Ammattikorkeakoulukirjastot Lindaan: hämmennyksestä kaaoksen kautta kirkastumiseen

Artikkelissa käydään läpi pilottikirjastojen kokemuksia Lindaan liittymisestä ja hahmotellaan liittymisprosessin tulevia vaiheita. Ammattikorkeakoulukirjastojen kannalta projektissa on kyse kunkin kirjaston tietokannan tietojen lisäämisestä Lindaan, minkä jälkeen kirjasto toimii tiedontuottajana yhteistietokannassa. Valtakunnallisesti kyseessä on huomattavasti laajempi, vuonna 2010 käynnistynyt Kirjastojen kansallinen metatietovaranto -hanke, jonka yhtenä osaprojektina AMK-kirjastot ovat.

Kirjoittajan näkökulma on luetteloinnista lähtevä. Artikkelia varten on haastateltu kolmen pilottikirjaston projektinvetäjiä eli HAMKin Anneli Korhosta, Centrian Taru Fröjdholmia ja HAAGA-HELIAn Marja Puntaloa. Lisätietoa Centrian ja HAAGA-HELIAn osalta saatiin 13.12.2012 pidetyssä AMK-luetteloijien kehittämispäivässä, jossa Taru ja Marja esittelivät kokemuksiaan Lindaan ja Alephiin siirtymisestä.

Tilanne joulukuussa 2012
Ammattikorkeakoulukirjastojen liittyminen yhteistietokanta Lindaan alkoi vuonna 2012 kolmen pilottikirjaston voimin. Hämeen ammattikorkeakoulu eli HAMK oli joukon ensimmäinen, tiedot liitettiin Lindaan kesäkuussa. Syksymmällä mukaan menivät Centria ja HAAGA-HELIA. Seuraavat kirjastot on jo pääpiirteissään aikataulutettu kevään 2013 osalta ja aikataulut kaikkien osalta täsmentyvät kevään 2013 aikana.
Linda muuttuu Melindaksi vuoden 2013 alusta
Yhteistietokannan nimi on kirjastoväen puhekielessä jo pitempään vaihdellut Lindasta Melindaan. Marraskuussa 2012 perustettu Tiedonhallinnan ohjausryhmä vahvisti Melinda-nimen 6.11.2012 pitämässään perustamiskokouksessa. Uusi nimi otetaan käyttöön vuoden 2013 alusta. Nimenmuutoksella halutaan korostaa sitä, että yliopistokirjastojen Linda tulee laajenemaan käynnissä olevan kansallisen hankkeen myötä kaikkien kirjastojen metatietovarannoksi eli Melindaksi. Nimenmuutokseen liittyvistä toimenpiteistä on tiedotettu Metiva-wikissä.

Mistä tietoa projektin läpivientiin – Metiva ja Minttu
Kaikkein tärkein tietolähde on Metiva-wiki (Kirjastojen yhteinen metatietovaranto), jonne kootaan erittäin hyödyllistä tietoa. Metiva-wikistä löytyvät muun muassa AMK-kirjastojen omat sivut, valmisteluohjeita Voyager-kirjastoille ja replikointiohjeistusta.  Tietoa saa erilaisista koulutuksista, joita esimerkiksi Kansalliskirjasto on järjestänyt ja tulee järjestämään pitkin matkaa. Koulutusmateriaalit löytyvät suurelta osin Metiva-wikistä. Aiemmin yhteistietokantaan liittyneiden amkien kokemuksista voi ottaa oppia; perinteisestihän AMK-kirjastot ovat valmiita auttamaan toisiaan. Myös Kansalliskirjaston yhteyshenkilöt auttavat. HAMKin Anneli Korhosta siteeraten: Yhteistyö Kansalliskirjaston kanssa sujui hyvin. Minttu Hurme on aarre.

Kun ollaan Melindassa
Kun AMK-kirjaston tietokannan tiedot on viety Melindaan, alkaa työ yhteistietokannan tiedontuottajana. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että luetteloijat eivät enää luetteloi kirjaston omaan tietokantaan vaan he luetteloivat yhteistietokantaan käyttäen Aleph-kirjasto-ohjelmaa. Yhteistietokannasta bibliografiset tiedot siirtyvät kirjaston omaan tietokantaan, jossa tehdään holding- ja nidetiedot entiseen tapaan Voyageria käyttäen. Myös lainaus tapahtuu Voyagerilla.

Mikä muuttuu
Muutokset ovat toisille suuria, toisille eivät. Ammattikorkeakoulukirjaston asiakas ei välttämättä lainkaan huomaa, että kirjaston tiedot löytyvät myös yhteistietokannasta, vaan hän voi käyttää kirjaston omaa tietokantaa aivan entiseen tapaan. Kirjaston ei-luetteloiva henkilökuntakaan ei välttämättä koe isoja muutoksia. Käytännön työssä suurimmat muutokset odottavat luetteloijia, jotka alkavat luetteloida uudella kirjasto-ohjelmalla uuteen tietokantaan.

