100 % (avoimia) opinnäytetöitä - kuinka tätä voi mitata

03.12.2018

Ammattikorkeakouluympäristössä tiedon avoimuuden vaatimus on lisääntynyt. Työmme tuloksia pitäisi pystyä mittaamaan entistä paremmin. Työvaiheita pitäisi virtaviivaistaa ja prosesseja kehittää. Miten opinnäytetyöprosessia pitäisi kehittää, että voitaisiin karsia päällekkäistä työtä ja parantaa samalla työn laatua? Palautuuko jokainen tehty opinnäytetyö ammattikorkeakoulusi arkistoon, josta se on saatavilla tarvittaessa? Miten opinnäytetöiden avoimuutta voi tilastoida ja mitata? Tiedätkö kuinka suuri osuus ammattikorkeakoulusi opinnäytetöistä tallennetaan Theseukseen?

OPINNÄYTETÖIDEN AVOIMUUS

Opinnäytetyön avoimuuden ammattikorkeakoulussa ajattelisi olevan selkeä asia, koska opinnäytetyöt ovat julkisia asiakirjoja ja ne löytyvät Theseuksesta. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun (Xamk) vuonna 2017 tehdyistä opinnäytetöistä vain 42 % on tallennettu Theseukseen. Avoimuuden astetta Theseuksessa voi mitata myös CC-lisenssin käytöllä. Xamkissa opinnäytetöitä, joiden tekijät ovat pidättäneet itsellään kaikki tekijänoikeudet, on 95 %. Loput 5 % ovat antaneet käyttäjille enemmän oikeuksia CC-lisenssillä työn käyttöön eli tämän voi tulkita eräänlaiseksi avoimuudeksi. Koko Theseuksen osalta vastaava avoimuuden luku on 6 %.

Xamkin Theseuksen ja Yksan opinnäytetyömäärät ja tallennusprosentit kaikista opinnäytetöistä

Theseuksen latausmääriä on ammattikorkeakouluissa tutkittu aiemminkin, mm. Metropoliassa on selvitetty Theseusta ja tilastojen arvoitusta. Theseuksesta saatavat latausmäärät ovat riippuvaisia sinne palautettujen opinnäytetöiden määrästä ja siitä, millaisia opinnäytetöitä sinne satutaan palauttamaan. Latausmääristä voi tehdä johtopäätelmiä, mutta yksiselitteisiä ne eivät ole, kun kaikkia töitä ei Theseukseen tallenneta.

OPINNÄYTETÖIDEN PALAUTUSPROSESSI XAMKISSA - NYKYTILA

Xamkissa Theseus ja opinnäytetöiden arkistointi ovat erillisiä, toisiaan tukevia prosesseja. Sen edellytys, että voimme tavoitella 100 prosenttisesti avoimia opinnäytetöitä, on kaikkien tehtyjen opinnäytetöiden palautuminen arkistoon.

Xamkissa opiskelija voi halutessaan palauttaa opinnäytetyönsä Theseukseen, mutta palauttaminen Yksan sähköiseen arkistoon on pakollista. Kansallisarkiston päätös opinnäytetöiden pysyvästä säilytyksestä tarkoittaa, että tavoite opinnäytetöiden arkistoinnissa tulisi olla 100 %. Tällä hetkellä Xamkin arkistointiaste on 86 %.

Ylesnäkymää Yksasta

Vastuu opinnäytetöiden palauttamisesta on opiskelijalla, mutta ohjaajalla on velvollisuus tarkistaa, onko työ palautettu ennen kuin arvosana annetaan. Ohjaaja saa sähköpostiviestin, kun opiskelija on palauttanut opinnäytetyön arkistoitavaksi. Kirjasto tarkistaa opinnäytetyön metatiedot ja tekee varsinaisen sähköisen arkistoinnin. Metatietojen tarkistus Yksassa on mutkatonta ja nopeaa.

OPINNÄYTETÖIDEN PALAUTUSPROSESSI XAMKISSA – UUSI MALLI

Xamkissa kehitetään mallia, jossa opiskelija tallentaa opinnäytetyönsä ensin opiskelijahallintajärjestelmään, jossa ohjaaja arvioi ja arkistoi sen rajapinnan kautta sähköiseen arkistoon eli Xamkin tapauksessa Yksaan.

Opiskelijahallintajärjestelmään luodaan opinnäytetyön syöttölomake ja sähköinen arviointilomake eli opinnäytetyön palautuksen loppuvaihe sähköistetään. Metatiedot tulevat pääasiassa opiskelijahallintajärjestelmästä ja vain tarvittavilta osin opiskelijalta ja ohjaajalta.

Koska ohjaajalla on ollut velvollisuus aiemminkin tarkistaa opinnäytetyö, ja tietenkin tehdä opinnäytetyön arviointi, vähentää prosessin muutos onnistuessaan sekä kirjaston tekemän arkistoinnin että opintotoimiston ohjaajalta saaman paperisen arviointilomakkeen syöttämisen erikseen opiskelijahallintajärjestelmään. Virheellisiä opinnäytetöiden poistoja ei tarvitsisi myöskään enää tehdä kirjaston kautta, vaan ohjaaja aavoisi palauttaa opinnäytetyön suoraan takaisin opiskelijalle.

Tuleva opinnäytetyöprosessi

Järjestelmäkehityksellä saadaan taattua, että 100 % opinnäytetöistä palautuu ja niiden metatiedot ovat luotettavampia. Järjestelmäkehitykseen liittyy ohjeistusten kehittäminen uuden prosessin mukaisiksi. Ohjeistuksissa tullaan tuomaan samalla Theseusta vielä voimallisemmin esille, kun tiedossa on nyt, kuinka alhainen Theseukseen palautettujen opinnäytetöiden osuus on.

