Anteeksi, missä on palauteluukku?

Olipa kerran ketterään kehittämiseen uskova ryhmä tunnollisia KirjastonKehittäjiä. He olivat toimineet yhdessä jo pidempään ja olivat toteuttaneet monenlaisia usean organisaation yhteisiä operaatioita koulutuspäivien, postereiden ja konferenssimatkojenkin muodossa. 

KirjastonKehittäjät halusivat tietää, millaisia hyviä käytänteitä kollegoilla on muissa ammattikorkeakouluissa. Sitä varten ajateltiin laatia kysely, jossa tiedusteltaisiin vinkkejä ja vaikkapa erilaisten organisaatiomuutosten jälkeisten myllättyjen, uudistettujen ja mukautettujen toimintojen tuottamia palveluja. Tämä oli hyvä idea! Näin KirjastonKehittäjät ajattelivat. 

Samaan aikaan toisaalla

Kaikkeen tekemiseen oli tuonut muutoksia uusi direktiivi, Euroopan ylle laskeutunut GDPR-pilvi. Sen ja muiden sääntöjen myötä tutkimuksen tekemiseen ja suunnitellun kyselyn tekoon vaikuttaisivat nyt: tutkimusluvat, aineistonhallintasuunnitelmat, tunnistettavuus, henkilötiedot, anonymisointi, saavutettavuus, datan elinkaari ja tietoturva. Tärkeitä juttu kaikki! Mutta millä tarkkuudella yksinkertaisessa työelämän kehittämistyössä näiden selvittämiseen, tarkistamiseen ja varmistamiseen pitäisi varautua. Tekemisen kehykset tuntuvat vaativan enemmän tarkkuutta vaativaa viimeistelyä kuin itse sisältö ja kysymysten selvittäminen. 

Tiedemaailman oli saavuttanut myös avoimuuden pilvi. Siinä ajatuksena on tieteen ja tutkimuksen avoimuuden edistäminen, tutkimustulosten laajempi hyödyntäminen ja niiden jakaminen. Tulosten lisäksi aineistojen avaamiseen ja käytettyjen menetelmien läpinäkyvyyteen kannustetaan. 

Hommaan ryhdytään, tehdään suunnitelmat ja jaetaan tehtävät. Mutta eteen nousevat epätietoisuuden sumusta kysymykset: Kuka näistä tietää? Keneltä voi kysyä? Kuka vastaa? Kuka päättää missäkin organisaatiossa kokonaisuudesta ja yksityiskohdista? Milloin voimme odottaa vastauksia?

Tunnolliset KirjastonKehittäjät etsivät tietoa tutkimuslupakäytänteistä, lähettivät lupapyyntöjä ammattikorkeakouluille eri osoitteisiin ja tiedustelivat niiden perään. He pysähtyivät odottamaan vastauksia lupapyyntöihin. He jähmettyivät lähes toimintakyvyttömiksi pitkäksi aikaa. He odottivat.

Ei tullut takkia – Tuliko liivi vai kukkaro? 

Kyselyn sisältöä ja kysymyksiä oli mietitty ja koostettu, mutta tekemisen edetessä niitäkin piti muuttaa. Alkuperäinen tutkimuskysymys ja kyselyn tavoite olivat katoamassa. 

Kysely eteni, mutta lupien ehdoilla. Kyselyn sisältö sumeni sääntömyrskyn jälkeiseen usvaan. Tavoitteeksi asetettu takki oli muuttumassa liiviksi tai kukkaroksi kuin tutussa sadussa hiirestä räätälinä.

KirjastonKehittäjät tyytyivät tilanteeseen ja veivät kyselyä eteenpäin. Aikataulu oli kuitenkin jo venynyt ja mielet eivät olleet niin korkealla senkään takia, että kaikilta tutkimuslupia ei saatu.
Vastauksia saatiin, mutta niitä tarkasteltaessa huomattiin, että kyselyn anti oli jäämässä köyhäksi. Avoimia kysymyksiä ei voitu käyttää, joten kyselyn vastausvaihtoehdot olivat ilmeisesti sopineet vastaajille vaihtelevasti. Muutosten alla oleviin asioihin olisi tarvittu tarkentavia kommentteja.

Kysymysten ja vastausvaihtoehtojen muotoilussa olisi ollut kehittämisen varaa, sillä osa niistä oli jäänyt tulkinnanvaraisiksi monista testauksista huolimatta. Raportin kirjoittamisessa KirjastonKehittäjät jäivät aineiston armoille.

Seuraavaa kertaa odotellessa

Valitettavasti tunnollisten KirjastonKehittäjien tarina ei ole ainutlaatuinen tai edes osuvin näyttö uuden ajan aiheuttamista tuulahduksista organisaatioiden kehittämisessä. Estävätkö kiristyneet periaatteet kehittämisen? Kehittämisessä kuitenkin tarvitaan ilmiöön liittyvää taustatietoa, jota usein kerätään kyselyjen avulla. Kyse ei saisi olla sääntöjen erilaisesta tulkinnasta eri organisaatioissa. Keskustelu ei varmaan jää tähän, sillä kevyitä työelämälähtöiseen kehittämiseen soveltuvia ketteriä menettelytapoja ja työkaluja tarvitaan.

Pienissä päissään nämä kehittäjämme uskovat edelleen yhteiseen tekemiseen ja ajatusten jakamisen voimaan. Kehittäminen on vain tapa ajatella: voinko tehdä tämän paremmin? Ruusunpunaiset silmälasit kaunistavat, eikö totta? Koko matka oli valtava oppimisprosessi ainakin KirjastonKehittäjien omalla uralla.

Työelämässä tarvitaan keveitä ja ketteriä menetelmiä arkisen kehittämistyön tueksi. Tällaisia olisi hyvä kuulua myös ammattikorkeakoulusta valmistuvan työkalupakkiin. Kehittävä työote tarvitsee toimivia menetelmiä kiinnostavien käytäntöjen löytämiseen, lupaavien käytäntöjen tunnistamiseen ja hyvien käytäntöjen luomiseen sekä kestävien hyvien käytäntöjen ylläpitämiseen ja vahvistamiseen.