Avoimuus pitää pintansa: enemmistö Oamkin opinnäytetöistä tallennetaan avoimesti

Opinnäytetöiden tallennusmahdollisuudet muuttuivat Oulun ammattikorkeakoulussa vuosi sitten. Miten uusi tallennusvaihtoehto on otettu vastaan, siirtyivätkö opiskelijat tallentamaan avoimen sijasta käyttörajattuun kokoelmaan vai säilyttikö avoimuus suosionsa?

Ensimmäinen vuosi takana

Oulun ammattikorkeakoulu on yksi Theseuksen käyttörajatun kokoelman ensimmäiseen aaltoon syksyllä 2021 lähteneistä ammattikorkeakouluista. Oamkissa otettiin Theseus käyttöön opinnäytetöiden tallentamista varten jo vuonna 2010, mutta opiskelijoilla oli käyttörajatun kokoelman käyttöönottoon saakka myös mahdollisuus olla tallentamatta opinnäytetöitään sinne. Vaihtoehtoisena tallennuspaikkana toimi Oamkin intra, jonne esimerkiksi vuonna 2020 valmistuneista 1129 opinnäytetyöstä tallennettiin 183 eli noin 16 %.

Käyttöönotto tapahtui kesken lukuvuoden 2021–2022, joten sen alussa opinnäytetöiden tallennuksia pystyttiin vielä tekemään Oamkin intraan. Käytännössä intravaihtoehto oli avoinna 9.9.2021 saakka, jolloin sinne tehtiin viimeinen tallennus. Lukuvuodesta 2022–2023 tulee siis ensimmäinen kokonainen lukuvuosi, jolloin vaihtoehtona tallennukselle on ainoastaan Theseus. 

Ensimmäinen vuosi uuden tallennusvaihtoehdon kanssa on nyt takana. Käyttörajatun kokoelman avaamisesta Theseuksessa ja intravaihtoehdon poistumisesta tiedotettiin sekä opiskelijoille että henkilökunnalle vain sähköisesti, mitään erillistä tiedotustilaisuutta ei järjestetty. Ilmeisen hyvin tieto on saavuttanut heidät, sillä kirjaston suuntaan yhteydenottoja muutokseen liittyen on vuoden kuluessa tullut vain vähän. 

Ongelmakohdat paljastuivat ja poistuivat

Muutamia tallennusongelmia ilmeni heti alussa, mutta ne eivät johtuneet uudesta kokoelmasta sinänsä, vaan tallennusta yrittävän opiskelijan statuksesta. HAKA-tunnistautuminen ei onnistunut, jos opiskelija ei ollut ilmoittautunut läsnäolevaksi tai hän oli avoimen ammattikorkeakoulun opiskelija. Ihmetystä aiheutti se, että kirjautuminen omaan sähköpostiin tai ammattikorkeakoulun muihin järjestelmiin kuitenkin onnistui. Yhteydenottoja tuli myös opiskelijoilta, jotka halusivat siirtää opinnäytetyönsä avoimesta käyttörajatuksi. Olimme valmistautuneet tähän keskustelemalla Oamkin legal counsil Ulla Virranniemen kanssa ja sopimalla pelisäännöistä, joita noudatetaan siinä tapauksessa, jos tällaisia pyyntöjä kirjastoon tulee. Käytännössä siirtoja tehtiin vuoden aikana vain pari kappaletta ja molempiin suuntiin, myös katumapäälle tulleita alkujaan käyttörajatun kokoelman valinneita opiskelijoita oli. Suurin yllätys, ja motivaattori siirtoon vaikutti olevan se, ettei omaa opinnäytetyötään pystynytkään halutessaan enää valmistumisen jälkeen Theseuksesta lukemaan muuten kuin menemällä kampukselle kirjaston tiloihin.

Käyttörajatun kokoelman käyttöönotto toimi myös positiivisesti poistamalla erään vuosien aikana hyvin tutuksi tulleen ongelman, eli väärän ammattikorkeakoulun kokoelmaan tallentamisen. Alasvetovalikosta oli helppo valita vahingossa juuri se omaa amkia aakkosjärjestyksessä edeltävä tai seuraava ammattikorkeakoulu, nyt opiskelija voi tallentaa ainoastaan oman ammattikorkeakoulunsa kokoelmaan riippumatta siitä, onko siellä otettu käyttörajattu kokoelma käyttöön.

