Avoimuuden palveluverkosto - taustaselvityksiä ja toimintamalleja

Ammattikorkeakoulujen yhteisen avoimen TKI-toiminnan ja oppimisen toimintamallien kehittämiseen liittyvän hankkeen yksi keskeisimmistä tavoitteista on avoimuuden palveluverkoston suunnittelu. Verkoston tehtäväksi on määritelty tukea tiedon ja osaamisen liikkumista ammattikorkeakoulujen asiantuntijoiden kesken sekä mahdollistaa yhteisen kehittämistyön jatko myös hankkeen päättymisen jälkeen. Artikkelissa keskustellaan palveluverkoston tarpeen kartoituksesta ja hahmotelluista toimintamalleista.

Ammattikorkeakoulujen avoin TKI, oppiminen ja innovaatioekosysteemi -hanke on opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittama kolmivuotinen kärkihanke (2018–2021), joka edistää ammattikorkeakoulujen avointa toimintakulttuuria. Hankkeen yksi keskeinen tavoite on ollut luoda avoimen toimintamallin palveluverkosto, joka jatkaisi työtään hankkeen päätyttyä.  
 
Avoimen TKI-toiminnan ja oppimisen edistämisessä tarvittavan neuvonnan järjestäminen vaatii laaja-alaista osaamista, johon useinkaan yksittäisen ammattikorkeakoulun resurssit ja osaaminen eivät aina riitä. Lisäksi ymmärrys avoimuuden prosesseista ja vaikutuksista lisääntyy koko ajan kansallisesti ja kansainvälisestikin. Tämän vuoksi kaikkiin kysymyksiin ei toistaiseksi löydy selkää vastausta, vaan niitä kannattaa pohtia ja ratkaista yhteisesti.

Tiedon tarpeet voivat olla hyvinkin moninaisia liittyen esimerkiksi aineistonhallintaan, julkaisemiseen, oppimiseen, avoimeen oppimateriaaliin, etiikkaan, tietosuojaan ja sopimusjuridiikkaan. Myös erilaisia tukipalveluja tarvitaan, eikä niiden järjestäminen aina ole järkevää ammattikorkeakoulukohtaisesti. Yllämainitut haasteet toimivat lähtökohtana uudelle palveluverkostolle, jota parhaillaan kehitetään TKI-henkilöstön, opettajien, tukipalveluhenkilöstön sekä välillisesti myös opiskelijoiden tueksi.

Taustatyö 

Hankkeen alussa palveluverkoston kehittäminen lähti liikkeelle helpdesk-työnimellä. Nopeasti taustatyötä tehdessä huomattiin, ettei pelkkä helpdesk-tyyppinen toimintamalli ole ammattikorkeakoulukentällä riittävä. Tarvitaan laaja-alaisempaa asiantuntijaverkostoa ammattikorkeakoulujen avoimen TKI-toiminnan ja oppimisen tueksi. 
 
Perustettavan toimintamallin tarvetta ja muotoa on pohjustettu erilaisten selvitysten ja työpajojen avulla. Näiden avulla haluttiin kartoittaa, millaista osaamista ammattikorkeakouluista jo löytyy, sekä millaisille tukipalveluille on tarvetta. Lisäksi toimintamallin runkoa luonnosteltiin yhdessä. 

Laaja kysely- ja haastatteluaineisto osaamisen tasosta  

Vuoden 2018 loppupuolella kartoitettiin avoimen TKI:n osaamista, käytänteitä ja esteitä toteuttamalla koko ammattikorkeakoulukentälle suunnattu verkkokysely (Jaalama ym. 2020; Talvela ym. 2020).  
 
Kyselyn tuloksia syvennettiin 2019 toteutetun haastattelu-/fokusryhmätutkimuksen avulla, johon osallistui TKI-työtä tekeviä, opettajia sekä tukipalvelujen edustajia yhdeksästä eri ammattikorkeakoulusta. Haastatteluissa havaittiin, että ammattikorkeakoulujen avoimen toimintakulttuurin osaaminen on vielä melko ohutta (Kärki ym. 2021). Suurin osaamisvaje hankkeen etukäteissuunnittelun aikana koski aineistonhallinnan suunnittelua sekä eettistä ennakkoarviointia (Kuvio 1). TKI-hankkeen toteutusvaiheessa osaamista koettiin puuttuvan etenkin tietosuojaan ja herkkiin aineistoihin sekä datan yhteiskäyttöön liittyen (Kuvio 2). Aineistojen säilytystarpeiden määrittely sekä aineistojen käyttöoikeudet koettiin puolestaan isoimpina osaamisvajeina TKI-hankkeen päätös- ja raportointivaiheessa (Kuvio 3). 

