AMMUS – ammattikorkeakoulujen musiikkikirjastolaisten YYA-ryhmä

Haparoivia ensiaskelia ammattikorkeakoulujen musiikkikirjastolaisten yhteistyölle otettiin jo 1990-luvun loppupuolella. Löyhiä verkostoja syntyi, ja erilaisiin yhteistyöprojekteihin osallistuttiin, mutta varsinainen lähtölaukaus AMMUS-ryhmän toiminnalle pamahti ilmoille syksyllä 2005. Ryhmä on siis toiminut jo kohta 13 vuoden ajan, mutta harva on koskaan kuullut siitä tai sen toiminnasta. Valotamme tässä hieman ryhmän toimintaa vuosien varrelta.

(Kursiivilla kirjoitetut kohdat on otettu suoraan perustavan kokouksen jälkeen laaditusta ryhmän toimintaa linjaavasta esityksestä AMKIT-konsortiolle 2005.)

Yhteinen ryhmä perustetaan vuonna 2005

Vuonna 2005 AMKIT-konsortion johtoryhmä päätti asettaa työryhmän amk-kirjastojen musiikkia luetteloivien kirjastojen yhteistyön tukemiseksi. Ajatuksena oli koota yhteen kaikki musiikkiaineistoa Voyageriin luetteloivat amk-kirjastot. Työryhmän ensimmäinen kokous pidettiin Tampereella Pirkanmaan ammattikorkeakoulun musiikin koulutusohjelman ja Tampereen konservatorion tiloissa 9.9.2005. AMKIT-konsortion toimeksiannosta kokouksen koollekutsujana ja puheenjohtajana toimi Leeni Pukkinen (silloisesta PIRAMKista). Muut osallistujat olivat Pauliina Isomäki (TUAMK), Tiina Tolonen (Oamk) ja Ritva Väntönen (LAMK). AMKIT-konsortiota kokouksessa edusti Tuomo Häkkilä.

Kokouksessa kartoitettiin aluksi luettelointikäytäntöjä niistä kahdeksasta amk-kirjastosta, joissa musiikkiaineistoa luetteloitiin muuhun kuin ARSCA-tietokantaan eli silloiseen Sibelius-Akatemian kirjaston tietokantaan: JAMK, KPAMK (Centria), LAMK, Oamk, PIRAMK (TAMK), PKAMK (Karelia), SYH (Novia) ja Turun AMK. ARSCA-tietokantaan luetteloivat musiikkiaineistoa Helsingin ammattikorkeakoulu Stadia (Metropolia) ja Savonia-ammattikorkeakoulu, jonka kirjaston musiikkiaineisto on sijoitettu yhteiseen kirjastoon Sibelius-Akatemian Kuopion toimipisteen kanssa. ARSCAlla oli jo tuolloin omat pitkät ja vakaat luettelointiperinteensä. Kaikkiaan vuonna 2005 näissä kymmenessä kirjastossa oli yhteensä 17 musiikkiaineistoa luetteloivaa henkilöä.

Kokouksessa todettiin, että näiden kahdeksan kirjaston käytännöt ovat erilaisia, luettelointitaidot kirjavia, koulutusta tarvittaisiin lisää, samoin ohjeistusta, ja luetteloimatonta aineistoa saattaa olla runsaastikin. Yhteisiksi koetut kehittämistarpeet kiteytettiin pariin sanaan: tarvitaan ”luettelointikäytäntöjen ohjeistusta”. Kokouksessa muotoiltiin kaksi sähköpostilistaa, joista toisessa olivat ryhmän ytimen muodostavat henkilöt ja toisessa kaikki ammattikorkeakoulujen musiikkia luetteloivat henkilöt. Vuosien mittaan ydinryhmän kokoonpano on muuttunut useaan kertaan, kuten myös kaikkien luetteloijien lista. Jälkimmäisellä listalla oli parhaimmillaan kaksikymmentä osoitetta.

Ensimmäisessä kokouksessa keskusteltiin myös ryhmän nimestä, mutta päätöstä ei vielä saatu tehtyä. Ammus-nimitys keksittiin vasta kokouksen jälkeen, ja saman vuoden joulukuussa pidettiin jo ”Ammus-ryhmän kokous”.