Ajatuksellisesti muutos voi olla iso kirjastohenkilöstön kannalta: jatkossa olemme tiedontuottajia yhteisessä metatietovarannossa emmekä enää näprää pelkästään oman tietokannan kanssa. Näkövinkkeli tullee vaihtumaan. HAMKin Anneli Korhonen sanoi: Toivoisin, että nyt kun Lindasta tulee Melinda, niin se miellettäisiin tosiaankin meidän omana tietokantanamme ja sen tietueiden laatuun kiinnitettäisiin enemmän huomiota. Melindaan luetteloivien pitäisi olla ammattitaitoisia, ja jäljen sen mukaista. 

Pilottikirjastojen kokemusten mukaan selkeä muutos on myös kaukolainauksen lisääntyminen: yhteistietokannasta kirjaston aineistot löytyvät aiempaa helpommin.



Pilottikirjastojen haastattelu
Seuraavassa pilottikirjastojen projektinvetäjät kertovat kokemuksistaan. Kaikkien pilottikirjastojen mielestä oleellista on tuplatietueiden siivous sekä aineistotyyppikoodien korjaus omassa tietokannassa, jotta vältytään tuplatietueilta yhteistietokannassa. Vanhaa aineistoa voi poistaa, jos resurssit riittävät. Replikointisäännöt vaativat myös miettimistä.

1. Miten projekti eteni – tai miten sen olisi pitänyt edetä?

- Marjo Puntalo (jatkossa MP), HAAGA-HELIA: Projekti eteni hämmennyksestä kaaoksen kautta kirkastumiseen eli alussa kaikki asiat tuntuivat hämäriltä ja termit käsittämättömiltä. Replikointi, load, LOW-TAG ja SID olivat yhtenä mylläkkänä päässä. Pikkuhiljaa Kansalliskirjaston ja edelläkävijöiden HAMKin ja Centrian AC-tapaamisissa alkoi jonkinlaista kuvaa muodostua. Oli vain vaikea ymmärtää, mitä tulisi tehdä ennen varsinaista h-hetkeä ja lopulta etukäteisvalmistelut olivatkin jo myöhäisiä toteuttaa. Aika menee tosi nopeasti!
- Taru Fröjdholm (jatkossa TF), Centria: Kaiken kaikkiaan projekti eteni hyvin ja oli ”helpompi”, miltä aluksi saattoi vaikuttaa, vaatien kylläkin runsaasti työaikaa ja asiaan paneutumista.

2. Millaisilla resursseilla (henkilömäärä, osaaminen) projekti hoitui / hoituu?

-TF, Centria: Luettelointiosaaminen ja IT-osaaminen ovat avainasemassa, painottuen luettelointiosaamiseen. Meillä tietokannan korjauslistoja kävivät läpi useat henkilöt kesän aikana.
- MP, HAAGA-HELIA: Projektissa oli mukana noin 3-4 henkilöä jollain panostuksella. Koko luettelointiryhmä, 7 henkilöä, oli mukana kokouksissa. Nyt jälkisiivousta tekee 2 henkilöä

3. Tietokannan siivous – mitä kannattaa tehdä?

- TF, Centria: Tietokannan tarkastelu ja siivous kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Korjasimme esimerkiksi Sakke-kyselyjen perusteella tietueita usean henkilön voimin. Poistoja tehtiin reippaalla kädellä. Aineistotyyppikoodien oikeellisuutta tietueissa kannattaa tarkastella mahdollisten tuplien välttämiseksi, esimerkkinä tekstiaineisto / nuottijulkaisu.

- Anneli Korhonen (jatkossa AK), HAMK: Minusta ei kannata lähteä korjailemaan tietueista jotain yksityiskohtia, esim. pelkkiä julkaisuvuosia. Jos vuosiluku puuttuu, niin on todennäköistä, että tietueessa on muutakin pielessä. Jos on resursseja, niin kannattaa mieluummin poimia parempia tietueita vanhojen tietueiden päälle. Tuplia ehkäisee parhaiten Lindan id FCC-alkuisena (kyseessä 035-kenttä, RI).

4. Millaisia apuvälineitä / työkaluja (Voyagerin Global Data client, MarcEdit, jotain muuta?) kannattaa hyödyntää? Ovatko ne vaikeita oppia käyttämään.

- AK, HAMK: Emme käyttäneet muuta kuin Access-kyselyitä.
- MP, HAAGA-HELIA: Varmasti kannattaa hyödyntää, jos osaamista löytyy. Me emme käyttäneet mitään.
- TF, Centria: Sakke-kenttähaku osoittautui todella hyödylliseksi.

