Avoimen julkaisutoiminnan kehittäminen LAB-ammattikorkeakoulussa

LAB-ammattikorkeakoulun ensimmäinen toimintavuosi toi mukanaan paljon uusia käytänteitä ja järjestelmiä, kun kahden ammattikorkeakoulun toimintatavoista siirryttiin yhteiseen, osin uuteen tapaan toimia. Tämä muutos heijastui myös julkaisutoimintaan aina julkaisukanavien valinnasta julkaisujen raportointiin saakka. Vaikka julkaisutoiminta uudelle LAB-ammattikorkeakoululle oli suunniteltu huolellisesti ennen fuusiota, uusien asioiden vieminen arkeen kestää aikansa eikä yllätyksiltäkään täysin vältytty. Mitä muutosten vuosi on opettanut? 

Omat julkaisukanavat järjestykseen 

Vuoden 2020 alussa uudella ammattikorkeakoululla oli käytössään useita omia julkaisukanavia, LAB Open alustalla julkaistut verkkolehdet LAB Pro ja LAB RDI Journal (ks. Kiviluoto 2020), LABin painoaloihin perustuvat LABin neljä blogia, verkkolehti Suunta sekä avoimesti Theseuksessa julkaistava LAB-julkaisusarja. Kirjaston vastuulla näistä olivat LAB Open alustan verkkolehdet sekä LAB-julkaisusarja, mutta koska kirjasto kehittää LABin julkaisutoimintaa kokonaisuutena, kaikki osat oli otettava huomioon palveluita kehitettäessä ja niistä viestittäessä.

Kun uusi toimintaympäristö tuli vuoden mittaan tutuksi, huomattiin julkaisukanavissa myös muutostarpeita. Heti alkuvuonna neljä painoalablogia päätettiin liittää yhteen ja muodostaa uusi blogialusta LAB Focus, jotta samalta alustalta löytyisi kaikkien painoalojen blogiartikkelit ja toimitustyössä syntyisi synergiaetuja. Suunta -verkkolehti, joka ilmestyi numeroperustaisesti, julkaisi vielä yhden numeron keväällä 2020, jonka jälkeen lehti päätettiin lakkauttaa.

Yhteinen uusi toimintatapa kaikille tutuksi 

Kevät oli kiireistä uusien kanavien ja toimintatapojen jalkauttamisen aikaa, julkaisutoiminnasta puhuttiin niin yksikkökokouksissa kuin erilaisissa koko LABille suunnatuissa infotilaisuuksissa, suoraa sähköpostineuvontaa ja verkko-opastusta unohtamatta. Onneksi jo LAMKin aikaan julkaisutoiminnan tueksi on laadittu kattavat oppaat, joista oli nyt LAB-aikaan päivitettynä suuri apu uusien toimintamallien jalkauttamisessa.

Kaikki tämä viestiminen on vienyt aikaa, mutta myös tavoittanut organisaatiossa. Erilaiset livekoulutukset ovat olleet todella suosittuja ja usein esityksen jälkeen nousee paljon kysymyksiä sekä heti että hieman myöhemmin sähköposteihin. Julkaisijan opas, jossa LABin julkaisujen kytänteet on ohjeistettu, on kerännyt vuodessa yli 7300 näyttökertaa.

Julkaisutiedonkeruun uusi aika 

LAB-ammattikorkeakoulu käyttää julkaisutiedonkeruun välineenä Justus-julkaisutietopalvelua, jonne henkilökunta itse syöttää julkaisujensa tiedot, jotka kirjasto sitten tarkistaa, täydentää ja hyväksyy. Justus tuli vuonna 2020 uutena osalle henkilöstöä, joten myös sen käyttökoulutusta ja ohjeistusta kaivattiin. LABin ensimmäisen julkaisutiedonkeruuvuoden edetessä ja julkaisuilmoitusten kertyessä huomattiin sekin, että tiedonkeruussa oli kahdella organisaatiolla ollut osin hyvinkin toisistaan poikkeavia toimintatapoja ja tulkintoja, mikä ymmärrettävästi herätti niin kysymyksiä kuin keskusteluakin.

Jotta tästäkin prosessista olisi saatu kaikille mahdollisimman selkeä, vankennettiin olemassa olevaa julkaisutiedonkeruun ohjeistusta vielä Justuksen pikaohjeella sekä täydennettiin Julkaisijan oppaaseen tiedonkeruun useimmin kysyttyjä kysymyksiä. Lisäksi päädyttiin koostamaan vielä erillinen ohjeistuksensa taidealan julkaisujen ilmoittamiseen. 

