Datan hallinnan asiantuntija – tulevaisuuden osaaja

16.02.2020

Suomalaisissa yliopistoissa on viime aikoina havahduttu siihen, että tutkimusaineistojen hallinnan avuksi tarvitaan entistä enemmän myös hankkeiden ulkopuolista tukipalveluosaamista, datan hallinnan asiantuntijoita. Myös ammattikorkeakouluissa on varmasti tarvetta uudentyyppisille tukihenkilöille erilaisiin aineistonhallinnan palveluihin liittyen.

Hyvä aineistohallintatapa edellyttää tutkimuseettisten periaatteiden, lainsäädännön ja hankkeeseen liittyvien sopimusten noudattamista koko tutkimusaineiston elinkaaren ajan. Korkeakoulut ja tutkimuslaitokset ovatkin alkaneet kiinnittää erityistä huomiota siihen, miten tutkimushankkeissa syntyviä aineistoja voidaan hallinnoida suunnitelmallisesti. Koska tutkijoiden osaaminen ei aina ole riittävällä tasolla, tarvitaan aineistonhallinnan avuksi entistä enemmän myös hankkeiden ulkopuolista tukipalveluosaamista. Esimerkiksi ulkomaisista, ja myös joistakin suomalaisista yliopistoista, alkaa löytyä monenlaisia aineistonhallinnan asiantuntijoita. Heitä kutsutaan osittain toimenkuvasta riippuen eri nimikkeillä (mm. Data Steward, Data Advisor, Data Champion, Data Manager, Data Evangelist, Data Consultant).

Datan hallinnan asiantuntijoiden rooli voi tarpeen mukaan vaihdella eri tutkimushankkeiden asettamien tarpeiden mukaisesti. Käytännössä datan hallinnan asiantuntija kuitenkin tukee tutkimushankkeita kaikissa aineistojen hallintaan liittyvissä kysymyksissä koko tutkimushankkeen elinkaaren ajan. Lisäksi hänen tehtäviinsä voi kuulua erilaisten aineistojen laadunvarmistusta tai perusraporttien tuottamista tutkijoiden käyttöön. Usein datan hallinnan asiantuntijat voivat myös osallistua organisaation yhteisten toimintatapojen ja ratkaisujen kehitystyöhön.

Toistaiseksi suomalaisissa yliopistoissa toimii vain muutamia datan hallinnan asiantuntijoita, joiden tehtävät ovat kokoaikaisia ja vakituisia. Usein asiantuntijat toimivat tieteenalakohtaisesti, sillä eri tieteenalat vaativat hyvinkin eri tyyppistä osaamista ja tietotaitoa. Muun muassa aineistonkeruumenetelmät ja aineistojen tallentamisvaihtoehdot poikkeavat yleensä toisistaan suuresti esimerkiksi yhteiskuntatieteissä ja luonnontieteissä.

Monenlaista apua

Tyypillisesti tutkijat tarvitsevat tutkimushankkeissa apua aineistonhallinsuunnitelmien tekemisessä, aineistojen keräämisessä ja tuottamisessa, erilaisten työkalujen hyödyntämisessä sekä sopivien tallennusratkaisujen tai palvelujen valitsemisessa. Myös tietosuojaan, juridiikkaan tai sopimuksiin liittyvät kysymykset ovat hyvin yleisiä. Datan hallinnan asiantuntijan tärkein ominaisuus onkin laaja-alainen osaaminen ja halu oppia uutta. Myös verkostojen rakentaminen on tärkeää, sillä yksi henkilö ei pysty hallitsemaan monimutkaisessa kentässä kaikkea. Lisäksi tarvitaan tietenkin myös asiakaspalvelutaitoja toimittaessa tiiviissä yhteistyössä tutkijoiden kanssa sekä oman toimintaympäristön rajapinnoissa.

Datan hallinnan asiantuntijoiden merkitys kasvaa etenkin silloin, kuin puhutaan laajoista ja pitkäaikaisista seuranta-aineistoista. Esimerkiksi muutaman vuoden välein kerättävien aineistojen kohdalla puuttuu usein jatkuvuus ja suunnitelmallisuus. Tutkijat saattavat vaihtua, ja aiemmin kerätyt aineistot eivät enää ole välttämättä vuosien päästä yhteensopivia. Datan hallinnan asiantuntija voi kuitenkin varmistaa sen, että aineisto säilyy muuttumattomana ja käytettävänä vielä pitkänkin ajan kuluttua.

