Asiakasprosessit kuntoon - Hyvä kello kauas kuuluu, paha vielä kauemmas

Opinnäytteen palauttaminen on yleensä viimeinen asia, jonka opiskelija hoitaa ennen valmistumistaan. Opiskelijalle olisi jätettävä mahdollisimman hyvä mielikuva opinahjostaan. Tästä syystä opinnäytetyön palautusprosessin on oltava viimeistelty ja asiakasnäkökulman kunnossa, jotta opiskelija voi valmistua sujuvasti ja ilman hankaluuksia. TAMKissa asiassa oli parannettavaa, joten päätin tarttua härkää sarvista ja selvittää tilannetta YAMK-opinnäytteessäni.

Lähtötilanne
Ammattikorkeakoulut hoitavat opinnäytteen kirjastokappaleen palauttamiseen liittyvät rituaalit kukin omalla tavallaan. TAMKissa opiskelija voi valita tallentaako työnsä sähköisesti Theseukseen vai tuoko kirjastoon kansitetun version opinnäytteestä. Amk-kohtaisia tapoja liittyy myös siihen miten kirjastokappale kuitataan palautetuksi vai kuitataanko mitenkään. TAMKissa kirjasto kuittaa palautetun työn Winha-opintojärjestelmään ja tämän jälkeen opiskelija voi valmistua. Prosessin pitäisi olla selkeä, mutta ongelmilta ei ole vältytty.

Kirjastossa opinnäytetöiden palauttamiseen liittyvät haasteet ovat näkyneet siinä, että opiskelijat eivät ole tietoisia siitä mitä ja miten opinnäyte tulisi luovuttaa kirjastoon. Opiskelijat ovat myös saattaneet saada opettajilta virheellisiä neuvoja. Näin on siitäkin huolimatta, että kirjaston www-sivuilla on päivitetyt ohjeet ja ohjeita löytyy myös TAMKin laatukäsikirjasta.

Tutkimus
Opinnäytetyöni tarkoituksena oli selvittää, oliko TAMKin opinnäytetyön kirjastokappaleen palauttamisprosessissa jotain parannettavaa ja miten prosessia voisi kehittää opintotoimiston, opetushenkilöstön ja kirjaston yhteistyönä. Keräsin tietoa havainnoimalla opinnäytetyön palauttamiseen liittyvää sähköpostiviestintää kevään 2012 ja kevään 2013 osalta. Lisäksi haastattelin kolmea henkilöä kolmesta eri koulutusohjelmasta ja kahta henkilöä opintotoimistosta. Tietoa kerättiin myös opinnäytteitä ohjaaville opettajille suunnatulla lyhyellä verkkokyselyllä.

Työn teoreettiseen viitekehykseen valitsin kolme aiheeseen sopivaa teemaa: työprosessien kehittäminen, asiakaslähtöinen ajattelu sekä laatu ammattikorkeakouluissa.

Mitä sitten selvisi?
Haastatteluissa ja kyselyssä selvisi, että ohjaavilla opettajilla on erilaisia käsityksiä siitä miten hyvin ja miten ylipäätänsä opinnäytetyön kirjastokappaleen palautusprosessi toimii. Koulutusohjelmissa on myös erilaisia käytänteitä opinnäytteen palauttamiseen liittyen. Ohjeita opinnäytteen palauttamiseen katsotaan kirjaston www-sivuilta sekä TAMKin laatukäsikirja Kompassista. Molemmissa on näin ollen oltava päivitetyt ohjeet. Opettajat kaipasivat yksinkertaisia ja selkeitä ohjeita. Kirjaston www-sivujen ohjeita pidettiin liian pitkinä ja hankalina. Erityisesti luottamuksellisten töiden luovuttamiseen toivottiin ohjeita.

Opintotoimistossa toivottiin ratkaisua työn nimen tarkistamiseen, sillä todistukseen olisi saatava nimi samassa muodossa kuin mitä se on itse työssä. Winha-järjestelmään on silloin tällöin kirjattu työn nimi eri muodossa kuin mitä se on itse työssä. Nyt käyttöön on otettu uusi toimintatapa, josta toivotaan ratkaisua ongelmaan. Kirjasto lähettää opintotoimiston sähköpostiin paperisen opinnäytteen julkaisusopimuksen heti sen saavuttua. Sopimukseen opiskelija on kopioinut työnsä koko tiivistelmäsivut mukaan lukien työn nimen. Tiivistelmätietojen avulla opintotoimisto toivottavasti pystyy tarkistamaan työn nimen hyvissä ajoin ennen kuin opiskelija on tulossa hakemaan todistustaan.

Kehitystä edessäpäin
Kirjaston on lisättävä tiedottamista ja panostettava ohjeisiin. Opinnäytetyön palauttamiseen liittyvistä seikoista on laadittu muistilista opettajia varten ja se on annettu TAMKin opinnäytetyöryhmän välitettäväksi eteenpäin. Muistilistassa on huomioitu erityisesti luottamukselliset opinnäytetyöt. Opinnäytteen palauttamisesta Theseukseen on laadittu step-by-step –ohje, joka esittelee kaikki vaiheet kuvien kera. Kirjaston www-sivuilla olevat ohjeet on käyty läpi ja niitä on muokattu ja tiivistetty.

Kuten joku viisas ajattelija on sanonut: kirjasto on prosessi. Kehittämistä ja kehittymistä ei voi lopettaa. Aina löytyy parannettavaa.

Tarkempia tietoja löytyy opinnäytteestä, joka on luettavissa Theseuksessa: https://publications.theseus.fi/handle/10024/68645