Avoimuus ei tapahdu itsestään 

LABin julkaisutoiminnan kehittämisen yhtenä perusperiaatteena on alusta alkaen ollut mahdollisimman suuri avoimuus. Jo ensimmäiselle toimintavuodelle asetettiin LAMKin aiemman toteuman mukaisesti tavoitteeksi kaikkien julkaisujen osalta 98 % avoin saatavuus. Tässäkin kohtaa on kuitenkin huomattu, että kahden eri organisaation käytänteet avoimuuden suhteen ovat poikenneet toisistaan sen verran, ettei tavoite vielä ensimmäisenä vuotena tule toteutumaan: tällä hetkellä vuoden 2020 osalta avoin saatavuus asettunee hieman päälle 94 %:iin, mikä on hieno tulos sekin.

Oman julkaisutoiminnan osalta tavoite on ollut helppo saavuttaa, ovathan LABin kaikki julkaisukanavat avoimia. Henkilökunta julkaisee kuitenkin muuallakin kuin LABin omissa kanavissa, ja usein ämä ovat esimerkiksi ammattijärjestöjen jäsenlehtiä, jotka ovat verkon yli vain jäsenten ja muiden tilaajien luettavissa.

Toistaiseksi rinnakkaisjulkaiseminen on LABissa rajattu vain tieteellisille, ei-avoimille artikkeleille, mutta jatkossa on ehkä mietittävä, olisiko rinnakkaisjulkaiseminen ulotettava myös ammatillisiin ja yleistajuisiin julkaisuihin. Haasteena näissä on kirjavat käytänteet sen suhteen, sallitaanko rinnakkaisjulkaiseminen ja millä ehdoin. Pitkällä tähtäimellä hedelmällisempää olisikin vahvistaa henkilöstön osaamista myös avoimen julkaisemisen saralla, jotta mahdollisista julkaisukanavista osattaisiin jatkossa valita se myös avoimuuden kannalta paras vaihtoehto.

Samalla on mietittävä, millaisia uusia avoimuuden kannustimia olisi mahdollista hyödyntää tavoitteeseen pääsemiseksi ja toisaalta jo saavutetun tason säilyttämiseksi(ks. Willman ym. 2020). Yhtenä kannustimena kokeillaan tänä vuonna ensimmäistä kertaa ”Vuoden avoimet julkaisut” -palkintoa, jossa ajatuksena on valita viime vuodelta luetuin artikkeli (LAB Open), toimituskunnan suosikki (LAB Focus) sekä lukijoiden parhaaksi äänestämäjulkaisu (LAB julkaisusarja).

Usko siihen mitä teet, mutta ole avoin myös uudelle 

Monet julkaisutoiminnan tavat muuttuivat osalle henkilöstöä suuresti ja ennen kuin uusiin toimintatapoihin on opittu, tulee vastaan paljon kysymyksiä ja paikoin myös väärinkäsityksiä. Aikaisempi tottumus on vahva ohjenuora, ja jos esimerkiksi jo lähestulkoon valmiin julkaisun kanssa käykin ilmi, että nykyiset reunaehdot tuottavat vielä paljon muutostarvetta, voi epätoivo iskeä. Tällaisissa tilanteissa tarvitaan molemmilta osapuolilta tilannetajua ja joustavuutta, ja usein esimerkiksi sähköpostit voivat vaikuttaa jyrkkäsanaisemmilta kuin lähettäjä on tarkoittanutkaan. Aikalisä ja perinteinen puhelinkeskustelu on selvittänyt monta kimuranttia tilannetta. Usein on myös käynyt ilmi, että selkeät toimintaohjeet ja kriteerit ovat molemmille osapuolille hyvä ja toivottu asia.

Usein myös tarkkaavainen kuuntelu auttaa löytämään yhteisen sävelen. Kun usein kysytään samaa asiaa tai tietynlainen tilanne esimerkiksi julkaisutiedonkeruussa toistuu, kannattaa asiaan tarttua viestimällä ja kehittämällä ohjeistusta. Näin säästyy lopulta kaikkien aikaa.  

LABin julkaisutoimintaa linjaa LAB Julkaisutoimikunta, jonka puheenjohtajana toimii TKI- vararehtori ja LAB Openin ja julkaisusarjan päätoimittaja Henri Karppinen. Julkaisutoimikunnassa on jäseninä edustus kaikilta LABin painoaloilta sekä julkaisukanavien toimituskunnista ja kirjastosta. Tämä toimikunta on laatinut julkaisutoiminnan kehittämissuunnitelman vuodelle 2021, jota nyt lähdetään toteuttamaan. Tällä hetkellä näköpiirissä ei ole suuria muutoksia, mutta jos vuosi 2020 on jotain opettanut, niin sen, että tulevaisuutta on vaikea ennustaa.