AMK-kirjastopäiviä tekemässä – verkostelusta hybridiin

AMK-kirjastopäivät järjestettiin Turussa 12. - 13.6.2024. Tapahtumaa olivat järjestämässä AMKIT-konsortio sekä Turun AMK:n kirjasto- ja tietopalvelut. Kaksipäiväiseen tapahtumaan osallistui yhteensä 157 henkilöä, joista kolmasosa etänä.

Tapahtuman järjestelyt

AMKIT-konsortion johtoryhmä keskusteli vaihtoehtoisista tavoista järjestää vuoden 2024 AMK-kirjastopäivät kokouksessaan 19.4.2023. Vuoden 2023 Verkostopäivän palautekyselyn perusteella enemmistö kannatti vastaavan tapahtuman järjestämistä verkossa lähitapaamisen sijaan. Johtoryhmä tuli kuitenkin siihen tulokseen, että on paikallaan järjestää AMK-kirjastokentälle yhteinen lähitapahtuma, johon on ainakin osittainen etäosallistumismahdollisuus. Edellisistä livenä Jyväskylässä järjestetyistä kirjastopäivistä oli kulunut jo kahdeksan vuotta, joten ajan ajateltiin olevan kypsä lähitapaamiselle. Tapahtuma päätettiin järjestää kesäkuussa 2024 viikolla 24.

Tapahtuman järjestäjäksi valittiin Turun AMK:n kirjasto ja sen tietopalvelupäällikkö Marita Ahola asetettiin vetovastuuseen suunnittelusta. Sopiva aiheita ja teemoja kysyttiin kirjastokentältä. Vastauksia kyselyyn tuli 17 ja niiden pohjalta alettiin rakentaa ohjelmaa. Maritan tehtävänä oli koota sopiva ryhmä konsortion johtoryhmästä ja omasta organisaatiostaan suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtumaa.

Alustavat järjestelyt aloitettiin tilojen varaamisella jo huhtikuussa 2023, kun tapahtuman pitopaikka oli päätetty. Lokakuussa 2023 Turun AMK:n kirjasto- ja tietopalvelut perusti sisäisen työryhmän, johon kuului neljä henkilöä: tietopalvelupäällikkö, tapahtumavastaavana toiminut suunnittelija ja kaksi tietopalveluneuvojaa. Marita Ahola kontaktoi kiinnostavia keynote-puhujia helmikuun puolessa välissä konsortion suunnitteluryhmässä ja johtoryhmässä sovitun perusteella. Puhujiksi saatiin ennakkokyselyssä esitetyt Karoliina Jarenko ja Mona Moisala. Pedagogiikkaryhmän osuudesta päätettiin johtoryhmässä ja toteutuksen suunnitteli pedaryhmä itse.

Konsortion silloinen sihteeri Kirsi Rönnqvist hoiti tapahtuman markkinoinnin ja keräsi tapahtuman jälkeen palautteen. Tapahtuma-ajankohdan lähetessä tiedotusvastuu siirtyi Turun AMK:n tiimille. Konsortion talousasiantuntija Hellevi Hakala vastasi tapahtuman ilmoittautumisista ja rahaliikenteestä.

Kolme näytteilleasettajaa ilmoittautui itse tapahtumaan. Kun yksi vetäytyi myöhemmin, Marita Ahola tiedusteli vielä muutamalta taholta kiinnostusta osallistua tapahtumaan. Yksi innostui ja näytteilleasettajia oli tapahtumassa lopulta kolme eli Celia, Ellibs ja Smartbox.

Turun AMK:n kirjaston työryhmän vastuulla olivat mm. tilavaraukset, hotellikiintiöiden varaaminen, ruokailujen järjestäminen, infomateriaalien, kuten kampuskarttojen, opasteiden ja tapahtumapassien tuottaminen, sekä iltajuhlan suunnittelu.

Iltatapahtumaan suunnittelimme vähemmän ”pönötystä” ja enemmän ilonpitoa. Paikka valikoitui osallistujien toiveiden mukaan eli ravintola Grädda sijaitsi Aurajoen rannassa ja tarjosi meille kalaisan juhlabuffetin. Bilebändiksi saimme Turun AMK:n ja Turun Konservatorion opiskelijoista koostuvan Lempee-bändin.

Ohjelma ja aikataulu

Päiväohjelman runko muotoutui keynote -puhujien aikataulujen mukaan ja striimattavien osuuksien kannalta sopivaksi. Tapahtuman ohjelma suunniteltiin väljäksi ja monipuoliseksi.

Ensimmäisenä päivänä esiintyivät johtamisen asiantuntija Karoliina Jarenko ja AMKIT-konsortion Pedagogiikkaryhmä. Pedagogiikkaryhmä käsitteli puheenvuorossaan tekoälyä kirjastossa sekä järjesti rastikierroksen, josta voit lukea aiemmin julkaistusta Kreodin artikkelista Kun kohdattiin: ilo irti keskustellen rastiradalla.

