäviin.

Innovaatiokeskittymien tarpeiden ja toiveiden perusteella datatuki alkoi pilotoida uutta toimintatapaa: hankkeiden aineistonhallinnan aloituspalavereita. Kun hankkeen toteutuminen varmistuu, datatuki kutsuu koolle etätapaamisen, jonka tavoitteena on katsoa aineistonhallinta-asiat kuntoon heti hankkeen alussa ja tarjota tukea aineistonhallintasuunnitelman tekoon. Kutsu lähtee datatuelta hankkeen projektipäällikölle, joka voi halutessaan välittää sen muille hankkeen toimijoille. Datatuesta tapaamiseen osallistuvat se IK-data-asiantuntija, jonka vastuu-IK:n hanke on kyseessä, sekä DMP-asiantuntija, joka opastaa tarvittaessa aineistonhallintasuunnitelman tekoon DMPTuuli-työkalulla. Matalan kynnyksen tapaaminen auttaa kartoittamaan, millaisia aineistoja hankkeeseen liittyy, ja selvittämään mahdollista tuen tarvetta. Sillä, että aineistonhallinnan aloituspalaveri on erillinen tapaaminen eikä esimerkiksi osa hankkeen yleistä aloituskokousta, voidaan varmistaa mahdollisuus keskittyä aineistonhallinnan teemoihin ja välttää tietoähky.

Data-asiantuntijoiden keskittyminen eri innovaatiokeskittymien toimintaan mahdollistaa erikoistumisen erilaisiin aineistonhallinnan tarpeisiin. Eri alojen TKI-toiminnassa kohdataan usein erilaisia haasteita. Esimerkiksi sensitiivistä dataa on monenlaista alasta riippuen: sosiaali- ja terveysalalla käsitellään terveystietoja ja mittaustuloksia monessa eri muodossa, kun taas rakennusalalla sensitiivinen data voi olla vaikkapa turvaluokiteltujen rakennusten tietomalleja. Erikoistuminen eri alojen dataan voi olla hyödyllistä myös muiden työtehtävien kannalta. Kun kirjaston tietoasiantuntijana on perehtynyt tietyn alan aineistoihin ja tiedonhankintaan, on luontevaa toimia myös saman alan TKI-toiminnan tukipalveluissa. 

Innovaatiokeskittymien kanssa toteutettavaa yhteistyötä suunnitellaan ja ideoidaan yhdessä. Eri innovaatiokeskittymistä vastaavat IK-data-asiantuntijat ja datatukipalveluiden tiiminvetäjä vaihtavat kuulumisia ja ajatuksia etätapaamisissa parin viikon välein lukukausien aikana. Tapaamisissa käydään läpi, mitä asioita on viety eteenpäin edellisen tapaamisen jälkeen ja asetetaan tavoitteita seuraaville viikoille. Lisäksi koko datatukitiimi pitää säännöllisesti yhteisiä kehittämisiltapäiviä.

Tulevaisuuden tavoitteita

Vuoden 2024 aikana yhteistyö datatuen ja innovaatiokeskittymien välillä on päässyt vasta alkuun. Tulevaisuuden tavoitteina on ainakin syventää verkostoitumista ja kehittää uusia yhteistyökäytänteitä datatuen ja innovaatiokeskittymien välille. Lisäksi pyrimme parantamaan datatuen palveluiden tunnettuutta sekä lisäämään TKI-aineistojen hyödyntämistä. Myös CSC:n tarjoamia palveluita on tarpeen tehdä entistä tunnetummiksi ja tukea niiden käyttöönottoa. 