Esitys AMKIT-yleiskokoukselle

Perustamiskokouksessa oli tarkoitus valmistella ryhmän toimintaa linjaava esitys 1.11.2005 pidetylle AMKIT-konsortion yleiskokoukselle. Leeni Pukkinen ja Tuomo Häkkilä saivat tekstin viimeisteltyä 26.9.2005:

Työryhmän nimi on Ammattikorkeakoulujen musiikin luetteloijat.

Ryhmän tarkoitus on pitää yllä keskustelua musiikin Voyager-luetteloinnista, kehittää ammattikorkeakoulujen kirjastojen musiikin luettelointia ja nostaa sen tasoa, käynnistää entistä tiiviimpi yhteistyö eri ammattikorkeakoulujen musiikkia luetteloivan kirjastohenkilökunnan kesken, viestittää ajankohtaisista asioista, kartoittaa koulutustarpeita, toteuttaa koulutusta ja tehdä yhteistyötä muiden musiikin Voyager-luetteloijien kanssa (Sibelius-Akatemia ja muut yliopisto- ja erikoiskirjastot).

Ryhmässä pyritään ratkomaan ongelmatilanteita ja jakamaan hyviä käytäntöjä. Varsinainen työryhmä kokoontuu kaksi kertaa vuodessa, keväällä ja syksyllä ennen amk-luetteloijien kokousta. Ryhmän puheenjohtaja vie musiikin luetteloijien terveiset amk-luetteloijien tapaamiseen.

Ryhmän jäsenet pyrkivät tekemään yhteistyötä luonnollisesti myös ammattikorkeakoulun sisällä muiden työryhmien kanssa. Musiikkia luetteloivista yliopistokirjastoista tärkeimmät ovat Sibelius-Akatemia (yhteyshenkilönä informaatikko Maaria Harviainen) ja HYKin Linnea-palveluista VIOLA (yhteyshenkilönä kirjastonhoitaja Ulla Ikäheimo). Yhteyksiä pyritään pitämään myös muihin musiikin alan yliopistokirjastoihin ja erikoiskirjastoihin. Tarpeen mukaan yhteistyötä tehdään myös kunkin paikkakunnan yleisen kirjaston kanssa.

Luettelointityö, -tilanne, -toiveet, -tulevaisuus...

Ryhmän toimintaa linjaavassa esityksessä todettiin amk-musiikkikirjastojen kokoelmien koostuvan suurimmaksi osaksi nuoteista, musiikkiäänitteistä, kirjoista, opinnäytteistä, kausijulkaisuista sekä videoista ja dvd-levyistä. Varsinkin äänitteiden luetteloinnin todettiin olevan äärimmäisen hidasta johtuen mm. levyjen sekalaisesta sisällöstä ja osakohdeluetteloinnista. Niissä kirjastoissa, joissa oli myös konservatorion kirjaston kokoelmat, luetteloimatonta aineistoa todettiin olevan jonkin verran (mm. LP-levyjä ja lahjoituksia). Tietokantaan vieminen nähtiin jossain kirjastossa ongelmana liian vähäisen työvoiman vuoksi. Useimmissa amk-kirjastoissa tehtiin tuolloin vähintään välitason luettelointia mutta todettiin myös, että pienimmissä yksiköissä luetteloinnin taso oli matalampi. Poimintaluettelointia tehtiin niin paljon kuin mahdollista, tietueiden tarkistaminen vei kuitenkin paljon aikaa.

Kirjastojen todettiin soveltavan yleisiä luettelointiohjeita ja Voyager-luettelointiclientin ohjeita. Myös omia ohjeita oli laadittu. Kirjastoilla oli lisäksi käytettävissään Sibelius-Akatemian kirjaston amk-kirjastojen käyttöön antama ARSCA-tietokannan luettelointiopas, jota myös omiin tarpeisiin sovellettiin. Musiikin luetteloijien ryhmä totesi, että ammattikorkeakoulujen kirjastoissa tarvitaan yhteiset luettelointikäytännöt.

AMKIT-konsortion yleiskokoukselle toimitetussa esityksessä asia muotoiltiin näin:

Niin luettelointitaitojen ylläpito kuin formaatin vaihtaminenkin synnyttävät koulutustarpeita sekä pienissä että suurissa musiikkikirjastoissa. Musiikin luettelointikoulutusta tarvitaan erityisesti pienissä kirjastoissa, joissa musiikin luettelointityö voi olla vasta alussa tai musiikin luettelointiin ei ole määrätty tiettyä henkilöä. Luetteloinnin tukemiseksi tarvitaan entistä enemmän musiikintuntemuksen koulutusta.