Data-agentteja ja muita asiantuntijoita

Aineistonhallintaa on mahdollista edistää myös esimerkiksi osa-aikaisten dataosaajien avulla. Nämä dataosaajat voivat olla esimerkiksi jatko-opiskelijoita tai muita tutkijoita, jotka ovat luontaisesti kiinnostuneita aineistonhallintaan liittyvistä kysymyksistä. Osa heidän työajastaan voi myös olla allokoitu siihen, että he voivat tukea muita aineistojen hallintaan liittyvissä kysymyksissä. Esimerkiksi Aalto-yliopistossa on ollut jo jonkin aikaa niin sanottuja data-agentteja, jotka käyttävät osan työajastaan siihen, että he voivat auttaa muita datan hallintaan liittyvissä asioissa. Data-agentit ovat käytännössä tutkijoita, jotka ovat myös tutkimusdatan hallinnan asiantuntijoita omilla laitoksillaan ja kouluillaan. He ovat siksi helposti lähestyttäviä ja antavat tutkijoille helposti saavutettavan kontaktin datanhallinnan tukeen.

Aalto-yliopiston data-agentit ovat merkittävässä roolissa myös tutkimuksen vaikuttavuuden lisäämisessä sekä toimintakulttuurin muuttamisessa. Käytännössä data-agentit täydentävätkin muun palveluhenkilöstön osaamista tieteenalakohtaisella osaamisellaan ja antavat apua myös yksittäistapauksissa. Myös Oulun yliopistossa aloitti alkuvuodesta 2019 joukko samantyyppisellä profiililla toimivia data-asiantuntijoita.

Tampereen yliopistossa on ensimmäisenä suomalaisista yliopistoista kokeiltu kokoaikaisen datan hallinnan asiantuntijan palkkaamista yksittäiseen tiedekuntaan. Datan hallinnan asiantuntijan tehtävät koostuvat yleisestä datan hallinnan kehittämisestä, konsultoinnista sekä tutkimushankkeiden datanhallintaan osallistumisesta (ns. data manager -tehtävät). Sittemmin myös Aalto-yliopistoon on rekrytoitu hieman samantapaisella profiililla toimiva Data Advisor.

Yleisesti yliopistoissa datan hallinnan osaaminen on keskitetty kirjastoihin (datatuki). Yksittäisiin hankkeisiin on voitu palkata data managereita huolehtimaan hankkeen perusdatanhallinnasta.

Kuka hoitaa datat ammattikorkeakouluissa?

Yhteiset ja tehokkaat datanhallinnan tukipalvelut ovat kuitenkin osaltaan tärkeitä myös korkeakoulujen datapolitiikoiden ja rahoittajien vaatimusten toteuttamisessa. Lisäksi datan hallinnan asiantuntijoiden tekemä yhteistyö organisaatioiden sisällä ja niiden välillä vahvistaa hyvien käytänteiden leviämistä ja tekee aineistonhallinnasta mahdollisimman sujuvaa ja helppoa. Tämä säästää aikaa ja resursseja itse tutkimustyöhön. On ylipäänsä pohtimisen arvoinen kysymys, millä tasolla tutkijoiden aineisto-osaamisen pitäisi olla.

Varsinaisia datan hallinnan ammattilaisia tai vastaavia tehtävänimikkeitä on ammattikorkeakouluissa käytössä vasta muutamia. Tehtäväkuva on kuitenkin varmasti jo tuttu sekä kirjastossa työskenteleville että muille tukipalveluihmisille niin TKI:n puolella kuin tietohallinnossakin. Datamäärät ja tutkijoiden ongelmat tulevat oletettavasti vielä lisääntymään tulevaisuudessa. Siksi myös ammattikorkeakouluissa on varmasti tarvetta uudentyyppisille tukihenkilöille erilaisiin aineistonhallinnan palveluihin liittyen. Miten tähän voitaisiin valmistautua?