Askel askeleelta tieteellisen julkaisemisen kustannukset läpinäkyviksi

FinELib-konsortion vetämään puoli vuotta kestäneeseen APC-projektiin (Article Processing Charge - APC, kirjoittajamaksu) osallistui kolme profiililtaan erilaista yliopistoa, kauppakorkeakoulu, ammattikorkeakoulu ja tutkimuslaitos. Myöhemmin keväällä 2020 julkaistavassa raportissa FinELib kokoaa yhteen pilottiorganisaatioiden kokemukset APC-maksujen seurannasta ja esittää suosituksia ja toimenpide-ehdotuksia muille APC-maksujen seurantaa suunnitteleville organisaatioille.

Tutkimusjulkaisujen avoin saatavuus -toimenpideohjelma julkistettiin Avoimen tieteen syyspäivillä marraskuussa 2019. Dokumentissa määritellään strategiset periaatteet ja tavoitteet, jotka ovat suomalaisen tutkimusyhteisön kannanotto tutkimusjulkaisuiden avoimuuden saavuttamiseksi seuraavan viiden vuoden aikana.

Toimenpideohjelmaan voi tutustua tarkemmin Avoimen tieteen sivuilla, mutta tässä artikkelissa käsitellään tavoitetta 2, joka kuuluu seuraavasti: 

   “Tieteellisten julkaisukanavien ja julkaisujen kokonaishinnat ovat läpinäkyviä ja julkisia.” 

Tavoitteen saavuttamisessa FinELib-konsortiolla on merkittävä rooli, ja konsortio yhteistyössä tutkimusorganisaatioiden kanssa vastaa siitä, että vuoteen 2022 mennessä Suomen APC-maksutiedot ovat avoimesti saatavilla OpenAPC-sivustolla.

Projektin kulku

Alkukesästä 2019 Laurean julkaisupalvelut vastasi FinELib-konsortion lähettämään APC-kyselyyn ja hieman myöhemmin saimme yhteydenoton FinELib-konsortiolta: kiinnostaisiko Laureaa lähteä pilotoimaan julkaisumaksujen seurantaa kansallisella tasolla? Yhteydenotto sattui sopivaan saumaan: olimme kokeilumielessä budjetoineet vuodelle 2019 ensimmäistä kertaa pienen summan APC-maksuja varten, ja aikomuksena oli kerätä kokemuksia artikkeleiden APC-maksuista ja siihen liittyvistä toimenpiteistä. 

Laurean lisäksi projektiin osallistuivat Hanken, Itä-Suomen yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Luonnonvarakeskus (Luke) ja Turun yliopisto. Osallistuvien organisaatioiden osalta projekti käynnistyi syyskuun alun työpajalla, jonka jälkeen olemme pääasiallisesti kokoontuneet verkossa. Projektin aikana konsortion jäsenille on järjestetty kaksi webinaaria, joissa on esitelty eri yliopistojen ja tutkimusorganisaatioiden APC-seurannan prosesseja ja kokemuksia, tutustuttu Hankenin Mikael Laakson johdolla avoimen julkaisemisen talouteen ja kuultu CSC:n Joonas Nikkasen esitys kirjoittajamaksujen keruusta VIRTAan osana VIRTA-tietomallin muuta laajentamista.

Projekti päättyy 14.2.2020 pidettävään loppuseminaariin, jossa esitellään pilottiorganisaatioiden kokemuksia APC-seurannasta sekä käydään paneelikeskustelu avoimen julkaisemisen kustannusten ja kustannusseurannan tulevaisuudesta.

FinELibin tavoitteet projektille

FinELib asetti projektille tavoitteeksi tutkia ja kehittää kirjoittajamaksujen seurantaan liittyviä prosesseja yhdessä pilottiorganisaatioiden ja konsortion jäsenten kanssa. Tarkoituksena oli saada mukaan organisaatioita, jotka täydentäisivät toisiaan sekä tarjoaisivat edustavan kattauksen erilaisia tutkimusprofiileja, tutkimustietojärjestelmiä sekä kirjoittajamaksujen keräyskäytänteitä. Projektin aikana osallistuvien organisaatioiden tuli koota vuoden 2019 APC-maksutiedot siinä laajuudessa kuin mahdollista ja viimeistään projektin loppupuolella toimittaa data saksalaisen Bielefeldin yliopiston kirjaston ylläpitämälle OpenAPC-sivustolle.

Sivustolla voi tarkastella avoimen julkaisemisen kuluja maa- ja organisaatiokohtaisesti ja edetä aina artikkelitasoisten kulujen tarkasteluun. Esimerkkinä ohessa (Kuva 1) näkymä Laurean APC-maksuista 2019.

Kuva 1. Laurean kirjoittajamaksut vuodelta 2019.

Kuvasta näkee Laurean kirjoittajamaksut kustantajittain. Klikkaamalla kustantajaa näkee tarkemmin, missä kyseisen kustantajan lehdissä on julkaistu ja paljonko artikkelikohtaisesti on maksettu avoimesta julkaisemisesta. Se, mikä tällä hetkellä ei tule näkymässä suoraan ilmi, on FinELibin neuvottelemat alennukset APC-maksuista, mutta summa on pääteltävissä maksujen suuruudesta.

Laurean lähtötilanne ja tavoitteet projektille

Laureassa lähes kaikki julkaisut ja artikkelit on rinnakkaistallennettu vuodesta 2016 lähtien, mikäli se on ollut mahdollista. Tietoa APC-maksuista ei ole kerätty systemaattisesti ennen vuotta 2019, eikä meillä ole tarkkaa tietoa siitä, kuinka moni tieteellinen artikkeli oli julkaistu avoimesti esimerkiksi jonkun hankkeen budjetista. 