 Ammus-ryhmä ryhtyi tuumasta toimeen, ja järjesti musiikin luetteloijille kaivattua koulutusta pian ryhmän toiminnan käynnistymisen jälkeen toukokuussa 2006. Suureen tarpeeseen tullut tilaisuus kesti kaksi päivää ja kouluttajana toimi Ulla Ikäheimo. Osallistujia tuli ympäri Suomea yhteensä 14 henkilöä. Päivien aikana käytiin läpi kaikki tarpeellinen: suomalaiset luettelointisäännöt, MARC21-Fin-formaatti, Voyager-kirjastojärjestelmä, eri aineistotyypit (nuotit, äänitteet, DVD:t). Koulutuksessa käsiteltiin tarkasti myös sisällönkuvailua, auktoriteettivalvontaa ja tietysti myös yhtenäistettyjä musiikkinimekkeitä.

Ammus-ryhmä on tärkeä jäsenilleen

Ammus-ryhmä kokoontui aluksi kaksi kertaa vuodessa, ja sittemmin kerran tai jopa vain joka toinen vuosi. Vuonna 2008 harkittiin kuitenkin jopa kahden päivän mittaisia kokouksia, jolloin olisi yhdessä päästy kaivautumaan syvälle musiikin luettelointiasioihin ja luettelointiin liittyviin yksityiskohtiin. Kokouksissa on käsitelty ja keskusteltu laajasti erilaisista musiikkikirjastotyöhön liittyvistä asioista, kuten asiasanaehdotuksista musiikin asiasanastoon, MARC21-formaatista ja myöhemmin myös Aleph-luetteloinnin sekä RDA:n kiemuroista sekä Theseukseen tallennettavien opinnäytetöiden musiikkia sisältävistä liitteistä. Ryhmässä on myös keskusteltu mahdollisesta musiikkiaineiston yhteisluettelosta (Konsta), jonka syntymiselle nähtiin jopa realistiset mahdollisuudet siinä vaiheessa, kun Aleph-luettelointiin siirryttäisiin. Kysymyksiä ja yhteistä pohdittavaa on riittänyt.

Ryhmän olemassaolo osoittautui erityisen kullanarvoiseksi, kun amk-kirjastojen musiikkiaineistoa ryhdyttiin loadaamaan kansalliseen metatietovaranto Melindaan. Musiikkiaineiston load osoittautui haastavaksi etenkin osakohdeaineiston osalta ja sillä oli erittäin työllistävä vaikutus Ammus-ryhmäläisten keskuudessa. Sähköpostit lentelivät vilkkaasti kirjastojen välillä, kun loadiin liittyviä korjauksia tietokannoissa tehtiin. Tukea ja apua oli aina tarjolla kun oma tietämys loppui. Vuonna 2014 ammattikorkeakoulujen osalta päättynyt Melinda-hanke jäi kuitenkin musiikkiaineistojen osalta kesken, ja tätä kirjoitettaessa maaliskuussa 2018, luvattu loppuload on lupauksista huolimatta edelleen toteuttamatta. Olemme siis siinä tilanteessa, että osa Melinda-loadissa mukana olleiden amk-kirjastojen musiikkiaineistosta puuttuu edelleen Melindasta kokonaan, osasta puuttuvat osakohteet. Yllätyksiä löytyy edelleen kun tietueita päivitetään eri tietokannoissa…

Ammus-ryhmä kokoontuu siis fyysisesti harvoin. Ammuksen jäsenille ryhmä on silti hyvin merkityksellinen, sillä ilman tätä ryhmää jokainen musiikin luetteloija olisi aivan yksin omalla työpaikallaan miettimässä erityislaatuisen aineiston luettelointiin liittyviä ongelmia. Ammus muodostaa verkoston, jonka jäsenet voivat auttaa toisiaan nopeasti, kun ongelmatilanne luetteloinnissa koettaa lannistaa. Kaikki probleemat eivät välttämättä liity luettelointiin: myös musiikkiaineiston hankinnassa, vuokranuottien metsästyksessä ja muissa monituisissa musiikkikirjastossa työskentelevän työnkuvaan liittyvissä asioissa on mukavaa, kun apu on pikaisen sähköpostiviestin päässä. Kaikilla ryhmän jäsenillä on musiikin luetteloinnin lisäksi monia muitakin tehtäviä, ja tuntuu entistä tärkeämmältä, että voi saada Ammus-kollegoilta neuvoja ja tukea: vaikka itse ei tiedä RDA:n viimeisintä kotkotusta pääkirjauksen valinnasta, niin joku ammuslaisista todennäköisesti sen tietää!