Kysely konkreettisista tarpeista 

Keväällä 2020 toteutettiin ammattikorkeakoulujen avoimen TKI-toiminnan ja oppimisen vastuuhenkilöille suunnattu kysely, jossa tiedusteltiin konkreettisia tarpeita palveluverkostolle sekä sitä, missä ammattikorkeakoulun oman avoimen toimintamallin koordinoinnissa tarvittaisiin tukea (Tolonen ym. 2020). Kyselystä nousi esille, että apua tarvittiin erityisesti sopimusasioissa, lisensointi-, tekijänoikeus- ja juridisissa kysymyksissä sekä tutkimusdatan hallinnassa.    

Kyselyssä havaittiin, että ammattikorkeakouluissa avoimen toimintamallin palveluita oli käynnistetty tai oltiin käynnistämässä (Kuvio 4): noin 40 % vastanneista ammattikorkeakouluista oli olemassa avoimen toimintamallin tukipalvelu ja sen lisäksi noin joka kolmannessa vastaava palvelu oli suunnitteilla. Toisaalta noin joka neljännellä ammattikorkeakoululla ei ollut avoimen TKI:n ja oppimisen tukipalvelua. 

Kyselyssä tiedusteltiin myös, minkä ammattikunnan edustajia avoimen TKI:n ja oppimisen tukipalveluissa on mukana (Kuvio 5). Vastaukset osoittivat, että tukipalvelu oli moniammatillista. Ryhmistä korostuivat erityisesti kirjaston ja TKI:n ammattikunnan osuus, mutta myös johto, tietohallinto sekä opetus olivat vahvasti toiminnassa mukana. 

Kyselyssä selvitettiin myös sitä, mistä osaamisesta ammattikorkeakouluissa on eniten pulaa tukipalvelujen toteuttamisen kannalta. Esiin nousivat erityisesti juridiikkaan ja sopimusosaaminen liittyvät teemat, aineistonhallinta ja toimintakulttuurin kehittäminen (Kuvio 6).  

Hands on -työpajat 

Vuonna 2020 järjestettiin kaksi kaikille avointa työpajaa, joissa edelleen selvitettiin sitä, mitä toiveita ammattikorkeakouluilla on hankkeen jälkeiseltä yhteistyöltä ja missä erityisesti tarvitaan tukea ja apua. Työpajat kiteyttivät yhteistä ymmärrystä siitä, mikä jo toimii ja missä koetaan erityisiä haasteita. Lisäksi työpajoissa luonnosteltiin mahdollisia toimintamalleja verkostolle.  

Ensimmäinen työpaja järjestettiin toukokuussa 2020 ja sitä veti Ideapakan fasilitoija Jani Turku hankkeen toimijoiden ohjeistuksen perusteella. Työpajassa kartoitettiin, mitä osataan jo, missä osa-alueilla osaamisessa on puutteita ja kuinka ammattikorkeakoulut voisivat auttaa toisiaan (Kuvio 7). Samalla mietittiin, mikä olisi hyvä tapa verkostoitua edistämään osaamisen karttumista ja kuinka käynnistää toimintamalli. Keskeisinä asioina yhteistyön syntymiselle koettiin luottamus sekä toiminnan järkevästi organisoitu koordinaatio ja viestintä. 

Marraskuussa 2020 järjestettiin toinen työpaja, joka keskittyi verkoston tavoitteiden muodostamiseen. Keskeisenä nähtiin se, että verkosto toimisi kansallisten linjausten välittäjänä ammattikorkeakouluihin ja toisaalta taas ammattikorkeakoulukentän tarpeiden välittämisen kansalliselle taholle jäsentensä verkostoitumisen kautta niin TSV:n, Finn-Arman, Tuhan kuin Theseus- ja Justus-yhteistyöryhmien kautta sekä Areneen. Työpajassa toivottiin yksittäisen teeman ympärille koottavia työryhmiä, webinaareja ja hankkeen hedelmien keräämistä yhteen (Kuvio 7). 

Niin haastattelu- ja kyselyaineistosta kuin työpajojen tuloksista nousee selkeä tarve ammattikorkeakoulujen yhteistyölle ja yksityiskohtaisellekin tukipalvelulle avoimen toimintamallin kentällä. Laajan aineiston pohjalta toteutettiin ideoita toimintamalliksi. 

Palveluverkoston mahdollisia toimintamalleja  

Palveluverkoston toimintaa on mahdollista toteuttaa erilaisten mallien ja rakenteiden avulla. Oleellista on, että verkoston on mahdollista tunnistaa yhteiset kiinnostuksen kohteet ja tarttua niihin aktiivisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että verkosto voi esimerkiksi muodostaa erillisiä työryhmiä ad hoc -tyyppisesti tietyn teeman tai ratkaistavan ongelman ympärille. Työryhmän toimintaan osallistuvat jäsenet voivat olla kyseisen teeman asiantuntijoita tai muita teeman parissa työskentelemään kiinnostuneita. Kun ryhmän työ on valmis, tulokset jaetaan avoimesti ja työryhmä hajoaa.