Karoliina Jarengon puheenvuoro käsitteli oman oppimisen ja itsensä johtamista. Jarenko liittää organisaation kehittämisen edellytyksiin henkilökunnan työhyvinvoinnin. Henkilökunnan tulisi tiedostaa omat vahvuudet ja kehittää osaamista tehtävissä ja rooleissa, joissa oma rooli on merkityksellinen. Mielekäs työ lisää motivaatiota ja työhyvinvointia. Oppimiselle tulisi varata kalenterissa aikaa, määritellä tavoitteellinen aikataulu ja jakaa uusi osaaminen koko yksikölle tai tiimille.

Toisena päivänä esiteltiin kirjastoalan työntekijäkyselyn tulokset sekä AMKIT-konsortion Kestävä kehitys -ryhmän toimintaa. Toisen päivän pääesiintyjänä oli aivotutkija Mona Moisala.

Mona Moisalan workshopissa pohdimme, millaiset asiat kuormittavat aivoja työssämme ja miten voimme auttaa aivoja palautumaan työpäivän aikana. Olemme erilaisia persoonia ja koemme työn kuormittavuuden eri tavoin. Tärkeää on kuunnella, antaa aikaa lataamiselle ja palautumiselle, ottaa muiden huolet todesta, organisoida omaa työtä ja tunnustaa muiden osaava työ.

Striimaus ja hybridi

Tapahtuma oli päätetty pitää hybridinä, mikä tarkoitti sitä, että sille täytyisi järjestää puitteet verkossa. Turun AMK:ssa ei ole tarjolla striimaukseen sisäistä palvelua, joten ainoa järkevä vaihtoehto oli hankkia ulkopuolinen toimija. Marita Ahola teki kevyen tarjouskyselyn sähköpostitse kolmelle eri toimijalle, joista konsortion johtoryhmä valitsi Next Liven, jonka palvelukonsepti ja hinnoittelu oli tapahtumaan kaikista sopivin. Next Livellä oli käytössä Enchant-striimausalusta sekä Viestit.io -osallistamistyökalu, joka mahdollisti sekä etänä että paikan päällä keskusteluun osallistumisen, kommenttien esittämisen sekä äänestämisen. Striimaus toi lisäarvoa ja paransi tapahtuman saavutettavuutta.

Budjetti ja rahoitus

Budjetti vahvistettiin konsortion syysyleiskokouksessa 30.11.2023. Budjetiksi päätettiin 10 000 euroa ja todettiin, että sitä voitaisiin vielä kevätyleiskokouksessa tarkistaa ja korjata, jos on tarpeen. Tarvetta ei tullut, sillä kulut saatiin katettua päätetyllä summalla, osallistumismaksuilla sekä näytteilleasettajilta perityillä maksuilla.

Muu tapahtumayhteistyö

Järjestelyjen onnistuminen edellytti yhteistyötä myös organisaation muiden yksiköiden ja kiinteistön omistajan kanssa. Viestintä opasti meitä auditorion tekniikan saloihin ja lainasi sermejä. IT-toiminnot puolestaan järjesti työryhmälle poikkeusluvat auditorion tarkkaamoon, jotta Next Live pääsi käyttämään tarvitsemaansa laitteistoa. Turvallisuuspäälliköltä varmistettiin, että tapahtuma voidaan järjestää ilman järjestysmiesten palkkaamista.

Palaute ja järjestäjien kokemukset

Osallistujat olivat tyytyväisiä tapahtuman sisältöön ja aikataulutukseen. Kiitoksia tuli myös striimauksesta, järjestelyistä, sekä ennakkoon ja tilaisuudessa jaetuista materiaaleista. Tapahtuma oli yhteisöllinen, tunnelmallinen, rento ja viihdyttävä. Iltajuhlan miljöö Aurajoen läheisyydessä täytti odotukset ja illallinen oli maistuva.

Palautteissa saimme kritiikkiä tarjoiluista ja lounasruoan laadusta. Osallistujat toki ymmärsivät, että vika oli ravintolan eikä järjestäjien. Joidenkin mielestä toinen päivien pääesiintyjistä olisi voinut perehtyä kirjastoalaan ja sovittaa esityksensä meille sopivammaksi. Illanviettopaikka osoittautui hieman liian meluisaksi. Pientä kritiikkiä tuli myös ruokavalio- ja allergeenimerkinnöistä, koska ne oli laitettu vain linjaston päähän eikä ruokien kohdalle.