Monessa mukana

Ammuslaisia on toiminut ja toimii edelleen kansallisissa työryhmissä ja asiantuntijatehtävissä:

AMK-luettelointiryhmä (myöh. AMK-Metatietoryhmä): Leeni Pukkinen ja Anna Kanerva Lamppu

Kansallinen musiikin luettelointi- ja sisällönkuvailuryhmä Luumu: Anna Kanerva Lamppu ja Maarit Koskela

MusaMelinda-ryhmä: Tiina Tolonen

Muusa-ryhmä (aloitti toimintansa vuoden 2018 alussa MusaMelinda- ja Luumu-ryhmien yhdistyessä): Tapani Lehtonen

Kansallinen lainaus- ja kaukopalvelutyöryhmä Laika: Pauliina Isomäki

Theseus-julkaisuarkisto: Tiina Tolonen

Leeni Pukkinen esitteli musiikin luettelointia, luettelointitemplateja, luetteloinnin apuvälineitä sekä musiikkiaineiston luettelointiin liittyviä kiemuroita AMK-luetteloijien kokouksessa Turussa vuonna 2005. Sisällönkuvailun asiantuntijaverkoston järjestämässä Sisällönkuvailun parhaat käytännöt -koulutuspäivässä Leeni piti esityksen musiikin sisällönkuvailusta vuonna 2012. Ammus-ryhmä on tehnyt yhteistyötä Sibelius-Akatemian ja Kansalliskirjaston kanssa ja ottanut kantaa tietokantojen käyttöliittymien kehittämiseen musiikin tiedonhaun kannalta. Ammus-ryhmä lähetti aktiivisesti musiikin luettelointiin liittyviin kysymyksiä ja kommentteja MusaMelinda-ryhmälle sen olemassaolon aikana ja on näin osaltaan vaikuttanut musiikkiluetteloinnin tasoon ja sen yhtenäisyyteen erityisesti amk-kirjastoissa.

 Ammus-ryhmän tulevaisuus?

Tällä hetkellä Ammuksen ydinryhmän muodostavat: Pauliina Isomäki (TUAMK), Anna Kanerva Lamppu (Metropolia), Tapani Lehtonen (JAMK), Leeni Pukkinen (TAMK), Tiina Tolonen (Oamk) ja Soili Voutilainen (Savonia). Ammus-ryhmän toiminnassa on lisäksi ollut mukana jo useamman vuoden ajan Hannele Saari Jyväskylän yliopiston kirjastosta. Hän työskentelee JAMKin Musiikkikampuksen kirjastossa yhdessä Tapani Lehtosen kanssa.

Ammus-ryhmä jatkaa edelleen ammattikorkeakoulujen kirjastojen musiikkiaineistojen kuvailun kehittämistä ja sen tason nostamista, ylläpitää tiivistä yhteistyötä ammattikorkeakoulujen musiikkiaineistoja kuvailevan kirjastohenkilökunnan kesken ja viestittää ajankohtaisista asioista. Ryhmäläiset tekevät myös yhteistyötä muiden musiikin kuvailutyötä tekevien tahojen kanssa (konservatoriot, Taideyliopiston Sibelius-Akatemia sekä muut yliopisto- ja erikoiskirjastot). Vähenevistä resursseista huolimatta tai ehkä juuri niistä johtuen tällaisen ryhmän olemassaolo on erittäin tarpeellinen.

Kirjoittajat:

Leeni Pukkinen, informaatikko, Tampereen ammattikorkeakoulu

Pauliina Isomäki, informaatikko, Turun ammattikorkeakoulu

Tiina Tolonen, informaatikko, Oulun ammattikorkeakoulu