Yksi tärkeä tavoite on Metropolian tutkimusinfrastruktuurien avoimuuden edistäminen. Tutkimusinfrastruktuureille, kuten innovaatiokeskittymien alaisille yhteistyöalustoille, on tarkoitus luoda omat aineistonhallintapolitiikat. Jokaisen infrastruktuurin omassa aineistonhallintapolitiikassa tullaan määrittelemään, miten mm. aineiston käyttöoikeuksista, laadunvarmistuksesta, tallentamisesta, varmuuskopioinnista, pääsynvalvonnasta ja dokumentoinnista sovitaan, kun infrastruktuuri avataan tutkijoiden, opiskelijoiden tai kaupallisten toimijoiden käyttöön. IK-data-asiantuntijat tulevat työskentelemään tiiviissä yhteistyössä innovaatiokeskittymien kanssa infrastruktuurien aineistonhallintapolitiikoiden luomisessa.

Aineistonhallintapolitiikat tukevat tutkimusinfrastruktuurien avoimuuden tavoitetta, joka on osa Tutkimusaineistojen ja -menetelmien avoimuuden linjausta ja toimenpideohjelmaa. Toinen osa, jota on tarpeen edistää, on tutkimusmenetelmien avoimuus. Miten hankkeessa käytetyt menetelmät ja työnkulku voidaan raportoida riittävän yksityiskohtaisesti ja kattavasti, jotta avoimuus toteutuu? Aihe linkittyy myös tutkimusdatan avoimuuteen. Avoimuuden edistäminen vaatii toistuvaa kampanjointia ja asian esillä pitämistä innovaatiokeskittymissä.

IK-data-asiantuntijoiden kootut vinkit

Miten edistää hyvää aineistonhallintaa? IK-data-asiantuntijoina olemme huomanneet muutaman käytännön asian, jotka on hyvä ottaa huomioon uutta toimintatapaa pilotoidessa.

Toisto: Voi tuntua siltä, että aineistonhallinta jo kaikille tuttua, ja että siitä on puhetta joka paikassa, mutta todennäköisesti se on monille yhä uusi ja vieras aihe. Koska aihepiiri melko laaja, monimutkainen ja tilannesidonnainen, tarvitaan jatkuvaa koulutusta, ohjausta ja kertausta. Aineistonhallinta-asiat myös muuttuvat muun kehityksen mukana, henkilöstö vaihtuu ja uusia työntekijöitä tulee, joten opastuksen tarve tuskin tulee katoamaan.

Aktiivisuus: Ei riitä, että datatuki odottaa yhteydenottoja passiivisesti, vaan sen pitää aktiivisesti tarjota ja markkinoida palveluitaan. On todennäköistä, että kaikki eivät tiedä palveluista, eivätkä siksi osaa niitä kaivatakaan – tai ainakaan tavoittaa. Datatuen aktiivinen lähestyminen, kuten hankkeen aineistonhallinnan aloituspalaveriin kutsuvat yhteydenotot, on saanut positiivista palautetta. Yhteydenotto myös muistuttaa aineistonhallinnan tärkeydestä, joka saattaa helposti unohtua hektisessä hanketoiminnassa. 

Systemaattisuus: On tärkeää laatia tavoitteellinen toimintasuunnitelma, jonka edistymistä seurataan ja jonka vaikuttavuutta pystytään myöhemmin arvioimaan, ja tarvittaessa muuttaa suunnitelmaa. Ilman systemaattisuutta käy helposti niin, ettei oikein saada mitään aikaan, ja toiminnan vaikuttavuutta on vaikea arvioida.

Verkostoituminen: Vaikka iso osa datatuen tehtävistä hoituisi itsenäisesti tietokoneella, on tärkeää muistaa myös luoda kontakteja ihmisiin ja tutustua kampuksen eri toimijoihin. On hyvä käydä erilaisissa organisaation tapahtumissa, jotta tulee itsekin tutuksi muille. Datatuki saattaa vaikuttaa kasvottomalta ja vaikeasti lähestyttävältä, jos ei tiedä, millaisia ihmisiä sen takana on. Ihmisiin tutustuminen madaltaa kynnystä ottaa yhteyttä datatukeen.