Tallennusten jakaantuminen kokoelmittain – pieni vertailu

Theseukseen tallennettiin Oamkissa ajalla 1.9.2021–31.8.2022 kaikkiaan 1211 opinnäytetyötä, joista käyttörajattuja 274 ja avoimia 937. Käyttörajattuun kokoelmaan tallennettiin siis 23 % eli noin joka neljäs opinnäytetyö. Verrattuna aiemmin mainittuun vuoteen 2020 (tarkasteluaika kalenterivuosi), rajatun saatavuuden tallennusten määrässä oli hieman kasvua, mutta valtaosa opinnäytetöistä tallennetaan edelleen avoimesti. 

Savonia-ammattikorkeakoulu oli myös mukana käyttörajatun kokoelman ensimmäisessä aallossa, joten kokemusta on siellä yhtä pitkältä ajalta kuin Oamkissa. Anne Mikkanen ja Aila Korhonen Savoniasta tarkastelivat tässä artikkelissaan tallennusmääriä oman ammattikorkeakoulunsa osalta, mutta hieman lyhyemmältä ajanjaksolta. Savoniassa Theseukseen tallennettiin tarkasteluaikana 1.9.2021–30.6.2022 kaikkiaan 968 opinnäytetyötä, joista 170 eli noin joka viides päätyi käyttörajatuksi. Näin ollen avoimien osuus kaikista tallennuksista oli yli 80 %. 

Kun tarkastellaan tallennusten jakaantumista opinnäytetyön tason mukaan, menee Savoniassa sekä amk- että yamk-opinnäytetöiden tallennuksista pienempi osuus käyttörajattuun kokoelmaan kuin Oamkissa. Eroa on erityisesti amk-opinnäytetöissä.

Kaiken kaikkiaan erot eivät ole suuria, ja heittoa tuo myös ero tarkastelukauden pituudessa. Oamkissa opiskelijoita valmistui sekä heinä- että elokuussa ja tallennuksia tehtiin tuolloinkin, siksi selvitykseen valittiin hieman pidempi ajanjakso.

Toteutuivatko ennustukset?

Käyttörajattua kokoelmaa ehdittiin suunnitella usean vuoden ajan ennen sen varsinaista käyttöönottoa ja monenlaisia keskusteluja käytiin erityisesti rajattuun saatavuuteen liittyen. Onneksi koko ajan on voitu tukeutua siihen, että avoimen tiedon saatavuutta halutaan edistää ammattikorkeakoulujen piirissä ja että salaisia opinnäytetöitä ei ole. Kokoelman käyttöön ottaneissa ammattikorkeakouluissa on tehty itsenäisesti ratkaisut siitä, millä tavalla tähän kokoelmaan tallennettuja opinnäytetöitä pääsee käyttämään. Esimerkiksi Oamkissa ne ovat luettavissa ammattikorkeakoulun tietoverkossa.

Jonkinlaisena peikkona oli aluksi myös pelko siitä, että opiskelijat alkaisivat valita automaattisesti tallennuksilleen ennemmin käyttörajatun kuin avoimen kokoelman. Kuten Savonian ja Oamkin esimerkit osoittavat, pelot ovat olleet turhia. Kun opinnäytetyön tilaajalle tai toimeksiantajalle on selvänä mitä kokoelmien välinen ero tarkoittaa, ei yleensä ole mitään syytä olla julkaisematta työtä avoimessa kokoelmassa.
 

Alla olevassa taulukossa kolme on käyttörajattujen opinnäytetöiden määrä 30.9.2022  sekä ensimmäisessä (1) että toisessa (2) aallossa mukana olleet ammattikorkeakoulut, vuosirajaus kertoo käyttörajattujen opinnäytetöiden julkaisuvuosien jakauman.

Käyttörajattu kokoelma on syksyyn 2022 mennessä otettu käyttöön jo 17 ammattikorkeakoulussa, kolmas aalto tuli mukaan 6.9.2022. Kaikkinensa käyttöönotto on yhteistyössä Kansalliskirjaston kanssa mennyt sujuvasti ja se oli odotettu lisäys kohta 220 000 opinnäytetyötä sisältävään yhteiseen julkaisuarkistoon.