Hyvästäkin suunnittelusta huolimatta asiat voivat mennä pieleen, etenkin, jos ostetaan palveluita organisaation ulkopuolelta. Järjestäjiä jäi harmittamaan lounasravintolan epäonnistuminen oman osuutensa toteutuksessa. Ravintolahenkilökuntaa oli aivan liian vähän ja tarjoiluja toimittivat kesätuuraajat, jotka eivät osanneet vastata järjestäjien kysymyksiin. Kaikkia erikoisruokavalioita ja allergioita ei oltu etukäteen huomioitu, vaikka niistä oli ilmoitettu ravintolaan kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Suuren ryhmän ruokailua olisi voitu helpottaa järjestämällä ruoan nouto normaalista poikkeavalla tavalla, jolloin olisi vältytty jonottamiselta. Epäkohdista tehtiin reklamaatio ja saatiin tuntuva hyvitys.

Järjestäjillä ei ollut aiempaa kokemusta livemusiikista iltajuhlapaikan tiloissa. Esiintyjävalinta onnistui hyvin, kappaleet saivat kankeatkin kropat liikkumaan ”lempeästi” ja bändi soitti erittäin taitavasti. Musiikki soi kuitenkin avoimessa tilassa suhteellisen kovalla, joten keskustelu ja verkostoituminen tilaisuudessa oli bändin esiintyessä hankalaa. Sateinen, viileä ja tuulinen ilmakaan ei antanut mahdollisuutta vetäytyä keskustelemaan ulkoterassille.

Neljän henkilön ydintyöryhmä oli kooltaan sopiva, pienempi porukka näin isolle tapahtumalle ei ehkä olisi ollut riittävä. Jokaisella oli oma vastuualueensa, joka valikoitui osaamisten mukaan. Täydensimme hyvin toistemme osaamista. Tapahtumaviikolla lähes koko Turun AMK:n kirjaston henkilökunta oli värvätty avuksi järjestelyihin, mm. tavaroiden ja kalusteiden siirtelyyn sekä osallistujien vastaanottoon ensimmäisenä tapahtumapäivänä.

Onnistuneessa tapahtumassa asiakkaat kokevat saavansa käytetylle ajalle hyötyä ja vastinetta. Viihdyttävä tunnelma ja positiivisten tunteiden syntyminen ovat osa mieleenpainuvaa tapahtumaa. Tapahtuman tekijätiimi voi olla tyytyväinen tehtyihin valintoihin ja tavoitteita tukeviin järjestelyihin. (Wallo, H. & Häyrinen, E., 133). Vaikka kaikki ei sujunut ongelmitta, Next Liven ammattitaidolla hoitama striimaus ja iltajuhlaravintola Gräddan henkilökunta antoivat kuitenkin todisteen siitä, että asiat voivat hoitua myös suunnitelmien mukaan.

Vinkkilista seuraaville järjestäjille:

• Viestintä
  • Luo selkeä ja informatiivinen aikataulu, joka joustaa tarvittaessa.
  • Varaa riittävästi aikaa verkostoitumiseen, siirtymiin ja mahdollisiin kuljetuksiin.
  • Käy jatkuvaa vuoropuhelua tiimisi kanssa ja tiedota kaikkia asianosaisia muutoksista.
• Tila ja tekniikka
  • Selvitä, tarjotaanko järjestäjälle tyhjä tila vai myös esitystekniikka.
  • Mieti, onko tiimilläsi riittävästi resursseja tai osaamista esitystekniikan hankkimiseen tai olemassa olevan tekniikan käyttöön.
  • Kysy kaikki mieleen juolahtavat kysymykset koskien tilan ja tapahtuman tekniikkaa.
  • Testaa mikit ja mieti valmiiksi, mitä mikkiä kannattaa käyttää, jos esiintyjä istuu tai jos hän seisoo.  
  • Huomioi sekä paikalla oleva yleisö että tilaisuuden etäosallistujat, jos tilaisuudessa käytetään kuvaa tai ääntä.
  • Pyydä esiintyjiltä luvat tilaisuuden striimaamiseen ja/tai tallentamiseen.  
• Muuta huomioitavaa
  • Jos käytät ulkopuolisten toimijoiden palveluita, kerro yksityiskohtaisesti mitä haluat ja varmista, että he pystyvät hoitamaan sen haluamallasi tavalla.
  • Jos haluat dokumentoida tapahtuman, harkitse erikseen valokuvaajan rekrytointia.  Multitaskaamalla tulokseksi saa vain kiireessä otettuja tärähtäneitä kuvia.
  • Nimeä tilaisuudelle tapahtumavastaava ja juontaja, jotka kykenevät reagoimaan muutoksiin herkällä kädellä.
  • Lähesty näytteilleasettajia siinä vaiheessa, kun on olemassa hinnoiteltu näytteilleasettajapaketti.
  • Muista, että myös tilaisuuden järjestäjien täytyy ilmoittautua tapahtumaan kiireenkin keskellä…