Parin viime vuoden aikana Laurean julkaisupalvelut on saanut muutamia tiedusteluita mahdollisuudesta maksaa artikkeleiden APC-maksuja. Tämä huomioitiin ensimmäisen kerran valmisteltaessa vuoden 2019 budjettia. Alkuvuodesta 2019 korkeakouluyksiköiden esimiehiä ja TKI-toimijoita tiedotettiin uudesta maksukäytänteestä ja saimmekin useita yhteydenottoja vuoden varrella. 

Laurean hanketoimijoilla ei ollut yhtenäistä käytäntöä siihen, miten julkaisukulut huomioidaan hankevalmisteluvaiheessa osana koko budjettia. Tähän haluttaisiin saada muutos projektin myötä.

Ensisijaisesti edellä mainitut kohdat huomioiden asetimme tavoitteeksi luoda projektin aikana julkaisumaksuja koskeva prosessin ja informoida siitä keskeisiä TKI-toimijoita, hankehakemusvalmistelijoita sekä laskuntarkastajia.

Laurean APC-maksujen prosessikaavio

Laurean kirjoittajamaksujen seurannan prosessikaavio (Kuvio 1) lähtee yksinkertaisuudessaan oletuksesta, että tieteellinen artikkeli julkaistaan joko osana hanketta tai sitten itsenäisenä artikkelina, osana ammattikorkeakoulussa tapahtuvaa TKI-toimintaa. APC-maksu pyritään saamaan osaksi hankebudjettia, mutta jos tämä ei ole mahdollista, kirjoittaja ottaa yhteyttä Laurean julkaisupalveluihin, joka maksaa APC-maksun ja edellyttää artikkelille CC-lisenssiä. 

Prosessin taustalla pyrimme hahmottamaan julkaisemisen kokonaiskustannukset ja vertaamaan niitä tietokantamaksujen kehittymiseen.

Kuvio 1. Laurean APC-maksujen prosessikaavio (Kuvio: Anna Laakkonen & Maija Merimaa).

Tiedot APC-maksuista tallennetaan vuosittain OpenAPC-sivustolle. Se, tapahtuuko tietojen välitys kerran vuoteen vai puolivuosittain, hakee vielä käytäntöä. Selvitämme parhaan käytännön kokemuksen pohjalta.

Bielefeldin yliopistolle toimitettavat tiedot ovat yksinkertaiset. Lähetettävään excel-tiedostoon kirjataan minimissään organisaation nimi, datan tarkasteluajankohta (esim. vuosi 2019), artikkelin DOI-numero, euroissa yksittäisestä artikkelista maksettu APC-maksu ja onko kyseessä hybridijulkaisu vai ei. Valinnaisia lisätietoja ovat tieto kustantajasta, lehden nimi, ISSN-numero ja artikkelin URL-osoite.

Pilotin aikana opittua ja auki jääneitä kysymyksiä

Hankejulkaisemiseen liittyvissä kirjoittajamaksuissa ongelmana on se, että hankerahoitus tulee käyttää hankkeen aikana, eivätkä tieteellisen julkaisemisen aikataulut ja hankkeen päättyminen useimmiten osu kohdilleen. Maksajaksi päätyy hankkeen sijaan hanketyöntekijän emo-organisaatio.

OpenAPC-tietokannan lukuja pitää osata lukea oikein. Esimerkiksi FinELib-konsortion neuvottelemat artikkelialennustiedot eivät ilmene suoraan vaan euromääräisiä lukuja pitää osata tulkita. Tähän odotamme FinELibin ohjeistusta.

Projektin aikana nousi esille tieto, että varsinkin yliopistoilla ja tutkimuslaitoksilla APC-maksujen raportointia vaikeuttaa se, että artikkelin kirjoittajat saattavat tulla useammasta organisaatiosta ja julkaisukulut jakautuvat eri organisaatioiden kesken. Haasteena on, miten tämä saadaan tuotua esille raportoitaessa kirjoittajamaksut VIRTAan ja OpenAPC-sivustolle.

Miten ammattikorkeakoulujen kirjoittajamaksujen seuranta etenee?

JUSTUS-palveluun on tulossa loppuvuodesta 2020 lisätoiminto, jonka kautta on mahdollista toimittaa VIRTAan tiedot artikkelikohtaisista APC-maksuista. Palvelun kehittäjä ja ylläpitäjä CSC tiedottaa uudesta toiminnosta myöhemmin kuluvan vuoden aikana. 

Kannustan kaikkia julkaisutiedonkeruuta tekeviä ja oman ammattikorkeakoulun avoimen tieteen asioista vastaavia seuraamaan projektin jälkeistä keskustelua, avoimen julkaisemisen asiantuntijaryhmän työskentelyä ja tutustumaan myöhemmin keväällä julkaistavaan FinELibin yhteenvetoon APC-maksujen seurannasta.  Lisäksi nyt on oikein hyvä aika alkaa suunnitella oman organisaation käytänteitä julkaisumaksujen keräämistä varten ennen toimenpideohjelmassa mainittua vuoden 2022 alkua.

Lähteet

Tutkimusjulkaisujen avoin saatavuus – Tutkimusyhteisön kansallinen linjaus ja toimenpideohjelma 2020–2025: Lehti- ja konferenssiartikkeleiden avoimen saatavuuden osalinjaus. Vastuullisen tieteen julkaisusarja 1/2019. Avoimen tieteen koordinaatio, Tieteellisten seurain valtuuskunta. Helsinki: Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta ja Tieteellisten seurain valtuuskunta.  DOI: https://doi.org/10.23847/isbn.9789525995206

Tietoa kirjoittajasta: 

Anna Laakkonen
Tietoasiantuntija, Laurean Tieto- ja julkaisupalvelut