SÄHKÖINEN ARKISTO YKSA

Sähköinen arkisto Yksa ei ole tiedonohjausjärjestelmä tai Theseuksen kaltainen julkaisuarkisto, vaan järjestelmä, joka on kehitetty erityisesti sähköiseen arkistointiin ja pitkäaikaissäilytykseen. Xamkin tytäryhtiön Disecin Yksa-palvelua käyttävät mm. Lapin ammattikorkeakoulu, Elinkeinoelämän keskusarkisto, Työväenarkisto, Helsingin, Turun, Espoon ja Tampereen kaupunginarkistot.

Theseuksen PAS-ratkaisu on verrattavissa Yksaan. Pitkäaikaissäilytykseen suunniteltu sähköinen arkisto takaa, että asiakirjalliset tiedot on varmennettu useampaan kertaan ja tietoja siirretään tietojärjestelmästä ja tiedostomuodosta toiseen. Migraatioprosessissa huolehditaan, että asiakirjan aitous, eheys, luotettavuus ja käytettävyys eivät vaarannu, ja että asiakirjat ovat käytettävissä satoja vuosia.

Kun Xamkin tallennusaste viime vuodelta Theseukseen ja sitä myötä tulevaisuudessa Theseus PAS-ratkaisuun on vain 42 %, Yksan merkitys opinnäytetöiden loppusäilytyspaikkana on merkittävä. Vaikka tällä hetkellä kaikkia opinnäytetöitä ei saada Yksaan, ja vaikka prosessi on vielä riippuvainen inhimillisestä tekijästä, uuden mallin avulla saavutetaan 100 % arkistoituja opinnäytetöitä tehdyistä opinnäytetöistä. Vastuu opinnäytetöiden arkistoinnista on korkeakoululla. Theseuksen PAS-järjestelmä ei ole vielä ratkaissut niiden opinnäytetöiden arkistointia, joita ei haluta julkistaa Theseuksessa.

Yksassa on lisäksi Mikkelin ammattikorkeakoulun opinnäytetöitä vuodesta 2005 lähtien ja viimeisimmäksi Tweb-asianhallintajärjestelmästä tänä syksynä siirrettyjä Kymenlaakson ammattikorkeakoulun opinnäytetöitä vuodesta 2012 lähtien. Tavoitteena olisi saada digitoitua paperisetkin opinnäytetyöt Yksaan.

TULEVAISUUDEN KEHITTÄMISTARPEET

Kun aloitin opinnäytetöiden avoimuuden selvityksen ja tilastointimahdollisuuksien kartoituksen, en ollut varautunut niin pieneen palautusprosenttiin Theseuksen osalta. Tilaston teko herätti tarpeen tuoda Theseusta selkeästi enemmän esille erityisesti ohjeistuksen osalta, mutta luvun nostaminen reilusti vaatii varmasti muitakin toimenpiteitä. Koska opinnäytetyöt ovat julkisia asiakirjoja ja lähtökohtaisesti kuka tahansa saa niitä lukea halutessaan, Theseuksessa julkaistavien opinnäytetöiden määrän pitäisi olla huomattavasti suurempi.

Yksan osalta toimenpiteisiin on jo ryhdytty aiemmin tänä vuonna. Tilastot vahvistavat näkemystä, että saamme merkittäviä tuloksia järjestelmäkehityksellä ja prosessin muutoksella.

Tulevaisuuden tavoitteena on laajentaa Yksan käyttöä opinnäytetyöprosessissa syntyvien asiakirjojen ja aineistojen sijoituspaikkana. Tällaisia voisivat olla esim.

toimeksiantosopimukset
aineistonhallintasuunnitelmat
tutkimusaineistot
arviointilomakkeet
julkaisusuostumukset

Yksan sisältämien metatietojen avaaminen ja aineistojen jatkokäyttö ovat tehtävälistalla.

AJATUKSESTA TILASTOLUVUIKSI

Xamkin opinnäytetyötilastojen tekoon tarvittavia tietoja selvitin Xamkin Opiskelijapalvelujen, Vipusen, VIRTA-opintotietopalvelun sekä Yksan kautta. Vipusessa avoimesti saatavilla olevat tiedot eivät ole verrannollisia Theseuksesta saataviin lukuihin, koska palvelun opinnäytetöiden määrät ovat opinnäytetöitä tehneiden määrä - ei varsinainen opinnäytetöiden määrä. VIRTA-palvelun kautta tarvittavat tiedot löytyivät.

Xamkin tilastojen teko herätti kysymyksen muiden ammattikorkeakoulujen tilanteesta. Onko ammattikorkeakouluissa tiedossa, kuinka paljon opinnäytetöitä ylipäätään palautuu suhteessa tehtyihin opinnäytetöihin ja miten tätä kontrolloidaan vai kontrolloidaanko? Seurataanko palautusmäärien kehitystä vuosittain? Miten paljon muissa ammattikorkeakouluissa tehdyistä opinnäytetöistä palautuu Theseukseen?

Ammattikorkeakoulutasoista lukua selvitin Theseus-koordinaattoreiden välityksellä VIRTA-yhteyshenkilön kautta. Tietojen luovutus keskitetysti vaatisi luvan jokaiselta korkeakoululta. Jokainen ammattikorkeakoulu voi kuitenkin itse laskea oman organisaationsa palautusasteen Theseukseen. Kunkin ammattikorkeakoulun arkistoratkaisusta riippuu, kuinka arkistoon palautettujen opinnäytetöiden määrä on laskettavissa.

Theseuksen palautussasteen laskutapa