5. Minkälaista IT-osaamista tarvitaan?

- AK, HAMK: Enemmän kuin IT-osaamista, tarvitaan ymmärrystä MARC-kentistä. Jos ei voi itse tehdä tuplakontrolliasetuksia SysAdminissa, niin siihen tarvitaan järjestelmäihminen, mutta jonkun pitää kertoa järjestelmäihmiselle, mitä sinne tuplakontrolliasetuksiin laitetaan. Suurimman osan palvelimella tehtävistä asioista hoitaa Kansalliskirjasto.
- Päivi Toikkanen, Centrian IT-suunnittelija: Voyager-käyttökokemus sekä itse sovelluksen käytön että asennuksien osalta riittävät hyvin. IT-suunnittelijan työpanosta ei välttämättä tarvita, mikäli kirjaston henkilökunnan joukosta löytyy joku kirjastojärjestelmien asennuksiin perehtynyt henkilö. Centriassa projektissa oli mukana yksi IT-suunnittelija, jonka työpanos projektiin oli noin 13 tuntia. Työpanos sisälsi asiaan perehtymisen, aiheeseen liittyviin kokouksiin ja luettelointikoulutukseen osallistumisen sekä clientien asennukset.

6. Miten välttyy tuplilta Lindassa kun tietokanta sinne liitetään?

- TF, Centria: Hankinnan minitietueet ovat yksi tuplien aiheuttaja. Niiltä vältytään lisäämällä bib-tietueen 035-kenttään Lindan ID FCC-alkuliitteellä.

7. Miten rajasitte aineistot, jotka eivät tule Lindaan?

- AK, HAMK: Kannattaa todella harkita vaihtoehtoa, että kaikki aineistot viedään Lindaan. Meillä jätettiin ongelmallisimpia kokoelmia pois, mm. opinnäytteet ja standardit + museokokoelmat. Niissä on eniten puutteellisesti luetteloitua aineistoa. Jos omat kokoelmat ovat suunnilleen kelvollisessa kunnossa, niitä ei kannata jättää pois Lindasta.
- TF, Centria: Jätimme yhden kirjastomme, lähinnä vanhempaa aineistoa käsittävän kokoelman lataamatta. Kokoelma ja tietueet olisi tullut ehtiä hoitaa ajan tasalle. Varastossa oleva aineisto (mm. vanhimmat opinnäytetyöt), julkaisurekisteriviitteet, Suppress from OPAC -tietueet sekä osakohteet jäivät loadin ulkopuolelle.

8. Replikointisäännöt – mitä se tarkoittaa?

- TF, Centria: Replikoinnin asetuksilla säädetään, mitä Lindan tietueesta siirtyy paikallistietokantoihin, ja mitä karsiutuu. On mahdollista ottaa kaikki muiden kirjastojen tekemät muutokset replikoituviksi, ei mitään muiden tekemiä muutoksia, tai jotakin siltä väliltä. Replikointia kannattaa miettiä huolella ja käytäntö vasta näyttänee, mikä sopii parhaiten. Päädyimme aluksi ottamaan tietokantaamme Fennican tekemät muutokset, mutta huomasimme pian olevan soveltuvampaa, että emme ota tietokantaan mitään muutoksia.

Kenttätasolla replikointia ajatellen karsimme esimerkiksi kaikki muut luokituskentät, paitsi UDK:n ja YKL:n. Asiasanakentistä karsimme kaikki muut, paitsi YSA, Allärs, Musa, Helecon, LCSH ja MeSH. Kirjastokohtaiset huomautuskentät eivät replikoidu ja omat huomautukset luetteloidaan tietueen replikoinnin jälkeen paikalliskantaan. Ohjauskomennoillajavoidaan hyvin täydentää replikointia siten, että niillä joko säilytetään tai karsitaan tietty yksittäinen kenttä. Meillä komento on käytössä esimerkiksi 653-kentän kohdalla siten, että mikäli emme merkitse sitä säilytettäväksi, se karsiutuu replikoinnissa.

9. Kouluttautuminen?

- TF, Centria: Minttu Hurme ja Tarja Mäkinen pitivät kesäkuun alussa Kokkolassa koulutuspäivän ammattikorkeakoulun sekä kaupunginkirjaston luetteloijille. Oli erittäin hyödyllinen päivä.
- MP, HAAGA-HELIA: Kansalliskirjasto järjestää Aleph-koulutuksen. Muuten kannattaa tietysti pitää mielessä kuvailusäännöt, sovellusohje ja sisällönkuvailusuositukset. Yhteisluettelossa toimitaan yhteisillä pelisäännöillä!