Kevyt verkosto 

Käytännössä vähimmillään verkoston toimintaa varten tarvitaan sopivalla digitaalisella alustalla toimiva yhteydenpitopaikka, joka kokoaa eri organisaatioiden avaintoimijat sekä asiantuntijat yhteen (Kuvio 8). Yhteyttä jäsenten välillä voidaan pitää esimerkiksi sähköpostilistan avulla ja työtilana voi toimia esimerkiksi eDuuni tai Teams-alusta, jonne kerätään yhdessä tuotettua materiaalia kaikkien käyttöön. Näin muodostettu verkosto toimii ilman tarkemmin määriteltyjä ohjausrakenteita. Käytännössä verkosto siis osaa toimia itsenäisesti ja pystyy tunnistamaan ne teemat, jotka koetaan tarpeelliseksi nostaa yhteiseen työskentelyyn.

Tässä mallissa keskeinen vastuu on asiantuntijoilla itsellään muun työn ohessa. 

Koordinoitu verkosto - ohjausryhmä ja toimisto 

Palveluverkoston toiminnasta voidaan luoda myös koordinoidumpaa (Kuvio 9). Silloin verkoston työskentelyä voi ylläpitää ja avustaa erillinen palvelutoimisto. Palvelutoimisto huolehtisi verkoston käytännön asioiden järjestelyistä, kuten esimerkiksi uusien jäsenten lisäämisestä verkostoon. Edelleen toimintaan voidaan liittää haluttaessa myös erillinen ohjausryhmä, joka ohjaisi verkoston toimintaa ylätasolla. 

Verkoston ytimen muodostaa kuitenkin tässäkin mallissa asiantuntijaverkosto.  

Ei verkostoa 

Yksi vaihtoehto on, että hankkeen jälkeen ei jää jäljelle ammattikorkeakoulujen yhteistä avoimen toimintamallin verkostoa tai tukipalvelua. Ammattikorkeakoulujen avoimen TKI:n ja oppimisen toimijat ovat osin mukana jo nyt Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) koordinoimissa kansallisissa avoimen tieteen ja tutkimuksen ryhmissä ja tuovat sieltä toimintamalleja ja osaamista ammattikorkeakouluihin. Vaikka avoimen tieteen verkostot ovat avoimia kaikille korkeakoulujen toimijoille, tulee ammattikorkeakoulujen pystyä reflektoimaan ja käsittelemään juuri ammattikorkeakouluille tyypillistä avoimen TKI- toiminnan ja oppimisen linjauksia, suosituksia ja soveltamista amk-kenttään.

Huomattavaa kuitenkin on, että kaikissa ammattikorkeakouluissa avoimen toimintakulttuurin edistäminen ei ole vielä edennyt eikä kaikista ammattikorkeakouluista olla mukana TSV:n toiminnassa. Jos verkostoa ei saada rakennettua, tukipalvelujen organisoiminen ja avoimen toimintamallin kehittäminen jäänee käynnistämättä osassa ammattikorkeakouluja. Kansallisesti koordinoiduissa ja hyväksytyissä avoimen tieteen, tutkimuksen ja oppimisen linjauksissa korostetaan palvelujen, tuen ja koulutusten järjestämisen tärkeyttä, jotta osaaminen vahvistuu ja toiminta kehittyy organisaatioissa kansallisten ja kansainvälisten avoimuuden tavoitteiden mukaisesti.

Verkosto voisi tarjota tukea myös laajemmin 

Työryhmätyöskentelyn ohella palveluverkosto voi toimia kanavana myös muulle yhteistyölle. Työtila voi toimia myös laajempana materiaalipankkina, josta olisi haettavissa esimerkiksi erilaisia ammattikorkeakouluille soveltuvia sopimusmalleja, koulutusmateriaaleja tai toimintaohjeita. Työtila voi tarjota paikan myös Kysymys & Vastaus -tyyppiseen infopisteeseen, josta voisi etsiä valmiita vastauksia omiin tarpeisiin. Lisäksi palveluverkoston olisi mahdollista järjestää webinaareja ajankohtaisista aiheista ja sparrata jäseniään. 

Verkoston tavoitteeksi on alustavasti määritelty ammattikorkeakoulujen yhteisen asiantuntijaverkoston luominen, joka edistää avointa toimintakulttuuria ammattikorkeakouluissa. Verkosto on enemmän kuin jäsentensä summa: se edistää ammattikorkeakoulujen oppimista avoimen TKI:n ja oppimisen kysymyksissä ja kehittää asioita ja osaamista eteenpäin, jalkauttaa ja kehittää kansallisia tavoitteita sekä jakaa yhteisiä toimintamalleja.  

On selvää, että verkoston osaamista kannattaa kohdistaa ennen kaikkea haastavien kysymysten ratkaisemiseen. Verkostomainen toimintatapa varmistaa myös sen, että palvelujen jatkuvuus ei tulevaisuudessa ole kiinni yksittäisestä henkilöstä, projektista tai organisaatiorakenteista. Tärkeää on etenkin tehokas viestintä ja matala kynnys, jotta mukaan toimintaan löytäisivät kaikki ammattikorkeakoulut sekä myös sellaiset henkilöt, joille avoin TKI ja oppiminen ovat toistaiseksi vieraampia teemoja.