10. Millaista oli yhteistyö Kansalliskirjaston kanssa?

- TF, Centria: Yhteistyö Kansalliskirjaston kanssa ei olisi voinut sujua paremmin. Kaikkiin kysymyksiin, joita välillä riitti runsaastikin, vastattiin nopeasti, ja yhteistyö oli muutenkin kaikin puolin toimivaa ja sujuvaa. Kansalliskirjastossa pidetty palaveri oli erittäin hyödyllinen ja selventävä.
- AK, HAMK: Yhteistyö Kansalliskirjaston kanssa sujui hyvin. Minttu Hurme on aarre. Häneltä sai apua joka vaiheessa. Hän vastasi kärsivällisesti kaikkiin tyhmiinkin kysymyksiin.

11. Muuttuivatko prosessit Lindassa ollessa, esimerkiksi keskitettiinkö luettelointi harvempien käsiin?

- TF, Centria: Luettelointia ei keskitetty eli sitä tekevät samat henkilöt kuin aiemminkin.
- MP, HAAGA-HELIA: Olemme niin alussa vasta, että on vaikea ennustaa, miten prosessit tästä lähtevät eteenpäin. Jotkut ovat ilmoittaneet, etteivät halua jatkaa luettelointia Alephissa, joten voi olla, että jonkinlaista keskittämistä tulee tapahtumaan.

12. Muuttuiko se, miten käsittelette bib.tietueita? Siivositteko ennen Lindaan liittymistä omaan tietokantaanne poimittuja tietueita (esim. kenttien poistoa, asiasanat, luokitukset) ja ovatko käytänteet muuttuneet nyt?

- TF, Centria: Pyrkimyksenä on, että tietueita tarvitsisi käsitellä mahdollisimman vähän paikalliskannassa ja käsittely minimoidaan hyvin säädetyllä replikoinnilla. Käytännössä saattaa jotakin käsittelemistä tulla, ja esimerkiksi kirjastokohtaiset huomautustiedot viedään omaan tietokantaan.
- MP, HAAGA-HELIA: Meillä oli tapana siivota poimittavia tietueita suunnilleen samaan tapaan kuin minkä replikointisäännöt tekevät nyt puolestamme. Eli valikoimme asiasanoista YSA:n ja Kongressin kirjaston asiasanat emmekä ota luokituksia lainkaan omaan tietokantaan. Asiasanaketjut jätämme pois DROP-komennolla, kun ennen siivosimme ne poimituista tietueista.

13. Hankintamoduuli (Voyager)?

- MP, HAAGA-HELIA: Toimii ihan kuten ennenkin. Tietue pitää vain ensin käydä Alephissa joko hakemassa ja merkitsemässä omalla low-tagilla tai luomassa sinne pieni ennakkotietue. Sen jälkeen hankintamoduulin käyttö on samanlaista kuin ennen. Samoin BookWheren käyttö on ennallaan.
- TF, Centria: Tilausten vieminen on hieman hidastunut: hankintatietueet viedään Alephiin, josta se LOW TAG:in lisäämisen myötä replikoituu paikalliskantaan hankintamoduulissa haettavaksi.

14. Miltä Aleph-luettelointi tuntuu nyt?

- AK, HAMK: Nykyisin käytän mieluummin Alephin luettelointiclientia kuin Voyageria. Alephissa on Undo-painike!  Samanlaista se luettelointi on, olipa ohjelma mikä tahansa. Ohjelmiin tottuu. Linda-ympäristössä pitää tietysti ottaa muut huomioon eikä voi säveltää, mitä lystää, mutta eihän omaankaan tietokantaan kannata sutta ja sekundaa tehdä.
- TF, Centria: Aleph-clientissa on varmasti vieläkin jotakin opittavaa, mutta pidämme sitä helppokäyttöisenä ja selkeänä. Erittäin hyvä ominaisuus on, että Clientin luettelointinäytön alaosassa on saatavilla MARC 21 -formaatti, Kirjastoaineistojen kuvailusäännöt, Sovellusohje ja Sisällönkuvailuohje.

Johtopäätöksiä:
Pilottikirjastot ovat kaikki ilahduttavasti sitä mieltä, että siirtymäprojekti oli ihan hallittavissa ja Aleph-luettelointikin sujuu hyvin. Liikaa ei siis kannata stressata, mutta valmistautua kannattaa. Sekin on hyvä muistaa, että meillä on jo nyt useampi AMK-kirjasto, jotka joutuvat miettimään, että mitäs meillä oli ennen Floo --- anteeksi Lindaa. Esimerkiksi Vaasassa (Tria-tietokanta) ja Pohjois-Suomessa (Juolukka) yhteistietokantaan luettelointi on ollut arkipäivää jo pitkään.

Riitta Ikonen, Laurea-kirjasto